Autore: Valentina Trevisan

Software House: il ruolo di Amministratore di Sistema. Gli aspetti privacy

Scritto da Valentina Trevisan il 07/02/2024. Pubblicato in Privacy e data protection, Web e nuove tecnologie.

Se sei una software house gestisci sistemi informatici delle aziende, fornisci manutenzione, sviluppi tool proprietari, dai supporto e assistenza anche da remoto. Chiaramente, questo comporta l’accesso a tutte le informazioni presenti nei sistemi informatici delle agenzie clienti, e tra queste anche dati personali. Come definire gli aspetti privacy?

L’inquadramento del rapporto deve essere gestito in modo puntuale perchè implica risvolti privacy importanti: deve quindi essere tenuto in considerazione al momento della redazione del contratto di servizi, ad esempio di assistenza e manutenzione. Questo, sia che tu sia dalla parte della software house, sia che tu sia l’azienda cliente, sia che tu sia l’agenzia di comunicazione che esternalizza una parte dei servizi oggetto dell’incarico con il cliente finale (in questo caso, ti suggeriamo anche di vedere il contratto di servizi di comunicazione).

In questo articolo vediamo quindi: chi è l’Amministratore di Sistema, quali sono le funzioni e i principali adempimenti privacy da gestire nel rapporto software house – cliente.

Tutto quindi parte da una corretta regolamentazione delle attività che l’azienda IT si impegna a svolgere. Come sempre, il nostro modus operandi è partire da un’analisi approfondita dei tuoi servizi.

step uno: definire l’oggetto dell’attività

Chi è l’Amministratore di Sistema?

L’Amministratore di Sistema è una figura professionale a cui società e agenzie di comunicazione ricorrono in outsourcing per avvalersi di servizi informatici specialistici che rivestono, nella maggior parte dei casi, un particolare ruolo sul piano operativo.

Come evidenziato dal Garante Privacy nel proprio provvedimento del 27 novembre 2008 sugli amministratori di sistema (come successivamente modificato il 25 giugno 2009), con la definizione di “Amministratore di Sistema” si individua “una figura professionale dedicata alla gestione e alla manutenzione di impianti di elaborazione con cui vengano effettuati trattamenti di dati personali, compresi i sistemi di gestione delle basi di dati, i sistemi software complessi quali i sistemi ERP (Enterprise resource planning) utilizzati in grandi aziende e organizzazioni, le reti locali e gli apparati di sicurezza, nella misura in cui consentano di intervenire sui dati personali”. Inoltre, vengono considerati Amministratori di Sistema anche i seguenti tecnici IT:

amministratori di reti, addetti alla configurazione e gestione delle reti aziendali, compresi firewall, router e switch, al fine di garantire la stabilità e sicurezza delle reti e il corretto accesso alle risorse condivise;
amministratori di server, ivi inclusi i server di posta elettronica, i server web e i server di database specifici, affinché gli stessi siano sempre disponibili, sicuri e performanti;
amministratori di software complessi, si pensi ai sistemi ERP – Enterprise resource planning o CRM – Customer Relationship Management.

L’Amministratore di Sistema di occupa quindi di ogni tipologia di rete informatica, a prescindere che la stessa sia accessibile via web o meno, come nel caso delle reti intranet. Può essere incaricato della definizione e gestione delle procedure di autenticazione alla rete, dell’implementazione di idonei sistemi di backup e disaster recovery, dell’impostazione e aggiornamento dei livelli di autorizzazione all’accesso da parte degli utenti ai diversi database, oltre che dell’implementazione delle più adeguate misure di sicurezza disponibili in considerazione del processo specifico e dello stato dell’arte.

Ti identifichi in queste attività? Alcuni dei tuoi servizi rientrano in quelli descritti (anche solo in parte)? Ecco, allora sei qualificabile come amministratore di sistema.

ti aiutiamo a descrivere le attività

Quando la Software House è Amministratore di Sistema?

La software house, l’azienda di consulenza informatica, il sistemista anche autonomo, incaricati di servizi di monitoraggio, assistenza, aggiornamento e/o manutenzione di sistemi informatici, o singole componenti degli stessi, assume il ruolo di Amministratore di Sistema ogni qual volta è concretamente responsabile di specifiche fasi che presentano profili di criticità rispetto alla protezione dei dati detenuti dalla società cliente, tra i quali anche dati personali.

Ad esempio:

La software house che ha sviluppato il gestionale sulla base delle richieste dell’azienda cliente e che presta attività di manutenzione e assistenza da remoto. Ha accesso ai dati immessi dall’azienda e ai vari database. Questa non è la sede, ma qui bisogna fare attenzione anche alle informazioni confidenziali e optare per un NDA.
Il sistemista informatico che si occupa delle reti aziendali e che assicura il funzionamento del wifi e di tutte le connessioni, vpn incluse. Anche in questo caso, ha accesso a dati e informazioni.
L’IT manager che si occupa di fornire consulenza informatica, gestire gli aspetti digitali dell’organizzazione, backup, server, posta elettronica, ecc. Anche qui, una notevole mole di dati personali.

Un’azienda e tanti amministratori di sistema

L’Amministratore di Sistema non necessariamente è un soggetto unico: qualora in un’ottica di maggior efficienza operativa si ricorra a più software house incaricate di diversi servizi informatici, l’azienda deve valutare attentamente la necessità di individuare più Amministratori di Sistema, specificando per ciascuno di essi l’ambito operativo.

Quando la software house non è amministratore di sistema

Attenzione però: non possono essere considerati Amministratori di Sistema tutti quei soggetti che intervengono sui sistemi occasionalmente, ad esempio in seguito a guasti e manutenzioni.

Questo però non implica che gli stessi soggetti non ricoprano ugualmente un ruolo specifico dal punto di vista privacy, quale quello del responsabile esterno del trattamento. Si tratta, in questo caso, di valutare analiticamente tanto la tipologia di attività svolta quanto la potenziale accessibilità dei dati personali presenti nel sistema informatico oggetto di manutenzione.

Possiamo aiutarti quindi a definire bene il tuo ruolo, sia per evitare di fare errori nella qualificazione, sia per assumerti responsabilità e rischi che non ti riguardano.

ti aiutiamo a definire il ruolo privacy

Rapporto contrattuale e ruolo privacy di software house e agenzia di comunicazione

Il ruolo di Legal for Creativity è quello di fornire assistenza e consulenza legale ad agenzie di comunicazione, software house e aziende che lavorano online.

Ecco quindi che il rapporto agenzia di comunicazione – software house per noi è particolarmente importante. Da questo, con riguardo al ruolo privacy possono accadere due situazioni.

1) Software house come amministratore di sistema dell’agenzia di comunicazione

La software house incaricata direttamente dall’agenzia di comunicazione per supporto interno all’agenzia stessa.

Ad esempio: servizi di implementazione e aggiornamento di software che potrebbero comportare l’accesso da remoto ai database dell’agenzia di comunicazione, in cui risiedono i dati personali dei soggetti target delle attività di marketing di cui l’agenzia di comunicazione è incaricata.

2) Software house come sub-responsabile del trattamento per un cliente finale

Qui invece la software house viene si incaricata dall’agenzia di comunicazione ma per svolgere un’attività per il cliente finale dell’agenzia stessa.

Ad esempio: sviluppo, da parte della software house, di un software che viene poi embeddato all’interno di un sito che è stato realizzato dall’agenzia di comunicazione per il cliente finale.

Oppure attività di analisi di dati dell’agenzia di comunicazione impliciti e prodromici alla corretta esecuzione delle attività di assistenza IT (anche occasionali e on demand).

Chiaramente in questi casi non escludiamo il ruolo di amministratore di sistema. Possiamo anche valutare la qualifica di sub-responsabile.

Torniamo quindi a dirti che: è fondamentale individuare le attività, i ruoli, gli obblighi, le responsabilità e dotarsi, di conseguenza, della documentazione adeguata.

I documenti privacy dell’azienda informatica

La nomina a responsabile del trattamento

La software house nello svolgimento di servizi informatici quali servizi di monitoraggio, assistenza e aggiornamento che comportano l’accesso remoto ai dati dell’agenzia di comunicazione cliente, si trova a dover trattare dati personali di titolarità del cliente assumendo il ruolo tipico di responsabile del trattamento.

Se non sai di cosa stiamo parlando, ti rinviamo all’articolo dedicato alla figura di responsabile del trattamento con riguardo all’agenzia di comunicazione, a parte gli esempi, puoi comunque fare riferimento a quanto abbiamo riportato.

L’incarico ad amministratore di sistema

Inoltre, per quanto il Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR) non prevede espressamente la figura dell’Amministratore di Sistema, nondimeno nella prassi si ritiene che l’Amministratore di Sistema sia implicitamente richiamato in diverse disposizioni del GDPR, date le specifiche competenze di tale figura IT che ben si ricollegano al dovere del titolare e/o del responsabile del trattamento (i.e. l’agenzia di comunicazione) di adottare e mantenere aggiornate misure di sicurezza anche tecniche adeguate al rischio. Ad esempio, se si guarda più dettagliatamente alle prescrizioni del legislatore europeo di cui all’art. 32 del GDPR, vi si trova un elenco di misure di sicurezza che implicano l’intervento di un soggetto inquadrabile come Amministratore di Sistema:

pseudonimizzazione e cifratura dei dati personali;
capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento;
la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico;
una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

Ne discende che nella definizione contrattuale del rapporto tra l’Agenzia di comunicazione e la software house debbano essere tenuti in considerazione non soltanto gli aspetti tipici del rapporto tra titolare e responsabile del trattamento, quanto anche le specifiche prescrizioni indicate dal Garante Privacy nel provvedimento del 27 novembre 2008 sugli Amministratori di Sistema ancora oggi in vigore, non potendosi quest’ultimo ritenere superato dal GDPR.

Gli adempimenti privacy per le attività di consulenza e assistenza informatica

Il contratto di servizi tra il cliente e la software house o tra l’agenzia di comunicazione e la software house dovrà prevedere diversi adempimenti obbligatori, posti ora in capo all’una ora all’altra parte contrattuale.

