Un’azienda può avere interesse ad ottenere in prestito un’opera d’arte, ad esempio per un open house o per l’esposizione in sala riunioni. Un’associazione può voler allestire una mostra diffusa in città. Come gestire contrattualmente questa attività?

Il prestito di un’opera d’arte è una possibilità preziosa che accresce il valore e la valorizzazione del bene. La decisione di acquisire in prestito un’opera d’arte può essere determinata da varie ragioni: passione per l’arte, comunicazione attraverso la tela, abbellimento di spazi, arte come strumento di welfare aziendale, condivisione di tematiche importanti.

Vediamo quindi come gestire questa attività senza incorrere in problematiche legali.

La gestione contrattuale del prestito di un’opera d’arte

Le agenzie di comunicazione e gli studi di progettazione d’interni nell’ambito dell’organizzazione degli eventi aziendali o della gestione dell’immagine aziendale possono essere chiamate a gestire gli spazi fisici.

Non parliamo solo di aziende e quindi di attività imprenditoriali: il designer di interni potrebbe essere incaricato anche da parte di un’associazione che ha in gestione uno spazio aperto al pubblico, oppure da un ente partecipato dal comune come potrebbe essere un cinema d’essai, oppure ancora da una società benefit che intende organizzare una mostra diffusa in città per promuovere un determinato progetto inclusivo.

Tra i vari servizi potrebbe esserci quello dell’individuazione delle opere e della gestione delle attività di prestito dei quadri.

Abbiamo parlato del noleggio di opere d'arte c.d. art for rent in un articolo dedicato. si tratta di un'attività che può essere svolta da un professionista esperto del settore che si occupa della gestione delle opere di artisti emergenti.

In questo articolo vogliamo invece occuparci della gestione delle attività di prestito come un’attività inserita in un servizio più ampio, come può essere quello della progettazione o gestione degli spazi fisici interni (per la sala riunioni ad esempio) o esterni (per una mostra diffusa ad esempio) o la rivisitazione dell’immagine aziendale.

Come prestare e ricevere in prestito un’opera d’arte

Il diritto di dare a prestito un’opera d’arte

Per dare a prestito un’opera d’arte è necessario averne il diritto.

Tale diritto spetta sia al collezionista, sia all’Artista, in caso di opere di arte contemporanea o di opere ancora sottoposte alla normativa sul diritto d’Autore (per farti un’idea di quelli che sono i diritti d’autore, clicca qui).

In tali casi, il collezionista, invero, con l’acquisto dell’opera non acquista anche i diritti d’autore patrimoniali, tra cui il diritto di prestito, e necessiterebbe dell’autorizzazione da parte dell’Artista, fatta eccezione per l’ipotesi in cui le opere vengano prestate per fini di promozione culturale, secondo quanto disposto dal d.l. 63/2008.

Il prestito di un’opera d’arte può suddividersi in tre fasi.

1) Fase preliminare: come scegliere l’artista

Lo studio di progettazione, il designer di interni o l’agenzia di comunicazione che ha ricevuto la commissione di gestire gli spazi aziendali, dovrà, come prima attività, individuare quali sono le opere che intende collocare nello spazio.

La prima fase segna il momento dell’incontro tra l’ente prestatore e il richiedente – collezionista o artista, che dovrà presentare la Richiesta di Prestito o Loan Form. Tale documento è un allegato e sarà parte integrante del contratto di prestito temporaneo; all’interno verranno disciplinati termini e condizioni del prestito stesso.

Il Loan Form dovrà contenere, inoltre, i dati del prestatore, le caratteristiche dell’Opera oggetto del prestito, inidicazioni sulla polizza che verrà stipulata e indicazioni sul trasporto oltre che indicazioni a proposito del luogo ove si terrà la mostra e specifiche sulle sue condizioni atmosferiche, affinchè non siano lesive per i beni che dovranno essere esposti. 

2) Fase organizzativa: attenzione al trasporto

Che l’Ente prestatore sia pubblico o sia privato, condizione essenziale per il prosieguo di tale attività è l’autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali che, nel caso di musei statali, verrà richiesta direttamente dalla Soprintendenza. 

L’assicurazione per il prestito delle opere d’arte

Tenuto conto del valore, non soltanto economico, di tali beni un’ulteriore particolare attenzione merita la stipula di una copertura assicurativa adeguata, che sarà a carico del museo o dell’ente richiedente per il valore stabilito, per tutelare proprietario e opera da eventuali danni. In questi casi, la copertura assicurativa dovrà essere totale, prendendo avvio dalla fase dell’imballaggio, passando per allestimento e giacenza in mostra, fino al trasporto di ritorno.

