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Autore: Valentina Trevisan

Creare uno spin off di un’impresa digitale: 5 regole da conoscere

La creazione di uno spin off di un’agenzia di comunicazione o di una software house è un’opportunità di crescita e specializzazione per l’impresa. È fondamentale una valutazione approfondita dei profili legali per garantire che l’operazione sia conforme alle normative vigenti e minimizzi i rischi.

Cos’è uno spin off

Lo spin off consiste nella creazione da parte di un’impresa madre, di un’altra azienda derivante dalla prima. L’operazione può essere qualificata in modo diverso a seconda delle decisioni interne.

Può essere ad esempio un conferimento di ramo d’azienda, una scissione, una vendita. Può derivare quindi da un dipartimento già parzialmente indipendente oppure qualcosa di ex novo.

Ti abbiamo parlato dell’avvio di un’impresa creativa e ti abbiamo raccontato quelli che sono a nostro avviso i profili legali più importanti da considerare sin dalla progettazione, altri in corso d’opera o in fase di cambiamento. Alcuni concetti, puoi certamente riportarli qui.

Esempi di spin off con i profili legali

Diamo assistenza alle imprese che desiderano compiere questa operazione, supportandole nell’analisi dei vari profili e fornendo una consulenza legale e fiscale completa sui vari punti.

Ci è capitato ad esempio di:

5 regole da conoscere per creare uno spin off

1) Tutelare la fase di progettazione

Il primo step riguarda la tutela delle informazioni scambiate durante la progettazione dello spin off.

Lo spin off potrebbe essere creato dai medesimi soci di un’agenzia di comunicazione oppure coinvolgendo dei dipendenti, esterni, collaboratori, stakeholder. Diventa importante la tutela delle informazioni e dati scambiati mediante: accordi di riservatezza delle comunicazioni, protezione della creatività anche con riguardo alla strategia, gestione dei dati.

2) Costruzione dello spin off

Dopo l’ideazione, è necessaria la concreta costruzione della nuova impresa.

La strutturazione dello spin off richiede di scegliere la forma giuridica anche considerando gli obiettivi: società a responsabilità limitata, società per azioni, start up..

È poi fondamentale definire la compagine gestoria (chi amministra la società?) e sociale (socio unico o più soci).

La redazione dello statuto è fondamentale e deve essere ben fatto. No a modelli prefatti, ma massima attenzione all’oggetto sociale e alle regole per la gestione della società. Si potrebbe anche optare per far nascere l’azienda già come società benefit, se è un’inclinazione dei soci.

3) Gestione dei contratti con clienti e fornitori

La creazione di un’azienda che deriva da un’altra impresa, impone di dare continuità alle relazioni commerciali.

Con riguardo a clienti e fornitori ci sarà quindi una modifica del soggetto del contratto e quindi una novazione. Sarà fondamentale impostare delle procedure corrette con riguardo alla gestione contrattuale.

Nei rapporti con la società madre, sarà fondamentale regolamentare tutto quanto attiene alla proprietà intellettuale (asset intangibili, licenze d’uso, ecc).

4) Definizione dei rapporti con i lavoratori dipendenti

È un aspetto particolarmente delicato. L’art 2112 cc stabilisce che in caso di trasferimento d’azienda, il rapporto di lavoro continua con la nuova impresa ed il lavoratore conserva tutti i diritti che ne derivano.

Potrebbe essere l’occasione per introdurre delle politiche di incentivazione come stock options o bonus per motivare e fidelizzare il personale. Un’attenzione particolare va prestata al cambio di mansioni.

5) Aspetti fiscali, amministrativi, legali

Dipende dalla modalità in cui si costruire il processo di creazione di uno spin off ma le operazioni straordinarie hanno una tassazione.

Serve poi svolgere le operazioni che permettono di iscrivere l’impresa alla camera di commercio e ottenere le varie autorizzazioni ai lavori.

Con riguardo ai profili legali, bisogna definire una struttura di governance chiara (stabilire le responsabilità del consiglio di amministrazione, ad esempio), stabilire i regolamenti interni operativi, gestire il trattamento dei dati personali anche nel corso del trasferimento.

Se sei un’agenzia di comunicazione, un’impresa digitale o una software house e vuoi creare uno spin off oppure partecipare, come socio, ad una nuova azienda, prima di avviare i lavori ti suggeriamo di approfondire i vari punti che ti abbiamo indicato sopra.

Noi li utilizziamo per definire i vari step di assistenza, per poi approfondirli in ragione alle esigenze dell’agenzia di comunicazione che intende creare una nuova impresa.

Un tool per misurare la consapevolezza contrattuale della tua agenzia di marketing o di software

Vogliamo fornirti uno strumento digitale per misurare il tuo approccio alla contrattualistica per aiutarti a valutare in modo autonomo, quelli che potrebbero essere gli step per migliorare la gestione dei processi legali interni alla tua impresa.

Adottare una corretta organizzazione dei processi contrattuali

Il contratto non è un documento, ma uno strumento che ti consente di fissare le fasi del lavoro, definire gli step di approvazione e stabilire delle clausole in base alle tue effettive esigenze e al tipo di lavoro.

Abbiamo parlato spesso di quanto sia importante per un’agenzia di comunicazione impostare un corretta organizzazione contrattuale, sin dalla progettazione dell’agenzia di comunicazione e dei singoli servizi.

Infatti, una corretta gestione parte dalla stesura di un preventivo esatto e dall’impostazione di sistemi di pagamento che possano tutelare, anche in via precauzionale, il lavoro che stai svolgendo per un cliente.

Scegliere un approccio basato sulla prevenzione del rischio legale

Si chiama risk management ed è una delle attività che svolgiamo nell’ambito del contract management ossia della gestione della contrattualistica dell’agenzia.

Questo tipo di approccio richiede un atteggiamento proattivo dell’agenzia di comunicazione che sceglie di impegnarsi per valutare quelli che sono i punti critici e le aree di miglioramento, per intervenire con gli strumenti corretti.

Decidere di non investire in questo senso, significa accettare il rischio che un contratto di servizi di agenzia di comunicazione venga gestito al pari di un contratto di appalto di servizi di smaltimento rifiuti. Sempre di appalto si tratta e sempre di servizi si tratta. Eppure, la logica è un pò differente.

Ecco lo strumento per misurare la consapevolezza contrattuale

La consapevolezza contrattuale è la situazione in cui assumi cognizione della situazione legale della tua agenzia di comunicazione e poi, sulla base del risultato, puoi scegliere, se intervenire nella riorganizzazione dei processi contrattuali o accettare il rischio.

Chiaramente, non escludiamo che tu sia già perfettamente compliant e in quel caso, potresti avere unicamente necessità di mantenere aggiornata la documentazione contrattuale in ragione all’evoluzione dei tuoi servizi oppure avere interesse ad un supporto daybyday in ragione alle specifiche richieste dei tuoi clienti.

Puoi compilare gratuitamente il questionario

Abbiamo elaborato alcune domande dirette per conoscere il tuo sistema contrattuale interno e fornirti una risposta sul tuo stadio contrattuale. La compilazione è semplice e ti occuperà pochi minuti.

Per poterti fornire una risposta avremmo necessità del tuo indirizzo e-mail. Ti risponderemo con l’esito del questionario con un approccio visivo che ti consente di comprendere meglio lo stadio dove ti trovi. Ti forniremo anche alcuni suggerimenti di base. Come sai, il nostro metodo di lavoro è umano quindi vogliamo rispondere caso per caso.

Foto di Jess Bailey su Unsplash

L’appalto e il sub-appalto di servizi nelle agenzie di comunicazione: attenzione ad alcuni elementi

Forniamo assistenza contrattuale ad agenzie di comunicazione che tipicamente esternalizzano alcuni servizi. Le relazioni commerciali possono diventare complesse e vogliamo descriverti i profili a cui prestare maggiore attenzione.

Una relazione complessa tra agenzia, cliente, fornitori, collaboratori, subappaltatori

Accade che l’agenzia di comunicazione decida di subappaltare parte delle attività affidando a terzi l’esecuzione di alcuni aspetti (es. logistica, fornitura di materiali ed attrezzature) o chiedendo la fornitura di servizi specializzati (es. fotografi, videomaker) che non possono essere svolti dal personale dell’agenzia.