1) Gli obblighi privacy dell’azienda cliente (anche agenzia di comunicazione)

In particolare, tra i doveri posti in capo all’azienda o all’agenzia di comunicazione:

Valutazione delle caratteristiche soggettive dell’Amministratore di Sistema: prima di conferire l’incarico dovranno essere adeguatamente valutati i profili di esperienza, capacità e affidabilità della software house, aspetti di cui dovrà essere dato atto nel contratto;
Designazioni individuali: per quanto l’incarico IT venga conferito ad una software house nel suo complesso, la designazione quale Amministratore di Sistema deve essere in ogni caso individuale e recare l’elencazione analitica degli ambiti di operatività consentiti ai singoli preposti dalla software house, in base al profilo di autorizzazione assegnato.
Tenuta dell’elenco degli Amministratori di Sistema: gli estremi identificativi delle persone fisiche Amministratori di Sistema, con l’elenco delle funzioni ad essi attribuite, devono essere riportati in un documento interno all’agenzia di comunicazione da mantenere aggiornato e disponibile in caso di accertamenti anche da parte del Garante;
Verifica delle attività: l’azienda cliente che conferisce l’incarico alla software house ha l’obbligo di verificare formalmente, con cadenza almeno annuale, l’attività dei singoli Amministratori di Sistema designati.

Se si tratta di attività che devi ancora integrare nel tuo flusso di lavoro è importante inserire questa “Procedura Privacy” all’interno della “Procedura Contratto“. Abbiamo parlato di procedure e di documentazione contrattuale qui.

2) Gli obblighi privacy della software house (anche IT manager autonomo)

Tra gli obblighi imposti alla software house, connessi al punto 4, i fondamentali:

Registrazione degli accessi: devono essere adottati sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli Amministratori di Sistema designati. Le registrazioni (access log) devono avere caratteristiche di completezza, inalterabilità e possibilità di verifica della loro integrità da parte dell’agenzia di comunicazione che conferisce l’incarico;
Conservazione delle registrazioni: Le registrazioni devono comprendere i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate e devono essere conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.

Privacy per le aziende IT: da dove iniziare?

Come puoi intuire, la gestione di dati personali è molto delicata ma chiaramente non è un’attività che devi o puoi fare in autonomia. Semplicemente, il ruolo della software house deve essere oggetto di un’attenta analisi con un professionista e sotto molteplici profili, analisi da rispecchiare poi nell’assetto contrattuale disciplinante i servizi IT esternalizzati.

Ti suggeriamo quindi di procedere per step.

Il primo è rispondere a queste domande: quali sono le attività che svolgi per i tuoi clienti? Quali sono gli asset aziendali su cui intervieni? A quali dati ed informazioni hai accesso?

Il secondo è dotarsi della documentazione contrattuale completa, implementare procedure e misure, dotarsi degli allegati privacy per lavorare in modo corretto, rispettoso della normativa e a prevenzione dei rischi della propria attività.

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La gestione della posta elettronica del dipendente dell’agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il 24/01/2024. Pubblicato in Gestione dei dipendenti, Web e nuove tecnologie.

Il tournover delle agenzie impone di essere sul pezzo per non perdersi delle e-mail importanti da parte dei clienti a seguito dell’uscita dall’azienda del dipendente. Mantenere gli accessi o fare un reindirizzamento, è lecito?

E-mail personale vs e-mail aziendale

Ti parlo di e-mail personale perchè può accadere che il dipendente carichi all’interno del computer aziendale il proprio account personale, su autorizzazione del datore. Trascorrendo molte ore in ufficio può essere comodo avere l’accesso e poter controllare, durante le pause, eventuali questioni personali. Ovviamente, il datore di lavoro non è obbligato a consentirlo.

Ecco, l’e-mail personale, anche se l’account è caricato all’interno del device aziendale, non può mai essere oggetto di accesso ed il contenuto deve rimanere strettamente segreto.

Quanto invece all’e-mail aziendale, e quindi tipicamente nome.cognome@nomeazienda.it la regola è diversa. Il datore di lavoro può accedere all’e-mail aziendale, per tutela del patrimonio aziendale (durante il corso del rapporto) ovvero per assicurare la continuità aziendale (dopo la cessazione) ma a certe regole.

L’accesso all’e-mail aziendale del dipendente

Dal punto di vista generale, l’accesso all’e-mail aziendale, costituisce un trattamento di dati personali oltre ad un controllo a distanza sull’attività del dipendente (possibile solo nel rispetto delle condizioni previste dallo Statuto dei Lavoratori – ne abbiamo parlato qui)

Il trattamento dei dati personali del dipendente richiede, per quanto riguarda la privacy, il rispetto del GDPR e nello specifico, di alcuni principi:

Il principio di liceità e trasparenza ci impone di informare preventivamente il lavoratore del fatto che l’azienda può accedere all’e-mail aziendale;
Il principio di limitazione della conservazione ci impone di fissare un termine di conservazione dell’accesso che preveda la rimozione della casella, la disattivazione ed un messaggio automatico;
Il principio di responsabilizzazione impone all’azienda di effettuare delle scelte consapevoli in merito al trattamento e gestione di questo tipo di dati personali

Il controllo dell’e-mail è poi possibile solo se vengono rispettati i principi di pertinenza e di non eccedenza: non è ammesso un accesso prolungato, costante ed indiscriminato a tutte le e-mail dell’account del dipendente (o ex dipendente) e non è possibile raccogliere a priori tutte le e-mail in vista di futuri contenziosi.

Il reindirizzamento dall’e-mail aziendale dell’ex dipendente

Il Garante non fa nessuna distinzione con riguardo al re-indirizzamento. Vero che il datore di lavoro non sta concretamente accedendo (e quindi magari non visualizza la posta inviata o le bozze) ma comunque esegue un trattamento dei dati, in quanto può dare lettura delle comunicazioni indirizzate all’ex dipendente.

Quali sono i diritti del lavoratore e del datore

Da una parte ci sono i diritti del lavoratore alla segretezza della corrispondenza e al lecito trattamento dei dati personali.

Dall’altra, c’è il diritto del datore di lavoro al corretto adempimento della prestazione lavorativa (che passa anche attraverso il corretto uso degli strumenti informatici) nonchè alla tutela del patrimonio aziendale e all’iniziativa economica (che passa anche dall’assicurare continuità ai clienti nella risposta).

I diritti devono quindi essere correttamente bilanciati con quelli del lavoratore assicurando la salvaguardia della libertà e dignità, nonchè il rispetto dei principi fissati dal GDPR.

I problemi e i vantaggi nella gestione dell’e-mail aziendale

Ti parlo di questo argomento perchè ci viene chiesto di frequente e perchè è bene conoscere i rischi a cui si incorre ma anche i vantaggi di cui si può beneficiare costruendo un impianto privacy adeguato.

E infatti:

sotto il profilo negativo, se non hai informato preventivamente il lavoratore dell’accesso e lo fai, stai violando il diritto del lavoratore alla segretezza della corrispondenza, potrai quindi ricevere richiesta danni dal dipendente;
sempre sotto il profilo di rischio, l’accesso, il re-indirizzamento, la conservazione, è un trattamento che se non hai regolamentato in modo corretto è illecito, e puoi subire sanzione da parte del Garante;
in positivo, se hai informato il dipendente puoi effettivamente accedere e mantenere continuità aziendale nei confronti dei clienti che erano seguiti dall’ex dipendente;
se sei in regola con la normativa privacy e hai un Regolamento d’uso degli strumenti informatici, le informazioni raccolte dall’accesso all’e-mail possono essere utilizzate come prova in giudizio o nell’ambito di un procedimento disciplinare;;

Cosa deve fare il datore di lavoro per l’e-mail aziendale

Le 2 regole per accedere all’e-mail del dipendente

Informare il lavoratore in modo completo e trasparente, delle modalità di trattamento, delle finalità di accesso, del periodo di conservazione. Deve quindi mettere a disposizione al momento dell’assunzione una completa, Informativa ex art 13 GDPR sul trattamento dei dati personali.
Formare il lavoratore nel corretto uso degli strumenti informatici, non solo e-mail ma anche device, tablet, chiavette, software e accesso ad internet. Deve quindi creare una procedura ed un Regolamento d’uso degli strumenti informatici indicando anche le modalità con cui il controllo può essere effettuato.

Dove si trovano questi documenti? Devono essere formati dopo un’attenta valutazione.

I punti di partenza per evitare problemi con gli ex-dipendenti

Fare una lista degli strumenti aziendali che metti a disposizione dei lavoratori
Recuperare le procedure (se ci sono) relative alle modalità di utilizzo da parte dei dipendenti ed ex dipendenti
Verificare se tra la documentazione che consegni al lavoratore al momento dell’assunzione c’è l’informativa che contiene delle informazioni relative all’uso della posta elettronica e il regolamento

Il punto di arrivo per l’adeguamento

Svolti i tre compiti sopra deve essere svolto un audit aziendale che consenta, a livello operativo di capire quali sono gli strumenti, da chi e come vengono utilizzati per poi eliminare i rischi, arginare le problematiche, adottare procedure, formare documentazione e adeguarsi.

procediamo con l’audit aziendale

Il contratto di manutenzione e assistenza di una software house

Scritto da Valentina Trevisan il 17/01/2024. Pubblicato in Contratti e preventivi, Web e nuove tecnologie.

Il contratto di manutenzione e assistenza è il documento fondamentale per regolamentare in modo corretto i rapporti giuridici tra il fornitore di assistenza software e hardware e l’azienda cliente. In questo articolo, esploriamo gli elementi chiave del contratto, evidenziando i rischi e le maggiori responsabilità per la software house.

Cos’è il contratto di manutenzione e assistenza

Il contratto di manutenzione software e hardware è un accordo stipulato tra il fornitore (software house, azienda di hardware, ufficio IT esterno) e il cliente, per garantire la corretta operatività di APP e software, la manutenzione ordinaria e straordinaria dei sistemi informatici e telematici e la continuità nel lavoro dei dispositivi hardware.

Dal punto di vista giuridico il contratto può essere qualificato come un contratto d’opera o un appalto di servizi, con taluni elementi del contratto di somministrazione. Si dice un contratto atipico perchè il nostro codice civile non contiene la regolamentazione specifica.

