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Autore: Valentina Trevisan

Contratto con influencer e contratto con ambassador

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

La distinzione tra influencer e ambassador è abbastanza chiara, ma come si traduce a livello legale la pubblicità effettuata con queste persone? Il contratto con influencer e ambassador dev’essere la base per una collaborazione efficace e serena.

La figura dell’influencer dal punto di vista legale

L’influencer è un soggetto che viene utilizzato nell’ambito di una strategia di marketing sulla base della popolarità e del potere di influenzare i potenziali clienti.

I post, le storie e i commenti possono essere inseriti in forza di un accordo di testimonial con l’impresa (comunicazione commerciale) o possono costituire una libera manifestazione del pensiero dell’influencer.

Molto spesso noto che, con riguardo agli influencer, non viene nemmeno concluso un contratto scritto ma vengono incaricati tramite e-mail, vengono inviati i prodotti e tramite questi creano contenuti che non richiedono approvazione.

Spesso inoltre l’influencer viene incaricato da un’agenzia di comunicazione che svolge servizi di influencer marketing. 

Sul punto, ti rinvio direttamente all'articolo dedicato all'influencer marketing dove puoi approfondire i profili di responsabilità di questo rapporto trilatero: qui.

L’influencer viene spesso incaricato per una campagna di comunicazione limitata nel tempo, invitato a partecipare ad uno specifico evento o a pubblicizzare a termine un prodotto. Di fatto quindi non viene instaurato un rapporto di fiducia tra azienda ed influencer ma la prima si avvale della popolarità del secondo quale veicolo per promuovere la vendita dei propri prodotti e servizi.

La figura dell’ambassador dal punto di vista legale

L’ambassador invece è un soggetto che, di norma, ha un rapporto continuativo con la singola azienda che l’ha individuato per promuovere il prodotto.

Si tratta di un rapporto di fiducia, fondato sul fatto che il primo è appassionato dei prodotti e servizi dell’azienda la quale quindi non si avvale dell’ambasssador per la promozione diretta dei propri prodotti e servizi, ma quale veicolo per trasmettere i valori aziendali.

Questo tipo di gestione determina la costituzione di un contratto di durata attraverso cui, ad esempio, l’ambassador può seguire l’azienda per un periodo di tempo non predeterminato occupandosi di creare contenuti (video o foto ad esempio) da veicolare nei propri profili (Instagram, YouTube ad esempio) mediante gli strumenti messi a disposizione dall’azienda.

Influencer vs ambassador

Dal punto di vista generale quindi possiamo ritenere che:

  • L’ambassador è di norma titolare di partita iva e conclude con l’azienda un contratto di durata dando vita ad un rapporto di collaborazione continuativo con la singola azienda. Egli quindi conosce profondamente l’azienda, ne sposa valori è un’esperto dei prodotti e servizi. Il focus è quindi l’interesse verso l’azienda.
  • L’influencer invece potrebbe non svolgere l’attività in modo professionale e dunque occasionale, viene reperito dall’agenzia di comunicazione e di norma instaura rapporti non continuativi con più aziende che lo contattato. viene quindi utilizzato per promuovere prodotti e servizi, focus della scelta assunta dall’azienda stessa.

I profili legali del contratto con influencer e ambassador

L’azienda può concludere con questi soggetti dei contratti atipici, in quanto nel nostro ordinamento non esiste il contratto per influencer o il contratto per ambassador. Sono quindi le parti a dover concordare sugli aspetti fondamentali e principali che vengono poi riportate nel documento.

In sintesi, gli elementi fondamentali che le parti devono prendere in considerazione sono:

1) Oggetto del contratto con influencer e ambassador

Cosa si impegna a fare l’influencer? Quali contenuti, con quale cadenza, con quale tone of voice.
Quale attività si impegna a svolgere l’ambassador? La realizzazione di contenuti visivi deve rispettare delle linee guida dell’azienda oppure, essendo un professionista del settore, non richiede approvazione delle opere?

2) Durata e recesso

Vi sono questioni che attengono tipicamente al ruolo dell’ambassador. Se l’accordo da vita ad un rapporto di durata, magari non predeterminata, significa che le parti devono avere la possibilità di sciogliersi dal rapporto per qualsiasi ragione (recesso). Oppure il contratto stesso può essere annuale con rinnovo automatico in difetto di disdetta entro un certo termine.

3) Pagamento: termini e modalità

Con riguardo all’influencer, anche in ragione alla popolarità dello stesso e al tipo di prodotto, egli può essere pagato tramite compenso oppure mediante il trasferimento di proprietà dei beni oggetto dell’attività promozionale.

Con riguardo invece all’ambassador, di norma, oltre al trasferimento di proprietà del prodotto (che di norma ha un valore economico maggiore) gli viene corrisposto un importo mensile o annuo o in ragione al numero di contenuti che realizza nell’interesse dell’azienda. Nulla esclude comunque invece che l’oggetto da promuovere (ad esempio una fotocamera) venga consegnata in comodato d’uso. In detto caso quindi, il contratto di ambassador conterrà anche i profili afferenti alla concessione in uso di un bene.

4) Responsabilità delle parti

Altro profilo di indubbia rilevanza pratica è la responsabilità della persona per il mancato o inesatto adempimento.

Nello specifico, l’influencer potrebbe ricevere il prodotto e non svolgere l’attività a cui si è impegnato; oppure l’ambassador potrebbe realizzare un contenuto non corrispondente alle linee guida imposte dall’aziende o idoneo a veicolare dei valori diversi o difformi rispetto ai desiderata dell’azienda.
In detti casi è bene che le parti possano a priori prevenire dette situazioni anche eventualmente pre-liquidando un risarcimento del danno.

Questi sono solo alcuni dei principali profili da tenere in considerazione nel momento in cui l’azienda decide di avvalersi di una persona esterna per la promozione del proprio brand, della propria immagine o della vendita dei propri prodotto o servizi. Ci avevi mai pensato?

CONTATTAMI PER APPROFONDIMENTI

Photo by Steve Gale on Unsplash

Influencer marketing: il ruolo dell’agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Marketing e diritto.

Il servizio di influencer marketing presuppone lo svolgimento dell’attività promozionale da parte di un terzo (influencer). In questo rapporto trilatero (cliente-agenzia-influencer) ci sono degli aspetti importanti da considerare. Vediamo quali.

Il servizio di influencer marketing dell’agenzia di comunicazione

Il sevizio di influencer marketing è spesso incluso in un contratto complessivo di servizi di comunicazione in cui l’agenzia si occupa di gestire la promozione dell’azienda.

Con specifico riguardo al servizio di influencer marketing, è bene specificare all’interno del contratto di cosa si tratta oltre che individuare gli elementi fondamentali che consentono di stabilire se l’influencer e l’agenzia stanno lavorando bene o male.

Un buon punto di partenza per riportare a livello contrattuale gli accordi può essere interrogarsi sui seguenti profili.

  • Chi rende il servizio di influencer marketing? Direttamente l’agenzia o un terzo?
  • Quali sono le caratteristiche che deve avere l’influencer?
  • Cosa deve fare l’influencer?
  • Il cliente può non accettare la scelta compiuta dall’agenzia? Quando può lamentarsi?
  • L’influencer verrà pagato con compenso oppure con la consegna del materiale da promuovere?
  • Sono previsti dei premi o delle percentuali a favore dell’influencer?

Cosa scrivere nel contratto tra cliente, agenzia di comunicazione e influencer?

