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Autore: Valentina Trevisan

Diventare società benefit. La guida operativa per le agenzie di comunicazione

Accompagniamo le aziende nel percorso per diventare società benefit e nell’attuazione delle finalità di beneficio comune mediante azioni concrete a supporto di persone, ambiente e comunità: ti spieghiamo, per fasi, le attività.

Cosa significa diventare una società benefit?

La società benefit è un modello ibrido di impresa caratterizzato da un duplice scopo. Oltre allo scopo di profitto, tipico che riguarda i soci, vi è anche un beneficio comune che riguarda tutti, persone, dipendenti, fornitori, clienti, comunità territoriali, capitale umano.

    Il concetto di benefit è legato al tema della sostenibilità come equilibrio tra fattore ambientale, economico e sociale.

    Diventare società benefit significa innanzitutto interrogarsi sul perchè. Il percorso per diventare e rimanere società benefit non è semplice e richiede energie, tempi e risorse.

    Ci piace parlare di benefit e non è la prima volta che lo facciamo: ti rinviamo quindi all’articolo dedicato al tema che ti aiuta a comprendere anche cosa non è benefit.

    Crediamo in quello che facciamo e anche noi, come le aziende che accompagniamo, siamo orientati alla sostenibilità, come naturale sviluppo della nostra idea di studio legale. Puoi leggere il nostro impegno verso la sostenibilità, qui. Vedrai azioni semplici, ma concrete e reali. 

    Le 5 fasi per diventare società benefit

    Il nostro lavoro è quello di fornire consulenza preliminare e supporto nella trasformazione e attuazione delle finalità. Ecco quindi una guida operativa per diventare un’agenzia di comunicazione, un’azienda digitale o una software house benefit.

    1) Fase di analisi: l’indagine sulle intenzioni

    La prima fase consiste nell’indagine sulle intenzioni: perchè vuoi diventare società benefit?

    È fondamentale comprendere che diventare società benefit non è semplicemente una dicitura utile per un marketing più mirato.

    L’agenzia è invitata a raccontare le pratiche attuali in termini di sostenibilità che già vengono adottate e i temi di responsabilità sociale che sono obiettivi futuri.

    Noi professionisti:

    • chiediamo la compilazione un questionario strutturato per acquisire informazioni compete sulla realtà aziendale
    • analizziamo la documentazione: statuto, atto costitutivo, visura
    • restituiamo un primo feedback dell’attività

    2) Fase di pianificazione: le finalità di beneficio comune di un’azienda nel digitale

    La seconda fase consiste principalmente nell’individuazione delle finalità di beneficio comune.

    Vengono svolte attività di facilitazione e co-progettazione per identificazione degli obiettivi, degli outcome e delle azioni correlate.

    L’agenzia deve attivarsi nello svolgimento di esercizi.

    3) Fase di trasformazione: modificare lo statuto della web agency

    Questa è una fase più legal, in cui si procede con la modifica dello statuto per l’introduzione delle finalità benefit. È necessario l’intervento di un notaio.

    Per diventare società benefit lo statuto va modificato nei seguenti termini:

    • Specificare le finalità di beneficio comune
    • Aggiungere alla denominazione “società benefit”
    • Indicare il nominativo del responsabile d’impatto

    La modifica dello statuto può essere l’occasione per compiere anche altre valutazioni:

    • modificare la denominazione sociale affinchè sia maggiormente in linea con le finalità benefit;
    • modificare la compagine societaria (soci) o gestoria (amministratori) che non ritengono di voler proseguire con questa nuova veste;
    • inserire altri elementi opzionali

    3) Fase di attuazione: attenzione alle azioni concrete

    La fase di attuazione consiste nel formalizzare la modifica dello statuto, nell’individuare le macro-azioni e le micro-azioni per gli obiettivi di beneficio comune che sono stati individuati.

    Sotto il profilo legale, le azioni possono essere varie in ragione alle finalità individuate. Ti riportiamo alcuni esempi reali.

    > Una software house per la sostenibilità ambientale

    Se una software house, sceglie una gestione diversa dei device anche in corso di dismissione, avrà necessità di introdurre una policy interna, elaborare dei contratti di noleggio/leasing, gestire la privacy delle informazioni, adottare un regolamento dei sistemi informatici.

    Tra i 17 obiettivi di sviluppo sostenibile, il goal potrebbe essere il numero 9 che consiste nel costruire un’infrastruttura resiliente, promuovere l’industrializzazione inclusiva e sostenibile e sostenere l’innovazione

    Nello specifico, il 9.4 prevede di migliorare le infrastrutture e riconfigurare in modo sostenibile le industrie, aumentando l’efficienza nell’utilizzo delle risorse e adottando tecnologie e processi industriali più puliti e sani per l’ambiente, facendo sì che tutti gli stati si mettano in azione nel rispetto delle loro rispettive capacità.

    > Un’azienda nel digitale per la sostenibilità sociale

    Un’azienda che lavora nel digitale i cui dipendenti e collaboratori non hanno necessità di recarsi in ufficio per svolgere la propria attività lavorativa, se ritiene importante un miglior bilanciamento vita-lavoro, avrà necessità di modificare l’impianto dei contratti di lavoro: accordo di smart working, gestione dei device, controllo da remoto dei lavoratori in smart working, ecc.

    Tra i 17 obiettivi di sviluppo sostenibile il goal potrebbe essere il numero 8 ossia promuovere una crescita economica duratura, inclusiva e sostenibile, la piena occupazione e il lavoro dignitoso per tutti

    > Un’agenzia di marketing nella gestione della governance interna

    Un’agenzia di marketing che intende investire nel miglioramento dei rapporti interni, per limitare il turnover e mantenere un maggior ingaggio dei lavoratori, può avere necessità di rivedere la contrattualistica e gli strumenti di gestione delle decisioni.

    Anche qui, l’obiettivo può essere il numero 8 declinato verso due versanti:

    • 8.2: Raggiungere standard più alti di produttività economica attraverso la diversificazione, il progresso tecnologico e l’innovazione, anche con particolare attenzione all’alto valore aggiunto e ai settori ad elevata intensità di lavoro
    • 8.3: Promuovere politiche orientate allo sviluppo, che supportino le attività produttive, la creazione di posti di lavoro dignitosi, l’imprenditoria, la creatività e l’innovazione, e che incoraggino la formalizzazione e la crescita delle piccole-medie imprese, anche attraverso l’accesso a servizi finanziari

      La legge impone poi l’elaborazione di una relazione d’impatto per rendicontare le attività svolte. Va quindi prestata massima attenzione sugli effettivi impegni e sulle azioni in quanto, in caso di violazione, società e amministratori possono essere ritenuti responsabili.

      5) Fase di controllo e miglioramento

      È fondamentale verificare la concreta attuazione delle azioni verso gli obiettivi oppure le ragioni per le quali detti obiettivi non sono stati raggiunti. Tutto questo deve essere descritto nella relazione d’impatto.

      Ogni anno, si eseguirà un controllo relativo alle finalità, un resoconto delle azioni svolte, un piano delle attività da svolgere e una verifica della collocazione dell’azienda rispetto agli obiettivi prefissati.

      Il ruolo dei professionisti nella trasformazione in società benefit

      Legal for Creativity è composto da professionisti legali e ci occupiamo di tutti i profili giuridici correlati alla trasformazione. Ti abbiamo riportato alcuni esempi operativi concreti.

      Siamo anche partner di Symbiosa, un progetto nato tra professionisti multidisciplinari per accompagnare le imprese in modo completo e costante nel proprio percorso di miglioramento.

      Foto di Andrew Small su Unsplash

      Perchè alla tua agenzia di marketing serve un avvocato

      Lavoriamo costantemente con agenzie di comunicazione e con software house sia per singoli progetti sia per una consulenza continuativa e vogliamo raccontarti perchè, sulla base della nostra esperienza, anche alla tua azienda digitale serve un avvocato.

      Partiamo da un assunto: siamo sempre concentrati sui profili creativi e innovativi, tecnici e strategici delle nostre attività di agenzia di comunicazione o di azienda di software dimenticandoci dell’importanza di una solida base legale per la tutela della creatività e per la corretta gestione dei profili operativi. Abbiamo individuato almeno tre ragioni per le quali è fondamentale cambiare visione e incaricare uno studio legale che se ne occupi anche day by day.

      1) Un approccio di prevenzione del rischio è meglio che un intervento d’urgenza

      Legal for Creativity è uno studio legale che adotta un approccio basato sul rischio con una valutazione preliminare approfondita e specifica delle minacce e dei punti di debolezza della tua azienda e dei processi attuali.

      Si chiama risk management e con specifico riguardo al processo contrattuale, contract risk management. Per saperne di più sulla gestione contrattuale completa, clicca qui.

      Questo ci consente di comprendere come organizzi attualmente il lavoro e come possiamo intervenire per eliminare o mitigare rischi e responsabilità.

      Ecco alcuni esempi.

