Il know how ha un valore fondamentale per un’agenzia di marketing o un’azienda software. Quali sono gli strumenti di tutela?

Le informazioni riservate comunicate ai dipendenti

I dipendenti di un’agenzia di comunicazione hanno accesso a molte informazioni aziendali riservate: portafoglio clienti acquisiti o acquisendo, condizioni commerciali, listini prezzi, tecniche promozionali, strategie di comunicazione, procedure operative, sistemi informatici, e molto altro.

Informazioni che costituiscono il “know-how” dell’agenzia e che devono essere preservate dal rischio di diffusione illecita o di utilizzo pregiudizievole che potrebbe esserne fatto.

È possibile tutelarsi agendo preventivamente?

Certo e, anzi, è sicuramente opportuno ed utile farlo ricorrendo ai diversi strumenti che il nostro ordinamento mette a disposizione. Vediamone alcuni

Gli obblighi di fedeltà e riservatezza del dipendente

La tutela generale del know how di un’agenzia di marketing è prevista dal codice civile (art. 2105 c.c.) e nasce con l’instaurazione del rapporto di lavoro con il lavoratore dipendente.

Quando si conclude un contratto di lavoro, infatti, sorgono subito due obblighi in capo al lavoratore:

• l’obbligo di fedeltà ossia il divieto di trattare affari, per conto proprio o di terzi, in concorrenza con l’agenzia di comunicazione;

• l’obbligo di riservatezza ossia il divieto di divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’agenzia o di farne uso in modo da poter recare pregiudizio all’agenzia stessa.

Se questi obblighi vengono violati in corso di rapporto, l’agenzia può agire sul piano disciplinare ed applicare sanzioni che, nei casi più gravi, possono portare al licenziamento ed alla richiesta di risarcimento del danno.

Ad esempio, nel caso in cui il grafico lavoratore dipendente ha anche un lavoro freelance che si pone in concorrenza con quello svolto per il datore di lavoro: ne abbiamo parlato qui, nel tema del doppio lavoro o del cumulo degli impieghi.

Il patto di retention nel marketing

Il patto di retention è un accordo con cui il lavoratore si impegna a non recedere dal rapporto di lavoro per un certo periodo di tempo, dietro specifico compenso o contropartita (come la possibilità di accedere ad un corso di alta formazione o specializzazione con costo a carico dell’agenzia).

L’ingresso di un nuovo lavoratore comporta infatti un investimento per l’agenzia che lo assume, non solo sotto il profilo economico ma anche in termini di formazione, affiancamento, illustrazione di metodi, processi, tecniche o strategie necessarie per l’attività lavorativa.

Un flusso di informazioni, molto spesso di carattere riservato.

Accade purtroppo di frequente che questo dispendio di energie diventi vano quando il lavoratore, dopo poco tempo, decide di andarsene o addirittura di passare alla concorrenza.

Per tutelarsi da queste situazioni, è possibile ricorrere appunto, ad un patto di retention (detto anche patto di stabilità o clausola di durata minima garantita).

L’accordo è integrato solo nei contratti a tempo indeterminato.

Il patto può essere utilizzato anche come strumento di fidelizzazione del personale, per trattenere risorse preziose (l’agenzia può valutare di impegnarsi a non risolvere il rapporto per un determinato periodo di tempo) e preservare gli investimenti formativi fatti.

Se sei un’agenzia di comunicazione ti suggeriamo di valutare l’opportunità di inserire queste clausole nei contratti che vai a sottoporre ai tuoi dipendenti, stante anche il turnover che caratterizza queste realtà.

Policy sull’uso degli strumenti di lavoro

Si tratta di una policy aziendale che disciplina le corrette modalità di utilizzo degli strumenti informatici che vengono messi a disposizione dei propri dipendenti.

Con le nuove forme di lavoro flessibile, svolto anche al di fuori dei locali aziendali, i rischi per la sicurezza dei dati e delle informazioni maneggiate dal personale aumentano.

Come si può esercitare il controllo? E come si può intervenire nel caso di violazioni dei propri dipendenti?