Il contratto dovrà contenere alcuni elementi fondamentali volti a regolamentare il rapporto cliente agenzia di comunicazione in merito all’attività dell’influencer.

Chiaramente, trattandosi della stesura di un contratto, sarà fondamentale rivolgersi ad un professionista che, oltre a descrivere in linguaggio legale il contenuto dell’accordo raggiunto con il cliente, possa fornire alcuni suggerimenti utili nella corretta identificazione delle posizioni delle parti.

E quindi, nello specifico il contratto dovrà descrivere:

Qual è l’attività svolta dall’agenzia di comunicazione nell’influencer marketing?

L’agenzia può occuparsi dell’attività di ricerca ed individuazione di un numero prestabilito di influencer nel settore di riferimento del cliente. Oppure può avere essa stessa dei dipendenti influencer che si occupano dello svolgimento di tale attività. Oltre all’individuazione potrebbe essere prevista la supervisione dei contenuti, l’approvazione delle proposte dell’influencer, l’indicazione di linee guida.

Qual è l’attività che svolgerà l’influncer?

Ad esempio: creazione di contenuti per specifici social network in un numero prestabilito. I contenuti (copy e foto) possono essere elaborati autonomamente oppure esservi delle linee guida indicate dal cliente oppure ancora essere oggetto di approvazione.

Qual è il metodo di pagamento dell’influencer?

Se è l’agenzia che incarica direttamente l’influncer sarà questa che si occuperà dei profili afferenti al corrispettivo. Potranno essere contenuti a pagamento o mediante la fornitura in omaggio dei prodotti.

Quali sono le facoltà del cliente?

Ad esempio, il cliente può voler avere la possibilità di confermare i nominativi proposti o rifiutare sulla base di determinate ragioni. In detti casi però sarà importante fissare dei termini entro i quali il cliente può rifiutare la proposta dell’agenzia; sarà anche importante individuare le caratteristiche che deve presentare l’influencer affinché le eccezioni del cliente siano ridotte.

Responsabilità dell’agenzia con riguardo alle condotte dell’influencer

L’agenzia sarà la controparte contrattuale dell’influencer la quale dovrà incaricare quest’ultimo allo svolgimento dell’attività sulla base di quanto concordato con il cliente. Di fatto quindi sarà il soggetto intermedio responsabile nei confronti del cliente per la mancata o non corretta esecuzione della prestazione da parte dell’influencer.

Responsabilità del cliente con riguardo al servizio di influencer marketing

In primo luogo, il cliente sarà responsabile laddove non consegni i prodotti che devono essere oggetto di attività promozionale. Inoltre, qualora il cliente non paghi alle scadenze stabilite (ammesso che le parti abbiano concordato un pagamento periodico all’agenzia), quest’ultima dovrà avere la possibilità di sospendere l’esecuzione del servizio così da evitare di essere esposta nei confronti dell’influencer.

Questi chiaramente sono gli aspetti più importanti su cui porre l’attenzione. In ragione poi al tipo di attività, al settore di riferimento, alle richieste del cliente, all’oggetto della prestazione, le disposizioni dovranno essere modulate in conseguenza al caso specifico.

Il rapporto trilatero: cliente agenzia di comunicazione e influencer

Ci possono essere tre situazioni:

  1. L’agenzia si occupa unicamente di reperire il nominativo dell’influencer. In questo caso, è l’azienda a concludere autonomamente un contratto con l’influencer (ipotesi più rara, salvo grandi aziende).
  2. L’agenzia si occupa di reperire l’influencer e lo incarica allo svolgimento dell’attività promozionale (ipotesi più frequente). In questo caso è bene che il contratto con l’azienda specifichi bene i profili che deve avere l’influencer così da evitare di essere considerati inadempienti.
  3. L’agenzia di comunicazione è anche di influencer marketing ed ha al suo interno degli influencer lavoratori dipendenti (ipotesi meno frequente che però accade con riguardo alle agenzie verticali su uno specifico settore).

Questa scelta è fondamentale in quanto incide sui rapporti contrattuali e sul regime di responsabilità.

Ed infatti:

  • La prima situazione prevede che l’agenzia sia adempiente nella misura in cui indichi il nominativo (adeguato in ragione alle linee guida stabilite tra agenzia ed azienda).
  • Nella seconda situazione invece, l’agenzia di fatto incarica un terzo che potrà anche non dare esecuzione alla prestazione. In questo caso, l’agenzia sarà considerata responsabile nei confronti dell’azienda per non aver dato esecuzione alla prestazione e potrà poi rivalersi nei confronti dell’influencer.
  • Nella terza situazione invece la responsabilità dell’agenzia nei confronti del cliente è contrattuale e l’influencer ha un rapporto di lavoro dipendente (sarà quindi eventualmente soggetto a sanzione disciplinare).

Il ruolo dell’agenzia di comunicazione

L‘agenzia di comunicazione può essere direttamente responsabile contrattualmente nei confronti del cliente nel caso in cui si occupi lei stessa di incaricare l’influencer. In questi casi, l’accordo tra cliente – agenzia dovrà tutelare l’agenzia la quale di fatto rimane responsabile per un’attività compiuta da altri. Contestualmente, nel rapporto agenzia – influencer, la prima dovrà avere la possibilità di agire immediatamente in regresso per quanto l’agenzia dovesse essere condannata a risarcire a causa dell’inadempimento dell’influencer.

In alternativa, l’agenzia potrebbe essere responsabile solo con riguardo alla scelta dell’influencer e rimanere assolutamente libera per quanto afferisce all’esecuzione della prestazione in quanto è il cliente a concludere il contratto con l’influencer. In quest’ultimo caso non vi è la necessità di predisporre delle clausole di regresso, degli esoneri da responsabilità o delle limitazioni.

L’inadempimento dell’influencer

Può accadere quindi che l’influencer non svolga l’incarico assegnato oppure lo svolga in modo non corretto, inadeguato, in ritardo, in modo frammentato, non rispettando quanto previsto negli accordi.

In questi casi, laddove sia l’agenzia di comunicazione ad aver incaricato l’influencer e quindi è essa stessa responsabile in via diretta, è bene prevedere:

  • la responsabilità dell’influencer per mancata e/o ritardata esecuzione della prestazione (clausola di inadempimento contrattuale generale) con obbligo al risarcimento del danno (eventualmente predeterminato).
  • la manleva dell’agenzia per quanto questa dovesse essere ritenuta responsabile nei confronti del cliente per inadempimento dell’influencer.
  • e quindi, la responsabilità dell’influencer per quanto l’agenzia dovesse essere ritenuta responsabile nei confronti del cliente, senza limitazioni.
  • linee guida o regole che l’influencer deve seguire affinché nello svolgimento dell’attività possa considerarsi adempiente.

È facile capire ora quanto può essere fondamentale un accordo (anche semplice) con cui l’agenzia incarica l’influencer allo svolgimento di una o più attività, vero?

Parliamone

Photo by Toni Hukkanen on Unsplash

Come tutelare le idee creative dell’agenzia di comunicazione nei confronti del cliente?

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Diritto d'autore e copyright.

I progetti grafici, le idee di base, le presentazioni, le proposte dell’agenzia di comunicazione, sono indubbiamente degli atti creativi che possono essere tutelati anche nei confronti del cliente. Vediamo con quali strumenti.

Cos’è un’idea creativa?

Nel nostro ordinamento le idee non sono tutelabili. Quando invece l’idea diventa un’azione, un progetto, viene data una forma espressiva, allora possono essere tutelate in modo automatico e senza necessità di alcuna attività, dalla legge a protezione del diritto d’autore. Di fatto quindi, l’idea viene sviluppata e diventa un’opera creativa.