      ❌ La proposta creativa senza indicazioni di copyright

      Inviare una proposta creativa priva di alcuna indicazione in merito al copyright e ai diritti sulla creatività può causarti problematiche.

      Un intervento successivo d’urgenza ha previsto un’analisi della situazione dopo che il problema (sviluppo autonomo del lavoro appropriandosi della creatività) si è verificato.

      Adottare invece un approccio preventivo significa intervenire sulla gestione delle trattative, mitigare le comunicazioni e prevedere in fase di proposta i riferimenti alla tutela del diritto d’autore sulla creatività.

      ❌ Bloccare lo sviluppo di un sito internet a causa del cliente

      Spesso ci accade di dover risolvere il problema del “cliente non collaborativo” che può causare un empasse, anche di grandi dimensioni.

      Intervenire con un approccio preventivo significa prevedere contrattualmente gli impegni del cliente con riguardo, ad esempio, alla realizzazione del sito: “trascorsi X giorni dalla messa a disposizione del sito internet, se il cliente non fornisce i testi e le immagini, il sito sarà pubblicato con testi lorem ipsum (di prova) e foto stock“.

      Che te ne pare?

      ❌ Il problema della consegna dei file aperti al cliente

      Il cliente che pretende la consegna dei file di lavorazione, dei file a livelli, dei master, può arrivare a causare contenziosi.

      In questo caso, fermo che la Cassazione è da poco intervenuta sul punto a nostro favore, stabilendo di fatto che i file di lavorazione non vengono consegnati, è fondamentale inserire all’interno del contratto una clausola relativa alla gestione dei diritti di copyright sulla creatività, sui progetti esclusi, sui contenuti creativi consegnati al cliente.

      2) Definire una corretta organizzazione contrattuale per la tua web agency evita molti problemi

      Siamo convinti che adottare un metodo di lavoro che include anche il processo legale sia fondamentale per un’azienda.

      Definire delle procedure ti consente di delegare e di non sbagliare. Avere dei documenti sviluppati nel tempo ti consente di definire a priori come vogliamo impostare il nostro lavoro.

      La gestione contrattuale non si traduce esclusivamente sulla redazione di un contratto di servizi di comunicazione (anche se è già un buonissimo punto di partenza) ma richiede un percorso che ci consente di ri-organizzare, insieme, i profili legali della tua attività creativa. Divieto assoluto di utilizzare format o modelli scaricati online!

      Infatti, i documenti vanno creati sulla base delle esigenze concrete. Alcuni esempi di necessità diverse:

        Ti ritrovi?

        3) Conoscere in modo approfondito e intervenire sul modello di business

        La terza ragione per la quale riteniamo che avere uno studio legale esterno a costante supporto di un’agenzia di comunicazione è fondamentale è che ti consente di approcciarti con un legale che conosce in modo profondo le dinamiche della tua realtà aziendale.

        Di solito noi partiamo da un colloquio conoscitivo, seguito da un audit approfondito sulla realtà aziendale. Facciamo uno screening: visura, documenti, procedure. E poi andiamo a compilare insieme questionari e checklist. Ci serve tutto per comprendere chi sei e come possiamo realmente esserti utili.

        Ad esempio, se ti rivolgi a noi dicendoci di non avere nessun documento contrattuale e nessun atto che tuteli la tua realtà, per noi è fondamentale chiederti: cosa senti essere prioritario? qual è il tuo bisogno principale?

        La consulenza legale strategica per le aziende online si traduce, sotto il piano del business, in:

        • Trasparenza: Avere contratti chiari favorisce i rapporti di fiducia con clienti e fornitori. Tutti comprendono i termini dell’accodo e si arriva alla firma in tempi brevi.
        • Efficienza: Avere dei contratti creati ad hoc e declinabili anche in via autonoma, consente processi aziendali più fluidi e diminuire le interruzioni dovute a problematiche legali.
        • Pianificazione: Avere documenti solidi conante anche una pianificazione più a lungo termine, considerando che i rischi legali vengono notevolmente diminuiti.

        Per noi, tutta la parte di pianificazione è fondamentale e vediamo che i clienti si ritrovano molto in linea con questo metodo di lavoro. Se vuoi conoscerci e approfondire il nostro ruolo attivo di studio legale per agenzie di comunicazione e aziende di software, puoi contattarci direttamente qui.

        Foto di Moondance da Pixabay

        Il servizio di cloud computing delle software house: quali rischi e responsabilità?

        Se sei una software house o un’azienda che fornisce servizi per la digitalizzazione delle imprese, potresti essere un rivenditore di servizi cloud e quindi di risorse informatiche condivise come server, storage, reti e applicazioni, ospitate su infrastrutture remote. Ti sei mai chiesto come regolamentare i rischi e responsabilità legate a questa attività?

        Il cloud computing come servizio

        Il cloud computing è il servizio che eroghi a favore del tuo cliente e che di solito a tua volta hai acquistato da uno o più venditori.

        Può essere unico, oppure uno dei tuoi servizi principali che fornisci accanto ad altre attività (ad esempio, la manutenzione di un sito internet, il servizio backup, il disaster recovery e la gestione dei dati, ecc). A volte può diventare anche un servizio accessorio: ma in questi casi i clienti software house chiedono di specificare all’interno ad esempio di un contratto per sviluppo software o di consulenza hardware, che l’azienda non intende svolgere anche servizio di backup e archiviazione dei dati (per evitare di dare per scontato).

        Di solito, i venditori (Dropbox, Google, o altri) impongono i loro termini e condizioni di servizio che posiamo unicamente accettare, se vogliamo fruire del servizio.

        Redigere un contratto per il servizio di cloud computing significa invece descrivere la relazione tra il fornitore/provider di servizi cloud e il tuo cliente. È importante regolamentare i termini e le condizioni per l’uso e la gestione dei servizi cloud offerti.

        Perchè un contratto di servizi di cloud computing?

        Si tratta di un’attività ad alto rischio per i dati dei tuoi clienti, i segreti aziendali, le informazioni di dipendenti e fornitori.

        Tutto questo si traduce in responsabilità contrattuale ed extracontrattuale della tua software house in caso di perdita di dati ed informazioni o a causa di una mancata adeguata gestione.

        Dal punto di vista operativo, è quindi fondamentale dotarsi degli strumenti migliori per limitare i rischi.

        Sotto il profilo legale diventa altrettanto essenziale stabilire diritti, doveri e responsabilità che fornitore e cliente avranno e dovranno rispettare

        Quali sono gli elementi fondamentali del contratto di cloud computing? 

        Ovviamente, non vogliamo che tu scriva autonomamente un contratto. Ma vogliamo spiegarti, anche per farti capire che la lingua che parliamo è la stessa, quali sono gli aspetti fondamentali da valutare e includere all’interno di un contatto di cloud computer tra la tua software house e il cliente finale.

        I servizi cloud offerti possono essere molto diversi tra loro, per cui è naturale che anche il contratto che li riguarda cambi molto. Tuttavia, si possono ritrovare degli elementi in comune che risulteranno spesso presenti.

        Questionario di partenza per la redazione di un contratto di cloud computing

        Partiamo quindi da alcune domande che puoi farti per inquadrare l’argomento. Forniscici le risposte per iniziare già in concreto.

        Descrizione dettagliata dei serviziQuali sono i servizi di cloud computing che offri al tuo cliente? Quali sono le fasi di attivazione?
        Valutazione della sicurezza delle informazioni e della privacy dei datiQuali sono le misure di protezione che attui per la tutela delle informazioni? Cosa stabilisce il tuo venditore a riguardo?
        InterventiCome gestisci gli interventi di manutenzione e assistenza? Sia a livello di attività ma anche di tempistiche.
        questionario per la redazione di contratto per servizio di cloud computing

        Quali sono i rischi da gestire con il contratto di cloud computing?

        Come saprai, quando si parla di servizi cloud ci sono una serie di rischi che possono essere affrontati al meglio solo se si agisce preventivamente. Uno degli strumenti per un approccio basato sul rischio è elaborare un contratto di cloud computing adeguato.

        5 rischi e come prevenirli con un contratto di cloud computing

        1. Sicurezza dei dati. Ovvero la possibilità che i dati dell’utente siano compromessi a causa di vulnerabilità nella sicurezza del servizio cloud. È fondamentale valutare l’affidabilità del provider affinchè non possa configurarsi una colpa connessa alla scelta dell’effettivo erogatore del servizio.
        2. Disponibilità del servizio. Ovvero il rischio di interruzioni del servizio che possono causare tempi di inattività e perdite di produttività per il cliente. Inserire all’interno del contratto tempi e modalità relative a manutenzione e aggiornamenti ma anche tempistiche di intervento in caso di malfunzionamenti.
        3. Compliance normativa. Ovvero il rischio che il servizio cloud non sia conforme ai requisiti normativi applicabili, come GDPR o altre leggi sulla privacy e sulla sicurezza dei dati. Ti suggerisco in questo senso di demandare ad un professionista specializzato questo profilo (ci occupiamo di privacy!).
        4. Problemi di prestazioni. Ovvero il rischio che il servizio cloud non soddisfi le aspettative in termini di prestazioni, velocità di risposta o scalabilità, compromettendo le esigenze del cliente. Approfondisci le modalità per scioglierti dall’accordo con il provider.
        5. Rischio di cessazione del servizio. Ovvero il rischio che il provider di servizi cloud cessi l’attività o interrompa il supporto per un determinato servizio, rendendo difficoltoso l’accesso e la gestione dei dati e delle risorse. All’interno del contratto dovrai definire durata del servizio e rinnovi.