Ogni agenzia di comunicazione, nell’ambito della propria attività, vuole di offrire al cliente un servizio completo ed integrato, in cui alle attività on-line (brand identity, brand positioning, advertising, ecc.) si accompagnano quelle off-line, come l’organizzazione di eventi o di allestimenti per le campagne di marketing.

Ti facciamo alcuni esempi che possono dar luogo a contratti strutturati in un modo un pò diverso:

Questi contratti di appalto possono nascondere alcune insidie che è bene conoscere per impostare, già dall’inizio, correttamente il rapporto contrattuale con il cliente e con i fornitori.

Cerchiamo di individuarne alcune, con specifico riferimento alla gestione del personale.

Cos’è l’appalto di servizi per un’agenzia di comunicazione?

L’appalto è il contratto con cui un soggetto (l’agenzia) presta un servizio (che può essere l’allestimento fieristico, un concorso, un evento aziendale, una manifestazione sportiva) in favore di un altro (cliente), con l’organizzazione – anche di mezzi – necessaria e con gestione a proprio rischio, in cambio di un corrispettivo.

Il tema del contratto di servizi dell’agenzia di comunicazione l’abbiamo approfondito in vari articoli per quanto riguarda il lato agenzia – cliente (committente). In questo caso vogliamo focalizzarci soprattutto sul rapporto complesso che include anche i vari fornitori dell’agenzia.

Attenzione però: perchè questo rapporto possa considerarsi “genuino” è necessario che ricorrano alcuni requisiti:

  • l’appaltatore deve essere un vero imprenditore e non un semplice intermediario;
  • l’appaltatore deve impiegare una propria organizzazione di mezzi (capitali, macchinari ed attrezzature)
  • l’appaltatore deve assumersi il rischio del servizio pattuito
  • l’appaltatore deve possedere un comprovato livello di specializzazione e professionalità
  • l’appaltatore deve esercitare i poteri direttivi ed organizzativi sui lavoratori impiegati in appalto.

La definizione degli appalti labour intensive

Uno dei requisiti per avere un contratto di appalto genuino ossia corretto dal punto di vista normativo è l’organizzazione di mezzi. Cosa significa?

Se l’agenzia affida in (sub)appalto il servizio di allestimento di uno stand per una fiera deve essere l’azienda appaltatrice (e non l’agenzia) a fornire le strumentazioni, i materiali, gli attrezzi necessari per svolgere il servizio pattuito, oltre al personale che si occupa di mettere a punto l’allestimento. 

L’organizzazione di mezzi, però, può essere marginale o astratta: si pensi ai servizi digitalizzati o informatizzati o a quelli in cui i mezzi sono minimi, come nei servizi di pulizia o nei servizi fotografici o di videomaking.

Qui l’oggetto dell’appalto coincide sostanzialmente con l’attività lavorativa di personale specializzato.

Si parla di appalti labour intensive: si tratta di contratti in cui l’apporto di attrezzature e capitali dell’appaltatore è marginale rispetto all’apporto lavorativo.

Questi appalti sono legittimi a condizione che l’appaltatore eserciti in via esclusiva il potere direttivo, organizzativo e disciplinare sul personale impiegato in appalto.

Quali sono i rischi negli appalti degli eventi fieristici?

ll rischio maggiore è la somministrazione irregolare di manodopera perchè prestare lavoratori tra aziende è vietato. Cosa significa?

Che gli unici soggetti legittimati a fornire personale alle aziende sono le agenzie di somministrazione. Il prestito di personale tra aziende è vietato.

Si configura una somministrazione irregolare se è il committente ad organizzare e dirigere i dipendenti dell’appaltatore e l’appaltatore si occupa solo degli aspetti amministrativi del rapporto (es. oneri retributivi e contributivi). 

L’appaltatore, così, diventa un semplice intermediario, che fornisce personale al committente.

Se l’appalto non è genuino, il lavoratore può chiedere la costituzione del rapporto di lavoro alle dipendenze dell’agenzia, che resta esposta anche alle sanzioni di legge.

Per questo motivo, l’appalto labour intensive deve essere valutato con cautela ed attenzione in quanto – essendoci solo apporto di lavoro – il confine con la somministrazione irregolare è più labile ed occorre che la gestione del personale avvenga correttamente e solo da parte dell’appaltatore.

Attenzione alla scelta del subappaltatore 

L’agenzia di comunicazione deve scegliere con attenzione il proprio subappaltatore e compiere alcune verifiche per evitare di essere esposta a gravi sanzioni.

La scelta di un (sub)appaltatore affidabile diventa, quindi, cruciale per l’agenzia.

1) Il subappaltare deve essere un imprenditore

L’azienda deve essere un vero imprenditore:

  • deve già avere in essere una propria attività d’impresa che esercita abitualmente
  • deve svolgere tale attività in maniera evidente e comprovata
  • deve operare per conto di differenti imprese nel tempo

La normativa in materia di sicurezza sul lavoro obbliga i committenti a verificare l’idoneità tecnico-professionale delle imprese appaltatrici in relazione ai servizi da affidare loro, prima di stipulare il contratto di appalto. L’inosservanza di questo obbligo, espone l’agenzia a rilevanti sanzioni.

2) ll subappaltatore deve essere economicamente affidabile

E’ poi necessario che l’appaltatore sia un soggetto economicamente affidabile, che adempia regolarmente i suoi obblighi nei confronti dei propri dipendenti.

La legge prevede la responsabilità solidale tra committente, appaltatore ed eventuali subappaltatori – entro il limite di due anni dalla cessazione dell’appalto – per le retribuzioni dovute ai dipendenti addetti all’appalto e per il periodo di esecuzione dell’appalto, oltre che per i contributi previdenziali ed i premi assicurativi.

Se l’appaltatore non paga le retribuzioni (o i contributi ed i premi INAIL) al proprio personale, i dipendenti (e gli Istituti previdenziali ed assicurativi) possono agire direttamente nei confronti dell’agenzia appaltante per ottenere il pagamento dei rispettivi crediti.

3) Il subappaltatore deve adempiere agli obblighi in materia di sicurezza

La normativa impone al committente una serie di obblighi stringenti da osservare e che comprendono anche il doversi assicurare che l’appaltatore rispetti le norme di sicurezza e non adoperi in appalto lavoratori non regolarmente assunti o non formati o informati sui rischi relativi alla sicurezza.

Procedura per la scelta dei subappaltatori

Considerati gli aspetti accennati, è opportuno adottare una procedura operativa da osservare per la stipula del contratto di appalto ed il successivo monitoraggio nella fase esecutiva.

È fondamentale avere una check list di documenti da raccogliere prima di sottoscrivere il contratto e in corso d’opera, per verificare l’andamento e l’adempimento degli obblighi da parte dell’appaltatrice nei confronti dei propri dipendenti.

È buona prassi poi elaborare una sorta di vendor list per tenere nota dei subappaltatori testati e approvati come professionali per minimizzare, quando possibile, i rischi per l’agenzia legati all’appalto.

Ci occupiamo di fornire consulenza all’agenzia di comunicazione per gestire le procedure lato cliente e lato fornitori e collaboratori.

Foto di Privecstasy su Unsplash

Il legal desk. Assistenza legale day by day per la tua azienda online

Siamo avvocati focalizzati sulle specifiche esigenze quotidiane della tua agenzia con un approccio innovativo e un intervento tempestivo. Ti raccontiamo cosa intendiamo per “legal desk” per la tua azienda online.

Permessa: siamo verticali nella consulenza per le agenzie di marketing e le software house e siamo multidisciplinari con un team dei professionisti esperto per aree diverse, del diritto e del business (IT, privacy, lavoro, copyright, contratti). È un approccio innovativo nel panorama legale italiano, per noi fondamentale nel mondo attuale.

Cos’è il legal desk per la tua azienda online

Ci potrai confermare il fatto che quotidianamente ti ritrovi ad affrontare questioni che possono avere un impatto giuridico la cui soluzione richiederebbe un intervento tempestivo di un avvocato che conosce la tua realtà aziendale.