Ti ricordo che la creatività di un’idea non può essere esclusa perché l’opera consiste in idee e nozioni semplici, ricomprese nel patrimonio intellettuale di persone aventi esperienza nella materia. Le idee possono ad esempio essere rappresentate in maniera personale ed autonoma rispetto a quanto precedentemente noto.

A tal proposito, se vuoi approfondire il concetto di creatività, ti rimando all'articolo dedicato: che cos'è la creatività?

La situazione che voglio esaminare in questo articolo attiene alla tutela delle idee creative di un’agenzia nei confronti dei clienti. Ti indico alcune ipotesi.

La protezione verso il potenziale cliente

Prima di arrivare al conferimento dell’incarico (e quindi nel corso delle trattative precontrattuali) il cliente potrebbe richiedere all’agenzia talune idee su cui fondare poi il lavoro (e quindi il tipo di servizio, il preventivo..).

Può accadere che l’agenzia rifiuti la consegna di materiale prima della conferma del contratto o che, a seconda del tipo di cliente, accetti di elaborare delle idee. Qualora non si pervenga, per qualsiasi ragione, alla conclusione dell’accordo, di fatto, il cliente avrà a disposizione un progetto che potrebbe rivelarsi utile in un tempo successivo.

L’agenzia può richiedere la sottoscrizione di un accordo che contenga il divieto, pena il risarcimento del danno, nel trattamento (uso, declinazione, copia, archiviazione) delle idee creative messe a disposizione in fase di trattativa. Resta inteso che, per arginare il problema la messa a disposizione può consistere nella visualizzazione a video delle idee.

In ogni caso il comportamento descritto potrebbe essere qualificato come una condotta contraria ai principi di correttezza e buona fede, ma non essendovi un accordo con cui si attesta il divieto di utilizzare le proposte, non è così lineare dimostrare che il cliente non le poteva utilizzare.

La tutela verso il cliente dell’anno scorso

Altra situazione è invece quella in cui nel corso dell’esecuzione del contratto, l’agenzia di comunicazione consegni una pluralità di proposte delle quali, una viene scelta. Nel corso degli anni successivi, il cliente non intende proseguire il contratto di durata e decide di rivolgersi ad altra agenzia per il servizio di comunicazione. I progetti di cui dispone il cliente, di chi sono? Può consegnarli ad altri che si occupino dello sviluppo?

In questo caso, è bene inserire all’interno dell’accordo una clausola relativa ai “progetti esclusi” per proteggere le idee creative scartate. Tale articolo prevedrà il divieto, imposto al cliente, di utilizzare, in futuro, i progetti che gli sono stati messi a disposizione ma che egli non ha scelto. In questo senso quindi, la titolarità di detti progetti rimane in capo all’agenzia la quale può darsi la facoltà di declinarli a favore di altri clienti magari nel medesimo settore di riferimento.

Anche in detto caso, è utile prevedere un obbligo a carico del cliente, che permane a seguito della cessazione degli effetti del contratto, sopportato da un risarcimento del danno.

La tutela verso il cliente che non paga

L’aspetto patologico che può interessare il rapporto agenzia di comunicazione – cliente, è la situazione in cui il cliente non paga alle scadenze stabilite. In questo articolo non intendo focalizzarmi sugli aspetti relativi ai termini di pagamento (fattore fondamentale da tenere in considerazione sin dalle trattative; ti rinvio all’articolo dedicato ai servizi di comunicazione “Contratto per agenzie di comunicazione“), bensì alla situazione in cui per qualsiasi causa o ragione il cliente non provveda a versare il dovuto.

Ebbene, nel momento in cui l’agenzia ha realizzato l’attività (il logo, il copy, la gestione dei social, l’elaborazione del calendario editoriale, lo shooting, il montaggio) non può essere restituita e venduta ad altri (come invece ad esempio potrebbe essere la consegna di un prodotto). Tale considerazione quindi impedisce che la soluzione al mancato pagamento sia la restituzione di quanto consegnato.

Ormai l’agenzia di comunicazione ha realizzato il servizio, che di fatto non può essere restituito per essere rivenduto ad altri.

Fermo restando che la gestione dei termini di pagamento assume particolare importanza anche con riguardo a questo punto di vista, la tutela in questo caso è successiva.

Il contratto dovrà prevedere una clausola che vieta al cliente di utilizzare i contenuti creativi consegnati in esecuzione del contratto finché la tranche di pagamento relativa a quel servizio non è stata integralmente pagata. Anche in questo caso, pena l’obbligo di risarcimento del danno per inadempimento che può essere predeterminato all’interno del contratto.

Un accordo a protezione dei progetti dell’agenzia

Tanto detto quindi, è fondamentale dotarsi di un contratto che possa tutelare i progetti creativi elaborati dall’agenzia di comunicazione nei confronti del cliente (potenziale cliente, cliente che recede, cliente che non paga..). Ti invito quindi a verificare che il contratto in uso presenti questi elementi. Se vuoi approfondire il tema puoi contattarmi.

tuteliamo la tua agenzia

Photo by Eden Constantino on Unsplash

Aggiornare la documentazione legale di un’agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Tutto cambia, lo sappiamo. Se offri un nuovo servizio, se c’è una modifica normativa sopravvenuta, se acquisisci un collaboratore nuovo, la gestione legale (e contrattuale) dell’agenzia, deve essere rivista ed eventualmente aggiornata. Vediamo come.

Perchè aggiornare la documentazione?

I fattori che possono richiedere la revisione, modifica ed aggiornamento della documentazione e delle procedure possono essere molteplici.

I fattori di cambiamento possono essere interni (individuazione di un nuovo servizio, declinazione di un prodotto innovativo, espansione verso l’estero) oppure esterni (novità normativa che impone determinati vincoli o che consente nuove opportunità).

Ad esempio:

  • Se in origine l’attività creativa era svolta nella forma dell’impresa individuale e successivamente gli accordi di collaborazione diventano costanti e permanenti, potrebbe essere necessario ed utile identificare una nuova forma giuridica, quella della società e quindi strutturarsi in modo diverso.
  • Se l’anno scorso i servizi erano molteplici ma quest’anno hai deciso di focalizzarti unicamente nella fotografia di prodotto, sarà bene declinare anche gli aspetti legali dell’attività a questa decisione e compiere talune valutazioni (anche con riguardo ai finanziamenti che attengono alla tua attività).
  • Se ancora, a seguito dell’introduzione di una novità normativa il tuo sito non è più compilant o vi è una sopravvenuta difformità nella gestione dei dati da parte del tool in uso, è fondamentale affrontare e risolvere la questione dal punto di vista legale.

Cosa fare per aggiornare la documentazione legale?

Non ci sono modalità prestabilite. Come sempre, parto dall’analisi.

Se la necessità di aggiornamento è determinata da fattori interni (nuovo servizio, declinazione di un nuovo prodotto), sarà l’agenzia di comunicazione ad illustrarmi le modifiche intervenute ed insieme valuteremo se e come aggiornare procedure e documentazione. Non è detto vi sia la necessità di compiere delle modifiche importanti, potrebbe essere sufficiente aggiornare talune clausole di un allegato.

L’aggiornamento può essere reso necessario anche dalla costante richiesta dei potenziali clienti: se i clienti richiedono spesso delle delucidazioni in merito ad una specifica clausola oppure costantemente non l’accettano perché troppo a loro sfavore, si può valutare di ammorbidire i concetti nel format generale così da evitare lungaggini.

