Forniamo assistenza contrattuale ad agenzie di comunicazione che tipicamente esternalizzano alcuni servizi. Le relazioni commerciali possono diventare complesse e vogliamo descriverti i profili a cui prestare maggiore attenzione.

Una relazione complessa tra agenzia, cliente, fornitori, collaboratori, subappaltatori

Accade che l’agenzia di comunicazione decida di subappaltare parte delle attività affidando a terzi l’esecuzione di alcuni aspetti (es. logistica, fornitura di materiali ed attrezzature) o chiedendo la fornitura di servizi specializzati (es. fotografi, videomaker) che non possono essere svolti dal personale dell’agenzia.

Ogni agenzia di comunicazione, nell’ambito della propria attività, vuole di offrire al cliente un servizio completo ed integrato, in cui alle attività on-line (brand identity, brand positioning, advertising, ecc.) si accompagnano quelle off-line, come l’organizzazione di eventi o di allestimenti per le campagne di marketing.

Ti facciamo alcuni esempi che possono dar luogo a contratti strutturati in un modo un pò diverso:

1. L’agenzia di comunicazione che assume l’impegno di organizzare un evento sportivo o un allestimento fieristico e ha necessità di attivare servizi come logistica, fornitura di materiali, attrezzature;
2. La software house che esternalizza la realizzazione di un sito con canale e-commerce per il quale poi gestisce sono alcune attività;
3. L’impresa che richiede la fornitura di servizi digitali, parte dei quali vengono forniti da soggetti terzi rispetto all’agenzia di marketing che si occupa solo di marketing automation;

Questi contratti di appalto possono nascondere alcune insidie che è bene conoscere per impostare, già dall’inizio, correttamente il rapporto contrattuale con il cliente e con i fornitori.

Cerchiamo di individuarne alcune, con specifico riferimento alla gestione del personale.

Cos’è l’appalto di servizi per un’agenzia di comunicazione?

L’appalto è il contratto con cui un soggetto (l’agenzia) presta un servizio (che può essere l’allestimento fieristico, un concorso, un evento aziendale, una manifestazione sportiva) in favore di un altro (cliente), con l’organizzazione – anche di mezzi – necessaria e con gestione a proprio rischio, in cambio di un corrispettivo.

Il tema del contratto di servizi dell’agenzia di comunicazione l’abbiamo approfondito in vari articoli per quanto riguarda il lato agenzia – cliente (committente). In questo caso vogliamo focalizzarci soprattutto sul rapporto complesso che include anche i vari fornitori dell’agenzia.

Attenzione però: perchè questo rapporto possa considerarsi “genuino” è necessario che ricorrano alcuni requisiti:

• l’appaltatore deve essere un vero imprenditore e non un semplice intermediario;
• l’appaltatore deve impiegare una propria organizzazione di mezzi (capitali, macchinari ed attrezzature)
• l’appaltatore deve assumersi il rischio del servizio pattuito
• l’appaltatore deve possedere un comprovato livello di specializzazione e professionalità
• l’appaltatore deve esercitare i poteri direttivi ed organizzativi sui lavoratori impiegati in appalto.

La definizione degli appalti labour intensive

Uno dei requisiti per avere un contratto di appalto genuino ossia corretto dal punto di vista normativo è l’organizzazione di mezzi. Cosa significa?

Se l’agenzia affida in (sub)appalto il servizio di allestimento di uno stand per una fiera deve essere l’azienda appaltatrice (e non l’agenzia) a fornire le strumentazioni, i materiali, gli attrezzi necessari per svolgere il servizio pattuito, oltre al personale che si occupa di mettere a punto l’allestimento. 

L’organizzazione di mezzi, però, può essere marginale o astratta: si pensi ai servizi digitalizzati o informatizzati o a quelli in cui i mezzi sono minimi, come nei servizi di pulizia o nei servizi fotografici o di videomaking.

Qui l’oggetto dell’appalto coincide sostanzialmente con l’attività lavorativa di personale specializzato.

Si parla di appalti labour intensive: si tratta di contratti in cui l’apporto di attrezzature e capitali dell’appaltatore è marginale rispetto all’apporto lavorativo.

Questi appalti sono legittimi a condizione che l’appaltatore eserciti in via esclusiva il potere direttivo, organizzativo e disciplinare sul personale impiegato in appalto.