Inoltre, il contratto di manutenzione e assistenza è un contratto ad effetti obbligatori (non prevede trasferimenti di proprietà) e a prestazioni corrispettive (il fornitore si impegna a fornire assistenza, il cliente paga).

Cosa inserire nel contratto?

Ci sono degli elementi essenziali, che devono necessariamente essere inseriti. Altri elementi, possono anche non esserci, ma se si decide di inserirli vanno a definire le caratteristiche e gli effetti dell’accordo stesso nonchè gli obblighi delle parti.

Gli elementi essenziali di un contratto di assistenza e manutenzione

1) Indicazione delle parti

La prima attività fondamentale è individuare bene i soggetti, fornitore e cliente. Non è scontato quando ad esempio il fornitore è parte di un gruppo di lavoro più ampio, chi si occupa di IT, chi di sviluppo, chi di comunicazione, account…; e nemmeno quando il cliente è controllata da una capogruppo oppure incarica di gestire le reti delle varie aziende collegate.

2) Descrizione dei Servizi

Il contratto deve definire chiaramente i servizi di manutenzione e assistenza offerti, gli aggiornamenti del software, la sostituzione dell’hardware...

È importante che sia correttamente descritto il servizio ed è altresì importante evitare di includere attività non concordate o diciture interpretabili. Ad esempio, ho letto in un contratto che il fornitore si impegnava “a compiere comunque tutto quanto ulteriormente necessario anche se non incluso nell’attività di cui sopra..” una descrizione così ampia può causare problematiche non indifferenti

3) Termini e Condizioni di Pagamento

È fondamentale specificare i dettagli relativi ai costi dei servizi di manutenzione, le modalità di pagamento, eventuali dilazioni.

È possibile prevedere delle clausole penali in caso di ritardo nel pagamento o la facoltà di sospendere immediatamente le attività di assistenza con il divieto di continuare a fruire del software.

Altre clausole importanti di un contratto di manutenzione continuativa

4) Durata del contratto e recesso

Il contratto potrebbe essere a durata determinata (ed esempio, tre mesi di assistenza dopo l’installazione del software), oppure a lunga durata (ad esempio annuale con rinnovo automatico in difetto di disdetta) oppure ancora a consumo (acquisto di X ore di assistenza da consumarsi nell’arco di tre anni).

I contratti di durata poi prevedono la facoltà di recedere da parte delle parti. Chiaramente, in questo caso, il passaggio di consegne, la consegna delle credenziali, saranno attività molto delicate stante la tecnicità della materia.

5) Proprietà intellettuale

Laddove il contratto, accosti l’assistenza allo sviluppo, sarà fondamentale regolamentare la titolarità di quanto realizzato. Potrebbe automaticamente appartenere al cliente nella misura in cui ciò sia stato oggetto dell’incarico.

Quali sono i rischi di un contratto di manutenzione software?

Vi potrebbero essere delle problematiche da gestire a livello operativo, meglio se già citate contrattualmente, quali:

Guasti ai sistemi: è bene definire le modalità di intervento in caso di guasto stabilendo tempi di acquisizione del ticket, di evasione e di risoluzione;
Perdita di dati: è bene adottare misure per il corretto adeguamento a GDPR e di intervento in caso di perdita involontaria di dati o violazione alla sicurezza;
Obblighi del cliente: è bene indicare gli obblighi del cliente in fatto di collaborazione nel corso delle attività di assistenza (se necessario);

Come evitare o limitare la responsabilità di una software house?

Come abbiamo visto i rischi possono essere vari. è però possibile, entro certi termini, escludere o perlomeno limitare le responsabilità di una software house.

È possibile elencare una serie di situazioni che limitano la responsabilità della software house. Ad esempio, per malfunzionamento delle reti, per bug del sistema, per fatto del cliente.

In ogni caso, è possibile fissare un limite massimo alla responsabilità della software house per inadempimento, pari ad esempio al 50% del valore del contratto o al 100% dell’incassato. Si tratta però di una clausola vessatoria.

I primi step per iniziare ad avere un contratto di manutenzione e assistenza

Non esiste un format di contratto di assistenza e manutenzione.

Puoi iniziare dal primo step, ossia dalla descrizione dei servizi che intendi fornire ai diversi clienti, stabilendo per “classi di clienti” le modalità, le tempistiche, i costi (o le modalità per determinarli).

Il secondo step sarà quello di riportare questi dati essenziali e le altre importanti clausole all’interno di un documento denominato contratto di assistenza e manutenzione.

Il filone Legal IT di Legal for Creativity si occupa dell’assistenza legale a software house e aziende che si occupano di varie attività nel settore dell’informativa technology.

CONTATTAci per il tuo contratto di assistenza e manutenzione

Foto di ThisisEngineering RAEng su Unsplash

Strumenti informatici utilizzati per lavoro: perchè dare delle regole ai dipendenti

Scritto da Valentina Trevisan il 14/12/2023. Pubblicato in Gestione dei dipendenti, Privacy e data protection, Web e nuove tecnologie.

Come usare un modulo di consegna per un device al proprio dipendente? Quali linee guida stabilire per l’uso dei software in licenza? Perchè è importante fissare delle regole per gli strumenti informatici aziendali?

L’importanza degli strumenti informatici per una web agency o una software house

La maggior parte delle attività svolte nelle agenzie di comunicazione e di marketing comporta l’uso di strumenti informatici sia hardware (computer, telefoni cellulari, tablet) che software (in cloud, in locale, in licenza, proprietari..).

Sono strumenti che raccolgono enormi quantità di dati e dai quali possono essere ricavate informazioni attinenti all’attività lavorativa dei dipendenti. Si tratta di un vero e proprio patrimonio informativo aziendale che è opportuno gestire correttamente e tutelare.

Inoltre, sono attrezzature che possono causare danni se utilizzati in modo non corretto e determinare responsabilità a carico del dipendente anche di natura penale con conseguente rischi concreti per l’azienda.

Costituiscono poi un asset aziendale di valore notevole di cui deve essere tenuto conto anche nel momento in cui vengono consegnati mediante una procedura formale e coinvolgere gli esterni, come ad esempio i collaboratori continuativi.

Il tema quindi è molto delicato e complesso: il primo passo è capire perché dotarsi di un regolamento sull’uso degli strumenti informatici aziendali.

In questo articolo vogliamo approfondire i profili relativi ai dipendenti con particolare rigida ai profili giuslavoristici e privacy.

Cos’è il Regolamento sull’uso degli strumenti informatici

Il Regolamento sull’uso degli strumenti informatici è il documento con il quale la web agency indica le regole di corretto utilizzo degli strumenti e dei programmi informatici che mette a disposizione dei dipendenti e che vengono quotidianamente impiegati per svolgere l’attività lavorativa.

Lo scopo è quello di dettare delle procedure operative che consentono di gestire correttamente gli strumenti e le informazioni aziendali.

Comportamenti illeciti da parte dei dipendenti o usi impropri degli strumenti concessi in dotazione dall’agenzia possono causare gravi rischi alla sicurezza ed all’integrità dei sistemi aziendali, oltre che trattamenti illeciti di dati personali.

Simili situazioni possono arrecare danni all’agenzia ed avere rilevanza sul piano disciplinare e penale.

Agire preventivamente consente non solo di adempiere agli obblighi imposti dalla normativa privacy e dallo Statuto dei Lavoratori ma assume particolare importanza sul piano concreto, in quanto permette di ridurre possibili rischi e danni.

Perché è importante un regolamento sull’uso degli strumenti informatici

Il controllo dei lavoratori tramite hardware o software

L’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. n. 300/1970) prevede che gli strumenti impiegati dal lavoratore per rendere la propria prestazione lavorativa (e gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze) possono essere utilizzati dal datore di lavoro per ottenere dati ed informazioni utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro.

MA ci sono delle condizioni da rispettare:

deve essere data al lavoratore un’adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e le modalità di effettuazione dei controlli;
deve essere rispettata la normativa privacy

Le regole al lavoratore per l’uso degli strumenti informatici

L’informativa al lavoratore è resa proprio mediante la predisposizione e condivisione del Regolamento sugli strumenti informatici. All’interno è possibile, ad esempio:

Chiarire che tutti gli strumenti informatici devono essere utilizzati solo ed esclusivamente per scopi lavorativi e non per scopi personali
Questa non è una regola inderogabile: l’azienda, in ragione alle mansioni del lavoratore, alle richieste, ai benefit aziendali, alle opportunità può permettere al lavoratore, entro determinati termini e modalità, di usare il device aziendale anche per scopi personali. Attenzione, che gli scopi pur non personali possono essere professionali, ma in concorrenza con lo svolgimento dell’attività svolta a favore del datore di lavoro.
Definire modalità di custodia degli strumenti, di conservazione e gestione delle password.
La protezione delle credenziali di accesso è fondamentale: è quindi importante predisporre una procedura per la consegna, la conservazione e l’aggiornamento periodico.
Introdurre il divieto di scaricare programmi esterni senza l’autorizzazione dell’amministratore di sistema e ciò per evitare rischi di virus o compromissioni della sicurezza informatica. Se di norma l’agenzia di comunicazione è responsabile del trattamento (ma anche amministratore di sistema) a sua volta, chi gestisce le reti per conto dell’agenzia, deve ricevere una nomina formale.
Stabilire il divieto di utilizzo di programmi diversi da quelli già presenti ed installati. Pensiamo ad esempio alla configurazione COPE o BYOD.
Disciplinare la corretta navigazione su internet, limitandola a fini lavoratori o di formazione ed aggiornamento professionale, inibendo l’accesso a siti o contenuti vietati (violenti, discriminatori, di carattere sessuale, ecc.). Ricordiamo che attraverso lo strumento informatico possono essere compiuti dei reati e l’azienda può dotarsi di un sistema organizzativo volto a prevenire la commissione di delitti ed evitare la responsabilità dell’ente per reato.
Fissare il corretto utilizzo della posta elettronica aziendale, anche con riferimento alla gestione dell’account in caso di cessazione del rapporto di lavoro.
Definire le modalità di controllo degli strumenti, nel rispetto dei principi di pertinenza, liceità e non eccedenza. Questo aspetto assume maggiore rilevanza, all’interno dell’accordo di smart working tra il dipendente creativo e l’agenzia di marketing.