        Come gestire le responsabilità in caso di malfunzionamenti al servizio?

        Ovviamente qui parliamo in generale: la risposta è quindi, dipende! Dipende dalla tipologia del servizio, dalla relazione con il provider, dalle clausole del contratto di cloud computing tra software house e cliente finale, ecc.

        In generale:

        1. In caso di mancata erogazione del servizio, perdita di dati, gestione non corretta, la software house sarà responsabile in via diretta nei confronti del cliente finale.
        2. Tuttavia, potrà poi agire in regresso nei confronti del provider, entro i termini indicati nei termini e condizioni.
        3. Considera però che anche l’utente potrebbe essere ritenuto responsabile: ad esempio di un uso non corretto dei servizi cloud anche in merito alla gestione dei propri dati e alla scelta di quali inserirvi.

        Come avrai intuito, la gestione del servizio di cloud computing, implica valutazioni concrete che includono anche i fornitori.

        Puoi richiederci un colloquio così da gestire i rischi in via preventiva e regolamentare in modo completo la gestione del tuo servizio di cloud computing.

        Foto di Growtika su Unsplash

        L’influencer è un agente di commercio? Scrivere un contratto per influencer marketing nel 2024

        Come gestire il rapporto commerciale tra azienda (o agenzia di marketing) e l’influencer? Come inquadrare, dal punto di vista fiscale, un ambassador? Cosa scrivere nel contratto per content creator? Vogliamo aggiornarti in modo completo sul tema dopo una recentissima sentenza del Tribunale di Roma. Ecco i punti fondamentali da conoscere.

        Sappiamo bene, perchè ce ne occupiamo quotidianamente, che influencer, ambassador, testimonial, content creator, a livello operativo, sono figure molto diverse. Tuttavia, a livello legislativo, non esiste il “contratto per influencer” o “l’accordo tra azienda e ambassador” o “le regole giuridiche per il content creator”.

        Fino ad oggi, esisteva semplicemente la possibilità di creare degli accordi nuovi, purchè meritevoli di tutela e rispettosi della legge, oltre che di varie linee guida.

        Oggi invece, con l’intervento del Tribunale di Roma, dobbiamo conoscere cosa sta cambiando.

        Se quindi usi o vuoi usare delle persone nella comunicazione per la tua impresa o per i tuoi clienti, ti suggeriamo di leggere bene questo articolo e poi rivedere gli schemi contrattuali in uso.

        Cos’è l’influencer marketing nel 2024?

        L’influencer marketing è un esperto del settore che, con i propri post, permette di offrire maggiore visibilità a prodotti o servizi da lui promossi, avvalendosi dei canali web che ritiene più opportuni ed adeguati (social network, blog personale, Youtube, ecc.).

        L’influencer, proprio per il ruolo determinante che svolge all’interno dei processi comunicativi, viene spesso incaricato dalle imprese del settore in cui opera al fine di pubblicizzare i prodotti, andando così a svolgere un’attività promozionale delle vendite, dietro pagamento di un compenso. Se sei un influencer, questo è utile da descrivere bene nei servizi all’interno del contratto.

        Con il contratto di influencer, infatti, l’azienda persegue lo scopo di far diventare propri clienti i followers dell’influencer. Ovviamente, massima attenzione al tipo di obblighi che assumi, agli obiettivi di risultato richiesti.

        Quale contratto per chi fa influencer marketing?

        Le figure professionali nate negli ultimi anni con l’avvento dei social network (influencer, testimonial, ambassador, content creator) non hanno ancora una propria regolamentazione.

        Per capire quale contratto applicare bisogna attingere dalle tipologie esistenti e valutare la forma più adatta in base all’attività che viene richiesta al professionista.

        Il contratto di influencer marketing fino a ieri

        Fino ad oggi, per i rapporti di lavoro con l’influencer marketing si è spesso utilizzato il contratto di lavoro autonomo e, in base alla durata ed alla continuità del legame professionale da instaurare, si è ricorso al contratto a Partita Iva, alla collaborazione coordinata e continuativa, al lavoro occasionale o, al massimo, al procacciamento d’affari. Ne abbiamo già parlato qui

        A tale contratto, sono poi stati aggiunti elementi propri di altre tipologie contrattuali (ad esempio, il pagamento del compenso a percentuale o rapportato agli affari conclusi), tant’è che il contratto con l’influencer è definito come un contratto “atipico”.

        Cosa cambia da oggi nel contratto di influencer marketing?

        Da oggi, il contratto di influencer può diventare un contratto di agenzia con i conseguenti obblighi di natura giuridica e fiscale. Ecco la diversa prospettiva che viene data dal Tribunale di Roma.

        L’influencer può essere considerato un agente di commercio quando sono presenti alcuni elementi nella relazione contrattuale tra influencer e agenzia o influencer e agenzia di marketing.

        • lo scopo del contratto è la vendita dei prodotti promossi direttamente ai followers dell’influencer ed i followers in sede di acquisto devono inserire il codice sconto personalizzato associato all’influencer raggiungibile unicamente attraverso le pagine social dell’influencer (così da avere il collegamento dell’acquisto all’attività del singolo influencer);
        • la presenza di una zona determinata da intendersi non in senso geografico (come una Provincia, una Regione o una Nazione) ma come comunità dei followers dell’influencer che acquistano i prodotti della società tramite il codice sconto personalizzato dell’influencer;
        • il vincolo di stabilità che può desumersi non solo dalla durata del contratto, ma anche dalla presenza di estratti conto contabili relativi ai compensi riferibili all’influencer o dalla sistematica emissione di fatture per una serie indeterminata di affari procurati attraverso l’attività promozionale svolta sui social e siti web;
        • la presenza di un compenso a percentuale legato agli affari conclusi positivamente.

        Ti torna? È fondamentale fare una verifica partendo da qui.

        E’ invece irrilevante il modo attraverso cui l’influencer induce i propri followers all’acquisto, non essendo necessario che si rivolga individualmente a ciascuno di loro presentando le caratteristiche del prodotto, il prezzo e sollecitandone l’acquisto (come, di solito, fanno gli agenti di commercio) perché nel mondo web la promozione dei prodotti viene assicurata attraverso la pubblicazione sui vari social network da parte dell’influencer di contenuti (post o stories) destinatati alla platea dei propri followers.

        Il contratto di agenzia per chi crea contenuti online

        L’influencer come agente di commercio

        Il contratto di agenzia è un contratto di lavoro autonomo nel quale una parte – l’agente – assume stabilmente e professionalmente l’incarico di promuovere la conclusione di contratti in una determinata zona, in cambio di una provvigione, per conto di un’altra parte (il preponente).

        L’influencer come procacciatore d’affari

        Si distingue dal semplice procacciamento d’affari per la stabilità e la continuità del rapporto. Il procacciatore, infatti, si limita occasionalmente ed in maniera discontinua a trasmettere al preponente i singoli ordini dei clienti, senza avere una zona territoriale d’azione predeterminata.

        Elementi tipici del contratto d’agenzia

        Per parlare di contratto di agenzia, di solito si fa riferimento ad alcuni elementi, descritti nel tipo contrattuale da parte del legislatore.

        • la promozione della conclusione dei contratti, ossia l’attività di ricerca della potenziale clientela, illustrazione dei prodotti, la pubblicizzazione finalizzata a concludere l’affare (= acquisto). La ricerca del cliente non è indispensabile perché sussiste agenzia anche se il cliente è acquisito dal preponente o in altro modo;
        • l’assegnazione di una zona determinata, in senso geografico o come categoria di soggetti (i.e. l’area della grande distribuzione) o come posizione di mercato (per gli influencers);
        • l’onerosità dell’incarico, ossia il pagamento di un corrispettivo in misura fissa o a provvigione;
        • l’autonomia organizzativa, ossia la libertà di scelta della clientela e dei metodi di promozione ritenuti più efficaci, pur in osservanza delle istruzioni del preponente;
        • la stabilità dell’incarico, ossia l’impegno a svolgere l’attività di promozione in maniera non occasionale.

        Quali conseguenze per l’influecer agente di commercio?

        Individuare la forma contrattuale più corretta in base all’attività, all’impegno ed alla durata del rapporto con l’influencer marketing è essenziale, perché l’eventuale riqualificazione del contratto – come avvenuto nel caso deciso dal Tribunale di Roma – espone la società a rilevanti conseguenze economiche e sanzionatorie.

