Se sei un’agenzia di marketing, una web agency o una software house e hai più di 50 dipendenti oppure hai adottato un modello 231 hai tempo fino al 17 dicembre per adottare il tuo sistema interno di gestione delle segnalazioni di whistleblowing

La normativa e le scadenze

Il whistleblower è la persona che segnala violazioni del diritto, di cui è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Dal 30 marzo 2023 è entrato in vigore il d.lgs. n. 24/2023 che fissa gli obblighi a carico delle società per tutelare, appunto, le persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e delle connesse normative italiane (cd. decreto Whistleblowing).

Se sei un’agenzia di comunicazione e nell’ultimo anno hai impiegato un numero di dipendenti (siano essi a tempo determinato o a tempo indeterminato) tra le 50 e le 250 unità oppure hai adottato un modello organizzativo 231, hai ancora tempo fino al 17 dicembre per adottare il tuo sistema interno di gestione delle segnalazioni di whistleblowing.

Se anche non hai un numero di dipendenti per i quali vige l’obbligo, puoi valutare di implementare un sistema di questo tipo, nell’ottica di adottare un approccio rivolto alla sostenibilità sociale.

Le agenzie obbligate a conformarsi al Decreto Whistleblowing

Quali sono le aziende obbligate ad adeguarsi

Il decreto Whistleblowing si applica:

• alle aziende che nell’ultimo anno abbiamo impiegato in media almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo determinato o indeterminato.
  Se quindi hai un discreto organico, dovrai attivarti per compiere varie attività entro il 17 dicembre.
• alle aziende che si sono dotate di un modello organizzativo ex d.lgs. 231/2001.
  In questo caso l’obbligo di predisporre un canale di segnalazione interna vige a prescindere dal numero di dipendenti in forza nell’anno precedente, e quindi anche per l’agenzia di comunicazione che abbia impiegato meno di 50 lavoratori dipendenti.

Quali sono le segnalazioni che il dipendente può fare

L’ambito di applicazione della disciplina è piuttosto complesso e muta in base all’oggetto della violazione, alle dimensioni dell’ente privato e all’applicabilità allo stesso della disciplina di cui al decreto legislativo 231/2001 relativo alla responsabilità amministrativa da reato degli enti.

Ad esempio, oggetto di segnalazione possono essere presunte violazioni in cui al decreto legislativo 231/2001 e al relativo modello organizzativo o presunte violazioni in settori speciali quali (evidenziamo quelle di maggiore interesse per noi):

• appalti pubblici
• servizi finanziari
• sicurezza dei prodotti
• sicurezza dei trasporti
• tutela dell’ambiente
• sicurezza nucleare
• sicurezza alimenti e mangimi e salute degli animali
• salute pubblica
• protezione dei consumatori
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali
• sicurezza delle reti e sistemi informativi
• illeciti finanziari a danno dell’UE
• nonché illeciti in materia di mercato interno;

Il canale di segnalazione interno per il whistleblowing in una software house

Il Decreto Whistleblowing disciplina i canali per effettuare la segnalazione di una presunta violazione.

Si distinguono tre fattispecie:

1. la segnalazione attraverso un canale interno all’ente;
2. la segnalazione mediante un canale esterno all’ente, istituito e gestito dall’ANAC;
3. la divulgazione pubblica.

Resta ferma, in ogni caso, la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria e contabile, nei casi di loro competenza.

Un’agenzia di comunicazione che soddisfi i criteri di cui al paragrafo precedente è quindi obbligata a predisporre un canale di segnalazione whistleblowing interno adeguato, ossia idoneo ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte, del contenuto della segnalazione e della documentazione a essa relativa.

Tale canale di segnalazione deve inoltre consentire di eseguire segnalazioni sia in forma scritta (analogica o con modalità informatiche), che in forma orale, attraverso linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione, che deve essere fissato entro un tempo ragionevole.

È quindi evidente che la predisposizione del canale di segnalazione interno richiede adeguate valutazioni preliminari, essendo stato più volte chiarito dalle autorità competenti l’inadeguatezza di strumenti come l’e-mail o la pec. 

È quindi fondamentale utilizzare strumenti che presentano requisiti tecnici necessari a garantire la riservatezza dei segnalanti e dell’oggetto della segnalazione, nonché la corretta conservazione della documentazione di supporto.

Per predisporre un canale adeguato, puoi contattarci:

I documenti per il whistleblowing di un’agenzia pubblicitaria

Il Decreto Whistleblowing stabilisce le modalità per effettuare la segnalazione di una presunta violazione.

Infatti, dopo aver individuato la piattaforma di gestione della segnalazione interna, l’agenzia di comunicazione dovrà dotarsi di tutto il corredo documentale necessario. In base alla disciplina normativa, infatti, l’ente è tenuto ad adottare formalmente una procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing mediante un atto del proprio organo amministrativo.

Tale procedura deve disciplinare, tra gli altri, i seguenti aspetti:

• i soggetti legittimati a presentare le segnalazioni; 
• l’ambito oggettivo delle segnalazioni ammesse e di quelle estranee all’ambito applicativo della disciplina whistleblowing, con le differenti conseguenze in termini di procedura di gestione e misure di tutela garantite; 
• i presupposti per procedere alla segnalazione interna e le relative condizioni di ammissibilità; 
• il soggetto, interno o esterno, al quale è affidata la gestione delle segnalazioni, i relativi poteri e gli obblighi, nonché l’eventuale budget a disposizione per attività di valutazione e gestione delle segnalazioni, con evidenza della sussistenza dei requisiti richiesti dalla normativa; 
• la procedura che il soggetto gestore deve seguire per la gestione delle segnalazioni interne, con indicazione delle varie fasi dell’istruttoria e delle tempistiche di riferimento, in linea con quanto previsto dal Decreto Whistleblowing; 
• le modalità e i termini di conservazione dei dati appropriati e proporzionati ai fini della procedura di whistleblowing; 
• la previsione di un’informativa privacy dedicata ai soggetti segnalanti; 
• i presupposti per ricorrere alla segnalazione esterna.

Le fasi per definire la procedura entro la scadenza

Come evidenziato, le attività necessarie ad adeguare l’agenzia di marketing al Decreto Whistleblowing sono molteplici e devono poi trovare adeguata espressone nella documentazione legale a tal fine adottata dall’agenzia.

Ecco una checklist da cui partire ma chiaramente, i tempi sono stretti quindi ti suggeriamo di contattarci direttamente:

1. La tua agenzia ha impiegato nell’ultimo anno più di 50 lavoratori dipendenti a tempo determinato o indeterminato?
2. La tua azienda ha adottato un modello organizzativo 231?
3. Quali sono i settori in cui possono esserci segnalazioni?
4. Chi all’interno dell’azienda è il referente privacy?
5. L’azienda ha adottato un impianto privacy che tiene aggiornato periodicamente?

Attenzione: le attività sopra riportate non devono essere gestite autonomamente da parte dell’azienda. Come indicato, il soggetto che gestisce le segnalazioni può essere esterno.

Legal for Creativity si occupa anche di privacy e di 231 attraverso bravi professionisti che possono svolgere il ruolo di gestore delle segnalazioni whistleblowing.

Foto di Maksym Kaharlytskyi su Unsplash