Parliamo a te, agenzia di comunicazione che prendi a noleggio strumenti informatici hardware da dare in uso ai tuoi dipendenti ma anche a te, azienda IT che tra i tuoi servizi offri anche l’affitto di device. Ci ritroviamo spesso infatti a valutare una corretta gestione degli strumenti, sotto il profilo legale.

Infatti anche se solitamente vediamo al centro dell’attenzione nell’ambito dei contratti informatici il software, anche gli strumenti fisici (laptop, computer portati, tablet, device in genere) hardware sono oggetto di rapporti contrattuali. Parliamo quindi del contratto di noleggio di uno strumento hardware.

Sicuramente, nel linguaggio corrente, avrai sentito più parlare di noleggio o di affitto. In realtà, la terminologia corretta è contratto di locazione di un bene mobile (precisamente hardware) e trova regolamentazione all’interno del codice civile e precisamente agli arti 1571 e ss cc.

Cos’è il contratto di locazione di hardware?

Il contratto di locazione di hardware è una tipologia di contratto in cui una delle parti (il locatore) concede all’altra parte (il conduttore) il diritto di utilizzare determinati hardware (come computer, stampanti, server, etc.) per un certo periodo di tempo, di solito in cambio di un pagamento periodico (il canone di locazione).

È regolamentato dal codice civile ma attraverso lo strumento contrattuale possiamo inserire alcune clausole fondamentali per la gestione della responsabilità e i profili di rischio.

Perché è fondamentale stipulare un contratto di locazione di hardware?

Il codice civile ci impone un documento scritto in caso di locazione di beni immobili (ufficio, abitazione) ma non ci obbliga nel caso in cui l’oggetto del contratto di noleggio sia un tablet (bene mobile). Tuttavia, è chiaramente fondamentale stabilire contrattualmente, termini, condizioni, responsabilità con riguardo allo strumento consegnato.

Il contratto è versatile: siamo noi a stabilire le clausole a seconda del caso specifico.

Ad esempio:

• Puoi inserire l’opzione d’acquisto o il patto di riscatto, che consente all’agenzia di diventare il vero e proprio proprietario della cosa che prima gli era solo data in affitto;
• Puoi prevedere il pagamento di un compenso annuo invece che un canone mensile, con la gestione in caso di mancato pagamento;
• Puoi includere l’assistenza e gli aggiornamenti da remoto, periodici e previamente concordati.

Un contratto di affitto di device per prevenire i rischi

Abbiamo un approccio basato sulla prevenzione del rischio, questo significa che lo strumento contrattuale ci serve per regolamentare a monte le varie situazioni che creano invece problematiche se non attenzionate prima.

Ecco alcuni rischi che puoi prevenire con un documento contrattuale per la locazione di sistemi hardware, adeguato:

1. Il problema della personalizzazione. Se viene messo a disposizione uno strumento che consente l’installazione di software, è fondamentale informare di eventuali limitazioni all’installazione.
2. Il problema degli interventi. Se il locatore (il soggetto che fornisce l’hardware) non fornisce un adeguato supporto tecnico o assistenza nella gestione dell’hardware, l’azienda potrebbe trovarsi ad affrontare problemi che andrebbero ad influire sulle operazioni quotidiane facendo perdere parte del fatturato;
3. Il problema della sicurezza. Tutte le aziende salvano all’interno dei propri device informazioni riservate, dati anche di natura particolari, segreti aziendali. È fondamentale che il locatore preveda queste situazioni con l’implementazione di misure di sicurezza e protezione dei dati;

Ti possiamo dare supporto per l’elaborazione di un contratto per servizio di noleggio hardware adeguato alla tua realtà aziendale iniziando da un primo assessment che includa l’individuazione delle problematiche.

Gli obblighi dell’azienda IT che dà a noleggio l’hardware

Il locatore deve garantire un servizio ottimale e sarà responsabile circa tutta una serie di adempimenti che riguardano l’hardware in questione come la manutenzione regolare e l’assistenza tecnica.

Ad esempio: mancata manutenzione ordinaria, ritardata attivazione dell’assistenza da remoto, difetto di coordinamento per la manutenzione straordinaria.

Oltre a ciò si possono avere altri obblighi come il garantire l’ottimale funzionamento dell’hardware fino al termine del contratto oppure sostituire lo stesso hardware qualora diventasse obsoleto durante il periodo di locazione o ancora gestire il rischio di furto dell’hardware, etc.

La responsabilità dell’agenzia che riceve in affitto un device

Il conduttore è principalmente obbligato a pagare tempestivamente il canone di locazione secondo le scadenze previste dal contratto.

Seguono poi una serie di obblighi relativi alla gestione dell’hardware stesso tra cui:

1. L’hardware deve essere utilizzato nelle modalità stabilite dal contratto (da evitare dunque usi impropri);
2. Il conduttore (di solito) è responsabile della manutenzione ordinaria (un esempio è la pulizia regolare);
3. Al termine del periodo di locazione il conduttore deve restituire l’hardware in buone condizioni (è bene fissare cosa si intenda).

Foto di Marc PEZIN su Unsplash