Immagino tu abbia ben presenti le caratteristiche che dovrebbe presentare un contratto di un'agenzia di comunicazione (chiaramente poi declinato in ragione alle peculiarità dell'attività). Se hai qualche dubbio, puoi leggere l'approfondimento dedicato: Contratto per agenzia di comunicazione.

Se invece l’aggiornamento è reso necessario da una modifica normativa (introduzione di un nuovo regolamento europeo, decreto legislativo in materia di servizi digitali) ovvero da provvedimento che ha comunque un impatto sulla specifica attività (sentenza della corte di cassazione, provvedimento del garante), potrebbe essere il professionista che ti ha curato la gestione contrattuale ad informarti.

Per mia esperienza, quando mi occupo della gestione dell’attività creativa, sia che sia all’avvio sia che sia successivamente, mi impegno anche a notificare al cliente eventuali novità legali che possono impattare sull’attività caratteristica, così poi da confrontarci insieme sulle decisioni da assumere.

Come mantenere aggiornati documenti e procedure?

Nella consulenza legale dei business (siano essi in fase di avvio o di ri-strutturazione) prevedo un monitoraggio costante a medio termine così da attestare la conformità dell’attività svolta alle concrete esigenze. In generale poi, prevedo la possibilità di fruire di una consulenza continuativa che possa accompagnare in tutte le fasi di cambiamento dell’impresa.

Puoi consultare più nello specifico i servizi al link di seguito riportato e decidere poi di contattarmi per approfondire insieme.

CONSULENZA LEGALE

Photo by Marissa Grootes on Unsplash

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Perchè ti consiglio una social media policy?

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Marchi e Design, Marketing e diritto.

Cos’è la social media policy?

La social media policy è un documento elaborato dall’azienda per la gestione della propria presenza all’interno dei social network.

Un’azienda (o anche un’agenzia di comunicazione) adottano una social media policy per raggiungere i seguenti obiettivi primari:

  • Promuovere l’azienda attraverso i contenuti pubblicati dai propri dipendenti (funzione interna, attiva);
  • Tutelare l’immagine dell’azienda, del brand e dei prodotti (funzione interna ed esterna, passiva);
  • Fissare delle regole e delle linee guida relative alla comunicazione e promozione online (funzione esterna, attiva).

La social media policy interna

La social media policy c.d. interna, si rivolge ai dipendenti, ma anche ai collaboratori esterni continuativi.

Si tratta di un documento che può essere consegnato al momento dell’assunzione, unitamente alla lettera d’assunzione, all’informativa per il trattamento dei dati personali e al regolamento sull’uso dei sistemi informatici.

A cosa serve?

La funzione specifica della social media policy interna può essere quella di:

  • fissare le regole per l’uso dei social network durante l’orario aziendale (ad esempio, divieto),
  • individuare delle linee guida relative alla partecipazione attiva del dipendente nei social network ove è presente l’azienda (promozione diretta, risposta a commenti, inserimento di contenuti con tag),
  • fissare delle buone prassi generali per l’uso dei social network così da evitare la lesione dell’immagine aziendale (ad esempio con riguardo a contenuti postati da una persona in qualità di dipendente dell’azienda Alfa).

La violazione della social media policy potrebbe comportare anche sanzioni disciplinari (chiaramente, in ragione al tipo di attività richiesta, all’inquadramento del dipendente, al CCNL, al codice etico..).

La social media policy esterna

La social media policy esterna può costituire un allegato al contratto concluso con l’agenzia di comunicazione che si occupa della promozione dell’azienda online.

Nello specifico, quando un’azienda incarica un’agenzia per lo svolgimento di servizi di comunicazione, tra gli allegati al contratto vi potranno essere:

  • Il preventivo che fissa in modo più operativo rispetto al contratto i servizi che verranno svolti, la durata, la quantità (se pertinente), i social ove vengono veicolati i contenuti prodotti, le peculiarità dei servizi…;
  • Il brief qualora le parti siano già concordi nei punti essenziali da porre a fondamento della linea da tenere nella comunicazione;
  • L’informativa per il trattamento dei dati personali che è il documento che le imprese si scambiano per informare i dipendenti e collaboratori dell’altra delle modalità con cui verranno trattati i dati personali;
  • La convenzione di nomina a responsabile del trattamento ex art 28 GDPR che è il documento con cui l’impresa nomina l’agenzia soggetto che si occupa del trattamento dei dati personali per conto dell’impresa (fissando delle regole con riguardo ad esempio alla nomina dei subresponsabili, alle misure di sicurezza e organizzative, ai termini per comunicare un data breach..);
  • La social media policy che è il documento con cui l’azienda può informare l’agenzia di alcune regole da osservare nella comunicazione. Penso ad esempio alla comunicazione di una banca o di un poliambulatorio: entrambi devono sottostare a normative di settore che chiaramente non possono essere conosciute dall’agenzia di comunicazione. È bene invece indicarle in un documento riassuntivo che consenta alle parti di lavorare bene evitando problematiche anche rispetto a terzi (stato, ordini di riferimento, holding, aziende collegate).
Ovviamente, se ti vuoi far un'idea di quello che dovrebbe essere il contenuto di un contratto siglato con un'agenzia di comunicazione, puoi fare riferimento a questo articolo dove ho esaminato i fatto principali da considerare: qui.

A cosa serve?

Una social media policy esterna attiene alla gestione operativa degli aspetti contrattuali del rapporto, consente di orientare l’attività dell’agenzia di comunicazione e di rispondere alle seguenti domande:

  • Qual è il tone of voice da tenere nella comunicazione online dell’azienda?
  • Ci sono delle procedure da seguire con riguardo alla pubblicazione dei contenuti (ad esempio, richiedere la conferma all’ufficio marketing dell’azienda oppure attendere il via libera da parte dell’impresa collegata)?
  • Quali parole o concetti non possono essere utilizzati pena la violazione di regole o normative (penso ad esempio a parole come dieta, dispositivi medici, nutrizione..)?
  • Ci sono dei limiti o dei vincoli nei contenuti da postare online (penso ad esempio all’uso dei marchi della holding o dell’azienda collegata)?
  • Come viene gestita l’attività di community management (penso ad esempio all’azienda con e-commerce e alla richieste relative al reso prodotti)?
  • In generale, ci sono delle normative anche di settore da rispettare (codice deontologico, regolamento europeo, testo unico..)?

Perchè è utile una social media policy?

La social media policy non è obbligatoria, ma come avrai intuito è uno strumento molto utile per prevenire o comunque risolvere problematiche.

E quindi, può rivelarsi utile sotto più profili:

  • Migliore gestione del rapporto contrattuale con l’agenzia di comunicazione. La violazione ella social media policy che è un allegato al contratto consente la risoluzione dello stesso per inadempimento;
  • Tutela dell’immagine dell’azienda anche in relazione ai dipendenti. La violazione della social media policy può comportare l’imposizione di una sanzione disciplinare.
  • Coordinamento delle parti. Se la presenza online è gestita dai dipendenti, dall’azienda stessa, da più agenzie di comunicazione, un unico documento consente di mantenere un’unica linea di comunicazione.
  • Linee guida per le varie attività che riguardano i terzi (community management, risposta a recensioni negative, tag a commenti..).
Considera poi che, se l'attività dei dipendenti implica anche l'iterazione con interessati oppure il servizio dell'agenzia include anche il community management, è importante fare attenzione alla gestione dei dati personali degli utenti. Ho parlato di privacy nelle attività di marketing, qui.