        Ti ricordiamo che la riqualificazione del contratto può essere rilevata dalle autorità ispettive in caso di accertamento o può essere chiesta dallo stesso influencer marketing che ne abbia interesse (soprattutto per i casi di risoluzione del rapporto).

        Alla riqualificazione operata in sede ispettiva, consegue la richiesta di pagamento della contribuzione obbligatoria omessa e l’elevazione di sanzioni per omissione o evasione contributiva.

        Nel rapporto di agenzia, infatti, è obbligatoria l’iscrizione ad ENASARCO ossia l’Ente di previdenza integrativa obbligatoria dei professionisti dell’intermediazione commerciale e finanziaria con contratto di agenzia o rappresentanza.

        A tale Ente devono essere versati i contributi obbligatori ed il Fondo Indennità Risoluzione del Rapporto (c.d. FIRR), secondo quanto previsto dal Regolamento dell’Ente stesso.

        Può poi accadere, in caso di risoluzione litigiosa del rapporto contrattuale con l’influencer, che sia quest’ultimo a contestare il contratto e a chiederne la qualificazione come contratto di agenzia, al fine di ottenere il versamento delle indennità di fine rapporto stabilite dalla legge o dagli Accordi Economici Collettivi.

        Cosa fare da oggi nei contratti con gli influencer?

        Attenzione quindi: ci sono vari elementi a cui fare massima attenzione nella gestione del rapporto contrattuale. La recente pronuncia del Tribunale di Roma accende luce sull’importanza di strutturare sin dall’inizio, in maniera corretta, il contratto di lavoro con l’influencer marketing.

        Ecco alcuni punti da seguire.

        1) Regola base: non utilizzare dei format standard online

        Nel caso che ti abbiamo portato, gli ispettori del lavoro avevano accertato che la società aveva scaricato un modello on-line senza premurarsi di verificare che si trattasse di un format effettivamente rispondente al tipo di rapporto che voleva instaurare (che in realtà, una consulenza).

        È quello che diciamo ogni giorno: è fondamentale avere dei propri modelli da utilizzare, elaborati sulla propria realtà aziendale.

        2) Valutare bene la forma giuridica del contratto per influencer marketing

        Ti abbiamo detto che a livello legislativo non c’è la figura dell’influencer. È quindi fondamentale valutare quali sono i servizi vengono fornirti all’azienda per stabilire quale contratto adottare. È una consulenza? È un’attività di comunicazione generale? È la creazione di contenuti per il brand? È la sponsorizzazione di prodotti?

        E’, dunque, essenziale ricorrere alla forma giuridica migliore, tenendo presente l’attività che si vuole affidare e le modalità operative con cui si intende organizzare il rapporto. Non tutti i contratti sono uguali e come hai visto possono portare diverse conseguenze.

        Ti possiamo quindi dare supporto in questa attività: puoi prenotare un colloquio per verificare se nel tuo caso parliamo di contratto di influencer marketing come agente di commercio, o no.

        3) In generale: gestire in modo corretto e aggiornato tutta la contrattualistica

        Come sai, ci teniamo molto a fornire un impianto contrattuale corretto, adeguato e ben strutturato, perchè fondamentale per lavorare bene: ci occupiamo infatti di contract management in modo completo per le agenzie di comunicazione.

        A questo, aggiungici che probabilmente la sentenza del Tribunale di Roma potrebbe aprirà la strada per ulteriori accertamenti da parte di Enasarco, sarà quindi fondamentale aggiornare i contratti con gli influencer e strutturare al meglio i propri format per il futuro.

        E quindi? No panic. Possiamo conoscerci, approfondire alcuni punti, confrontarci e valutare insieme, per ogni situazione, qual è il contratto correttamente applicabile per le attività di marketing e comunicazione della tua azienda.

        Perché un Regolamento Aziendale per un’agenzia di comunicazione o una software house?

        Il Regolamento Interno è il documento scritto all’interno del quale come agenzia di comunicazione o software house, puoi inserire le regole pratiche che vorresti adottare per meglio organizzare la tua impresa digitale ed il lavoro del personale.

        Perchè avere un regolamento dei dipendenti?

        Ogni impresa ha delle proprie particolarità ed è importante adottare di procedure e regole interne che possano rendere uniformi i comportamenti sul luogo di lavoro.

        Un’organizzazione efficiente e funzionale del lavoro è la chiave di qualsiasi agenzia di marketing e comunicazione e software house.

        Ci ritroviamo sempre con maggiore frequenza a dare supporto su queste tematiche e possiamo dirti che un regolamento interno dei dipendenti può essere utile per un’agenzia di comunicazione o di software sotto molti profili:

        • Gestire in modo lineare le procedure interne. Sapere cosa fare e come farlo, cosa è vietato e consentito è il primo step per il rispetto delle regole.
        • Evitare qualsiasi forma di disparità di trattamento. Anche involontariamente, se si applicano misure differenti, questo comporta problematiche interne sicure.
        • Comunicare in modo ordinato le regole. Nella frenesia quotidiana può capitare che le regole vengano adottate e comunicate in maniera informale (a voce) o che le buone prassi cerchino di essere diffuse con svariate lettere, comunicazioni o ordini di servizio che, stratificandosi negli anni, possono creare confusione o aumentare il rischio di contraddizioni.
        • Amministrare le infrazioni. Se dovesse verificarsi un’infrazione, può essere complesso risalire alla regola violata e ciò può comportare inutili rischi – anche economici – per l’agenzia stessa.
        • Comminare le sanzioni. I dipendenti conoscono che a fronte di quella violazione possono essere destinatari di quella sanzione.

        Intuisci quindi quanto possa essere utile munirsi di un Regolamento Interno per semplificare la vita lavorativa e l’organizzazione delle risorse.  

        Quali sono i requisiti di un Regolamento Interno dei dipendenti di un’agenzia di comunicazione

        Puoi usare il Regolamento Interno per unificare, in un solo testo, tutte le regole che hai già adottato singolarmente negli anni: può essere una buona occasione per sistemare, in maniera più chiara e organica, vari comunicati che potresti aver trasmesso al personale nel tempo, per rivederne il contenuto o per aggiornarli e renderli più coerenti con i vari cambiamenti della tua realtà aziendale.

        E’ uno strumento di taglio pratico, calibrato specificamente sulla tua realtà e che può rivelarsi molto utile anche nell’agevolare e rendere più efficiente il lavoro quotidiano del tuo ufficio amministrativo o HR.

        Avrai, infatti, a disposizione un unico documento – chiaro e trasparente – all’interno del quale sia tu che i tuoi dipendenti potrete trovare le regole generali, le prassi e le procedure in vigore all’interno del contesto lavorativo. 

        Ma non solo: potrai utilizzare il Regolamento Interno per esprimere, tramite le regole individuate, l’etica, i principi e i valori aziendali. Questo è un profilo per noi molto importante, anche in ottica di sostenibilità sociale e di passaggio a società benefit.

        Come costruire un Regolamento dei lavoratori di un’azienda software house

        Puoi inserire nel tuo Regolamento Interno le regole, le procedure e le prassi aziendali.

        1) Le prassi generali all’interno del regolamento aziendale

          Può trattarsi di disposizioni più ampie e generiche relative alla condotta del personale, agli orari di lavoro anche straordinari, alla rilevazione delle presenze, alle pause, agli iter da seguire per comunicare le assenze o i ritardi, all’organizzazione dei periodi di ferie. 

          2) I processi della tua azienda digitale

          Ma può trattarsi anche di regole più specifiche sui tuoi processi interni e sulle procedure da osservare in determinate situazioni.

          Ad esempio, se sei un’agenzia di comunicazione, fissare i vari step di approvazione da parte del cliente può essere un elemento da prevedere così da uniformare le attività.

          3) Le regole specifiche tra agenzia e dipendenti

          Nel Regolamento puoi codificare anche alcuni istituti ovvero riprendere dalla normativa e andare a descriverle nel concreto all’interno della tua azienda.

          Ad esempio:

          Il regolamento aziendale e il codice disciplinare

          Una parte del Regolamento è solitamente dedicata al Codice Disciplinare.

          Sai già che il Contratto Collettivo (C.C.N.L.) che applichi ai tuoi rapporti di lavoro, contiene degli articoli dedicati alle norme disciplinari ed elenca una serie di comportamenti che sono considerati una violazione delle generali regole di condotta, suddividendoli per tipologia di sanzione proporzionata che può essere applicata (dal richiamo verbale a quello scritto, dalla multa alla sospensione dal lavoro e dalla retribuzione, sino a giungere ai casi più gravi di licenziamento).

          Le elencazioni dei C.C.N.L. però sono necessariamente molto ampie e generiche perché riguardano una platea di lavoratori più estesa. Quando capita un’infrazione disciplinare in azienda può essere difficile individuarla nel contratto collettivo o compararla con una delle casistiche riportate e quindi diventa anche più incerto stabilire quale sanzione sia giusto adottare.

          Per questo può essere utile integrare le disposizioni del C.C.N.L. con un Codice Disciplinare interno, nel quale puoi specificare le violazioni che ritieni più rilevanti nella tua realtà aziendale o che si sono, purtroppo, verificate più spesso nel tuo contesto e puoi, per ciascuna, indicare la relativa sanzione.