Ti facciamo alcuni esempi.

  • Hai creato un logo ma il tuo cliente scopre che non è registrabile, tornando da te sollevando problematiche. Ci occupiamo della registrazione dei marchi e di ricerche di anteriorità. Sapere preventivamente che puoi affidare l’analisi sin dalla progettazione del logo, avrebbe potuto evitarti problematiche.
  • Hai consegnato il lavoro e il cliente non intende pagare. Ci occupiamo del recupero dei crediti. Sapere preventivamente che puoi prevedere contrattualmente la gestione dei pagamenti, avrebbe potuto farti risparmiare tempo e organizzare meglio le consegne.
  • Stai ultimando il sito internet ma ti mancano i testi. Ci occupiamo della redazione di contratti. Sapere che all’interno dell’accordo puoi prevedere dei tempi di accettazione / consegna / messa in mora, sensibilizza il cliente e ti consente di avere più forza contrattuale.

Questo è quello che intendiamo per legal desk: assistenza day by day, che presuppone una conoscenza approfondita della tua realtà aziendale, mantenuta aggiornata.

Come funziona il dipartimento legale esterno per la tua azienda

Diventare il dipartimento legale esterno della tua agenzia di comunicazione o software house significa attivare un programma di consulenza legale continuativa che ti consente di avere un ufficio legale esterno a disposizione.

Come attivare il legal desk

  • Fissare un colloquio preliminare per vedere se siamo siamo i professionisti che fanno per la tua realtà aziendale. Puoi fissare un colloquio conoscitivo qui;
  • Conoscerti in modo più approfondito per vedere se questo è uno strumento utile per la tua realtà aziendale attuale;
  • Pianificare la consulenza e iniziare i lavori: possiamo fissare call di allineamento, supporto settimanale, canali preferenziali, ecc;

Consulenza legale per piccole, medie o grandi agenzie di comunicazione

Non abbiamo dei target di clientela a cui prestare questo servizio. Siamo a disposizione per start up, coworking, imprese e professionisti. Semplicemente la partecipazione, viene modulata in base alle esigenze, che tu sia una piccola agenzia di comunicazione o un’azienda IT strutturata.

Siamo online ma se ci inviti ci prendiamo volentieri un caffè

Lavoriamo tipicamente 100% remote per assicurare maggiore flessibilità e tempestività ma siamo disponibili e molto felici di incontrare i nostri clienti in presenza. Possiamo fissare incontri di allineamento mensile presso la tua sede aziendale e con l’occasione fare della formazione ai tuoi dipendenti.

Sei tu a fissare un budget di consulenza

Puoi stabilire in autonomia un budget annuale da destinare alla consulenza, così da avere la libertà nell’attivazione e sfruttare il metodo di forfettizzazione.

Vogliamo che sia un investimento per lo sviluppo del tuo business quindi siamo sempre disponibili a rivedere in aumento o diminuzione.

Quali sono le aree di consulenza legale per la tua agenzia?

Conoscendo profondamente i servizi dell’agenzia di marketing, questi sono i raggruppamenti di consulenza legale di cui potresti avere bisogno e che possiamo fornirti:

  • assistenza legale e aziendale in ambito contrattuale;
  • gestione privacy e GDPR
  • assistenza in materia di compliance aziendale (modello 231)
  • tutela della proprietà intellettuale;
  • assistenza continuativa nella corrispondenza;
  • recupero crediti;
  • supporto legale nei settori del marketing, comunicazione e pubblicità;
  • gestione dei rapporti di lavoro;
  • assistenza legale nei profili IT;
  • assistenza approfondita nei profili legali della creatività;

Una legal unit per la tua agenzia di marketing

Voler essere all’interno dell’organigramma di un’agenzia di comunicazione significa poter fornire una consulenza tempestiva, flessibile, altamente specializzata oltre che orientata alla soluzione.

Puntiamo su tre aspetti, principalmente.

1) Fornire una consulenza legale orientata al cliente

Siamo uno studio legale online ma sintonizzati sulla customer experience. Questo per noi significa avere dei processi di consulenza ben definiti ma lavorare al singolo progetto sulla base delle specifiche esigenze del cliente.

Ogni agenzia di marketing è a sè e noi, come prima cosa, per non dar nulla per scontato, sottoponiamo dei questionari per conoscere la realtà aziendale (ne puoi trovare vari già tra le risorse di questo sito navigando nella sezione news).

2) Passione per ciò che facciamo quotidianamente

Siamo appassionati di creatività e profondamente interessati all’innovazione. Questo ci ha portato a specializzarci sulla consulenza per aziende che si occupano di progetti che ci interessano realmente.

3) Organizzazione, pianificazione e trasparenza

Senza un metodo di lavoro efficace e un coordinamento interno, anche il miglior studio legale non è in grado di fornire una consulenza adeguata.

Parliamo la stessa lingua del cliente e utilizziamo strumenti diversi che avvantaggiano la pianificazione del lavoro, la consegna per step, le verifiche congiunte e tengono costantemente aggiornato il cliente.

Puoi contattarci per un colloquio conoscitivo online o per offrirci un caffè in ufficio.

Foto di Maicon Fonseca Zanco da Pixabay

Il contratto di affitto o noleggio di strumenti informatici hardware: cosa scrivere

Parliamo a te, agenzia di comunicazione che prendi a noleggio strumenti informatici hardware da dare in uso ai tuoi dipendenti ma anche a te, azienda IT che tra i tuoi servizi offri anche l’affitto di device. Ci ritroviamo spesso infatti a valutare una corretta gestione degli strumenti, sotto il profilo legale.

Infatti anche se solitamente vediamo al centro dell’attenzione nell’ambito dei contratti informatici il software, anche gli strumenti fisici (laptop, computer portati, tablet, device in genere) hardware sono oggetto di rapporti contrattuali. Parliamo quindi del contratto di noleggio di uno strumento hardware.

Sicuramente, nel linguaggio corrente, avrai sentito più parlare di noleggio o di affitto. In realtà, la terminologia corretta è contratto di locazione di un bene mobile (precisamente hardware) e trova regolamentazione all’interno del codice civile e precisamente agli arti 1571 e ss cc.

Cos’è il contratto di locazione di hardware?

Il contratto di locazione di hardware è una tipologia di contratto in cui una delle parti (il locatore) concede all’altra parte (il conduttore) il diritto di utilizzare determinati hardware (come computer, stampanti, server, etc.) per un certo periodo di tempo, di solito in cambio di un pagamento periodico (il canone di locazione).

È regolamentato dal codice civile ma attraverso lo strumento contrattuale possiamo inserire alcune clausole fondamentali per la gestione della responsabilità e i profili di rischio.

Perché è fondamentale stipulare un contratto di locazione di hardware?

Il codice civile ci impone un documento scritto in caso di locazione di beni immobili (ufficio, abitazione) ma non ci obbliga nel caso in cui l’oggetto del contratto di noleggio sia un tablet (bene mobile). Tuttavia, è chiaramente fondamentale stabilire contrattualmente, termini, condizioni, responsabilità con riguardo allo strumento consegnato.

Il contratto è versatile: siamo noi a stabilire le clausole a seconda del caso specifico.

Ad esempio:

  • Puoi inserire l’opzione d’acquisto o il patto di riscatto, che consente all’agenzia di diventare il vero e proprio proprietario della cosa che prima gli era solo data in affitto;
  • Puoi prevedere il pagamento di un compenso annuo invece che un canone mensile, con la gestione in caso di mancato pagamento;
  • Puoi includere l’assistenza e gli aggiornamenti da remoto, periodici e previamente concordati.

Un contratto di affitto di device per prevenire i rischi

Abbiamo un approccio basato sulla prevenzione del rischio, questo significa che lo strumento contrattuale ci serve per regolamentare a monte le varie situazioni che creano invece problematiche se non attenzionate prima.