È importante quindi iniziare stabilendo a livello operativo l’uso dei sistemi per poi elaborare un regolamento adatto alla realtà aziendale.

ti forniamo una checklist per iniziare

L’informativa per il trattamento dei dati personali del dipendente

All’interno del documento privacy che viene consegnato al lavoratore al momento dell’assunzione è fondamentale riportare il flusso di dati che riguarda il dipendente. Con specifico riferimento agli strumenti informatici, l’azienda dovrà chiedersi, ad esempio:

Le licenze software sono intestate unicamente all’azienda o hanno dei sotto abbonamenti intestati ai singoli lavoratori?
Il computer che viene consegnato è nominativo?
La scheda SIM è aziendale o riporta il riferimento del dipendente?
Come viene gestito l’accesso da remoto da parte dell’assistenza?
Ci sono dei programmi di tracciamento?
Per quanto vengono conservati i dati del lavoratore all’interno del sistema?

Sulla base di queste iniziali domande è possibile tracciare il flusso di dati che riguardano il lavoratore con riferimento allo strumento informatico. Sarà poi doveroso riportare tutto all’interno del registro delle attività di trattamento ed elaborare la documentazione corretta mantenendola chiaramente aggiornata periodicamente.

I documenti da consegnare al lavoratore dipendente di una web agency

Al momento dell’assunzione del lavoratore l’azienda dovrà consegnare:

la lettera di assunzione;
l’informativa per il trattamento dei dati personali;
la nomina ad incaricato qualora il lavoratore tratti dati personali;
gli strumenti informatici che intende mettere a disposizione del lavoratore unitamente al modulo di consegna e le chiavi di accesso (ad esempio badge) alla struttura aziendale unitamente al modulo di consegna;
il regolamento d’uso degli strumenti informatici;

L’elenco non è esaustivo in quanto molto dipende dalla struttura aziendale, dalle mansioni del lavoratore, dalle normative di settore applicabili.

fissiamo un audit privacy dei dipendenti

Usare i device dell’azienda senza regole: quali conseguenze?

Avrai intuito, in generale, quanto è importante dare delle regole per il corretto utilizzo degli strumenti informatici. Nello specifico, in questo articolo abbiamo posto l’attenzione verso l’interno e dunque alla facoltà della web agency o dell’azienda di software di utilizzare i dati provenienti dalle attrezzature informatiche o la possibilità di controllare il lavoro del proprio dipendente.

In mancanza del Regolamento, le eventuali informazioni risultanti dallo strumento informatico e di cui l’agenzia di comunicazione viene a conoscenza non possono essere utilizzate per avviare procedimenti disciplinari nei confronti dei lavoratori responsabili di comportamenti illeciti o utilizzi impropri delle dotazioni informatiche. Diventa quindi fondamentale dotarsi di regole per l’uso degli strumenti informatici all’interno di una media company.

Nell’ambito di un contesto lavorativo altamente innovativo, anche l’aggiornamento è importante. Nel momento in cui viene implementato un nuovo software, si valuta una diversa configurazione, si decide di optare l’accesso a ciao@nomeazienda anche ad altro team interno, è necessario intervenire sul regolamento. Stabilire quindi, una revisione periodica del regolamento aziendale è un fattore fondamentale per mantenere le regole aderenti al contatto aziendale, agli sviluppi, ma anche a quanto imposto dalle normative applicabili.

Avere quindi un dipartimento legale esterno per un’agenzia di marketing, una web agency o una software house, che abbia una conoscenza specialistica su questi aspetti è fondamentale.

CONTATTAci per il regolamento d’uso strumenti informatici

Foto di Unseen Studio su Unsplash

Whistleblowing nelle web agency: obbligo dal 17 dicembre 2023

Scritto da Valentina Trevisan il 11/12/2023. Pubblicato in Gestione dei dipendenti, Privacy e data protection.

Se sei un’agenzia di marketing, una web agency o una software house e hai più di 50 dipendenti oppure hai adottato un modello 231 hai tempo fino al 17 dicembre per adottare il tuo sistema interno di gestione delle segnalazioni di whistleblowing

La normativa e le scadenze

Il whistleblower è la persona che segnala violazioni del diritto, di cui è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Dal 30 marzo 2023 è entrato in vigore il d.lgs. n. 24/2023 che fissa gli obblighi a carico delle società per tutelare, appunto, le persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e delle connesse normative italiane (cd. decreto Whistleblowing).

Se sei un’agenzia di comunicazione e nell’ultimo anno hai impiegato un numero di dipendenti (siano essi a tempo determinato o a tempo indeterminato) tra le 50 e le 250 unità oppure hai adottato un modello organizzativo 231, hai ancora tempo fino al 17 dicembre per adottare il tuo sistema interno di gestione delle segnalazioni di whistleblowing.

Se anche non hai un numero di dipendenti per i quali vige l’obbligo, puoi valutare di implementare un sistema di questo tipo, nell’ottica di adottare un approccio rivolto alla sostenibilità sociale.

Le agenzie obbligate a conformarsi al Decreto Whistleblowing

Quali sono le aziende obbligate ad adeguarsi

Il decreto Whistleblowing si applica:

alle aziende che nell’ultimo anno abbiamo impiegato in media almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo determinato o indeterminato.
Se quindi hai un discreto organico, dovrai attivarti per compiere varie attività entro il 17 dicembre.
alle aziende che si sono dotate di un modello organizzativo ex d.lgs. 231/2001.
In questo caso l’obbligo di predisporre un canale di segnalazione interna vige a prescindere dal numero di dipendenti in forza nell’anno precedente, e quindi anche per l’agenzia di comunicazione che abbia impiegato meno di 50 lavoratori dipendenti.

Quali sono le segnalazioni che il dipendente può fare

L’ambito di applicazione della disciplina è piuttosto complesso e muta in base all’oggetto della violazione, alle dimensioni dell’ente privato e all’applicabilità allo stesso della disciplina di cui al decreto legislativo 231/2001 relativo alla responsabilità amministrativa da reato degli enti.

Ad esempio, oggetto di segnalazione possono essere presunte violazioni in cui al decreto legislativo 231/2001 e al relativo modello organizzativo o presunte violazioni in settori speciali quali (evidenziamo quelle di maggiore interesse per noi):

appalti pubblici
servizi finanziari
sicurezza dei prodotti
sicurezza dei trasporti
tutela dell’ambiente
sicurezza nucleare
sicurezza alimenti e mangimi e salute degli animali
salute pubblica
protezione dei consumatori
tutela della vita privata e protezione dei dati personali
sicurezza delle reti e sistemi informativi
illeciti finanziari a danno dell’UE
nonché illeciti in materia di mercato interno;

Il canale di segnalazione interno per il whistleblowing in una software house

Il Decreto Whistleblowing disciplina i canali per effettuare la segnalazione di una presunta violazione.

Si distinguono tre fattispecie:

la segnalazione attraverso un canale interno all’ente;
la segnalazione mediante un canale esterno all’ente, istituito e gestito dall’ANAC;
la divulgazione pubblica.

Resta ferma, in ogni caso, la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria e contabile, nei casi di loro competenza.

Un’agenzia di comunicazione che soddisfi i criteri di cui al paragrafo precedente è quindi obbligata a predisporre un canale di segnalazione whistleblowing interno adeguato, ossia idoneo ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte, del contenuto della segnalazione e della documentazione a essa relativa.

Tale canale di segnalazione deve inoltre consentire di eseguire segnalazioni sia in forma scritta (analogica o con modalità informatiche), che in forma orale, attraverso linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione, che deve essere fissato entro un tempo ragionevole.

È quindi evidente che la predisposizione del canale di segnalazione interno richiede adeguate valutazioni preliminari, essendo stato più volte chiarito dalle autorità competenti l’inadeguatezza di strumenti come l’e-mail o la pec.

È quindi fondamentale utilizzare strumenti che presentano requisiti tecnici necessari a garantire la riservatezza dei segnalanti e dell’oggetto della segnalazione, nonché la corretta conservazione della documentazione di supporto.

Per predisporre un canale adeguato, puoi contattarci:

supporto diretto whistleblowing

I documenti per il whistleblowing di un’agenzia pubblicitaria

Il Decreto Whistleblowing stabilisce le modalità per effettuare la segnalazione di una presunta violazione.

Infatti, dopo aver individuato la piattaforma di gestione della segnalazione interna, l’agenzia di comunicazione dovrà dotarsi di tutto il corredo documentale necessario. In base alla disciplina normativa, infatti, l’ente è tenuto ad adottare formalmente una procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing mediante un atto del proprio organo amministrativo.

Tale procedura deve disciplinare, tra gli altri, i seguenti aspetti:

i soggetti legittimati a presentare le segnalazioni;
l’ambito oggettivo delle segnalazioni ammesse e di quelle estranee all’ambito applicativo della disciplina whistleblowing, con le differenti conseguenze in termini di procedura di gestione e misure di tutela garantite;
i presupposti per procedere alla segnalazione interna e le relative condizioni di ammissibilità;
il soggetto, interno o esterno, al quale è affidata la gestione delle segnalazioni, i relativi poteri e gli obblighi, nonché l’eventuale budget a disposizione per attività di valutazione e gestione delle segnalazioni, con evidenza della sussistenza dei requisiti richiesti dalla normativa;
la procedura che il soggetto gestore deve seguire per la gestione delle segnalazioni interne, con indicazione delle varie fasi dell’istruttoria e delle tempistiche di riferimento, in linea con quanto previsto dal Decreto Whistleblowing;
le modalità e i termini di conservazione dei dati appropriati e proporzionati ai fini della procedura di whistleblowing;
la previsione di un’informativa privacy dedicata ai soggetti segnalanti;
i presupposti per ricorrere alla segnalazione esterna.

Le fasi per definire la procedura entro la scadenza

Come evidenziato, le attività necessarie ad adeguare l’agenzia di marketing al Decreto Whistleblowing sono molteplici e devono poi trovare adeguata espressone nella documentazione legale a tal fine adottata dall’agenzia.