          Attenzione a non violare la legge con il regolamento aziendale

          Nel mettere a punto il tuo Regolamento Interno devi tenere presente che questo strumento integra ma non deroga le regole di legge e quelle del contratto collettivo.

          Con il Regolamento, però, non puoi mai modificare in termini peggiorativi il trattamento giuridico ed economico dei tuoi dipendenti!

          Per ciascuna regola, pertanto, occorre verificare preliminarmente che ci sia compatibilità con le norme legali e contrattuali prima di procedere al suo inserimento.

          Se il tuo Regolamento contiene il Codice Disciplinare, ci sono anche delle formalità e delle pubblicità specifiche da rispettare a pena di nullità, come l’affissione in luogo accessibile a tutti.

          Ti anticipiamo che non è un’attività che puoi fare autonomamente, è importante avere un professionista che ti dia supporto.

          Come iniziare: ti aiutiamo a costruire il tuo regolamento aziendale

          Ecco i punti da dove partire per costruire il tuo regolamento aziendale interno per la regolamentazione dei lavoratori dipendenti della tua agenzia di marketing o software house.

          Prima fase: cosa scrivere nel regolamento aziendale

          Se hai già adottato negli anni procedure, regole, documenti, lettere, comunicazioni varie sull’organizzazione del lavoro, puoi iniziare raccogliendole e facendo il punto della situazione cercando di rispondere alle domande: come voglio organizzare la mia realtà? Quali regole voglio mantenere? Quali vorrei eliminare, modificare o aggiornare?

          Se invece non hai mai messo per iscritto nulla di preciso, puoi iniziare elencando quelli che vorresti fossero i temi da regolamentare, le procedure che vorresti introdurre e le regole che vorresti chiarire al personale.

          Seconda fare: come scrivere un buon regolamento interno

          Chiarito COSA inserire nel Regolamento, va verificato SE e COME inserirlo.

          Si apre la fase di verifica della coerenza e compatibilità delle regole e procedure con le norme di legge e di C.C.N.L.. Richiamiamo quindi l’attenzione che devi prestare su quanto indicato sopra.

          Terza fase: come comunicare il regolamento dei dipendenti

          Superato questo step, si può impostare il testo e curarne l’aspetto grafico e comunicativo.

          Una volta introdotto il Regolamento, è bene fissarsi dei momenti periodici per valutare se e come aggiornare il contenuto e ricordarsi di fare un check quando si verificano importanti cambiamenti all’interno dell’agenzia.

          Foto di Beatriz Pérez Moya su Unsplash

          Il contract management di un’agenzia di comunicazione

          Il contract management consiste nella gestione del processo contrattuale con un approccio basato sulla prevenzione del rischio e con l’obiettivo di ridefinire in modo completo ed ordinato la struttura aziendale sotto il profilo legale.

          Sempre più spesso, come avvocato di agenzie di comunicazione, mi trovo ad esporre l’esigenza di definire (o ridefinire) il processo contrattuale, attività che non si traduce nella semplice costruzione d un contratto ma nello studio di tutto il processo, partendo dalla progettazione.

          Perchè ti parlo di gestione del processo contrattuale di un’agenzia di comunicazione?

          L’organizzazione di un processo contrattuale corretto consente di dotare la tua organizzazione degli strumenti (documenti e procedure) per lavorare in modo sereno.

          Non è infatti sufficiente un flusso di lavoro efficiente, se poi gli step di approvazione non sono ben individuati a livello di contratto.

          Ti ho parlato in modo approfondito del contratto per agenzie di comunicazione, puoi trovarlo qui. 

          Non è bene fornire delle idee creative meravigliose se a monte non si è previsto, già dalla fase delle trattative, una tutela adeguata a tutto quanto viene scambiato.

          Avere un processo contrattuale ben definito ti consente, ad esempio, di:

          1. Risparmiare tempo: hai una procedura definita e ripetibile
          2. Non commettere errori: hai dei documenti che utilizzi in modo standardizzato
          3. Delegare: se hai fissato un processo che hai condiviso con i tuoi dipendenti, saranno autonomi nell’applicazione
          4. Semplificare: magari adesso hai tanti documenti stratificati che non sai come utilizzare
          5. Ottenere la fiducia del cliente, anche attraverso lo strumento contrattuale, in ottica di trasparenza;

          Come gestire il processo contrattuale della tua agenzia di comunicazione

          Ti anticipiamo che è necessario impegno. Non è un lavoro in cui ci limitiamo a fornirti dei format, in quanto per lavorare bene è necessario conoscere profondamente la tua realtà aziendale ed elaborare delle procedure che siano effettivamente adeguate alle tue esigenze.

          Ci sarà una prima fase di audit ovvero di conoscenza e approfondimento, una seconda fase di progettazione dell’architettura contrattuale, una terza fase di effettiva elaborazione della documentazione, seguita da una quarta fase di concreta applicazione con formazione e una quinta di monitoraggio e miglioramento.

          Non è la legge a stabilire questo processo, ma l’abbiamo definito noi che conosciamo profondamente le realtà con cui lavoriamo e riteniamo che il processo così definito, sia funzionante.

          Abbiamo iniziato a parlare di contract management su LinkedIn, con l’obiettivo di raccontarlo per fasi, in ottica molto concreta, partendo dai casi concreti. Se vuoi seguirci, puoi partire da qui.

          Come iniziare: checklist e candidatura

          La prima fase è di conoscenza da parte nostra della tua realtà imprenditoriale e di consapevolezza da parte tua della necessità di adottare un processo contrattuale strutturato.

          Durante il primo colloquio, partiamo da alcune domande di base:

          1. Come gestisci la fase di trattativa con il cliente? Invii del materiale?
          2. Utilizzi contratti firmati oppure solo preventivi accettati?
          3. Quando inizi il lavoro? Sempre e solo dopo che è stato pagato il primo acconto?
          4. Quali sono secondo te gli aspetti migliorabili nella gestione del cliente?
          5. Hai avuto situazioni problematiche da gestire? Se si, quali?

          A seguire, ti chiediamo di trasmetterci tutta la documentazione per iniziare a lavorare e ad approfondire. La fase preliminare si conclude qui, ma poi inizia la fase uno che prevede un approfondimento reale sulla realtà aziendale.

          Usiamo strumenti innovativi perchè snellire i vari passaggi e mantenere sempre informato il cliente delle varie fasi di avanzamento.

          Come avrai intuito, riteniamo che il processo contrattuale di un’agenzia di comunicazione vada ben studiato e strutturato in modo professionale. Per questo non possiamo accettare di lavorare su tanti progetti contemporaneamente. Puoi quindi candidarti per un colloquio conoscitivo per comprendere se e come possiamo lavorare insieme.

          Foto di Jo Szczepanska su Unsplash

          Recupero di fattura insoluta: guida pratica per le agenzie di comunicazione

          Il recupero dei crediti può sembrare un’operazione complessa ma è fondamentale per mantenere le finanze di un’agenzia di comunicazione. Vogliamo semplificarti le fasi e descriverti le azioni giudiziali che svolgiamo a supporto della tua azienda.

          Il problema del mancato o ritardato pagamento delle fatture

          La gestione preventiva dei pagamenti consente all’agenzia di comunicazione, una tutela maggiore in caso di mancato o ritardato pagamento.

          Il pagamento delle fatture è infatti uno dei profili fondamentali che devono essere gestiti sin dalla fase delle trattative con il proprio cliente. Questo significa che è necessario stabilire almeno: la determinazione del corrispettivo, le modalità di veramente delle somme, le anticipazioni, i termini id pagamento, le rateizzazioni, le singole scadenze.

          Concluse le trattative, è importante inserire una clausola all’interno del contratto di servizi di comunicazione affinchè il cliente si impegni a rispettare tutto quanto concordato.

          Oltre a questo, è fondamentale descrivere le situazioni patologiche all’interno del contratto: ci riferiamo alla situazione in cui il cliente non paga o paga in ritardo. In questo caso si parla di inadempimento contrattuale, che può portare alla risoluzione del contratto per inadempimento.

          Le azioni per il recupero di una fattura insoluta

          Nonostante gli accordi, potrebbe accadere che il cliente non paghi. Ecco gli step operativi che puoi iniziare a svolgere in autonomia, per richiedere un pagamento in ritardo.

          ⚠️ Attenzione: anche per le prime fasi che puoi fare in autonomia, ti suggeriamo di rivolgerti ad un legale. Si tratta di attività molto delicate che sebbene possano sembrare semplici (chiedere il pagamento di ciò che ti spetta) possono nascondere delle situazioni che è bene analizzare sin da subito.

          1) Sollecito di pagamento da parte dell’agenzia di marketing

          Dopo un primo tentativo amichevole, di richiesta di pagamento del saldo, magari eseguito tramite una semplice comunicazione e-mail, ti suggeriamo di trasmettere una comunicazione formale tramite PEC, con cui richiedi il pagamento.