Ecco alcuni rischi che puoi prevenire con un documento contrattuale per la locazione di sistemi hardware, adeguato:

  1. Il problema della personalizzazione. Se viene messo a disposizione uno strumento che consente l’installazione di software, è fondamentale informare di eventuali limitazioni all’installazione.
  2. Il problema degli interventi. Se il locatore (il soggetto che fornisce l’hardware) non fornisce un adeguato supporto tecnico o assistenza nella gestione dell’hardware, l’azienda potrebbe trovarsi ad affrontare problemi che andrebbero ad influire sulle operazioni quotidiane facendo perdere parte del fatturato;
  3. Il problema della sicurezza. Tutte le aziende salvano all’interno dei propri device informazioni riservate, dati anche di natura particolari, segreti aziendali. È fondamentale che il locatore preveda queste situazioni con l’implementazione di misure di sicurezza e protezione dei dati;

Ti possiamo dare supporto per l’elaborazione di un contratto per servizio di noleggio hardware adeguato alla tua realtà aziendale iniziando da un primo assessment che includa l’individuazione delle problematiche.

Gli obblighi dell’azienda IT che dà a noleggio l’hardware

Il locatore deve garantire un servizio ottimale e sarà responsabile circa tutta una serie di adempimenti che riguardano l’hardware in questione come la manutenzione regolare e l’assistenza tecnica.

Ad esempio: mancata manutenzione ordinaria, ritardata attivazione dell’assistenza da remoto, difetto di coordinamento per la manutenzione straordinaria.

Oltre a ciò si possono avere altri obblighi come il garantire l’ottimale funzionamento dell’hardware fino al termine del contratto oppure sostituire lo stesso hardware qualora diventasse obsoleto durante il periodo di locazione o ancora gestire il rischio di furto dell’hardware, etc.

La responsabilità dell’agenzia che riceve in affitto un device

Il conduttore è principalmente obbligato a pagare tempestivamente il canone di locazione secondo le scadenze previste dal contratto.

Seguono poi una serie di obblighi relativi alla gestione dell’hardware stesso tra cui:

  1. L’hardware deve essere utilizzato nelle modalità stabilite dal contratto (da evitare dunque usi impropri);
  2. Il conduttore (di solito) è responsabile della manutenzione ordinaria (un esempio è la pulizia regolare);
  3. Al termine del periodo di locazione il conduttore deve restituire l’hardware in buone condizioni (è bene fissare cosa si intenda).

    Foto di Marc PEZIN su Unsplash

    Diventare società benefit. La guida operativa per le agenzie di comunicazione

    Accompagniamo le aziende nel percorso per diventare società benefit e nell’attuazione delle finalità di beneficio comune mediante azioni concrete a supporto di persone, ambiente e comunità: ti spieghiamo, per fasi, le attività.

    Cosa significa diventare una società benefit?

    La società benefit è un modello ibrido di impresa caratterizzato da un duplice scopo. Oltre allo scopo di profitto, tipico che riguarda i soci, vi è anche un beneficio comune che riguarda tutti, persone, dipendenti, fornitori, clienti, comunità territoriali, capitale umano.

      Il concetto di benefit è legato al tema della sostenibilità come equilibrio tra fattore ambientale, economico e sociale.

      Diventare società benefit significa innanzitutto interrogarsi sul perchè. Il percorso per diventare e rimanere società benefit non è semplice e richiede energie, tempi e risorse.

      Ci piace parlare di benefit e non è la prima volta che lo facciamo: ti rinviamo quindi all’articolo dedicato al tema che ti aiuta a comprendere anche cosa non è benefit.

      Crediamo in quello che facciamo e anche noi, come le aziende che accompagniamo, siamo orientati alla sostenibilità, come naturale sviluppo della nostra idea di studio legale. Puoi leggere il nostro impegno verso la sostenibilità, qui. Vedrai azioni semplici, ma concrete e reali. 

      Le 5 fasi per diventare società benefit

      Il nostro lavoro è quello di fornire consulenza preliminare e supporto nella trasformazione e attuazione delle finalità. Ecco quindi una guida operativa per diventare un’agenzia di comunicazione, un’azienda digitale o una software house benefit.

      1) Fase di analisi: l’indagine sulle intenzioni

      La prima fase consiste nell’indagine sulle intenzioni: perchè vuoi diventare società benefit?

      È fondamentale comprendere che diventare società benefit non è semplicemente una dicitura utile per un marketing più mirato.

      L’agenzia è invitata a raccontare le pratiche attuali in termini di sostenibilità che già vengono adottate e i temi di responsabilità sociale che sono obiettivi futuri.

      Noi professionisti:

      • chiediamo la compilazione un questionario strutturato per acquisire informazioni compete sulla realtà aziendale
      • analizziamo la documentazione: statuto, atto costitutivo, visura
      • restituiamo un primo feedback dell’attività

      2) Fase di pianificazione: le finalità di beneficio comune di un’azienda nel digitale

      La seconda fase consiste principalmente nell’individuazione delle finalità di beneficio comune.

      Vengono svolte attività di facilitazione e co-progettazione per identificazione degli obiettivi, degli outcome e delle azioni correlate.

      L’agenzia deve attivarsi nello svolgimento di esercizi.

      3) Fase di trasformazione: modificare lo statuto della web agency

      Questa è una fase più legal, in cui si procede con la modifica dello statuto per l’introduzione delle finalità benefit. È necessario l’intervento di un notaio.

      Per diventare società benefit lo statuto va modificato nei seguenti termini:

      • Specificare le finalità di beneficio comune
      • Aggiungere alla denominazione “società benefit”
      • Indicare il nominativo del responsabile d’impatto

      La modifica dello statuto può essere l’occasione per compiere anche altre valutazioni:

      • modificare la denominazione sociale affinchè sia maggiormente in linea con le finalità benefit;
      • modificare la compagine societaria (soci) o gestoria (amministratori) che non ritengono di voler proseguire con questa nuova veste;
      • inserire altri elementi opzionali

      3) Fase di attuazione: attenzione alle azioni concrete

      La fase di attuazione consiste nel formalizzare la modifica dello statuto, nell’individuare le macro-azioni e le micro-azioni per gli obiettivi di beneficio comune che sono stati individuati.

      Sotto il profilo legale, le azioni possono essere varie in ragione alle finalità individuate. Ti riportiamo alcuni esempi reali.

      > Una software house per la sostenibilità ambientale

      Se una software house, sceglie una gestione diversa dei device anche in corso di dismissione, avrà necessità di introdurre una policy interna, elaborare dei contratti di noleggio/leasing, gestire la privacy delle informazioni, adottare un regolamento dei sistemi informatici.

      Tra i 17 obiettivi di sviluppo sostenibile, il goal potrebbe essere il numero 9 che consiste nel costruire un’infrastruttura resiliente, promuovere l’industrializzazione inclusiva e sostenibile e sostenere l’innovazione

      Nello specifico, il 9.4 prevede di migliorare le infrastrutture e riconfigurare in modo sostenibile le industrie, aumentando l’efficienza nell’utilizzo delle risorse e adottando tecnologie e processi industriali più puliti e sani per l’ambiente, facendo sì che tutti gli stati si mettano in azione nel rispetto delle loro rispettive capacità.

      > Un’azienda nel digitale per la sostenibilità sociale

      Un’azienda che lavora nel digitale i cui dipendenti e collaboratori non hanno necessità di recarsi in ufficio per svolgere la propria attività lavorativa, se ritiene importante un miglior bilanciamento vita-lavoro, avrà necessità di modificare l’impianto dei contratti di lavoro: accordo di smart working, gestione dei device, controllo da remoto dei lavoratori in smart working, ecc.

      Tra i 17 obiettivi di sviluppo sostenibile il goal potrebbe essere il numero 8 ossia promuovere una crescita economica duratura, inclusiva e sostenibile, la piena occupazione e il lavoro dignitoso per tutti

      > Un’agenzia di marketing nella gestione della governance interna

      Un’agenzia di marketing che intende investire nel miglioramento dei rapporti interni, per limitare il turnover e mantenere un maggior ingaggio dei lavoratori, può avere necessità di rivedere la contrattualistica e gli strumenti di gestione delle decisioni.