Formazione per le imprese ed agenzie

Tra il mese di giugno ed il mese di luglio nell’ambito del progetto “Digitale Indispensabile” realizzato dalla collaborazione di Unioncamere Veneto e la Camera di Commercio di Vicenza (Made in Vicenza) ho potuto partecipare in qualità di relatrice a ciascuno degli incontri, proponendo temi diversi legati all’attività di promozione e comunicazione dell’azienda online.

Ad uno degli incontri ho parlato in modo specifico di Linkedin come strumento utile per la promozione dell’impresa online. Sotto il profilo legale, ho evidenziato però alcuni punti, che qui ti riporto brevemente:

  • I rapporti azienda – agenzia di comunicazione: l’azienda può fissare in una social media policy i punti fondamentali della propria comunicazione che devono essere osservati dall’agenzia;
  • I rapporti azienda – dipendente: il dipendente è libero di avere e gestire i propri profili personali nei social network, ma questo oltre a non dover ledere l’immagine aziendale può diventare uno strumento utile per promuovere l’azienda stessa (brand ambassador).
  • Sempre in ambito digital, è anche importante la gestione dei sistemi informatici e quindi dotarsi di un’adeguato “Regolamento d’uso degli strumenti informatici” così da far conoscere ai dipendenti e collaboratori limiti e doveri, anche ad esempio, con riguardo all’uso del telefono cellulare aziendale.

Informare i dipendenti di ciò che possono o non possono fare online è già un primo step per valorizzare l’importanza dell’immagine aziendale anche attraverso il personale. Possiamo fissare un momento formativo.

VALUTIAMO LA FORMAZIONE E LA DOCUMENTAZIONE

Il modello 231 per l’agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Marketing e diritto.

Il modello 231 è uno strumento importante per l’agenzia di comunicazione: consente di prevenire la commissione dei reati in materia di diritto d’autore (fotografie, software) e di evitare che l’agenzia sia responsabile in caso di illeciti commessi dai dipendenti.

Cos’è il modello 231?

Il Modello Organizzativo e di Gestione ai sensi del DLgs 231/2001 (c.d. MOG 231 o Modello 231) è un complesso di procedure e documenti che definisce la struttura aziendale ed i processi operativi per individuare e prevenire le criticità in ragione allo specifico settore.

Di fatto, accanto alla responsabilità della persona fisica (dipendente, consulente, amministratore ad esempio) che ha commesso il reato, la normativa prevede la responsabilità amministrativa dell’agenzia di comunicazione nel cui interesse o vantaggio il reato è stato commesso.

Un Modello 231 si compone di una parte generale e di una parte speciale:

  • Nella parte generale vengono fissate le regole generali di condotta e le procedure per l’intera agenzia di comunicazione. Tutti coloro che vengono in relazione con l’agenzia devono conoscerle ed osservarle.
  • Nelle parti speciali vengono individuate le aree in cui possono essere commessi i reati in ragione alle specifiche attività che riguardano l’agenzia di comunicazione (anche con riferimento articolazione degli uffici, struttura dei processi, rapporti con l’esterno). Più l’agenzia è strutturata più all’interno le persone avranno ruoli definiti e quindi diversamente esposti alla commissione di reati. Ciascun ufficio deve conoscere approfonditamente le regole e procedure che lo interessano.

Quando un dipendente di un’agenzia di comunicazione commette un reato?

Un dipendente (o un consulente anche esterno, un collaboratore, un amministratore) commette un reato quando tiene una condotta, attiva o omissiva (quindi si astiene dall’intervenire) che costituisce una fattispecie che il codice penale considera un reato (delitto o contravvenzione).

Quali sono i reati?

I reati da prevenire tramite la concreta adozione di un Modello 231 da parte di un’agenzia di comunicazione vengono determinati in ragione alle attività che concretamente vengono svolte da quest’ultima. Alcune attività possono coinvolgere tutti, altre riguardano solo singoli uffici.

L’articolazione degli uffici può rispecchiare quella generale delle aziende (amministrazione, marketing, produzione) ma può essere anche più specifica in ragione alla grandezza dell’agenzia (e quindi, area IT, area branding, area naming, area siti internet).

In generale, posso dirti che le tipologie di reato che possono presentarsi in misura più frequente per le agenzie sono:

  1. Reati in materia di violazione di diritto d’autore (art 25 novies del decreto).
    Le condotte illecite possono riguardare ad esempio, la messa a disposizione tramite reti informatiche di un’opera protetta dal diritto d’autore oppure la detenzione a scopo imprenditoriale di software pirata.
  2. Delitti informatici e in materia di trattamento dei dati (art 24 bis del decreto).
    Le condotte illecite possono riguardare, ad esempio, la distruzione, cancellazione o alterazione di informazioni, dati o programmi informatici altrui oppure ostacolo del funzionamento.

Quando l’agenzia di comunicazione è responsabile?

L’agenzia di comunicazione può essere ritenuta responsabile quando il reato è commesso a suo interesse o a suo vantaggio.

L’interesse può essere anche diretto e quindi è l’agenzia ad aver incaricato il dipendente di tenere un comportamento illecito.

Ma attenzione! Il vantaggio dell’agenzia può essere anche tradotto nel risparmio in termini economici di cui questa ha beneficiato per non aver adottato un modello 231.

Quando un’agenzia di comunicazione non è responsabile?

Quando viene commesso un reato da parte di un dipendente, consulente, collaboratore, apicale, l’agenzia di comunicazione potrà andare esente da condanna (amministrativa) dimostrando di non essere responsabile.

Ecco come:

  • Il reato non è commesso nell’interesse o a vantaggio dell’ente ma esclusivamente con riguardo alla persona che l’ha commesso. Oppure il reato è stato commesso eludendo in modo fraudolento il rispetto del modello 231. In sostanza, l’agenzia non centra niente, si tratta di una condotta che nulla ha a che vedere con la company.
  • L’agenzia ha adottato ed efficacemente attuato un modello 231 volto a prevenire concretamente la commissione dei reati di quello della specie verificatosi;
  • L’agenzia ha affidato ad un organismo ODV il compito di vigilare sul funzionamento delle attività, sulla prevenzione dei reati, sull’osservanza del modello 231. O in ogni caso non c’è stata un’omessa vigilanza.

A cosa serve il modello 231 per un’agenzia di comunicazione?

Sebbene l’adozione del modello 231 non sia obbligatoria, avrai intuito l’estrema importanza e la notevole utilità nell’efficace adozione di procedure di questo tipo.

E quindi, in via diretta, il modello 231 consente all’agenzia di comunicazione di:

  1. Evitare o comunque ridurre il rischio della commissione di reati da parte delle persone.
    Se l’agenzia di comunicazione adotta delle procedure specifiche e puntuali in ragione al tipo di attività, offre ai dipendenti un’adeguata formazione in materia, si dota della documentazione necessaria anche per sanzionare in via disciplinare determinati comportamenti, certamente riduce il rischio connesso alla commissione dei reati.
  2. Evitare che, in caso della commissione di reati, l’agenzia di comunicazione possa essere ritenuta responsabile.
    Nulla esclude infatti che, nonostante le procedure, la formazione e la documentazione, la persona si ritrovi comunque a tenere un comportamento illecito. in detti casi, l’agenzia, se dotata di un modello 231 concretamente applicato, non è automaticamente responsabile ed è quindi ammessa a provare di aver adottato tutte le procedure necessarie ad evitare.