          Puoi fare menzione delle fatture insolute, dei termini di pagamento non rispettati ed informare che in caso di mancato pagamento del saldo, passerai la pratica al tuo legale di fiducia.

          2) Diffida formale stragiudiziale da parte del legale dell’azienda

          Se il primo tentativo non porta al risultato sperato, prima di intraprendere un’azione giudiziale, trasmettiamo un’ulteriore comunicazione PEC.

          Stavolta la comunicazione viene firmata da noi avvocati per conto dell’agenzia di marketing, in cui diffidiamo il pagamento, con interessi moratori maturati, spese legali e eventuali ulteriori spese.

          Puoi intuire che il tenore di questa comunicazione formale è più pesante in quanto lo step successivo è il recupero del credito rivolgendosi al Tribunale competente.

          L’azione può concludersi qui, qualora il cliente paghi spontaneamente o proponga un piano di rientro e l’agenzia di comunicazione decida di accettare la proposta.

          3) Ricorso per decreto ingiuntivo per l’agenzia di comunicazione

          Il ricorso per decreto ingiuntivo è un procedimento semplificato che presuppone l’esistenza di un credito certo liquido ed esigibile (come quello portato da una fattura) e che consente di ottenere un decreto ingiuntivo rivolgendosi all’Organo competente (Tribunale o Giudice di Pace).

          Il procedimento viene attivato quando il cliente non da riscontro alla diffida di pagamento, oppure contesta il dovere di pagare oppure è latitante nel chiedere un piano di rientro.

          Il ricorso per decreto ingiuntivo viene notificato al cliente, unitamente alla procura alle liti, al decreto ingiuntivo, all’atto di precetto. In questa fase le somme a carico del cliente sono sicuramente maggiorate.

          Il cliente debitore ha 10 giorni per pagare l’intero debito e 40 giorni per eventualmente opporsi al decreto ingiuntivo.

          4) Pignoramento del conto corrente del debitore della web agency

          Se il cliente debitore non paga, allora si può procedere con esecuzione forzata. Si tratta di un procedimento con cui si vanno a vincolare alcuni beni del cliente debitore per il recupero del credito.

          Di solito, si tratta di bloccare il conto corrente chiedendo alla banca del debitore che vincoli una certa somma al credito dell’agenzia di comunicazione. Successivamente, il Giudice andrà ad assegnare la somma dovuta direttamente all’agenzia di comunicazione.

          A completamento di questa fase, l’agenzia di comunicazione potrà ottenere direttamente dalla banca del cliente debitore, la somma a credito (che nel frattempo sarà maggiorata a causa di interessi, spese, compensi).

          5) Causa ordinaria

          Non è sempre possibile attivare un decreto ingiuntivo. Ad esempio, quando non è stato sottoscritto un contratto e non c’è quindi chiarezza sull’importo dovuto.

          In questo caso si parla di giudizio ordinario, certamente più lungo e complesso ma ad oggi, anch’esso molto semplificato, documentale.

          Al termine del processo il giudice emetterà una sentenza che, se favorevole all’agenzia di comunicazione, confermerà il diritto al pagamento del credito. Se il cliente debitore non procede al pagamento spontaneo, sarà necessario attivare il pignoramento.

          Noi di Legal for Creativity, supportiamo i nostri clienti nella prevenzione di queste situazioni e li assistiamo in tutte le fasi per il recupero dei crediti. Se quindi hai degli insoluti, ti suggeriamo di non far trascorrere tempo ma di attivarti con velocità prima che sia troppo tardi.

          Photo by RDNE Stock project

          Le misure di sicurezza di una web agency

          Se sei un’azienda che si occupa di web è fondamentale assicurarti di mantenere la fiducia dei tuoi clienti: anche il livello di sicurezza che riesci ad attuare nella tua struttura e nei tuoi servizi rispetto alla normativa per la protezione dei dati personali diventa un fattore distintivo.

          Parlando in legalese, il GDPR pone estrema importanza sulla responsabilizzazione (accountability nell’accezione inglese) di coloro che trattano dati personali nell’ambito della propria attività imprenditoriale, siano essi titolari del trattamento o responsabili del trattamento o anche nominati amministratori di sistema. 

          Questo significa che esiste un dovere adottare comportamenti proattivi e atti a dimostrare la concreta adozione di misure di sicurezza finalizzate ad assicurare l’applicazione della normativa privacy.

          Questo, anche e sopratutto se ti occupi di marketing e ti trovi a gestire una notevole mole di dati personali.

          Il GDPR e le misure di sicurezza per un’azienda che lavora online

          Il GDPR prevede espressamente, all’art 32, la sicurezza del trattamento: l’azienda che svolge un trattamento di dati personali deve mettere in atto misure di sicurezza tecniche e organizzative tali da garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. 

          Non c’è un dettato normativo che stabilisce il livello necessario e sufficiente di misure di sicurezza da adottare per tutti.

          Le misure di sicurezza vanno parametrare al rischio, e il rischio deve essere valutato nella sua sussistenza, nella sua frequenza e nella sua gravità, così come nella sua possibile specifica mitigazione tramite le misure di sicurezza e nel relativo costo di implementazione e mantenimento.

          In tal senso, quindi, la lista di misure di sicurezza prevista dal legislatore europeo al paragrafo 1 dell’art. 32 è una lista aperta e non esaustiva (“tra le altre, se del caso“). 

          Quali sono le misure di sicurezza per un’agenzia di marketing?

          Le misure di sicurezza che puoi implementare come agenzia di comunicazione o azienda di software possono essere distinte in due macrocategorie.

          Eccole:

          1. Tecniche: quelle affidate ad uno strumento o a un software (ad esempio controlli sulla rete, manutenzione dei sistemi, controllo degli accessi fisici e logici, protezioni dai malware, test sui backup ecc). Qui parliamo di sicurezza informatica: se hai necessità di supporto sappi che il nostro lavoro di legali in azienda è in partnership stretta con un’azienda IT che ci dà supporto per il cliente finale. Puoi contattarci per approfondire.
          2. Organizzative: quelle affidate ai comportamenti delle persone, i quali devono essere conformi agli standard operativi che si è data l’azienda tramite regolamenti, policy e procedure interni (ad esempio: politiche per la gestione dei dati o per l’uso dei dispositivi, formazione, responsabilizzazione, controllo della catena di fornitura, ecc.). Qui parliamo di consapevolezza e procedure: è il nostro territorio principale e con la consulenza e formazione possiamo dare supporto alla tua azienda nel percorso di compliance.

          L’art. 32 del GDPR prevede un elenco esemplificativo di misure di sicurezza, in relazione alle quali è possibili individuare per ciascuna voce dell’elenco tanto regole tecniche quanto regole organizzative:

          1. pseudonimizzazione e cifratura dei dati personali: quali ad esempio software per la pseudonimizzazione (misura tecnica) e policies aziendali che prevedano l’obbligo per determinate funzioni aziendali di utilizzare tali strumenti (misura organizzativa);
          2. capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento: e quindi parliamo di sistemi di autenticazione forte (misura tecnica) e adozione di un organigramma privacy idoneo ad individuare esattamente quali soggetti della tua organizzazione devono aver accesso a quali informazioni (misura organizzativa). Oppure ancora protocolli di sicurezza per proteggere i dati durante il loro trasferimento da e verso un sito web, e quindi utilizzo di HTTPS;
          3. capacità di ripristinare la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico: stiamo parlando quindi di misure tecniche di disaster recovery (di cui abbiamo recentemente parlato in questo articolo)
          4. una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento

          All’interno del GDPR ci sono poi altre prescrizioni più puntuali:

          • l’art. 32, comma 4, in base alla quale chiunque agisca sotto l’autorità di un titolare o responsabile del trattamento e abbia accesso a dati personali non li deve poter trattare se non è stato istruito in tal senso dal titolare del trattamento;
          • l’art. 25: il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento.

          Come scegliere le misure di sicurezza? La valutazione dei rischi

          Per la tua web agency la valutazione puntuale di quali misure di sicurezza può essere un aspetto valorizzato come dimostrazione tangibile del tuo impegno verso la protezione dei dati dei tuoi dipendenti e dei clienti, così da garantire le basi per un rapporto di fiducia con gli stessi. 

          Tenendo quale riferimento l’art 32, per individuare le misure di sicurezza più adeguate alla tua struttura è opportuno partire dalla individuazione dei cd. rischi potenziali

          I rischi potenziali sono i rischi cui sarebbero esposti i processi dell’azienda in termini di riservatezza, integrità, resilienza e disponibilità se non ci fossero misure di sicurezza applicate e risultando quindi idonei a dar luogo ad una lesione dei diritti delle persone fisiche cui i trattamenti si riferiscono. La formula tipicamente utilizzata è:

          Rischio = Impatto x Probabilità

          Ti suggeriamo di partire dal registro dei trattamenti. Se hai letto l’articolo sai che è un documento fondamentale e che ti possiamo aiutare a formulare. A questo punto per ogni flusso di dati dovrai individuare la misura di sicurezza più adeguata a mitigare il rischio, anche in considerazione dello stato dell’arte e dei costi di attuazione.