      Anche qui, l’obiettivo può essere il numero 8 declinato verso due versanti:

      • 8.2: Raggiungere standard più alti di produttività economica attraverso la diversificazione, il progresso tecnologico e l’innovazione, anche con particolare attenzione all’alto valore aggiunto e ai settori ad elevata intensità di lavoro
      • 8.3: Promuovere politiche orientate allo sviluppo, che supportino le attività produttive, la creazione di posti di lavoro dignitosi, l’imprenditoria, la creatività e l’innovazione, e che incoraggino la formalizzazione e la crescita delle piccole-medie imprese, anche attraverso l’accesso a servizi finanziari

        La legge impone poi l’elaborazione di una relazione d’impatto per rendicontare le attività svolte. Va quindi prestata massima attenzione sugli effettivi impegni e sulle azioni in quanto, in caso di violazione, società e amministratori possono essere ritenuti responsabili.

        5) Fase di controllo e miglioramento

        È fondamentale verificare la concreta attuazione delle azioni verso gli obiettivi oppure le ragioni per le quali detti obiettivi non sono stati raggiunti. Tutto questo deve essere descritto nella relazione d’impatto.

        Ogni anno, si eseguirà un controllo relativo alle finalità, un resoconto delle azioni svolte, un piano delle attività da svolgere e una verifica della collocazione dell’azienda rispetto agli obiettivi prefissati.

        Il ruolo dei professionisti nella trasformazione in società benefit

        Legal for Creativity è composto da professionisti legali e ci occupiamo di tutti i profili giuridici correlati alla trasformazione. Ti abbiamo riportato alcuni esempi operativi concreti.

        Siamo anche partner di Symbiosa, un progetto nato tra professionisti multidisciplinari per accompagnare le imprese in modo completo e costante nel proprio percorso di miglioramento.

        Foto di Andrew Small su Unsplash

        Perchè alla tua agenzia di marketing serve un avvocato

        Lavoriamo costantemente con agenzie di comunicazione e con software house sia per singoli progetti sia per una consulenza continuativa e vogliamo raccontarti perchè, sulla base della nostra esperienza, anche alla tua azienda digitale serve un avvocato.

        Partiamo da un assunto: siamo sempre concentrati sui profili creativi e innovativi, tecnici e strategici delle nostre attività di agenzia di comunicazione o di azienda di software dimenticandoci dell’importanza di una solida base legale per la tutela della creatività e per la corretta gestione dei profili operativi. Abbiamo individuato almeno tre ragioni per le quali è fondamentale cambiare visione e incaricare uno studio legale che se ne occupi anche day by day.

        1) Un approccio di prevenzione del rischio è meglio che un intervento d’urgenza

        Legal for Creativity è uno studio legale che adotta un approccio basato sul rischio con una valutazione preliminare approfondita e specifica delle minacce e dei punti di debolezza della tua azienda e dei processi attuali.

        Si chiama risk management e con specifico riguardo al processo contrattuale, contract risk management. Per saperne di più sulla gestione contrattuale completa, clicca qui.

        Questo ci consente di comprendere come organizzi attualmente il lavoro e come possiamo intervenire per eliminare o mitigare rischi e responsabilità.

        Ecco alcuni esempi.

        ❌ La proposta creativa senza indicazioni di copyright

        Inviare una proposta creativa priva di alcuna indicazione in merito al copyright e ai diritti sulla creatività può causarti problematiche.

        Un intervento successivo d’urgenza ha previsto un’analisi della situazione dopo che il problema (sviluppo autonomo del lavoro appropriandosi della creatività) si è verificato.

        Adottare invece un approccio preventivo significa intervenire sulla gestione delle trattative, mitigare le comunicazioni e prevedere in fase di proposta i riferimenti alla tutela del diritto d’autore sulla creatività.

        ❌ Bloccare lo sviluppo di un sito internet a causa del cliente

        Spesso ci accade di dover risolvere il problema del “cliente non collaborativo” che può causare un empasse, anche di grandi dimensioni.

        Intervenire con un approccio preventivo significa prevedere contrattualmente gli impegni del cliente con riguardo, ad esempio, alla realizzazione del sito: “trascorsi X giorni dalla messa a disposizione del sito internet, se il cliente non fornisce i testi e le immagini, il sito sarà pubblicato con testi lorem ipsum (di prova) e foto stock“.

        Che te ne pare?

        ❌ Il problema della consegna dei file aperti al cliente

        Il cliente che pretende la consegna dei file di lavorazione, dei file a livelli, dei master, può arrivare a causare contenziosi.

        In questo caso, fermo che la Cassazione è da poco intervenuta sul punto a nostro favore, stabilendo di fatto che i file di lavorazione non vengono consegnati, è fondamentale inserire all’interno del contratto una clausola relativa alla gestione dei diritti di copyright sulla creatività, sui progetti esclusi, sui contenuti creativi consegnati al cliente.

        2) Definire una corretta organizzazione contrattuale per la tua web agency evita molti problemi

        Siamo convinti che adottare un metodo di lavoro che include anche il processo legale sia fondamentale per un’azienda.

        Definire delle procedure ti consente di delegare e di non sbagliare. Avere dei documenti sviluppati nel tempo ti consente di definire a priori come vogliamo impostare il nostro lavoro.

        La gestione contrattuale non si traduce esclusivamente sulla redazione di un contratto di servizi di comunicazione (anche se è già un buonissimo punto di partenza) ma richiede un percorso che ci consente di ri-organizzare, insieme, i profili legali della tua attività creativa. Divieto assoluto di utilizzare format o modelli scaricati online!

        Infatti, i documenti vanno creati sulla base delle esigenze concrete. Alcuni esempi di necessità diverse:

          Ti ritrovi?

          3) Conoscere in modo approfondito e intervenire sul modello di business

          La terza ragione per la quale riteniamo che avere uno studio legale esterno a costante supporto di un’agenzia di comunicazione è fondamentale è che ti consente di approcciarti con un legale che conosce in modo profondo le dinamiche della tua realtà aziendale.

          Di solito noi partiamo da un colloquio conoscitivo, seguito da un audit approfondito sulla realtà aziendale. Facciamo uno screening: visura, documenti, procedure. E poi andiamo a compilare insieme questionari e checklist. Ci serve tutto per comprendere chi sei e come possiamo realmente esserti utili.

          Ad esempio, se ti rivolgi a noi dicendoci di non avere nessun documento contrattuale e nessun atto che tuteli la tua realtà, per noi è fondamentale chiederti: cosa senti essere prioritario? qual è il tuo bisogno principale?

          La consulenza legale strategica per le aziende online si traduce, sotto il piano del business, in:

          • Trasparenza: Avere contratti chiari favorisce i rapporti di fiducia con clienti e fornitori. Tutti comprendono i termini dell’accodo e si arriva alla firma in tempi brevi.
          • Efficienza: Avere dei contratti creati ad hoc e declinabili anche in via autonoma, consente processi aziendali più fluidi e diminuire le interruzioni dovute a problematiche legali.
          • Pianificazione: Avere documenti solidi conante anche una pianificazione più a lungo termine, considerando che i rischi legali vengono notevolmente diminuiti.

          Per noi, tutta la parte di pianificazione è fondamentale e vediamo che i clienti si ritrovano molto in linea con questo metodo di lavoro. Se vuoi conoscerci e approfondire il nostro ruolo attivo di studio legale per agenzie di comunicazione e aziende di software, puoi contattarci direttamente qui.

          Foto di Moondance da Pixabay

          Il servizio di cloud computing delle software house: quali rischi e responsabilità?

          Se sei una software house o un’azienda che fornisce servizi per la digitalizzazione delle imprese, potresti essere un rivenditore di servizi cloud e quindi di risorse informatiche condivise come server, storage, reti e applicazioni, ospitate su infrastrutture remote. Ti sei mai chiesto come regolamentare i rischi e responsabilità legate a questa attività?

          Il cloud computing come servizio

          Il cloud computing è il servizio che eroghi a favore del tuo cliente e che di solito a tua volta hai acquistato da uno o più venditori.

          Può essere unico, oppure uno dei tuoi servizi principali che fornisci accanto ad altre attività (ad esempio, la manutenzione di un sito internet, il servizio backup, il disaster recovery e la gestione dei dati, ecc). A volte può diventare anche un servizio accessorio: ma in questi casi i clienti software house chiedono di specificare all’interno ad esempio di un contratto per sviluppo software o di consulenza hardware, che l’azienda non intende svolgere anche servizio di backup e archiviazione dei dati (per evitare di dare per scontato).