Legal for Creativity ha una rete di professionisti di supporto su settori collaterali, come ad esempio l'ambito assicurativo con polizze ad hoc per attività creative e artistiche. Se non hai un'assicurazione a copertura della tua attività o vuoi avere maggiori informazioni sul tema puoi scrivermi.

La consegna dell’opera d’arte

Nel corso della fase operativa, si procede alla definizione di tutti gli elementi relativi a spedizione e imballaggio; quest’ultimo, dovrà avvenire in presenza di entrambe le parti coinvolte.

I rischi anche qui possono essere molteplici: la mancata consegna dell’opera d’arte, le problematiche relative all’imballaggio, la perdita o distruzione dell’opera durante il trasporto, ritardi nella consegna.

Sarà fondamentale regolamentare tutti questi profili all’interno di un accordo.

3) Fase espositiva: spazio pubblico, privato, aperto al pubblico?

La mostra verrà gestita diversamente in ragione al luogo a cui è destinata.

In ogni caso, l’Ente espositore verificherà che il luogo espositivo sia nelle condizioni concordate ed ottemperi alle norme vigenti relative agli edifici aperti al pubblico.

Il contratto di prestito di quadri

Il contratto di prestito di una o più opere d’arte è tipicamente un contratto a prestazioni corrispettive (entrambe le parti si impegnano ad adempiere a determinati obblighi) tipicamente (ma non necessariamente) a titolo oneroso, con effetti obbligatori (non determina il trasferimento della proprietà dell’opera) e che si perfeziona di norma con la sottoscrizione dell’accordo.

Il contratto non è l’unico documento da tenere in considerazione: ci sarà un preventivo, ci saranno alcuni allegati fondamentali (elenco delle opere ad esempio), potrà esserci allegata la polizza assicurativa. Anche la gestione dei dati personali è un aspetto da inserire nell’accordo.

Le parti di un contratto di prestito di un’opera d’arte

È fondamentale disciplinare in modo completo e corretto gli obblighi di ciascuna delle parti all’interno della documentazione contrattuale.

Da una parte c’è chi consegna l’opera d’arte e che si impegna a consentire il godimento per un certo periodo di tempo e dietro pagamento di un determinato corrispettivo (può essere ad esempio un canone mensile oppure un importo complessivo).

In realtà non è detto che il prestito sia a titolo oneroso; potrebbe essere a titolo gratuito oppure prevedere l’esecuzione di una controprestazione diversa dal pagamento di una somma di denaro (sponsor).

Dall’altra c’è il soggetto che riceve in prestito l’opera d’arte, che può essere direttamente l’azienda o per il tramite dell’agenzia di comunicazione. Oltre al pagamento del corrispettivo, ci son una serie di obblighi che riguardano la consegna, la gestione, la restituzione.

Gli aspetti fondamentali di un contratto di prestito di opere d’arte

Come per ogni contratto ci sono elementi essenziali (se non ci sono il contratto è invalido) e elementi accessori (che possono esserci o non esserci).

La valutazione deve essere fatta caso per caso e può essere molto complessa.

Vogliamo però esserti d’aiuto e ti suggeriamo di partire da queste domande. Dopo che hai risposto clicca sul bottone e valutiamo se e come possiamo esserti utile. Ci piace iniziare subito facendo le cose concrete.

Check list per un contratto di prestito di opere d’arte

1. Chi sono i soggetti coinvolti nell’attività?
2. Il prestito di un’opera è un’attività sporadica o è il core business della tua attività?
3. Il prestito dell’opera è integrato in altri servizi, come la progettazione degli spazi interni, la gestione di una mostra diffusa o l’organizzazione di un open house?
4. Quali e quante sono le opere d’arte oggetto di prestito? Appartengono ad artisti diversi?
5. L’opera d’arte ha certificato di autenticità? È esposta in fiere o musei?
6. L’opera d’arte è nella disponibilità dell’artista o del collezionista?
7. Hai un’assicurazione relativa a questo tipo di attività?
8. Come gestirai il trasporto?
9. Come gestirai i profili di pagamento?
10. Hai valutato le ipotesi di ritardata o mancata consegna e di perimento dell’opera?

Il prossimo step è quindi farci sapere le tue risposte così da impostare la gestione contrattuale dell’attività di prestito delle opere d’arte, direttamente a tuo favore o per conto del tuo cliente.

Foto di Julia Zyablova su Unsplash