Ecco una checklist da cui partire ma chiaramente, i tempi sono stretti quindi ti suggeriamo di contattarci direttamente:

La tua agenzia ha impiegato nell’ultimo anno più di 50 lavoratori dipendenti a tempo determinato o indeterminato?
La tua azienda ha adottato un modello organizzativo 231?
Quali sono i settori in cui possono esserci segnalazioni?
Chi all’interno dell’azienda è il referente privacy?
L’azienda ha adottato un impianto privacy che tiene aggiornato periodicamente?

Attenzione: le attività sopra riportate non devono essere gestite autonomamente da parte dell’azienda. Come indicato, il soggetto che gestisce le segnalazioni può essere esterno.

Legal for Creativity si occupa anche di privacy e di 231 attraverso bravi professionisti che possono svolgere il ruolo di gestore delle segnalazioni whistleblowing.

CONTATTACI PER LA GESTIONE Whistleblowing

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Il prestito di opere d’arte per la comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il 28/11/2023. Pubblicato in Contratti e preventivi, Diritto d'autore e copyright.

Un’azienda può avere interesse ad ottenere in prestito un’opera d’arte, ad esempio per un open house o per l’esposizione in sala riunioni. Un’associazione può voler allestire una mostra diffusa in città. Come gestire contrattualmente questa attività?

Il prestito di un’opera d’arte è una possibilità preziosa che accresce il valore e la valorizzazione del bene. La decisione di acquisire in prestito un’opera d’arte può essere determinata da varie ragioni: passione per l’arte, comunicazione attraverso la tela, abbellimento di spazi, arte come strumento di welfare aziendale, condivisione di tematiche importanti.

Vediamo quindi come gestire questa attività senza incorrere in problematiche legali.

La gestione contrattuale del prestito di un’opera d’arte

Le agenzie di comunicazione e gli studi di progettazione d’interni nell’ambito dell’organizzazione degli eventi aziendali o della gestione dell’immagine aziendale possono essere chiamate a gestire gli spazi fisici.

Non parliamo solo di aziende e quindi di attività imprenditoriali: il designer di interni potrebbe essere incaricato anche da parte di un’associazione che ha in gestione uno spazio aperto al pubblico, oppure da un ente partecipato dal comune come potrebbe essere un cinema d’essai, oppure ancora da una società benefit che intende organizzare una mostra diffusa in città per promuovere un determinato progetto inclusivo.

Tra i vari servizi potrebbe esserci quello dell’individuazione delle opere e della gestione delle attività di prestito dei quadri.

Abbiamo parlato del noleggio di opere d'arte c.d. art for rent in un articolo dedicato. si tratta di un'attività che può essere svolta da un professionista esperto del settore che si occupa della gestione delle opere di artisti emergenti.

In questo articolo vogliamo invece occuparci della gestione delle attività di prestito come un’attività inserita in un servizio più ampio, come può essere quello della progettazione o gestione degli spazi fisici interni (per la sala riunioni ad esempio) o esterni (per una mostra diffusa ad esempio) o la rivisitazione dell’immagine aziendale.

supporto per la gestione contrattuale nel mondo dell’arte

Come prestare e ricevere in prestito un’opera d’arte

Il diritto di dare a prestito un’opera d’arte

Per dare a prestito un’opera d’arte è necessario averne il diritto.

Tale diritto spetta sia al collezionista, sia all’Artista, in caso di opere di arte contemporanea o di opere ancora sottoposte alla normativa sul diritto d’Autore (per farti un’idea di quelli che sono i diritti d’autore, clicca qui).

In tali casi, il collezionista, invero, con l’acquisto dell’opera non acquista anche i diritti d’autore patrimoniali, tra cui il diritto di prestito, e necessiterebbe dell’autorizzazione da parte dell’Artista, fatta eccezione per l’ipotesi in cui le opere vengano prestate per fini di promozione culturale, secondo quanto disposto dal d.l. 63/2008.

Il prestito di un’opera d’arte può suddividersi in tre fasi.

1) Fase preliminare: come scegliere l’artista

Lo studio di progettazione, il designer di interni o l’agenzia di comunicazione che ha ricevuto la commissione di gestire gli spazi aziendali, dovrà, come prima attività, individuare quali sono le opere che intende collocare nello spazio.

La prima fase segna il momento dell’incontro tra l’ente prestatore e il richiedente – collezionista o artista, che dovrà presentare la Richiesta di Prestito o Loan Form. Tale documento è un allegato e sarà parte integrante del contratto di prestito temporaneo; all’interno verranno disciplinati termini e condizioni del prestito stesso.

Il Loan Form dovrà contenere, inoltre, i dati del prestatore, le caratteristiche dell’Opera oggetto del prestito, inidicazioni sulla polizza che verrà stipulata e indicazioni sul trasporto oltre che indicazioni a proposito del luogo ove si terrà la mostra e specifiche sulle sue condizioni atmosferiche, affinchè non siano lesive per i beni che dovranno essere esposti.

supporto per la redazione di una richiesta di prestito

2) Fase organizzativa: attenzione al trasporto

Che l’Ente prestatore sia pubblico o sia privato, condizione essenziale per il prosieguo di tale attività è l’autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali che, nel caso di musei statali, verrà richiesta direttamente dalla Soprintendenza.

L’assicurazione per il prestito delle opere d’arte

Tenuto conto del valore, non soltanto economico, di tali beni un’ulteriore particolare attenzione merita la stipula di una copertura assicurativa adeguata, che sarà a carico del museo o dell’ente richiedente per il valore stabilito, per tutelare proprietario e opera da eventuali danni. In questi casi, la copertura assicurativa dovrà essere totale, prendendo avvio dalla fase dell’imballaggio, passando per allestimento e giacenza in mostra, fino al trasporto di ritorno.

Legal for Creativity ha una rete di professionisti di supporto su settori collaterali, come ad esempio l'ambito assicurativo con polizze ad hoc per attività creative e artistiche. Se non hai un'assicurazione a copertura della tua attività o vuoi avere maggiori informazioni sul tema puoi scrivermi.

La consegna dell’opera d’arte

Nel corso della fase operativa, si procede alla definizione di tutti gli elementi relativi a spedizione e imballaggio; quest’ultimo, dovrà avvenire in presenza di entrambe le parti coinvolte.

I rischi anche qui possono essere molteplici: la mancata consegna dell’opera d’arte, le problematiche relative all’imballaggio, la perdita o distruzione dell’opera durante il trasporto, ritardi nella consegna.

Sarà fondamentale regolamentare tutti questi profili all’interno di un accordo.

3) Fase espositiva: spazio pubblico, privato, aperto al pubblico?

La mostra verrà gestita diversamente in ragione al luogo a cui è destinata.

In ogni caso, l’Ente espositore verificherà che il luogo espositivo sia nelle condizioni concordate ed ottemperi alle norme vigenti relative agli edifici aperti al pubblico.

Il contratto di prestito di quadri

Il contratto di prestito di una o più opere d’arte è tipicamente un contratto a prestazioni corrispettive (entrambe le parti si impegnano ad adempiere a determinati obblighi) tipicamente (ma non necessariamente) a titolo oneroso, con effetti obbligatori (non determina il trasferimento della proprietà dell’opera) e che si perfeziona di norma con la sottoscrizione dell’accordo.

Il contratto non è l’unico documento da tenere in considerazione: ci sarà un preventivo, ci saranno alcuni allegati fondamentali (elenco delle opere ad esempio), potrà esserci allegata la polizza assicurativa. Anche la gestione dei dati personali è un aspetto da inserire nell’accordo.

Le parti di un contratto di prestito di un’opera d’arte

È fondamentale disciplinare in modo completo e corretto gli obblighi di ciascuna delle parti all’interno della documentazione contrattuale.

Da una parte c’è chi consegna l’opera d’arte e che si impegna a consentire il godimento per un certo periodo di tempo e dietro pagamento di un determinato corrispettivo (può essere ad esempio un canone mensile oppure un importo complessivo).

In realtà non è detto che il prestito sia a titolo oneroso; potrebbe essere a titolo gratuito oppure prevedere l’esecuzione di una controprestazione diversa dal pagamento di una somma di denaro (sponsor).

Dall’altra c’è il soggetto che riceve in prestito l’opera d’arte, che può essere direttamente l’azienda o per il tramite dell’agenzia di comunicazione. Oltre al pagamento del corrispettivo, ci son una serie di obblighi che riguardano la consegna, la gestione, la restituzione.

Gli aspetti fondamentali di un contratto di prestito di opere d’arte

Come per ogni contratto ci sono elementi essenziali (se non ci sono il contratto è invalido) e elementi accessori (che possono esserci o non esserci).

La valutazione deve essere fatta caso per caso e può essere molto complessa.

Vogliamo però esserti d’aiuto e ti suggeriamo di partire da queste domande. Dopo che hai risposto clicca sul bottone e valutiamo se e come possiamo esserti utile. Ci piace iniziare subito facendo le cose concrete.

Check list per un contratto di prestito di opere d’arte

Chi sono i soggetti coinvolti nell’attività?
Il prestito di un’opera è un’attività sporadica o è il core business della tua attività?
Il prestito dell’opera è integrato in altri servizi, come la progettazione degli spazi interni, la gestione di una mostra diffusa o l’organizzazione di un open house?
Quali e quante sono le opere d’arte oggetto di prestito? Appartengono ad artisti diversi?
L’opera d’arte ha certificato di autenticità? È esposta in fiere o musei?
L’opera d’arte è nella disponibilità dell’artista o del collezionista?
Hai un’assicurazione relativa a questo tipo di attività?
Come gestirai il trasporto?
Come gestirai i profili di pagamento?
Hai valutato le ipotesi di ritardata o mancata consegna e di perimento dell’opera?

Il prossimo step è quindi farci sapere le tue risposte così da impostare la gestione contrattuale dell’attività di prestito delle opere d’arte, direttamente a tuo favore o per conto del tuo cliente.

scriviamo un contratto per opere d’arte

Foto di Julia Zyablova su Unsplash

Copiare un logo: la contraffazione del marchio d’impresa

Scritto da Valentina Trevisan il 21/11/2023. Pubblicato in Diritto d'autore e copyright, Marchi e Design.