          Di solito, i venditori (Dropbox, Google, o altri) impongono i loro termini e condizioni di servizio che posiamo unicamente accettare, se vogliamo fruire del servizio.

          Redigere un contratto per il servizio di cloud computing significa invece descrivere la relazione tra il fornitore/provider di servizi cloud e il tuo cliente. È importante regolamentare i termini e le condizioni per l’uso e la gestione dei servizi cloud offerti.

          Perchè un contratto di servizi di cloud computing?

          Si tratta di un’attività ad alto rischio per i dati dei tuoi clienti, i segreti aziendali, le informazioni di dipendenti e fornitori.

          Tutto questo si traduce in responsabilità contrattuale ed extracontrattuale della tua software house in caso di perdita di dati ed informazioni o a causa di una mancata adeguata gestione.

          Dal punto di vista operativo, è quindi fondamentale dotarsi degli strumenti migliori per limitare i rischi.

          Sotto il profilo legale diventa altrettanto essenziale stabilire diritti, doveri e responsabilità che fornitore e cliente avranno e dovranno rispettare

          Quali sono gli elementi fondamentali del contratto di cloud computing? 

          Ovviamente, non vogliamo che tu scriva autonomamente un contratto. Ma vogliamo spiegarti, anche per farti capire che la lingua che parliamo è la stessa, quali sono gli aspetti fondamentali da valutare e includere all’interno di un contatto di cloud computer tra la tua software house e il cliente finale.

          I servizi cloud offerti possono essere molto diversi tra loro, per cui è naturale che anche il contratto che li riguarda cambi molto. Tuttavia, si possono ritrovare degli elementi in comune che risulteranno spesso presenti.

          Questionario di partenza per la redazione di un contratto di cloud computing

          Partiamo quindi da alcune domande che puoi farti per inquadrare l’argomento. Forniscici le risposte per iniziare già in concreto.

          Descrizione dettagliata dei serviziQuali sono i servizi di cloud computing che offri al tuo cliente? Quali sono le fasi di attivazione?
          Valutazione della sicurezza delle informazioni e della privacy dei datiQuali sono le misure di protezione che attui per la tutela delle informazioni? Cosa stabilisce il tuo venditore a riguardo?
          InterventiCome gestisci gli interventi di manutenzione e assistenza? Sia a livello di attività ma anche di tempistiche.
          questionario per la redazione di contratto per servizio di cloud computing

          Quali sono i rischi da gestire con il contratto di cloud computing?

          Come saprai, quando si parla di servizi cloud ci sono una serie di rischi che possono essere affrontati al meglio solo se si agisce preventivamente. Uno degli strumenti per un approccio basato sul rischio è elaborare un contratto di cloud computing adeguato.

          5 rischi e come prevenirli con un contratto di cloud computing

          1. Sicurezza dei dati. Ovvero la possibilità che i dati dell’utente siano compromessi a causa di vulnerabilità nella sicurezza del servizio cloud. È fondamentale valutare l’affidabilità del provider affinchè non possa configurarsi una colpa connessa alla scelta dell’effettivo erogatore del servizio.
          2. Disponibilità del servizio. Ovvero il rischio di interruzioni del servizio che possono causare tempi di inattività e perdite di produttività per il cliente. Inserire all’interno del contratto tempi e modalità relative a manutenzione e aggiornamenti ma anche tempistiche di intervento in caso di malfunzionamenti.
          3. Compliance normativa. Ovvero il rischio che il servizio cloud non sia conforme ai requisiti normativi applicabili, come GDPR o altre leggi sulla privacy e sulla sicurezza dei dati. Ti suggerisco in questo senso di demandare ad un professionista specializzato questo profilo (ci occupiamo di privacy!).
          4. Problemi di prestazioni. Ovvero il rischio che il servizio cloud non soddisfi le aspettative in termini di prestazioni, velocità di risposta o scalabilità, compromettendo le esigenze del cliente. Approfondisci le modalità per scioglierti dall’accordo con il provider.
          5. Rischio di cessazione del servizio. Ovvero il rischio che il provider di servizi cloud cessi l’attività o interrompa il supporto per un determinato servizio, rendendo difficoltoso l’accesso e la gestione dei dati e delle risorse. All’interno del contratto dovrai definire durata del servizio e rinnovi.

          Come gestire le responsabilità in caso di malfunzionamenti al servizio?

          Ovviamente qui parliamo in generale: la risposta è quindi, dipende! Dipende dalla tipologia del servizio, dalla relazione con il provider, dalle clausole del contratto di cloud computing tra software house e cliente finale, ecc.

          In generale:

          1. In caso di mancata erogazione del servizio, perdita di dati, gestione non corretta, la software house sarà responsabile in via diretta nei confronti del cliente finale.
          2. Tuttavia, potrà poi agire in regresso nei confronti del provider, entro i termini indicati nei termini e condizioni.
          3. Considera però che anche l’utente potrebbe essere ritenuto responsabile: ad esempio di un uso non corretto dei servizi cloud anche in merito alla gestione dei propri dati e alla scelta di quali inserirvi.

          Come avrai intuito, la gestione del servizio di cloud computing, implica valutazioni concrete che includono anche i fornitori.

          Puoi richiederci un colloquio così da gestire i rischi in via preventiva e regolamentare in modo completo la gestione del tuo servizio di cloud computing.

          Foto di Growtika su Unsplash

          L’influencer è un agente di commercio? Scrivere un contratto per influencer marketing nel 2024

          Come gestire il rapporto commerciale tra azienda (o agenzia di marketing) e l’influencer? Come inquadrare, dal punto di vista fiscale, un ambassador? Cosa scrivere nel contratto per content creator? Vogliamo aggiornarti in modo completo sul tema dopo una recentissima sentenza del Tribunale di Roma. Ecco i punti fondamentali da conoscere.

          Sappiamo bene, perchè ce ne occupiamo quotidianamente, che influencer, ambassador, testimonial, content creator, a livello operativo, sono figure molto diverse. Tuttavia, a livello legislativo, non esiste il “contratto per influencer” o “l’accordo tra azienda e ambassador” o “le regole giuridiche per il content creator”.

          Fino ad oggi, esisteva semplicemente la possibilità di creare degli accordi nuovi, purchè meritevoli di tutela e rispettosi della legge, oltre che di varie linee guida.

          Oggi invece, con l’intervento del Tribunale di Roma, dobbiamo conoscere cosa sta cambiando.

          Se quindi usi o vuoi usare delle persone nella comunicazione per la tua impresa o per i tuoi clienti, ti suggeriamo di leggere bene questo articolo e poi rivedere gli schemi contrattuali in uso.

          Cos’è l’influencer marketing nel 2024?

          L’influencer marketing è un esperto del settore che, con i propri post, permette di offrire maggiore visibilità a prodotti o servizi da lui promossi, avvalendosi dei canali web che ritiene più opportuni ed adeguati (social network, blog personale, Youtube, ecc.).

          L’influencer, proprio per il ruolo determinante che svolge all’interno dei processi comunicativi, viene spesso incaricato dalle imprese del settore in cui opera al fine di pubblicizzare i prodotti, andando così a svolgere un’attività promozionale delle vendite, dietro pagamento di un compenso. Se sei un influencer, questo è utile da descrivere bene nei servizi all’interno del contratto.

          Con il contratto di influencer, infatti, l’azienda persegue lo scopo di far diventare propri clienti i followers dell’influencer. Ovviamente, massima attenzione al tipo di obblighi che assumi, agli obiettivi di risultato richiesti.

          Quale contratto per chi fa influencer marketing?

          Le figure professionali nate negli ultimi anni con l’avvento dei social network (influencer, testimonial, ambassador, content creator) non hanno ancora una propria regolamentazione.

          Per capire quale contratto applicare bisogna attingere dalle tipologie esistenti e valutare la forma più adatta in base all’attività che viene richiesta al professionista.