In realtà poi, ci sono altri vantaggi, probabilmente visibili in modo più concreto dall’agenzia di comunicazione. Pensa ad esempio a questi:

  1. Essere un vantaggio competitivo per l’agenzia di comunicazione rispetto ai competitor.
    Se le altre media company non hanno compiuto scelte di questo tipo, da parte di un’azienda cliente strutturata che a sua volta ha adottato un modello 231, può costituire un fattore di preferenza.
  2. Evitare sanzioni anche di notevole entità o comunque spese processuali.
    Per la regole, prevenire è meglio di curare, è bene che l’agenzia di comunicazione metta in bilancio il costo per l’adozione ed il mantenimento di un modello 231 piuttosto che sia costretta ad intaccare le proprie riserve per dover sostenere costi improvvisi.
  3. È uno degli elementi che costituiscono requisito per l’attribuzione del rating di legalità.
    Se non sai cos’è, in estrema sintesi, si tratta di uno strumento innovativo che riconosce premialità all’azienda che opera secondo determinati principi di legalità, trasparenza ed eticità.
  4. Se l’agenzia lavora con la pubblica amministrazione, l’adozione di un modello 231 consente di conseguire una migliore reputazione nei confronti della stazione appaltante (rating d’impresa).
  5. Consente maggiore ordine nei processi aziendali, controllo delle procedure, individuazione delle aree di rischio.
    Con specifico riguardo ai dipendenti consente di prevenire condotte illecite ma anche di sanzionare in via disciplinare comportamenti riprovevoli. Ma anche di tutelare l’immagine ed il patrimonio aziendale nonché preservare la sicurezza dei prodotti e dei servizi.

Come adottare un modello 231 per un’agenzia di comunicazione?

Risk assessment

La prima attività da svolgere è un’analisi specifica e puntuale delle attività svolte dall’agenzia di comunicazione per individuare le aree di rischio, i reati, le condotte. Si parla di risk assessment come attività volta ad individuare ed analizzare i rischi per capire quali siano le priorità di intervento al fine poi di produrre azioni strategiche per contenerli o attenuarli.

E dunque, nell’ordine sarà necessaria:

  • l’identificazione del rischio (risk identification),
  • un’analisi specifica delle aree individuate (risk analysis),
  • l’individuazione delle azioni da intraprendere (risk response).

Attività successive

Le attività successive sono diverse in ragione agli esiti del risk assesment. Si tratta di attività che devono essere svolge in ragione alla specifica agenzia di comunicazione (non esistono quindi modelli, template e cose da copiare).

Ad esempio potrà essere necessario: migliorare le procedure interne, adottare documenti, svolgere attività formativa, adeguare i processi interni, riorganizzare le aree, identificare le specifiche attività dei singoli uffici.

Vogliamo approfondire?

Contattami per l’analisi del rischio

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Business plan per agenzie di comunicazione e freelance

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Per avviare un’attività creativa di successo è fondamentale avere un’idea, il più possibile innovativa ed elaborare un business plan che ti consenta di azionare il progetto. Parliamo quindi di cos’è la pianificazione e perché è importante. 

Cos’è il business plan e come si costruisce 

Un business plan è un documento di sintesi che descrive in modo specifico un progetto imprenditoriale fondato su un’idea.

L’idea di base potrebbe essere quella di costruire una start up che si occupi di sviluppare un’applicazione che renda più semplice le prenotazioni ed i trasferimenti dei nomadi digitali, ad esempio. Oppure potrebbe riguardare il mondo della fotografia e quindi sviluppare un’attività creativa fondata sulla urban photography per valorizzare gli aspetti culturali di un paese con particolare riguardo ai profili architettonici, prevedendo come buyer personas non solo gli appassionati di architettura, ma anche magari gli enti che hanno in gestione detti beni culturali.  

Il documento (business plan) viene elaborato a seguito dell’acquisizione di informazioni, dello svolgimento di indagini, dell’elaborazione di schemi e progetti. Non è un’attività che può essere svolta autonomamente e per questo ho voluto scrivere questo articolo in collaborazione con una collega: avvocato e commercialista sono infatti le due figure fondamentali a cui dovresti affidarti.

Perchè fare un business plan? 

Quando lavoro con aziende, imprenditori, freelance, persone, mi piace iniziare da questo: perché fai quel che fai?

Qual è la “reason why”? Il perché che sta alla base delle azioni che svolgi per i tuoi clienti, mi consente di identificare chi sono questi potenziali clienti, comprendere i loro bisogni, identificare le tue competenze a servizio dei loro bisogni, individuare eventuali elementi da integrare, valutare i profili di debolezza e le minacce, ma anche i punti di forza del progetto. 

Considera che, in generale, gli obiettivi da raggiungere con la costituzione di un’attività possono essere diversi. E quindi:

  • finalità interne come ad esempio progettare una nuova strategia, introdurre un prodotto o servizio, presentare un nuovo progetto. Con specifico riguardo all’agenzia di comunicazione dette finalità potrebbero tradursi nella declinazione di un servizio tradizionale in modo innovativo,  nella strutturazione di una landing page che sia il veicolo per vendere il “prodotto” strategia di marketing; 
  • finalità esterne come ad esempio strutturare un documento da prestare a possibili finanziatori o investitori. Anche qui, soprattutto per le aziende in fase di avvio, è importante (o fondamentale a seconda del tipo di attività) dotarsi di un capitale iniziale. Per raggiungere i finanziatori serve che questi sappiano cosa e perché sovvenzionare un’idea, e quindi il business plan è il documento fondamentale da mettere a loro disposizione. 

Come puoi costruire un business plan? 

L’analisi, la pianificazione e l’elaborazione della documentazione non è un’attività che puoi svolgere in modo autonomo ma è importante affidarsi a professionisti. Certamente però nella prima fase che richiede l’acquisizione di informazioni, il tuo contributo sarà fondamentale.

L’attività di analisi mi consente di acquisire dati, informazioni, storia, criticità, punti di vista, valutare e prevenire gli asti interni, identificare i punti di forza, vagliare gli elementi su cui porre l’attenzione e via dicendo. Le informazioni vengono fornite da te ma anche direttamente dal mercato di riferimento, dai tuoi potenziali clienti.

Il documento sarà quindi personalizzato e fondato sull’attività svolta. La struttura deve presentare alcuni punti fermi, quali:

  • una relazione di assestment iniziale (e dunque il “dove siamo oggi”),
  • la narrazione ragionata del progetto avviato/da avviare (e dunque “cosa vogliamo fare”),
  • un’analisi economico-finanziaria,
  • l’individuazione degli obiettivi e la descrizione delle modalità per raggiungerli. 

Se non hai un business plan? 

Molto spesso, anche le grandi agenzie, nascono da una persona singola che ha iniziato lavorando autonomamente ma poi ha continuato a stringere collaborazioni durature con persone affidabili. E dunque in detti casi il business plan non viene fatto all’inizio, ma in fase di cambiamento di assetto, di strutturazione del progetto. 

Dotarsi di uno strumento di questo tipo è fondamentale per:

  • conoscere approfonditamente il mercato;
  • compiere investimenti ragionati,
  • individuare gli elementi distintivi su cui impegnarsi,
  • identificare la necessità di eventuali collaborazioni esterne e via dicendo.

Non dotarsi di un business plan può quindi farti lavorare molto ma senza raggiungere lo scopo per il quale avevi messo in campo la tua idea. 

Ti aiutiamo a pianificare 

Il mese di settembre è perfetto per “iniziare”. Colgo quindi l’occasione di questo importante argomento per annunciarti la collaborazione professionale tra Legal for Creativity e Dot Com, studio commercialista che può aiutarti ed aiutarci nelle questioni fiscali. Così non dovrai più chiederti “ma questa cosa è da commercialista o da avvocato?”