Cosa rischia chi usa il tuo marchio? Come agire contro chi copia un logo, un naming, un payoff, uno slogan, registrati come marchi d’impresa? Ne parliamo in questo articolo

La tutela preventiva del logo o del naming

La protezione della brand image è fondamentale ed è importante agire in via preventiva per proteggersi nei confronti di soggetti che usano segni identici o simili ai propri.

Mi sono occupata più volte della registrazione del logo o naming come marchio d’impresa, anche sotto punti di vista particolari, ad esempio il teaser o lo slogan.

Se sei un’agenzia di comunicazione o un freelance creativo e ti occupi della ideazione della brand image, ti suggerisco di partire da questo articolo, dove troverai un’utile check list per il marchio d’impresa (che stai realizzando per conto del tuo cliente o anche quello che identifica la tua realtà aziendale).

La tutela preventiva è un’attività che si suddivide in varie fasi e viene gestita in sinergia.

scrivimi per proteggere il tuo logo

La copia di un logo o naming di altri

In questo articolo parliamo però di cosa accade dopo che un logo o un nome o un marchio in generale sono stati copiati. Si tratta di una condotta penalmente rilevante, oltre che di una situazione che causa notevoli danni all’azienda.

Il reato di contraffazione

L’art. 473 del codice penale disciplina il reato di contraffazione, alterazione o uso di marchio, segni distintivi ovvero di brevetti, modelli e disegni

La norma, modificata nel 2009 con la legge n. 99 del 23 luglio 2009, recita «Chiunque, potendo conoscere dell’esistenza del titolo di proprietà industriale, contraffà o altera marchi o segni distintivi, nazionali o esteri, di prodotti industriali, ovvero chiunque, senza essere concorso nella contraffazione o alterazione, fa uso di tali marchi o segni contraffatti o alterati, è punito con la reclusione da sei mesi a tre anni e con la multa da euro 2.500 a euro 25.000. Soggiace alla pena della reclusione da uno a quattro anni e della multa da euro 3.500 a euro 35.000 chiunque contraffà o altera brevetti, disegni o modelli industriali, nazionali o esteri, ovvero, senza essere concorso nella contraffazione o alterazione, fa uso di tali brevetti, disegni o modelli contraffatti o alterati. I delitti previsti dai commi primo e secondo sono punibili a condizione che siano state osservate le norme delle leggi interne, dei regolamenti comunitari e delle convenzioni internazionali sulla tutela della proprietà intellettuale o industriale »

Ci sono due diverse condotte:

Il primo comma, infatti, punisce la condotta di falsificazione di marchi o segni distintivi dei prodotti industriali;
Il secondo comma, invece, sanziona la falsificazione di brevetti, disegni o modelli industriali

La falsificazione di marchi e segni distintivi

Ci focalizziamo sul primo comma: la condotta sanzionata riguarda un segno distintivo oggetto di registrazione. Pertanto, non può considerarsi penalmente rilevante la contraffazione degli strumenti necessari alla riproduzione del segno (quali, a titolo esemplificativo, il punzone o lo stampo).

La norma parla di “marchi” e di “segni distintivi”.

La violazione di un logo registrato come marchio

Il marchio è, come oramai diffusamente noto, il segno funzionale a distinguere i prodotti e servizi su cui è apposto da ogni altro prodotto o servizio della stessa specie.

Per comprendere quali marchi sono penalmente tutelati è sufficiente dare uno sguardo alla definizione di marchi d’impresa di cui agli articoli 7 ss. del codice della proprietà industriale, il D.lgs. 10 febbraio 2005 n. 30.

Sono, quindi, marchi d’impresa: parole, nomi di persona, disegni, tonalità cromatiche, forma del prodotto, i suoni ed altri segni che, valutati nel caso di specie, presentano quel carattere di inconfondibilità necessario al fine di distinguere il prodotto da altri della stessa specie.

La violazione di un segno distintivo

Un po’ più complesso, invece, riuscire a dare una vera e propria definizione di “segno distintivo”. La complessità deriva dal fatto che, il segno distintivo per eccellenza è, per l’appunto il marchio; pertanto, nella nozione di segno distintivo dovrebbe ricomprendersi l’intero genus dei segni distintivi, compresi anche i contrassegni dei prodotti industriali che non possono essere definiti “marchi”.

La questione è importante perchè la legge penale italiana è soggetta ad una serie di rigidi principi generali: il divieto di analogia prevede che sia penalmente rilevante unicamente quanto ritenuto tale dalla legge.

I marchi collettivi non sono protetti dalla copia

La dottrina prevalente ritiene, al proposito, che non siano ricompresi nella tutela di cui all’art. 473 c.p. i marchi collettivi e le denominazioni di origine e di provenienza. In questo caso, infatti, ci si trova di fronte a figure non aggredibili con la contraffazione ed alterazione.

In realtà, questo problema è stato risolto con la L. 23 luglio 2009 n. 99 che ha introdotto il nuovo art. 517 quater c.p. a tutela delle denominazioni collettive d’origine protetta. La ratio della nuova disposizione normativa è quella di tutelare la struttura produttiva nazionale della nicchia di mercato delle produzioni tipiche agricole. Il legislatore del 2009 si è spinto oltre, ridimensionando il disposto di cui all’art. 517 c.p. al fine di regolare l’indicazione collettiva “Made in Italy”.

I segni non registrati non sono tutelati dalla contraffazione

Ebbene, alla luce di quanto sopra esposto, si ricordi che l’articolo 473 c.p. è norma penale posta a tutela dei soli marchi registrati, ad esclusione quindi di tutti quei segni che, pur dotati di efficacia distintiva, non godono del diritto di esclusiva e, pertanto, non sono stati sottoposti alla procedura di registrazione che diviene, pertanto presupposto essenziale per la configurazione del reato.

Un segno registrato è ad esempio il nome a dominio.

Cosa vuol dire copiare un logo?

La condotta sanzionata dalla norma in esame è la contraffazione, l’alterazione e l’uso dei marchi falsificati. Quest’ultima è un’ipotesi residuale che comprende tutti i casi di impiego commerciale o industriale di marchi da altri falsificati, qualora non vi sia concorso nella falsificazione.

Ma quando l’imitazione viene qualificata come illecito civile e quando, invece, quale illecito penale? La risposta è semplice. La differenza sta nella natura dolosa dell’imitazione. Oggetto del dolo è la consapevolezza di tutti gli elementi costitutivi del reato e dell’immutatio veri.

La responsabilità dell’agenzia di comunicazione

La famosa legge 23 luglio 2009 n. 99 ha esteso la responsabilità amministrativa da reato degli enti ex D.lgs. 231/2001 anche al delitto di contraffazione.

Questo significa che, se il reato di contraffazione viene compiuto da un lavoratore dipendente, l’agenzia di comunicazione subisce una sanzione in relazione alla commissione del reato.

In particolare, la norma prevede una sanzione pecuniaria fino a cinquecento quote e l’applicazione all’ente delle sanzioni interdittive di cui all’art. 9 comma 2 D.lgs. 231/2001 per una durata non superiore ad un anno.

Chiaramente, questo se l’agenzia non si è strutturata in modo tale che tali situazioni non accadano. Ci riferiamo all’adozione di un modello organizzativo 231 che consente di prevenire la commissione dei reati (anche di diversa natura, come ad esempio quelli informatici) e di evitare che l’agenzia sia responsabile in caso di illeciti commessi dai dipendenti.

Legal for Creativity si occupa anche di diritto penale e di responsabilità dell’azienda per reati attraverso bravi professionisti verticali su questo settore. Se vuoi approfondire questi o altri temi legati alla prevenzione dei reati puoi contattarci:

contattaci per prevenire e tutelare queste situazioni

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Come fare e-mail marketing nel BtoB nel rispetto della privacy

Scritto da Valentina Trevisan il 14/11/2023. Pubblicato in Marketing e diritto, Privacy e data protection.

Non parliamo di clienti finali come utenti o consumatori: parliamo di aziende. È conforme a GDPR fare e-mail marketing utilizzando i dati di contatto di società o, in generale, persone giuridiche? Si può usare l’email generica info@nomeazienda senza limitazioni? È lecito inviare un’e-mail commerciale al contatto fiera nome.cognome@azienda?

La privacy nel marketing BtoB e il GDPR

Il GDPR non regolamenta in modo specifico l’e-mail marketing: ma i principi base della normativa europea in tema di trattamento dei dati personali si applicano anche a questo genere di attività.

Siamo sicuri che ormai società e agenzie di comunicazione abbiano ben chiari gli elementi di correlazioni tra GDPR e attività di marketing. Ciò nonostante, stante la vastità dell’argomento alcuni dubbi possono ancora sorgere, ed ecco quindi l’opportunità di soffermarsi nuovamente su alcuni aspetti relativi al trattamento dei dati personali nell’ambito delle attività di potenziamento commerciale.

Collegato al tema privacy nel marketing è anche l’aspetto relativo all’acquisizione dei dati di contatto e alle attività di trattamento che possono essere svolte dalla società (o dall’agenzia di comunicazione di cui la società si avvale) con tali dati.

Del tema del trattamento dei dati personale nelle attività di marketing da parte delle agenzie di comunicazione, ne abbiamo già parlato: ma l’errore su cui spesso società e agenzia di comunicazione ancora incappano è legato al fatto di ritenere il dato di contatto del tipo “nome.cognome@azienda” e/o “info@azienda” come un dato non personale e pertanto liberamente utilizzabile per finalità di marketing diretto tramite e-mail in assenza dei requisiti di legittimità tipici della normativa privacy.

Il “dato personale” rilevante per la normativa privacy

Ci sono dei rischi ad usare e-mail del tipo “nome.cognome@azienda” e/o info@azienda liberamente?

La risposta è sì.

Si tratta di un’attività rischiosa che espone l’azienda a sanzioni.

La definizione di dato personale oggetto di tutela da parte della normativa in materia di trattamento di dati personali è ricavabile dall’art. 4 del GDPR, nel quale si riscontra che il dato personale è “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale “

Il dato personale non è il dato aziendale

In via generale, a seguito dell’introduzione del GDPR si potrebbe ritenere ormai consolidato il principio secondo cui, le informazioni e i dati relativi a persone giuridiche sono escluse dal perimetro dei soggetti cui è garantita tutela legislativa.