Lo Statuto dei Lavoratori ammette il controllo sugli strumenti impiegati dai dipendenti per svolgere la propria attività lavorativa a condizione che:

• esista una policy sull’uso degli strumenti e sulle modalità con cui vengono effettuati i controlli;
• sia rispettata la normativa privacy.

In questo modo diventa possibile anche agire sul piano disciplinare e punire gli eventuali inadempimenti perché risulta lecito utilizzare le informazioni raccolte attraverso l’attività di controllo.

Il tema acquista maggiore rilevanza quando i lavoratori sono in smart working: abbiamo parlato degli aspetti più importanti del lavoro da remoto per un'agenzia di comunicazione in un articolo dedicato ma l'accordo va poi costruito ad hoc.

NDA: l’accordo di non divulgazione

L’accordo di non divulgano è un patto che può essere sottoscritto al momento dell’assunzione o in una fase successiva se, nel corso del proprio percorso professionale, il dipendente ha acquisito un bagaglio di competenze e capacità che hanno determinato un ampliamento dell’accesso alle informazioni riservate.

Abbiamo visto che il lavoratore deve rispettare l’obbligo di riservatezza durante l’intero rapporto di lavoro. Attraverso questo accordo è quindi possibile, però, tutelare il know-how anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

L’obbligo del lavoratore dipendente è generalizzato ma potrebbe essere difficile stabilire, in caso di divulgazione illecita di segreti aziendali, quali siano le informazioni effettivamente riservate.

L’accordo è quindi utile per:

• per individuare le informazioni da considerarsi segrete;
• per vincolare il lavoratore alla riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro;
• per stabilire una penale da corrispondere in caso di violazioni (risolvendo, così, il problema di provare il danno subito);
• per sensibilizzare circa il valore del know how e la posizione del lavoratore;
• per creare valore interno all’azienda anche in ottica futura;

Il patto di non concorrenza nel settore IT

Con questo accordo si limita al lavoratore lo svolgimento di attività in concorrenza con quella dell’agenzia per un periodo di tempo successivo alla risoluzione del contratto di lavoro.

È il secondo strumento a cui si può ricorrere per tutelarsi al termine del rapporto di lavoro.

La legge prescrive, però, alcuni vincoli che devono essere rispettati:

• il patto deve essere scritto a pena di nullità;
• deve essere pattuito un corrispettivo in favore del lavoratore quale bilanciamento del vincolo che il dipendente si impegna a rispettare;
• devono essere ben delimitati l’oggetto, il tempo ed il luogo.

Nella stesura del patto è bene tenere conto anche degli orientamenti della giurisprudenza che è spesso intervenuta per stabilire quando il corrispettivo è congruo, come deve essere pagato, quanto è possibile estendere l’oggetto o l’ambito territoriale della non concorrenza.

Il patto acquista crescente rilevanza quanto l'asset è immateriale. Per quanto riguarda ad esempio le aziende di software, avere un dipendente che diventa un IT manager autonomo può essere preoccupante per il proprio pacchetto clienti.

Da dove iniziare per tutelare il know-how

Come tu ci insegni, il know how è di fatto l’asset più rilevante per le agenzie di comunicazione. Attraverso gli strumenti qui elencati è quindi possibile predisporre una struttura a tutela del valore aziendale, delle strategie, dei metodi e di tutto quanto creato internamente.

Quale strumento implementare? In realtà tutto deve essere valutato in base al caso concreto: tipo di agenzia, numero di dipendenti, governance, budget.

Tutti gli strumenti di tutela del know-how possono essere personalizzati in funzione delle esigenze specifiche e delle singole figure professionali, nel rispetto dei requisiti imposti dalla legge e dalla giurisprudenza.

Ti suggeriamo quindi di iniziare elencando (per tipo) quelle che sono le informazioni riservate, segrete che formano l’asset di base della tua agenzia e quelli che sono i soggetti (dipendenti / collaboratori) che ne vengono a conoscenza.

Dopodiché, procederemo a predisporre documenti e procedure per la protezione preventiva di tale valore.

Foto di Shubham Dhage su Unsplash