          Saranno poi sempre necessari controlli periodici per poter dichiarare la conformità di gestione rispetto alle esigenze derivanti dal trattamento dei dati e mantenere evidenza dell’attività eseguita.

          Registro degli strumenti informatici: l’impatto sulla sicurezza

          Il registro degli strumenti informatici è l’inventario delle tue risorse informatiche che ci consente di individuare software, hardware, rischi, dati, utenti, configurazioni.

          In quanto web agency il tuo sistema informatico (inteso nel suo complesso di risorse hardware ma anche di tool informatici) rappresenta indubbiamente un asset fondamentale per il tuo business. 

          Inoltre, il tuo sistema informatico è fonte di rischi per i dati personali cui è possibile accedere tramite gli stessi: si pensi alla perdita di dati personali dei destinatari di campagne marketing dei tuoi clienti dovuta a errori umani, ovvero ai rischi di indisponibilità di servizi in outsourcing, e così via.

          La corretta individuazione e il puntuale inventario delle tue risorse informatiche ti permette di avere una visione immediata delle possibili fonti di rischio. Non a caso spesso il registro degli strumenti informatici viene spesso redatto unitamente al registro dei trattamenti di dati personali, così ma poter evidenziare agevolmente la correlazione tra i due.

          Un esempio concreto per la sicurezza della tua agenzia di comunicazione

          Prendi il trattamento tipico della tua agenzia: la gestione di una campagna marketing per conto di un cliente.

          1) Aggiornamento del registro dei trattamenti del responsabile di un’azienda digitale

          Con riguardo al registro dei trattamenti, all’interno della parte del responsabile, dovrai compilare il tipo di trattamento con riguardo a quel cliente: qual è quindi il flusso di dati personali che interviene per conto del tuo cliente.

          2) Individuazione della misura e definizione dello strumento informatico

          Dovrai poi andare ad individuare la misura di sicurezza per il trattamento e quale strumento informatico utilizzi. Sarà quindi necessario verificare la sicurezza, e sia livello tecnico e organizzativo, ed implementare le misure, per ciascuna di queste situazioni.

          Con riguardo al registro degli strumenti informatici andrai quindi a verificare che quel trattamento avvenga con quello o quegli strumenti. Probabilmente poi programmi utilizzati sono molteplici, forniti a loro volta da società terze e il cui accesso è effettuato da diverse risorse del tuo team, ciascuna tramite diversi dispositivi informatici.

          Non pretendiamo tu diventi un giurista esperto in privacy, ma vogliamo farti sapere in completa trasparenza quella che sono le attività che dovresti implementare all’interno della tua azienda.

          La gestione dei rischi e la corretta individuazione delle misure di sicurezza, se correttamente strutturata prestando particolare attenzione alle risorse informatiche di cui ti avvali, può allora diventare un valore strategico, evitarti blocchi del lavoro e problematiche reali (immagine, responsabilità, perdite).

          Foto di Privecstasy su Unsplash

          Come “testare” il lavoratore dell’agenzia di comunicazione? Il periodo di prova

          L’agenzia di marketing o la software house possono testare il candidato e, in caso, risolvere il contratto di lavoro senza particolari formalità con il patto di prova.

          Perchè il patto di prova?

          Il patto di prova serve per potersi sciogliere dal contratto di lavoro, dopo aver testato il candidato, in caso di insoddisfazione, senza obblighi stringenti.

          L’inizio di un nuovo rapporto di lavoro è sempre una sfida e pone entrambe le parti di fronte a molti dubbi ed interrogativi.

          Eccone alcuni: Avrò individuato il miglior candidato per quel ruolo? Sarà una persona effettivamente capace di svolgere le attività assegnate in maniera efficiente? Sarà l’ambiente di lavoro giusto per me? Saprò inserirmi bene in un contesto lavorativo nuovo, con un’organizzazione diversa da quella a cui ero abituato? Ma soprattutto: se le cose non dovessero andare bene già nei primi mesi, cosa posso fare?

          Come sai, una volta sottoscritto un contratto di lavoro (soprattutto a tempo indeterminato), riuscire a risolverlo in maniera corretta e senza affrontare costi eccessivi o imprevisti è spesso difficile. Occorre avere una motivazione valida e legittima, osservare il periodo di preavviso, rispettare le procedure di legge e di contratto, valutare i rischi ed i potenziali costi, ecc..

          Ti diciamo però che esiste un modo per “testare” il candidato selezionato (o l’agenzia di comunicazione scelta) e, in caso di insoddisfazione, risolvere il rapporto di lavoro in maniera immediata, senza stringenti formalità: introdurre nel contratto il patto di prova. In questo senso, se sei un’agenzia di comunicazione o una software house puoi scioglierti dagli obblighi più facilmente.

          Ti segnaliamo anche varie cose a cui fare attenzione.

          Cos’è il patto di prova?

          Il patto di prova è una clausola che può essere inserita all’interno del contratto di lavoro (di qualsiasi tipo: a tempo indeterminato, determinato, part time, full time, ecc.) al momento dell’assunzione e permette ad entrambe le parti di valutare la convenienza del rapporto di lavoro.

          Attenzione: il patto di prova stipulato dopo l’inizio del rapporto di lavoro è nullo.

          La particolarità del patto è che consente ad entrambe le parti di recedere liberamente durante il periodo di prova, senza obbligo di preavviso. Se, invece, la prova si conclude con esito favorevole, l’assunzione diviene definitiva.

          Il patto deve avere forma scritta ed essere sottoscritto da entrambe le parti; diversamente, si considera come non apposto.

          La durata della prova

          È fondamentale determinare correttamente la durata del periodo di prova: decorsa la prova, infatti, il rapporto diventa definitivo e trovano applicazione le regole ordinarie e più rigorose per la sua interruzione.

          Attenzione: un eventuale recesso libero erroneamente intimato a prova già scaduta, sarebbe nullo e/o illegittimo.

          Il periodo di prova deve essere contenuto entro una durata massima che può essere prevista dalla legge (generalmente, 6 mesi) o dai contratti collettivi.

          Prima di scrivere la clausola, è fondamentale consultare il contratto collettivo applicato al rapporto di lavoro e verificare qual è il periodo massimo di prova possibile per quel determinato profilo professionale, in base al livello di inquadramento individuato. 

          Il contratto collettivo stabilisce anche se i giorni di prova devono considerarsi di effettivo lavoro o di calendario, aspetto fondamentale per condurre un calcolo corretto della durata della prova.

          Altrettanto importante è tener conto degli eventi sopravvenuti durante il periodo di prova – come malattie, infortuni, congedi – perché comportano il prolungamento della prova nella misura corrispondente alla durata dell’assenza.

          Come scrivere un patto di prova?

          Il patto deve contenere l’indicazione delle precise mansioni affidate al lavoratore.

          E’ importante identificare, sin dall’inizio, i compiti in modo tale che il lavoratore abbia già un’idea precisa di cosa deve fare per dimostrare le proprie attitudini e superare la prova; l’agenzia, allo stesso modo, ha così la possibilità di valutare al meglio l’esito della prova.

          Attenzione: se manca questa indicazione nel patto, la clausola è nulla e l’assunzione si considera definitiva sin dall’origine.

          Entrambe le parti sono tenute a consentire ed effettuare la prova: ciò significa che la prova non può essere interrotta prima che sia trascorso un periodo tale che permetta una valutazione effettiva (di solito, almeno la metà del periodo).

          E’ anche possibile inserire una durata minima garantita all’interno del patto di prova, ossia stabilire che prima di un determinato periodo di tempo, la prova non possa essere interrotta. Abbiamo parlato di stabilità per un certo periodo di tempo, in questo articolo.

          Come interrompere la prova da parte dell’agenzia di comunicazione?

          Durante la prova e sino al suo termine, entrambe le parti sono libere di recedere senza obbligo di motivazione e senza obbligo di dare il preavviso o di pagare la relativa indennità sostitutiva.

          Non ci sono obblighi di forma per la comunicazione del recesso; è tuttavia sempre preferibile – anche per prevenire ogni contestazione – un’intimazione scritta.

          L’agenzia di comunicazione, ad esempio, può interrompere il periodo di prova nel caso in cui:

          • l’agenzia pensava di lavorare con un profilo senior, visto il curriculum e invece era un junior;
          • il lavoratore è stato assegnato alle mansioni ma non le ha svolte nel modo ritenuto congruo da parte dell’agenzia;
          • l’agenzia o il lavoratore non si trovano in accordo in molti profili legati alla gestione e ideazione dei progetti;

          L’agenzia di comunicazione deve gestire al meglio le attività durante il periodo di prova perchè il recesso può diventare illegittimo. Il recesso si considera illegittimo se:

          1. la prova non è stata, in concreto, consentita (ad esempio, quando al lavoratore non sono state assegnate le mansioni o quando l’interruzione avviene a pochi giorni di distanza dall’inizio del rapporto)
          2. il patto non contiene un’indicazione sufficiente delle mansioni oggetto di prova;
          3. la verifica è condotta su mansioni differenti (inferiori o superiori) da quelle indicate nel patto di prova ed in sede di assunzione;
          4. il recesso è riconducibile ad un motivo illecito (es. ragioni discriminatorie).