Si deve tuttavia rilevare come l’aspetto fondamentale al fine della qualificazione di un dato di contatto come dato personale, è l’identificabilità o meno di una persona fisica tramite il dato trattato.

Il dato personale dell’impresa individuale

Ebbene, nello svolgere attività di e-mail marketing verso i dati di contatto di una persona giuridica hai considerato che le informazioni relative alle imprese individuali possano costituire dati personali – e quindi essere tutelate a norma del GDPR e nel Codice della Privacy italiano – se consentono l’identificazione di una persona fisica?

Il dato personale del dipendente dell’azienda

Inoltre, rientrano nel perimetro dei dati di contatto oggetto di tutela tutti i dati relativi a persone fisiche quali ad esempio i dipendenti di un’azienda/organizzazione, come gli indirizzi e-mail aziendali del tipo “nome.cognome@azienda.it” o i numeri telefonici aziendali dei dipendenti.

Il problema: codice privacy e attività di marketing

In via generale la regola è questa: nelle attività di marketing come disciplinate dal Codice Privacy rientrano anche le persone giuridiche e quindi anche gli indirizzi e-mail cd. generici (del tipo “info@azienda”).

Infatti, il Codice Privacy italiano (d.lgs. 196/2003), e in particolare la parte disciplinante le “Comunicazioni Elettroniche” (ovvero ogni informazione scambiata o trasmessa tra un numero finito di soggetti tramite un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico), trova applicazione non ne confronti di soggetti “interessati” (termine con il quale si identificano unicamente persone fisiche) bensì nei confronti di soggetti qualificabili quali “utente” o “contraenti”. Ebbene, “contraente” ai sensi dell’art 121 comma 1-bis, lett. f), del Codice Privacy è “qualunque persona fisica, persona giuridica, ente o associazione parte di un contratto con un fornitore di servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico per la fornitura di tali servizi, o comunque destinatario di tali servizi tramite schede prepagate”.

Per l’effetto, gli indirizzi e-mail aziendali sono soggetti ai medesimi requisiti di legittimità del trattamento stabiliti dalla normativa privacy per le attività di marketing.

Le soluzioni: come usare i dati aziendali nel marketing BtoB

Il problema presuppone delle soluzioni: non è chiaramente possibile non svolgere attività di marketing. basta semplicemente farlo strutturando i flussi aziendali di modo che si consideri questo aspetto. In questo modo si lavora in conformità alla normativa.

A) Rivedere i processi aziendali per verificare il consenso preventivo

Il trattamento per finalità di marketing del dato personale costituito dall’indirizzo e-mail, quand’anche riferito ad una persona giuridica, può considerarsi legittimamente svolto esclusivamente se preventivamente autorizzato (in forma documentabile) dall’interessato cui l’indirizzo e-mail si riferisce.

L’unica eccezione al predetto requisito di legittimità è data dal caso in cui la società utilizzi, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, e l’attività di marketing riguardi servizi analoghi a quelli oggetto della vendita e l’interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni (cd. “opt-out”).

B) Fare un privacy assessment per verificare la compliance dell’agenzia

Se ricorri a terze parti quali piattaforme di gestione delle newsletter o sistemi di gestione CRM completi: effettua un privacy assessment dei fornitori per verificare che siano GDPR compliant. Inoltre, ricorda che dovrai negoziare con il fornitore data protection agreement affinchè tratti i dati personali di cui la tua società è eventualmente titolare seconde regole ed istruzioni precise.

C) Mantenere aggiornati i database della software house

Non dimenticare di mantenere aggiornati i database secondo la tua data retention policy: anche i dati personali presenti in CRM o altri database devono rispettare i principi di pertinenza, minimizzazione e limitazione della conservazione.

Come re-impostare le attività di marketing BtoB in conformità a GDPR

Ti suggeriamo di procedere in questo senso: apri il tuo database e cerca di comprendere se esistono delle regole:

Come sono stati acquisiti i contatti fiera?
Come vengono gestiti i contatti degli ex-clienti?
Gli indirizzi e-mail vengono conservati per sempre?
Si fanno attività di marketing telefonico? Qual è l’iter?

Contattaci per un’analisi delle procedure, delle regole e della documentazione di cui ti avvali nelle tue attività di marketing o per una consulenza in merito all’aspetto della gestione dei dati personali nell’ambito di specifici progetti di sviluppo commerciale.

contattaci per re-impostare il marketing dell’azienda

Foto di Hayley Murray su Unsplash

Come tutelare il know-how dell’agenzia di comunicazione?

Scritto da Valentina Trevisan il 07/11/2023. Pubblicato in Contratti e preventivi, Gestione dei dipendenti.

Il know how ha un valore fondamentale per un’agenzia di marketing o un’azienda software. Quali sono gli strumenti di tutela?

Le informazioni riservate comunicate ai dipendenti

I dipendenti di un’agenzia di comunicazione hanno accesso a molte informazioni aziendali riservate: portafoglio clienti acquisiti o acquisendo, condizioni commerciali, listini prezzi, tecniche promozionali, strategie di comunicazione, procedure operative, sistemi informatici, e molto altro.

Informazioni che costituiscono il “know-how” dell’agenzia e che devono essere preservate dal rischio di diffusione illecita o di utilizzo pregiudizievole che potrebbe esserne fatto.

È possibile tutelarsi agendo preventivamente?

Certo e, anzi, è sicuramente opportuno ed utile farlo ricorrendo ai diversi strumenti che il nostro ordinamento mette a disposizione. Vediamone alcuni

Gli obblighi di fedeltà e riservatezza del dipendente

La tutela generale del know how di un’agenzia di marketing è prevista dal codice civile (art. 2105 c.c.) e nasce con l’instaurazione del rapporto di lavoro con il lavoratore dipendente.

Quando si conclude un contratto di lavoro, infatti, sorgono subito due obblighi in capo al lavoratore:

l’obbligo di fedeltà ossia il divieto di trattare affari, per conto proprio o di terzi, in concorrenza con l’agenzia di comunicazione;

l’obbligo di riservatezza ossia il divieto di divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’agenzia o di farne uso in modo da poter recare pregiudizio all’agenzia stessa.

Se questi obblighi vengono violati in corso di rapporto, l’agenzia può agire sul piano disciplinare ed applicare sanzioni che, nei casi più gravi, possono portare al licenziamento ed alla richiesta di risarcimento del danno.

Ad esempio, nel caso in cui il grafico lavoratore dipendente ha anche un lavoro freelance che si pone in concorrenza con quello svolto per il datore di lavoro: ne abbiamo parlato qui, nel tema del doppio lavoro o del cumulo degli impieghi.

Il patto di retention nel marketing

Il patto di retention è un accordo con cui il lavoratore si impegna a non recedere dal rapporto di lavoro per un certo periodo di tempo, dietro specifico compenso o contropartita (come la possibilità di accedere ad un corso di alta formazione o specializzazione con costo a carico dell’agenzia).

L’ingresso di un nuovo lavoratore comporta infatti un investimento per l’agenzia che lo assume, non solo sotto il profilo economico ma anche in termini di formazione, affiancamento, illustrazione di metodi, processi, tecniche o strategie necessarie per l’attività lavorativa.

Un flusso di informazioni, molto spesso di carattere riservato.

Accade purtroppo di frequente che questo dispendio di energie diventi vano quando il lavoratore, dopo poco tempo, decide di andarsene o addirittura di passare alla concorrenza.

Per tutelarsi da queste situazioni, è possibile ricorrere appunto, ad un patto di retention (detto anche patto di stabilità o clausola di durata minima garantita).

L’accordo è integrato solo nei contratti a tempo indeterminato.

Il patto può essere utilizzato anche come strumento di fidelizzazione del personale, per trattenere risorse preziose (l’agenzia può valutare di impegnarsi a non risolvere il rapporto per un determinato periodo di tempo) e preservare gli investimenti formativi fatti.

Se sei un’agenzia di comunicazione ti suggeriamo di valutare l’opportunità di inserire queste clausole nei contratti che vai a sottoporre ai tuoi dipendenti, stante anche il turnover che caratterizza queste realtà.

SCRIVICI PER INTEGRARE IL CONTRATTO DI LAVORO

Policy sull’uso degli strumenti di lavoro

Si tratta di una policy aziendale che disciplina le corrette modalità di utilizzo degli strumenti informatici che vengono messi a disposizione dei propri dipendenti.

Con le nuove forme di lavoro flessibile, svolto anche al di fuori dei locali aziendali, i rischi per la sicurezza dei dati e delle informazioni maneggiate dal personale aumentano.

Come si può esercitare il controllo? E come si può intervenire nel caso di violazioni dei propri dipendenti?

Lo Statuto dei Lavoratori ammette il controllo sugli strumenti impiegati dai dipendenti per svolgere la propria attività lavorativa a condizione che:

esista una policy sull’uso degli strumenti e sulle modalità con cui vengono effettuati i controlli;
sia rispettata la normativa privacy.

In questo modo diventa possibile anche agire sul piano disciplinare e punire gli eventuali inadempimenti perché risulta lecito utilizzare le informazioni raccolte attraverso l’attività di controllo.

Il tema acquista maggiore rilevanza quando i lavoratori sono in smart working: abbiamo parlato degli aspetti più importanti del lavoro da remoto per un'agenzia di comunicazione in un articolo dedicato ma l'accordo va poi costruito ad hoc.

NDA: l’accordo di non divulgazione

L’accordo di non divulgano è un patto che può essere sottoscritto al momento dell’assunzione o in una fase successiva se, nel corso del proprio percorso professionale, il dipendente ha acquisito un bagaglio di competenze e capacità che hanno determinato un ampliamento dell’accesso alle informazioni riservate.

Abbiamo visto che il lavoratore deve rispettare l’obbligo di riservatezza durante l’intero rapporto di lavoro. Attraverso questo accordo è quindi possibile, però, tutelare il know-how anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

L’obbligo del lavoratore dipendente è generalizzato ma potrebbe essere difficile stabilire, in caso di divulgazione illecita di segreti aziendali, quali siano le informazioni effettivamente riservate.

