Il Regolamento Interno è il documento scritto all’interno del quale come agenzia di comunicazione o software house, puoi inserire le regole pratiche che vorresti adottare per meglio organizzare la tua impresa digitale ed il lavoro del personale.

Perchè avere un regolamento dei dipendenti?

Ogni impresa ha delle proprie particolarità ed è importante adottare di procedure e regole interne che possano rendere uniformi i comportamenti sul luogo di lavoro.

Un’organizzazione efficiente e funzionale del lavoro è la chiave di qualsiasi agenzia di marketing e comunicazione e software house.

Ci ritroviamo sempre con maggiore frequenza a dare supporto su queste tematiche e possiamo dirti che un regolamento interno dei dipendenti può essere utile per un’agenzia di comunicazione o di software sotto molti profili:

• Gestire in modo lineare le procedure interne. Sapere cosa fare e come farlo, cosa è vietato e consentito è il primo step per il rispetto delle regole.
• Evitare qualsiasi forma di disparità di trattamento. Anche involontariamente, se si applicano misure differenti, questo comporta problematiche interne sicure.
• Comunicare in modo ordinato le regole. Nella frenesia quotidiana può capitare che le regole vengano adottate e comunicate in maniera informale (a voce) o che le buone prassi cerchino di essere diffuse con svariate lettere, comunicazioni o ordini di servizio che, stratificandosi negli anni, possono creare confusione o aumentare il rischio di contraddizioni.
• Amministrare le infrazioni. Se dovesse verificarsi un’infrazione, può essere complesso risalire alla regola violata e ciò può comportare inutili rischi – anche economici – per l’agenzia stessa.
• Comminare le sanzioni. I dipendenti conoscono che a fronte di quella violazione possono essere destinatari di quella sanzione.

Intuisci quindi quanto possa essere utile munirsi di un Regolamento Interno per semplificare la vita lavorativa e l’organizzazione delle risorse.  

Quali sono i requisiti di un Regolamento Interno dei dipendenti di un’agenzia di comunicazione

Puoi usare il Regolamento Interno per unificare, in un solo testo, tutte le regole che hai già adottato singolarmente negli anni: può essere una buona occasione per sistemare, in maniera più chiara e organica, vari comunicati che potresti aver trasmesso al personale nel tempo, per rivederne il contenuto o per aggiornarli e renderli più coerenti con i vari cambiamenti della tua realtà aziendale.

E’ uno strumento di taglio pratico, calibrato specificamente sulla tua realtà e che può rivelarsi molto utile anche nell’agevolare e rendere più efficiente il lavoro quotidiano del tuo ufficio amministrativo o HR.

Avrai, infatti, a disposizione un unico documento – chiaro e trasparente – all’interno del quale sia tu che i tuoi dipendenti potrete trovare le regole generali, le prassi e le procedure in vigore all’interno del contesto lavorativo. 

Ma non solo: potrai utilizzare il Regolamento Interno per esprimere, tramite le regole individuate, l’etica, i principi e i valori aziendali. Questo è un profilo per noi molto importante, anche in ottica di sostenibilità sociale e di passaggio a società benefit.

Come costruire un Regolamento dei lavoratori di un’azienda software house

Puoi inserire nel tuo Regolamento Interno le regole, le procedure e le prassi aziendali.

1) Le prassi generali all’interno del regolamento aziendale

Può trattarsi di disposizioni più ampie e generiche relative alla condotta del personale, agli orari di lavoro anche straordinari, alla rilevazione delle presenze, alle pause, agli iter da seguire per comunicare le assenze o i ritardi, all’organizzazione dei periodi di ferie. 

2) I processi della tua azienda digitale

Ma può trattarsi anche di regole più specifiche sui tuoi processi interni e sulle procedure da osservare in determinate situazioni.

Ad esempio, se sei un’agenzia di comunicazione, fissare i vari step di approvazione da parte del cliente può essere un elemento da prevedere così da uniformare le attività.

3) Le regole specifiche tra agenzia e dipendenti

Nel Regolamento puoi codificare anche alcuni istituti ovvero riprendere dalla normativa e andare a descriverle nel concreto all’interno della tua azienda.