Quali sono i rischi negli appalti degli eventi fieristici?

ll rischio maggiore è la somministrazione irregolare di manodopera perchè prestare lavoratori tra aziende è vietato. Cosa significa?

Che gli unici soggetti legittimati a fornire personale alle aziende sono le agenzie di somministrazione. Il prestito di personale tra aziende è vietato.

Si configura una somministrazione irregolare se è il committente ad organizzare e dirigere i dipendenti dell’appaltatore e l’appaltatore si occupa solo degli aspetti amministrativi del rapporto (es. oneri retributivi e contributivi). 

L’appaltatore, così, diventa un semplice intermediario, che fornisce personale al committente.

Se l’appalto non è genuino, il lavoratore può chiedere la costituzione del rapporto di lavoro alle dipendenze dell’agenzia, che resta esposta anche alle sanzioni di legge.

Per questo motivo, l’appalto labour intensive deve essere valutato con cautela ed attenzione in quanto – essendoci solo apporto di lavoro – il confine con la somministrazione irregolare è più labile ed occorre che la gestione del personale avvenga correttamente e solo da parte dell’appaltatore.

Un esempio: un’agenzia di comunicazione che nell’organizzazione degli eventi fieristici per i vari clienti attiva hostess, animatori, collaboratori forniti da un’azienda che fa da tramite.

Attenzione alla scelta del subappaltatore 

L’agenzia di comunicazione deve scegliere con attenzione il proprio subappaltatore e compiere alcune verifiche per evitare di essere esposta a gravi sanzioni.

La scelta di un (sub)appaltatore affidabile diventa, quindi, cruciale per l’agenzia.

1) Il subappaltare deve essere un imprenditore

L’azienda deve essere un vero imprenditore:

• deve già avere in essere una propria attività d’impresa che esercita abitualmente
• deve svolgere tale attività in maniera evidente e comprovata
• deve operare per conto di differenti imprese nel tempo

La normativa in materia di sicurezza sul lavoro obbliga i committenti a verificare l’idoneità tecnico-professionale delle imprese appaltatrici in relazione ai servizi da affidare loro, prima di stipulare il contratto di appalto. L’inosservanza di questo obbligo, espone l’agenzia a rilevanti sanzioni.

2) ll subappaltatore deve essere economicamente affidabile

E’ poi necessario che l’appaltatore sia un soggetto economicamente affidabile, che adempia regolarmente i suoi obblighi nei confronti dei propri dipendenti.

La legge prevede la responsabilità solidale tra committente, appaltatore ed eventuali subappaltatori – entro il limite di due anni dalla cessazione dell’appalto – per le retribuzioni dovute ai dipendenti addetti all’appalto e per il periodo di esecuzione dell’appalto, oltre che per i contributi previdenziali ed i premi assicurativi.

Se l’appaltatore non paga le retribuzioni (o i contributi ed i premi INAIL) al proprio personale, i dipendenti (e gli Istituti previdenziali ed assicurativi) possono agire direttamente nei confronti dell’agenzia appaltante per ottenere il pagamento dei rispettivi crediti.

3) Il subappaltatore deve adempiere agli obblighi in materia di sicurezza

La normativa impone al committente una serie di obblighi stringenti da osservare e che comprendono anche il doversi assicurare che l’appaltatore rispetti le norme di sicurezza e non adoperi in appalto lavoratori non regolarmente assunti o non formati o informati sui rischi relativi alla sicurezza.

Procedura per la scelta dei subappaltatori

Considerati gli aspetti accennati, è opportuno adottare una procedura operativa da osservare per la stipula del contratto di appalto ed il successivo monitoraggio nella fase esecutiva.

È fondamentale avere una check list di documenti da raccogliere prima di sottoscrivere il contratto e in corso d’opera, per verificare l’andamento e l’adempimento degli obblighi da parte dell’appaltatrice nei confronti dei propri dipendenti.

È buona prassi poi elaborare una sorta di vendor list per tenere nota dei subappaltatori testati e approvati come professionali per minimizzare, quando possibile, i rischi per l’agenzia legati all’appalto.

Ci occupiamo di fornire consulenza all’agenzia di comunicazione per gestire le procedure lato cliente e lato fornitori e collaboratori.

Foto di Privecstasy su Unsplash