L’accordo è quindi utile per:

per individuare le informazioni da considerarsi segrete;
per vincolare il lavoratore alla riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro;
per stabilire una penale da corrispondere in caso di violazioni (risolvendo, così, il problema di provare il danno subito);
per sensibilizzare circa il valore del know how e la posizione del lavoratore;
per creare valore interno all’azienda anche in ottica futura;

Il patto di non concorrenza nel settore IT

Con questo accordo si limita al lavoratore lo svolgimento di attività in concorrenza con quella dell’agenzia per un periodo di tempo successivo alla risoluzione del contratto di lavoro.

È il secondo strumento a cui si può ricorrere per tutelarsi al termine del rapporto di lavoro.

La legge prescrive, però, alcuni vincoli che devono essere rispettati:

il patto deve essere scritto a pena di nullità;
deve essere pattuito un corrispettivo in favore del lavoratore quale bilanciamento del vincolo che il dipendente si impegna a rispettare;
devono essere ben delimitati l’oggetto, il tempo ed il luogo.

Nella stesura del patto è bene tenere conto anche degli orientamenti della giurisprudenza che è spesso intervenuta per stabilire quando il corrispettivo è congruo, come deve essere pagato, quanto è possibile estendere l’oggetto o l’ambito territoriale della non concorrenza.

Il patto acquista crescente rilevanza quanto l'asset è immateriale. Per quanto riguarda ad esempio le aziende di software, avere un dipendente che diventa un IT manager autonomo può essere preoccupante per il proprio pacchetto clienti.

Da dove iniziare per tutelare il know-how

Come tu ci insegni, il know how è di fatto l’asset più rilevante per le agenzie di comunicazione. Attraverso gli strumenti qui elencati è quindi possibile predisporre una struttura a tutela del valore aziendale, delle strategie, dei metodi e di tutto quanto creato internamente.

Quale strumento implementare? In realtà tutto deve essere valutato in base al caso concreto: tipo di agenzia, numero di dipendenti, governance, budget.

Tutti gli strumenti di tutela del know-how possono essere personalizzati in funzione delle esigenze specifiche e delle singole figure professionali, nel rispetto dei requisiti imposti dalla legge e dalla giurisprudenza.

Ti suggeriamo quindi di iniziare elencando (per tipo) quelle che sono le informazioni riservate, segrete che formano l’asset di base della tua agenzia e quelli che sono i soggetti (dipendenti / collaboratori) che ne vengono a conoscenza.

Dopodiché, procederemo a predisporre documenti e procedure per la protezione preventiva di tale valore.

CONTATTAci per tutelare il know how della tua agenzia

Foto di Shubham Dhage su Unsplash

I servizi di marketing in un contratto di un’agenzia di comunicazione: profili legali

Scritto da Valentina Trevisan il 25/10/2023. Pubblicato in Contratti e preventivi, Marketing e diritto.

La descrizione corretta e completa dei servizi di marketing è una parte fondamentale di un contratto pubblicitario. Vediamo come puoi gestire questa importante fase così da permettere alla tua agenzia di comunicazione di lavorare serenamente

Il contratto dell’agenzia di comunicazione

Il contratto di servizi di marketing è un contratto d’appalto di servizi. Si tratta di servizi diversi che possono includere una molteplicità di attività, divise per fasi. Ti ritrovi?

Un servizio può essere ad esempio la gestione di una campagna pubblicitaria, la messa a disposizione di un software di marketing automation, un’analisi SEO e di ricerca di parole chiave.

Un servizio potrebbe anche essere la realizzazione di un sito internet o lo sviluppo di un software.

Nel caso del sito internet, la configurazione potrebbe essere diversa, diventando un contratto d'opera. Mi sono occupata di questo in un articolo dedicato al tema della consegna di un sito internet.

Dal punto di vista generale, il contratto dell’agenza contiene due obblighi fondamentali:

da parte dell’agenzia, l’obbligo di dare esecuzione al servizio come descritto all’interno del contratto;
da parte del cliente, l’obbligo (principale) di pagamento del corrispettivo, ai termini e modalità indicate nel contratto.

In questo articolo voglio soffermarmi sulla singola clausola relativa al servizio. Ho invece già parlato dal punto di vista generale del contratto di servizi di comunicazione, andando ad indicare le varie clausole.

mi serve un contratto di servizi pubblicitari

Come descrivere i servizi di marketing in un contratto pubblicitario

Il servizio di marketing deve essere descritto in modo chiaro e lineare, per evitare fraintendimenti, evitare di estendere ad attività non incluse nel prezzo, gestire gli aspetti patologici.

A mio avviso, la descrizione dei servizi deve essere fatta utilizzando il metodo SMART, sicuramente per te molto familiari, visto che le strategie di marketing che vai a sviluppare sono impostante su obiettivi che devono essere SPECIFIC (specifico), MEASURABLE (misurabile), ACHIEVABLE (raggiungibile), RELEVANT (rilevante), TIME-BASED (basato sul tempo).

Più nello specifico infatti i servizi (e la sua descrizione):

SPECIFICI: scrivere “servizi di marketing” significa non stabilire cosa vai a svolgere, in quali social network, con riguardo a quali piattaforme, se si tratta di attività operativa o se è anticipato dall’elaborazione di una strategia;
MISURABILI: per evitare contestazioni con riguardo alla mancata esecuzione del servizio o al non completamento dell’attività, ti suggerisco di stabilire bene il completamento delle singole fasi affinchè l cliente possa conoscere lo stato di evasione e non possa sollevare contestazioni inutili ma che comunque bloccano i lavori;
RAGGIUNGIBILI: si tratta di un’obbligazione di mezzi o di risultato? l’impostazione di una strategia di marketing che consiste nella consegna di un documento è di fatto un obbligo di risultato; la gestione di una campagna pubblicitaria può contenere delle obbligazioni di mezzi in quanto sarai adempiente nella misura in cui hai svolto l’attività e non puoi promettere una specifica collocazione nelle ricerche google;
RILEVANTI: la descrizione, come eseguita, deve essere utile per il cliente, altrimenti non inserirla. Ad esempio, il cliente può non avere interesse a sapere che per la gestione di quell’elemento è necessaria la previa attivazione di un altro tool, salvo ad esempio sia il cliente a dover anticipare per il servizio;
BASATI SUL TEMPO: è fondamentale stabilire il termine iniziale del servizio e il termine finale, inclusa l’eventuale sospensione per mancato pagamento o mancata consegna del materiale.

Check list per gli aspetti legali dei servizi di comunicazione

Ti suggerisco di iniziare rispondendo a queste domande, puoi fare un piccolo audit in autonomia della situazione attuale.

Quali sono i servizi che svolgi a favore dei clienti?
Come li descrivi all’interno del preventivo / contratto?
Il cliente conosce il significato delle parole che hai utilizzato?
La descrizione dei servizi può essere semplificata o contiene ripetizioni?
I singoli servizi possono essere divisi in singole fasi e se si, come avviene il passaggio da una fase all’altra?

Fatto questo, ti sarai già sicuramente fatto un’idea di qual è il grado di chiarezza e linearità della descrizione dei servizi.

Se vuoi puoi condividermi i risultati:

invia le risposte alla check list sui servizi di marketing

Nel frattempo, da avvocato, ti segnalo quali sono i punti fondamentali da tenere in considerazione per avere dei servizi descritti in modo corretto, completo e chiaro:

è fondamentale dare un titolo ai servizi e all’interno utilizzare delle definizioni;
è fondamentale individuare singole fasi di lavoro; puoi optare anche per un elenco puntato poi da snellire;
è fondamentale stabilire se il passaggio da una fase all’altra è subordinato alla conferma da parte del cliente / all’invio di un report / alla messa a disposizione del materiale;

Le altre clausole del contratto di servizi di marketing

La “descrizione dei servizi” è solo una delle clausole che devono essere presenti in contratto pubblicitario; di norma è collocata tra i primi articoli, sotto le premesse e l’indicazione delle parti.

La descrizione di servizi porta poi con sé il conferimento, da parte del cliente, allo svolgimento degli stessi e l’impegno da parte dell’agenzia, al completamento delle singole fasi.

Ci sono poi altre clausole. Te ne riporto alcune.

1) La clausola di pagamento del corrispettivo dei servizi di marketing

Il pagamento dei servizi di comunicazione è un aspetto fondamentale: la clausola deve essere chiara, correttamente bilanciata con le varie fasi di completamento del servizio e assicurare adeguata tutela.

A livello contrattuale diventa quindi fondamentale descrivere bene termini e modalità di pagamento nonchè anticipare situazioni patologiche (mancato o ritardato pagamento).

Ho parlato in modo approfondito dell'obbligazione principale del cliente, qui: la clausola di pagamento dei servizi di marketing

2) La clausola dei servizi accessori o aggiuntivi

I servizi aggiuntivi di un contratto di marketing possono riguardare, ad esempio la richiesta di una giornata di scatti aggiuntiva oppure la pubblicazione di più post durante il periodo dei saldi.

Queste situazioni possono essere gestite già a livello contrattuale e ti assicuro che oltre a semplificare la fase di esecuzione, evitano che il cliente in sede di pagamento sollevi delle contestazioni.

Ho parlato in modo approfondito di questa clausola a mio avviso fondamentale all'interno di un articolo dedicato al tema, esponendo problemi e soluzioni: i servizi aggiuntivi di un'agenzia di comunicazione

3) La clausola del foro competente e della legge applicabile

È fondamentale, per un’agenzia che lavora tipicamente con clienti che non hanno la sede nella stessa città o che sono stranieri, stabilire la legge applicabile, la giurisdizione e il foro compente.

Mi trovo a leggere alcuni contratti in cui eventuali controversie sono deferite ad arbitri, senza alcuna giustificazione di fondo, peraltro avendo valori molto bassi. Oppure altri in cui, sebbene i servizi sono resi per clienti stranieri, non riportano alcuna dicitura in merito alla legge italiana.

Tanto detto, ti suggerisco di riprendere il preventivo che di norma utilizzi per i tuoi clienti o il contratto che hai in essere e verificare la clausola relativa alla descrizione dei servizi oltre che la presenza delle altre qui indicate.

Fammi sapere poi, le risposte al check che hai svolto e vediamo come intervenire per assicurare chiarezza e un bilanciamento delle posizioni della tua agenzia e del tuo cliente finale.

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