Ad esempio:

• puoi inserire una sezione dedicata alla policy sull’uso degli strumenti di lavoro (computer, smartphone, posta elettronica, tablet, ecc.)
• puoi prevedere una parte sulla sicurezza informatica
• puoi valutare una sezione dedicata alla riservatezza dei documenti e delle informazioni aziendali
• puoi accludere la parte sulla disciplina del whistleblowing

Il regolamento aziendale e il codice disciplinare

Una parte del Regolamento è solitamente dedicata al Codice Disciplinare.

Sai già che il Contratto Collettivo (C.C.N.L.) che applichi ai tuoi rapporti di lavoro, contiene degli articoli dedicati alle norme disciplinari ed elenca una serie di comportamenti che sono considerati una violazione delle generali regole di condotta, suddividendoli per tipologia di sanzione proporzionata che può essere applicata (dal richiamo verbale a quello scritto, dalla multa alla sospensione dal lavoro e dalla retribuzione, sino a giungere ai casi più gravi di licenziamento).

Le elencazioni dei C.C.N.L. però sono necessariamente molto ampie e generiche perché riguardano una platea di lavoratori più estesa. Quando capita un’infrazione disciplinare in azienda può essere difficile individuarla nel contratto collettivo o compararla con una delle casistiche riportate e quindi diventa anche più incerto stabilire quale sanzione sia giusto adottare.

Per questo può essere utile integrare le disposizioni del C.C.N.L. con un Codice Disciplinare interno, nel quale puoi specificare le violazioni che ritieni più rilevanti nella tua realtà aziendale o che si sono, purtroppo, verificate più spesso nel tuo contesto e puoi, per ciascuna, indicare la relativa sanzione.

Attenzione a non violare la legge con il regolamento aziendale

Nel mettere a punto il tuo Regolamento Interno devi tenere presente che questo strumento integra ma non deroga le regole di legge e quelle del contratto collettivo.

Con il Regolamento, però, non puoi mai modificare in termini peggiorativi il trattamento giuridico ed economico dei tuoi dipendenti!

Per ciascuna regola, pertanto, occorre verificare preliminarmente che ci sia compatibilità con le norme legali e contrattuali prima di procedere al suo inserimento.

Se il tuo Regolamento contiene il Codice Disciplinare, ci sono anche delle formalità e delle pubblicità specifiche da rispettare a pena di nullità, come l’affissione in luogo accessibile a tutti.

Ti anticipiamo che non è un’attività che puoi fare autonomamente, è importante avere un professionista che ti dia supporto.

Come iniziare: ti aiutiamo a costruire il tuo regolamento aziendale

Ecco i punti da dove partire per costruire il tuo regolamento aziendale interno per la regolamentazione dei lavoratori dipendenti della tua agenzia di marketing o software house.

Prima fase: cosa scrivere nel regolamento aziendale

Se hai già adottato negli anni procedure, regole, documenti, lettere, comunicazioni varie sull’organizzazione del lavoro, puoi iniziare raccogliendole e facendo il punto della situazione cercando di rispondere alle domande: come voglio organizzare la mia realtà? Quali regole voglio mantenere? Quali vorrei eliminare, modificare o aggiornare?

Se invece non hai mai messo per iscritto nulla di preciso, puoi iniziare elencando quelli che vorresti fossero i temi da regolamentare, le procedure che vorresti introdurre e le regole che vorresti chiarire al personale.

Seconda fare: come scrivere un buon regolamento interno

Chiarito COSA inserire nel Regolamento, va verificato SE e COME inserirlo.

Si apre la fase di verifica della coerenza e compatibilità delle regole e procedure con le norme di legge e di C.C.N.L.. Richiamiamo quindi l’attenzione che devi prestare su quanto indicato sopra.

Terza fase: come comunicare il regolamento dei dipendenti

Superato questo step, si può impostare il testo e curarne l’aspetto grafico e comunicativo.

Una volta introdotto il Regolamento, è bene fissarsi dei momenti periodici per valutare se e come aggiornare il contenuto e ricordarsi di fare un check quando si verificano importanti cambiamenti all’interno dell’agenzia.

Foto di Beatriz Pérez Moya su Unsplash