          Il contratto di influencer marketing fino a ieri

          Fino ad oggi, per i rapporti di lavoro con l’influencer marketing si è spesso utilizzato il contratto di lavoro autonomo e, in base alla durata ed alla continuità del legame professionale da instaurare, si è ricorso al contratto a Partita Iva, alla collaborazione coordinata e continuativa, al lavoro occasionale o, al massimo, al procacciamento d’affari. Ne abbiamo già parlato qui

          A tale contratto, sono poi stati aggiunti elementi propri di altre tipologie contrattuali (ad esempio, il pagamento del compenso a percentuale o rapportato agli affari conclusi), tant’è che il contratto con l’influencer è definito come un contratto “atipico”.

          Cosa cambia da oggi nel contratto di influencer marketing?

          Da oggi, il contratto di influencer può diventare un contratto di agenzia con i conseguenti obblighi di natura giuridica e fiscale. Ecco la diversa prospettiva che viene data dal Tribunale di Roma.

          L’influencer può essere considerato un agente di commercio quando sono presenti alcuni elementi nella relazione contrattuale tra influencer e agenzia o influencer e agenzia di marketing.

          • lo scopo del contratto è la vendita dei prodotti promossi direttamente ai followers dell’influencer ed i followers in sede di acquisto devono inserire il codice sconto personalizzato associato all’influencer raggiungibile unicamente attraverso le pagine social dell’influencer (così da avere il collegamento dell’acquisto all’attività del singolo influencer);
          • la presenza di una zona determinata da intendersi non in senso geografico (come una Provincia, una Regione o una Nazione) ma come comunità dei followers dell’influencer che acquistano i prodotti della società tramite il codice sconto personalizzato dell’influencer;
          • il vincolo di stabilità che può desumersi non solo dalla durata del contratto, ma anche dalla presenza di estratti conto contabili relativi ai compensi riferibili all’influencer o dalla sistematica emissione di fatture per una serie indeterminata di affari procurati attraverso l’attività promozionale svolta sui social e siti web;
          • la presenza di un compenso a percentuale legato agli affari conclusi positivamente.

          Ti torna? È fondamentale fare una verifica partendo da qui.

          E’ invece irrilevante il modo attraverso cui l’influencer induce i propri followers all’acquisto, non essendo necessario che si rivolga individualmente a ciascuno di loro presentando le caratteristiche del prodotto, il prezzo e sollecitandone l’acquisto (come, di solito, fanno gli agenti di commercio) perché nel mondo web la promozione dei prodotti viene assicurata attraverso la pubblicazione sui vari social network da parte dell’influencer di contenuti (post o stories) destinatati alla platea dei propri followers.

          Il contratto di agenzia per chi crea contenuti online

          L’influencer come agente di commercio

          Il contratto di agenzia è un contratto di lavoro autonomo nel quale una parte – l’agente – assume stabilmente e professionalmente l’incarico di promuovere la conclusione di contratti in una determinata zona, in cambio di una provvigione, per conto di un’altra parte (il preponente).

          L’influencer come procacciatore d’affari

          Si distingue dal semplice procacciamento d’affari per la stabilità e la continuità del rapporto. Il procacciatore, infatti, si limita occasionalmente ed in maniera discontinua a trasmettere al preponente i singoli ordini dei clienti, senza avere una zona territoriale d’azione predeterminata.

          Elementi tipici del contratto d’agenzia

          Per parlare di contratto di agenzia, di solito si fa riferimento ad alcuni elementi, descritti nel tipo contrattuale da parte del legislatore.

          • la promozione della conclusione dei contratti, ossia l’attività di ricerca della potenziale clientela, illustrazione dei prodotti, la pubblicizzazione finalizzata a concludere l’affare (= acquisto). La ricerca del cliente non è indispensabile perché sussiste agenzia anche se il cliente è acquisito dal preponente o in altro modo;
          • l’assegnazione di una zona determinata, in senso geografico o come categoria di soggetti (i.e. l’area della grande distribuzione) o come posizione di mercato (per gli influencers);
          • l’onerosità dell’incarico, ossia il pagamento di un corrispettivo in misura fissa o a provvigione;
          • l’autonomia organizzativa, ossia la libertà di scelta della clientela e dei metodi di promozione ritenuti più efficaci, pur in osservanza delle istruzioni del preponente;
          • la stabilità dell’incarico, ossia l’impegno a svolgere l’attività di promozione in maniera non occasionale.

          Quali conseguenze per l’influecer agente di commercio?

          Individuare la forma contrattuale più corretta in base all’attività, all’impegno ed alla durata del rapporto con l’influencer marketing è essenziale, perché l’eventuale riqualificazione del contratto – come avvenuto nel caso deciso dal Tribunale di Roma – espone la società a rilevanti conseguenze economiche e sanzionatorie.

          Ti ricordiamo che la riqualificazione del contratto può essere rilevata dalle autorità ispettive in caso di accertamento o può essere chiesta dallo stesso influencer marketing che ne abbia interesse (soprattutto per i casi di risoluzione del rapporto).

          Alla riqualificazione operata in sede ispettiva, consegue la richiesta di pagamento della contribuzione obbligatoria omessa e l’elevazione di sanzioni per omissione o evasione contributiva.

          Nel rapporto di agenzia, infatti, è obbligatoria l’iscrizione ad ENASARCO ossia l’Ente di previdenza integrativa obbligatoria dei professionisti dell’intermediazione commerciale e finanziaria con contratto di agenzia o rappresentanza.

          A tale Ente devono essere versati i contributi obbligatori ed il Fondo Indennità Risoluzione del Rapporto (c.d. FIRR), secondo quanto previsto dal Regolamento dell’Ente stesso.

          Può poi accadere, in caso di risoluzione litigiosa del rapporto contrattuale con l’influencer, che sia quest’ultimo a contestare il contratto e a chiederne la qualificazione come contratto di agenzia, al fine di ottenere il versamento delle indennità di fine rapporto stabilite dalla legge o dagli Accordi Economici Collettivi.

          Cosa fare da oggi nei contratti con gli influencer?

          Attenzione quindi: ci sono vari elementi a cui fare massima attenzione nella gestione del rapporto contrattuale. La recente pronuncia del Tribunale di Roma accende luce sull’importanza di strutturare sin dall’inizio, in maniera corretta, il contratto di lavoro con l’influencer marketing.

          Ecco alcuni punti da seguire.

          1) Regola base: non utilizzare dei format standard online

          Nel caso che ti abbiamo portato, gli ispettori del lavoro avevano accertato che la società aveva scaricato un modello on-line senza premurarsi di verificare che si trattasse di un format effettivamente rispondente al tipo di rapporto che voleva instaurare (che in realtà, una consulenza).

          È quello che diciamo ogni giorno: è fondamentale avere dei propri modelli da utilizzare, elaborati sulla propria realtà aziendale.

          2) Valutare bene la forma giuridica del contratto per influencer marketing

          Ti abbiamo detto che a livello legislativo non c’è la figura dell’influencer. È quindi fondamentale valutare quali sono i servizi vengono fornirti all’azienda per stabilire quale contratto adottare. È una consulenza? È un’attività di comunicazione generale? È la creazione di contenuti per il brand? È la sponsorizzazione di prodotti?

          E’, dunque, essenziale ricorrere alla forma giuridica migliore, tenendo presente l’attività che si vuole affidare e le modalità operative con cui si intende organizzare il rapporto. Non tutti i contratti sono uguali e come hai visto possono portare diverse conseguenze.

          Ti possiamo quindi dare supporto in questa attività: puoi prenotare un colloquio per verificare se nel tuo caso parliamo di contratto di influencer marketing come agente di commercio, o no.

          3) In generale: gestire in modo corretto e aggiornato tutta la contrattualistica

          Come sai, ci teniamo molto a fornire un impianto contrattuale corretto, adeguato e ben strutturato, perchè fondamentale per lavorare bene: ci occupiamo infatti di contract management in modo completo per le agenzie di comunicazione.

          A questo, aggiungici che probabilmente la sentenza del Tribunale di Roma potrebbe aprirà la strada per ulteriori accertamenti da parte di Enasarco, sarà quindi fondamentale aggiornare i contratti con gli influencer e strutturare al meglio i propri format per il futuro.

          E quindi? No panic. Possiamo conoscerci, approfondire alcuni punti, confrontarci e valutare insieme, per ogni situazione, qual è il contratto correttamente applicabile per le attività di marketing e comunicazione della tua azienda.