          La dimostrazione dell’illegittimità del recesso deve essere fornita dal lavoratore che lo contesta.

          Attenzione: se il recesso è illegittimo deve essere consentito al lavoratore di terminare il periodo di prova o deve essergli risarcito il danno patito.

          Checklist per valutare un patto di prova

          Ti ricordiamo, che per costruire un patto di prova confacente alle tue esigenze, realtà aziendale, candidati, tipo di lavoro e sopratutto lecito, è necessario avere supporto legale. Ti sconsigliamo di ricercare delle soluzioni pre-confezionate online.

          Tuttavia puoi valutare in autonomia alcuni profili prima di procedere.

          Prendi nota su:

          1. Identifica bene le mansioni che richiederai al lavoratore durante il periodo di prova
          2. Valuta la durata, tenendo conto del tempo massimo previsto dalla legge
          3. Stabilisci preventivamente le ragioni che possono condurti all’interruzione della prova
          4. Torna ad esaminare il candidato sulla base dei punti 1 e 3, che ti aiutano nella corretta individuazione;

          Puoi richiederci un colloquio così da farci conoscere la tua realtà aziendale e valutare come possiamo esserti utili per il tuo contratto con patto di prova.

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          Disaster Recovery: cosa scrivere nel contratto con il cliente?

          Se sei un’azienda specializzata nella sicurezza informatica e quindi nella protezione dei dati ed informazioni del clienti è fondamentale conoscere gli elementi essenziali da inserire nel contratto con il tuo cliente.

          Il tuo core business potrebbe essere la protezione dei dati personali da violazioni, le attività di backup e ripristino, oppure la sicurezza potrebbe essere un asset rispetto ad altre attività di sviluppo software e manutenzione da remoto. In ogni caso, oltre a prestare assistenza nell’ambito della sicurezza informatica e telematica, devi gestire preventivamente la tua responsabilità contrattuale senza dimenticare il tuo ruolo privacy.

          Il contratto di Disaster Recovery per un’azienda informatica

          Il contratto di disaster recovery è un contratto tipicamente adottato da un’azienda dotata di struttura informatica, per proteggersi da eventi disastrosi (da qui il nome Disaster Recovery) come attacchi hacker, guasti dell’hardware, incendi, inondazioni, etc che comprometterebbero gravemente il regolare operare della società.

          Le parti del contratto di ripristino della sicurezza

          Questo contratto è stipulato tra:

          • L’azienda Provider/Fornitrice di servizi di disaster recovery che potrebbe essere una software house che, tra gli altri, eroga, entro determinati limiti questo tipo di servizio.
          • Una società dotata di una struttura informatica che ritiene importante garantire la continuità della propria struttura informatica, l’intervento immediato e non perdere dati ed informazioni.

          Nel contratto vengono indicati i prodotti (struttura di rete) e i servizi (assistenza) che vengono messi a disposizione e forniti dal provider.

          Se vuoi assicurarti di redigere i Registri dei trattamenti senza tralasciare aspetti rilevanti per la normativa privacy vigente possiamo avviare assieme il relativo processo di redazione. In questo modo puoi dotare la tua agenzia di comunicazione di tutti i presidi idonei a dimostrare la sua compliance privacy.

          Perché il Contratto di Disaster Recovery?

          Il documento contrattuale è fondamentale per descrivere in modo completo l’oggetto delle attività, ad esempio i prodotti (struttura di rete) e i servizi (assistenza) che vengono messi a disposizione e forniti dal provider, la durata del servizio e i tempi di intervento.

          Gli eventi disastrosi possono infatti essere molto pericolosi per l’azienda che decide di rivolgersi ad una software house per un servizio di disaster recovery:

          • perdita di dati personali di dipendenti, clienti, fornitori e quindi illecito trattamento;
          • comunicazione non autorizzata di informazioni e quindi anche progetti, proposte, disegni industriali;
          • diffusione di segreti aziendali e know how interno e quindi anche brevetti, invenzioni..;

          Il rischio principale è che il danno si ripercuota sulla reputazione dell’azienda nei confronti dei clienti ma anche sull’attività aziendale in senso stretto a casa delle informazioni che potrebbero essere ottenute dai concorrenti.

          Le attività qui esemplificate richiedono quindi alta professionalità e tempi di intervento immediati.

          Quali sono gli elementi essenziali da inserire in un Contratto di Disaster Recovery?

          Per esperienza, riteniamo che i principali elementi che devono essere inseriti in un contratto di disaster recovery siano:

          • DESCRIZIONE DEI SERVIZI. Fondamentale specificare le attività, le singole fasi. Ad esempio, il servizio di assistenza e monitoraggio sarà anticipato dall’adozione di un disaster recovery plan, dall’acquisto da parte dell’azienda di software e hardware eventualmente necessari.
          • TEMPI DI INTERVENTO, DI GESTIONE, DI EVASIONE DELLA RICHIESTA. L’indicazione delle tempistiche è fondamentale in questo tipo di contratto e altrettanto fondamentale è individuare esattamente cosa si intenda per “intervento”, “gestione della richiesta”, “evasione della richiesta” ecc.
          • MODALITÁ DI INTERVENTO. ll cliente deve essere messo a conoscenza delle modalità di backup e di ripristino di dati ed informazioni, compresi i luoghi di stoccaggio.
          • DATI PERSONALI, INFORMAZIONI CONFIDENZIALI, SEGRETI AZIENDALI. Altro profilo è gestire in modo diverso i tipi di informazioni per l’adeguato trattamento.
          • SOSPENSIONE E INTERRUZIONI. Cosa accade in caso di mancato pagamento da parte del cliente? Come gestire una situazione che interviene durante una fase di manutenzione programmata?

          Come gestire la responsabilità dell’azienda informatica nel contratto di disaster recovery

          È innanzitutto fondamentale distinguere tra la responsabilità del provider a monte, del fornitore del servizio di Disaster Recovery (tu) e del cliente finale dotato di una struttura informatica.

          Molto spesso non hai possibilità di contrattare le condizioni imposte dal provider ma devi accettarle direttamente. Questo comporta che nel rapporto con il tuo cliente devi prestare massima attenzione alla responsabilità che assumi, proprio per evitare che tu rimanga impigliato tra provider e cliente.

          La responsabilità del fornitore del servizio di disaster recovery

          Il Provider del servizio di Disaster Recovery è responsabile della corretta esecuzione dei servizi concordati nel contratto e quindi:

          1. RISK ASSESSMENT: studio approfondito dell’architettura informatica interna ed esterna e degli aspetti di criticità;
          2. DISASTER RECOVERY PLAN: pianificazione di strategie e tecniche per (i) la prevenzione della violazione (ii) il ripristino della sicurezza in caso di evento disastroso;
          3. ACTION PLAN: concreta implementazione delle misure di backup e ripristino, acquisto prodotti hardware e software necessari, adeguata formazione al personale.

          La base della responsabilità è quindi connessa all’inadempimento rispetto al servizio promesso. Inadempimento che può discendere da:

          • pianificazione non adeguata rispetto alle esigenze di sicurezza rappresentate dall’azienda
          • tempi di intervento maggiori rispetto a quelli promessi;
          • vizi degli strumenti adottati che emergono nel corso del collaudo;

          La responsabilità del fornitore può essere limitata al corrispettivo versato dal cliente per il servizio.

          La responsabilità del cliente in caso di violazione della sicurezza informatica

          Come per ogni contratto, il cliente è tenuto alla diligenza e correttezza e potrà essere ritenuto responsabile secondo gli ordinari principi nel caso in cui la sua condotta abbia impedito al fornitore di svolgere la prestazione in modo esatto. Comprenderai che non è semplice la dimostrazione di tali fatti ed è per questo che insistiamo nella necessità di adottare un contratto scritto che descriva il ruolo del cliente.

          E infatti, il cliente:

          • deve collaborare in tutte le attività operative (fase di assement iniziale e fase di test finale ad esempio);
          • deve fornire tutte le informazioni necessarie al fornitore per l’elaborazione del disaster recovery plan;
          • deve mettere a disposizione le risorse (personale compreso) affinchè il piano di sicurezza possa essere concretamente messo in atto;

          Comprenderai che questo tipo di contratto non è affatto una banalità ma anzi implica una responsabilità notevole che deve necessariamente previamente essere gestita e che qui ti abbiamo brevemente esemplificato sulla base della nostra esperienza.

          Puoi richiederci un colloquio così da farci conoscere la tua posizione e valutare come possiamo esserti utili per il tuo contratto di intervento in caso di violazione della sicurezza informatica.

          Foto di Jonathan Ford su Unsplash