Se vuoi parlarci della tua idea, ti aiutiamo a metterla in azione e cerchiamo una soluzione ai profili critici del tuo progetto.

pianifichiamo insieme

Come avviare un’attività creativa?

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Tante persone mi scrivono chiedendomi di cosa hanno bisogno per avviare un’attività creativa in modo professionale, lecito e corretto. Ecco quindi gli aspetti più importanti da considerare sin dall’inizio e da mantenere aggiornati ad ogni cambiamento.

Perchè vuoi avviare un’attività?

Quando lavoro con aziende, imprenditori, freelance, persone, mi piace iniziare da questo: perché fai quel che fai? 

Qual è la “reason why”? Il perché che sta alla base delle azioni che svolgi per i tuoi clienti, mi consente di identificare chi sono questi potenziali clienti, comprendere i loro bisogni, identificare le tue competenze a servizio dei loro bisogni. Questa analisi, oltre ad essere utile per i profili prettamente legali che poi vado a descriverti, è importante laddove tu decida di incaricarmi all’elaborazione di un business plan.

Se vuoi approfondire quest’ultimo profilo, ti suggerisco l’articolo dedicato all’avvio dell’impresa con riguardo alla pianificazione, attività su cui posso fornirti la mia consulenza a quattro mani con uno Studio Commercialista che ti e ci può aiutare per i profili che attengono prettamente all’analisi economica e agli aspetti fiscali.

Ecco alcune delle domande che ci vengono poste e che cui sono utili per condividerti la nostra esperienza.

Gli aspetti legali più importanti per avviare un’attività imprenditoriale

Quando decidi di avviare, in modo professionale, un’impresa, individuale o collettiva, oltre a sviluppare un’idea è importante considerare molti aspetti, alcuni dei quali sin dalla progettazione, altri in corso d’opera o in fase di cambiamento. 

Sulla base della mia esperienza posso dirti che gli aspetti legali più importanti sono i seguenti.

• Analisi preliminare su cosa, perché e come lavori

L’attività di analisi preliminare è fondamentale in ogni mia consulenza legale e mi aiuta a capire bene chi sei, cosa fai e perchè lo fai. Spesso ti aiuta anche a comprendere i punti di forza e di debolezza ed intervenire nel modificare i flussi di lavoro.

L’attività può essere preliminare alla stesura di contratti, alla gestione di una posizione critica, alla compilant del tuo sito web, alla pianificazione, alla strutturazione dei tuoi servizi.

Nello specifico, di solito parto da una checklist costruita ad hoc per ogni attività.

voglio iniziare l’analisi

• Contrattualistica per creativi

Prima di avviare un’attività creativa ti suggerisco di dotarti degli strumenti indispensabili per lavorare in modo professionale. Considera che ogni attività è a se ma in generale, può esserti utile:

  • un preventivo strutturato ed ordinato,
  • un contratto che ti tuteli,
  • degli allegati che ti aiutino a gestire i dati personali,
  • taluni documenti che ti consentano di identificare bene la richiesta del cliente (brief, report, documento di sintesi..).

Di contrattualistica ho parlato in modo approfondito. Ti suggerisco di partire dai seguenti contenuti. 

Ti ho riportato tutti gli elementi fondamentali che deve avere il contratto per servizi di comunicazione all'interno dell'articolo dedicato. Ho anche identificato alcuni aspetti magari di minore rilevanza ma che possono riguardarti da vicino: "Contratto per agenzia di comunicazione" 
Se il tuo lavoro è prettamente online, ti suggerisco di leggere l'articolo dedicato alla contrattualistica online, trovi spunti interessanti che potranno esserti d'aiuto: "Lavorare online: ti serve un contratto"
Con riguardo alla documentazione "eventuale" ossia quella che deve essere ben identificata in base alla specifica attività che svolgi, sai bene qual è l'importanza di dotarsi di un brief. Ne ho parlato su questo articolo, con i miei suggerimenti: "Il brief d'agenzia ha valore legale?"

Se invece ti occupi in modo verticale di un settore in particolare, puoi utilizzare lo strumento 🔎 per gli articoli di tuo interesse (fotografia, videomaking, copywriting, seo, postproduzione..).

• Finanziamenti per l’attività creativa ed innovativa

I bandi e le sovvenzioni possono costituire la base per l’avvio dell’attività o comunque rivelarsi uno strumento utile lungo il corso della gestione caratteristica dell’impresa. Gli aiuti di norma sono fondati sul tipo di attività (codice ateco dell’impresa), di servizio o di costi sostenuti, sul progetto. È quindi utile dotarsi di un professionista che possa informare di tali occasioni.

Nel mio caso, rivolgendomi ad attività creative ed innovative, rimango costantemente aggiornata con riguardo a bandi e sovvenzioni ed informo gli interessati riguardo a detti servizi. Ad esempio, in merito al fondo imprese creative, se sei iscritto alla newsletter avrai sicuramente potuto approfondire l’argomento e comprendere se la tua idea vi rientrava.

VOGLIO RIMANERE AGGIORNATO SU BANDI E FINANZIAMENTI

• Tutela del marchio e dei contenuti dell’agenzia

La tutela preventiva dell’attività imprenditoriale è importante e ciò assume ancora più rilevanza quando si tratta di un’attività creativa che quindi, per declinazione di elementi, contenuti ed informazioni, presenta tratti soggettivi, distintivi e nuovi.

La tutela non riguarda unicamente il segno dell’impresa (marchio denominativo o figurativo) ma anche i contenuti che vengono realizzati (il naming dei servizi ad esempio), oppure i progetti che vengono proposti ai clienti. 

Ho parlato spesso di marchio d'impresa e ti lascio l'articolo da cui ti suggerisco di partire: si tratta di una checklist molto pratica "La check list per registrare il tuo marchio"

• Strumenti di lavoro

Altra cosa di cui occuparsi in fase di avvio sono i device da acquistare (hardware) ed i programmi professionali da utilizzare (software).

Con riguardo alle dotazioni fisiche, molto dipende dal tipo di progetto (se sei un fotografo avrai necessità di investimenti iniziali maggiori con riguardo ai profili hardware rispetto ad un social media manager).

Sotto il profilo legale relativo ai software, il suggerimento è quello di dotarsi di strumenti professionali con idonea ed adeguata licenza fruibile per l’attività imprenditoriale (e non ad esempio declinare per usi diversi dei software gratuiti solo per uso personale). 

La questione delle licenze è fondamentale: ne ho parlato qui con riguardo a foto, video ed audio, quando i contenuti vengono acquistati per essere inseriti nei prodotti del cliente: "Licenza d'uso per contenuti stock: foto audio video"

Con specifico riguardo poi ai tool online (gallery online per fotografi, strumenti di mail marketing) è importante approfondire l’argomento anche dal punto di vista del trattamento dei dati personali. In questo senso infatti, quando si utilizza uno strumento di terzi, caricando contenuti (foto o identificativi) di altri soggetti, si sta compiendo un trattamento dei dati personali, che deve quindi essere adeguatamente gestito così da evitare la violazione del regolamento europeo.

• Costituzione dell’attività e persone

Di norma, molte delle attività creative nascono autonome per poi trasformarsi in collaborazioni costanti e durature (e dunque con il dilemma della società di fatto) per poi costituirsi in società di capitali. Altre invece nascono come start up coinvolgendo coloro che hanno dato vita all’idea iniziale.