          Perché un Regolamento Aziendale per un’agenzia di comunicazione o una software house?

          Il Regolamento Interno è il documento scritto all’interno del quale come agenzia di comunicazione o software house, puoi inserire le regole pratiche che vorresti adottare per meglio organizzare la tua impresa digitale ed il lavoro del personale.

          Perchè avere un regolamento dei dipendenti?

          Ogni impresa ha delle proprie particolarità ed è importante adottare di procedure e regole interne che possano rendere uniformi i comportamenti sul luogo di lavoro.

          Un’organizzazione efficiente e funzionale del lavoro è la chiave di qualsiasi agenzia di marketing e comunicazione e software house.

          Ci ritroviamo sempre con maggiore frequenza a dare supporto su queste tematiche e possiamo dirti che un regolamento interno dei dipendenti può essere utile per un’agenzia di comunicazione o di software sotto molti profili:

          • Gestire in modo lineare le procedure interne. Sapere cosa fare e come farlo, cosa è vietato e consentito è il primo step per il rispetto delle regole.
          • Evitare qualsiasi forma di disparità di trattamento. Anche involontariamente, se si applicano misure differenti, questo comporta problematiche interne sicure.
          • Comunicare in modo ordinato le regole. Nella frenesia quotidiana può capitare che le regole vengano adottate e comunicate in maniera informale (a voce) o che le buone prassi cerchino di essere diffuse con svariate lettere, comunicazioni o ordini di servizio che, stratificandosi negli anni, possono creare confusione o aumentare il rischio di contraddizioni.
          • Amministrare le infrazioni. Se dovesse verificarsi un’infrazione, può essere complesso risalire alla regola violata e ciò può comportare inutili rischi – anche economici – per l’agenzia stessa.
          • Comminare le sanzioni. I dipendenti conoscono che a fronte di quella violazione possono essere destinatari di quella sanzione.

          Intuisci quindi quanto possa essere utile munirsi di un Regolamento Interno per semplificare la vita lavorativa e l’organizzazione delle risorse.  

          Quali sono i requisiti di un Regolamento Interno dei dipendenti di un’agenzia di comunicazione

          Puoi usare il Regolamento Interno per unificare, in un solo testo, tutte le regole che hai già adottato singolarmente negli anni: può essere una buona occasione per sistemare, in maniera più chiara e organica, vari comunicati che potresti aver trasmesso al personale nel tempo, per rivederne il contenuto o per aggiornarli e renderli più coerenti con i vari cambiamenti della tua realtà aziendale.

          E’ uno strumento di taglio pratico, calibrato specificamente sulla tua realtà e che può rivelarsi molto utile anche nell’agevolare e rendere più efficiente il lavoro quotidiano del tuo ufficio amministrativo o HR.

          Avrai, infatti, a disposizione un unico documento – chiaro e trasparente – all’interno del quale sia tu che i tuoi dipendenti potrete trovare le regole generali, le prassi e le procedure in vigore all’interno del contesto lavorativo. 

          Ma non solo: potrai utilizzare il Regolamento Interno per esprimere, tramite le regole individuate, l’etica, i principi e i valori aziendali. Questo è un profilo per noi molto importante, anche in ottica di sostenibilità sociale e di passaggio a società benefit.

          Come costruire un Regolamento dei lavoratori di un’azienda software house

          Puoi inserire nel tuo Regolamento Interno le regole, le procedure e le prassi aziendali.

          1) Le prassi generali all’interno del regolamento aziendale

            Può trattarsi di disposizioni più ampie e generiche relative alla condotta del personale, agli orari di lavoro anche straordinari, alla rilevazione delle presenze, alle pause, agli iter da seguire per comunicare le assenze o i ritardi, all’organizzazione dei periodi di ferie. 

            2) I processi della tua azienda digitale

            Ma può trattarsi anche di regole più specifiche sui tuoi processi interni e sulle procedure da osservare in determinate situazioni.

            Ad esempio, se sei un’agenzia di comunicazione, fissare i vari step di approvazione da parte del cliente può essere un elemento da prevedere così da uniformare le attività.

            3) Le regole specifiche tra agenzia e dipendenti

            Nel Regolamento puoi codificare anche alcuni istituti ovvero riprendere dalla normativa e andare a descriverle nel concreto all’interno della tua azienda.

            Ad esempio:

            Il regolamento aziendale e il codice disciplinare

            Una parte del Regolamento è solitamente dedicata al Codice Disciplinare.

            Sai già che il Contratto Collettivo (C.C.N.L.) che applichi ai tuoi rapporti di lavoro, contiene degli articoli dedicati alle norme disciplinari ed elenca una serie di comportamenti che sono considerati una violazione delle generali regole di condotta, suddividendoli per tipologia di sanzione proporzionata che può essere applicata (dal richiamo verbale a quello scritto, dalla multa alla sospensione dal lavoro e dalla retribuzione, sino a giungere ai casi più gravi di licenziamento).

            Le elencazioni dei C.C.N.L. però sono necessariamente molto ampie e generiche perché riguardano una platea di lavoratori più estesa. Quando capita un’infrazione disciplinare in azienda può essere difficile individuarla nel contratto collettivo o compararla con una delle casistiche riportate e quindi diventa anche più incerto stabilire quale sanzione sia giusto adottare.

            Per questo può essere utile integrare le disposizioni del C.C.N.L. con un Codice Disciplinare interno, nel quale puoi specificare le violazioni che ritieni più rilevanti nella tua realtà aziendale o che si sono, purtroppo, verificate più spesso nel tuo contesto e puoi, per ciascuna, indicare la relativa sanzione.

            Attenzione a non violare la legge con il regolamento aziendale

            Nel mettere a punto il tuo Regolamento Interno devi tenere presente che questo strumento integra ma non deroga le regole di legge e quelle del contratto collettivo.

            Con il Regolamento, però, non puoi mai modificare in termini peggiorativi il trattamento giuridico ed economico dei tuoi dipendenti!

            Per ciascuna regola, pertanto, occorre verificare preliminarmente che ci sia compatibilità con le norme legali e contrattuali prima di procedere al suo inserimento.

            Se il tuo Regolamento contiene il Codice Disciplinare, ci sono anche delle formalità e delle pubblicità specifiche da rispettare a pena di nullità, come l’affissione in luogo accessibile a tutti.

            Ti anticipiamo che non è un’attività che puoi fare autonomamente, è importante avere un professionista che ti dia supporto.

            Come iniziare: ti aiutiamo a costruire il tuo regolamento aziendale

            Ecco i punti da dove partire per costruire il tuo regolamento aziendale interno per la regolamentazione dei lavoratori dipendenti della tua agenzia di marketing o software house.

            Prima fase: cosa scrivere nel regolamento aziendale

            Se hai già adottato negli anni procedure, regole, documenti, lettere, comunicazioni varie sull’organizzazione del lavoro, puoi iniziare raccogliendole e facendo il punto della situazione cercando di rispondere alle domande: come voglio organizzare la mia realtà? Quali regole voglio mantenere? Quali vorrei eliminare, modificare o aggiornare?

            Se invece non hai mai messo per iscritto nulla di preciso, puoi iniziare elencando quelli che vorresti fossero i temi da regolamentare, le procedure che vorresti introdurre e le regole che vorresti chiarire al personale.

            Seconda fare: come scrivere un buon regolamento interno

            Chiarito COSA inserire nel Regolamento, va verificato SE e COME inserirlo.

            Si apre la fase di verifica della coerenza e compatibilità delle regole e procedure con le norme di legge e di C.C.N.L.. Richiamiamo quindi l’attenzione che devi prestare su quanto indicato sopra.

            Terza fase: come comunicare il regolamento dei dipendenti

            Superato questo step, si può impostare il testo e curarne l’aspetto grafico e comunicativo.

            Una volta introdotto il Regolamento, è bene fissarsi dei momenti periodici per valutare se e come aggiornare il contenuto e ricordarsi di fare un check quando si verificano importanti cambiamenti all’interno dell’agenzia.

            Foto di Beatriz Pérez Moya su Unsplash