Su questo punto, vi sono molti aspetti da considerare:

  • la protezione dell’idea tra i partecipanti;
  • il tipo di società da costituire e la forma giuridica;
  • lo statuto, l’atto costitutivo ed eventuali patti parasociali;
  • la tutela delle idee dell’agenzia, dei progetti ma anche dell’agenzia stessa;

• Collaboratori e dipendenti dell’agenzia di comunicazione

La neonata agenzia di comunicazione potrebbe essere una SRLS che fruisce in larga misura di collaborazioni esterne o che decide di acquisire alcune competenze mancanti (magari una verticale in ambito digital advertising) da un dipendente che si occupi solo di una determinata attività.

La valutazione circa quale contratto concludere con la persona individuata, è un altro profilo importante che ha risvolti legali. Ad esempio: il lavoratore dipendente dell’agenzia che si occupa anche di fare il brand ambassador della stessa; il collaboratore esterno che presta il proprio servizio per più agenzie; la clausola di non concorrenza. 

Ho parlato del rapporto tra agenzia di comunicazione e collaboratore in un articolo dedicato evidenziando gli aspetti critici su cui ritengo importante richiamare la tua attenzione: "Rapporto tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni".

Come posso aiutarti per avviare l’attività creativa?

Che la tua impresa sia ancora un’idea o che la tua attività creativa sia già avviata, questi sono gli aspetti a mio avviso più importanti da gestire per l’avvio e la gestione legale e lecita di un’attività.

Per verificare la conformità normativa della tua attività ed avviare un progetto di gestione contrattuale della stessa, possiamo sentirci.

parliamone in call

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contratti agenzia comunicazione media company collaboratori termini e condizioni

Contratto per agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

I servizi dell’agenzia di comunicazione possono essere molti ed eterogenei: è importante regolarli attraverso un documento scritto, contratto o condizioni generali, a tutela dell’agenzia e dei progetti creativi.

Questo articolo è dedicato agli aspetti più importanti da valutare per dotarsi di un contratto adeguato ai propri servizi, in linea con le esigenze di protezione e tutela dell’agenzia e che tenga in considerazione la posizione del cliente e di eventuali altri soggetti che partecipano alle attività (collaboratori esterni o agenzie terze).

Cosa inserire in un contratto per agenzia di comunicazione?

Le questioni di fatto da cui partire, che poi dovranno essere tradotte in termini giuridici possono essere così sintetizzate:

• Oggetto del contratto

Ossia la descrizione specifica e puntuale dei vari servizi. Quali sono le specifiche esigenze del prospect e gli obiettivi che ci si rappresenta? Quali sono le peculiarità del servizio? Possono essere standardizzati?

• Termini

Come viene organizzato il lavoro? Tempistiche di consegna e di ricevimento del materiale, organizzazione in team di lavoro, identificazione dei reparti.

• Gestione del personale

Individuazione delle attività che vengono svolte all’interno e specifica regolamentazione dei lavori che vengono esternalizzati.

• Fasi di lavoro e scadenze

Definizione del progetto in generale, dell’iter di svolgimento delle singole attività, dell’approvazione dei singoli moduli di lavoro. Ci sono termini perentori o basta una telefonata di conferma?

• Autorizzazioni per edifici e liberatorie per persone

A seconda dei servizi che si svolgono è bene che sia il cliente ad occuparsi di acquisire tutti i diritti sul materiale che viene utilizzato dall’agenzia. Oppure, se è l’agenzia, è importante regolare contrattualmente quali sono i step (l’ottenimento dell’autorizzazione è condizione risolutiva del contratto con l’agenzia?)

• Clausole di esonero dalla responsabilità

A seconda del tipo di servizio, valutandone la ragionevolezza è bene prevedere alcune limitazioni alla responsabilità. Ad esempio, l’agenzia non è responsabile per le variazioni degli algoritmi dei motori di ricerca o dei social network nel caso in cui l’attività riguardi il digital marketing;

• Informazioni confidenziali e progetti creativi

Bisogna fare estrema attenzione al know how dell’agenzia e alla titolarità autorale dei contenuti che vengono creati. A questo proposito rinvio all’interessante articolo che ho dedicato ai sistemi di protezione degli spot pubblicitari, utile sia per il cliente che per l’agenzia di comunicazione;

Se, ad esempio, l'oggetto dell'incarico riguarda l'attività di marketing a favore dell'azienda, è importante che quest'ultima tenga anche in considerazione i profili legali del trattamento dei dati personali. Non è infatti, chiaramente, l'agenzia che deve occuparsi di questo: al più, può suggerire dei tool da implementare ma questo non deve costituire un'assunzione di responsabilità. Ho parlato dei profili legali delle attività di marketing, qui.

Altre questioni importanti nei servizi dell’agenzia di comunicazione

• Il ruolo dei collaboratori esterni

Di frequente le agenzie esternalizzano a collaboratori (ex dipendenti in ritenuta d’acconto o professionisti lavoratori autonomi titolari di partita iva) alcuni servizi specialistici di cui hanno deciso di non occuparsi internamente. È importante specificare nel contratto con il cliente la facoltà di cedere in tutto o in parte il contratto o subappaltare i singoli servizi a seconda delle valutazioni dell’agenzia. 

Quando il freelance inizia a collaborare a spot con professionisti diversi (ad esempio grafico-SMM oppure fotografo-videomaker) oppure l'agenzia per taluni lavori decide di rivolgersi all'esterno (un'agenzia di comunicazione che richiede l'intervento di un software developer), è importante porsi il problema dei profili legali di ciascuno dei servizi, per evitare di stare scoperti sotto i profili di responsabilità. Ne ho parlato, in modo oggettivo, qui. Ti spiego anche il perchè.

• La collaborazione trilatera

Può essere che l’agenzia collabori con altra agenzia nell’ambito della realizzazione di una campagna pubblicitaria complessa: in questo caso il contratto potrebbe essere plurisoggettivo e quindi coinvolgere una pluralità di soggetti (un cliente e più agenzie) oppure potrebbe optarsi per un contratto diverso per ogni agenzia. In quest’ultimo caso, gli elementi di fatto (scadenze, materiale, attività) e gli elementi di diritto (responsabilità, esoneri, limitazioni) devono necessariamente coordinarsi.

• Il trattamento dei dati personali

L’agenzia di comunicazione deve informare il cliente delle modalità di trattamento dei dati personali dei dipendenti e collaboratori del cliente stesso nonchè una convenzione di nomina ex art 28 GDPR.

• La sospensione del servizio in caso di ritardo nei pagamenti

I servizi possono essere continuativi o a spot e si può prevedere il pagamento anticipato, dilazionato o alla consegna. A seconda del tipo di servizio, della forza contrattuale dell’agenzia nei confronti del cliente nonché dell’esperienza della stessa nella gestione di insoluti e ritardi nei pagamenti, si può prevedere che in caso di mancato rispetto delle scadenze i servizi vengano sospesi e che solo a seguito di estinzione del debito vengano ripristinati.

Contratto o condizioni generali di servizio: attenzione a questi aspetti

I servizi erogati da un’agenzia di comunicazione possono essere molti: pur avendo in comune lo scopo ultimo di fare pubblicità al proprio cliente. Nella stipula di un contratto o delle condizioni generali di servizio bisogna prestare massima attenzione su questi aspetti:

Testi completi, ma lineari

Con i miei clienti, cerco sempre di comporre un testo completo ma che permetta anche di semplificare l’attività. Mi ritrovo infatti a definire ed aiutare l’agenzia a migliorare l’organizzazione, definire le fasi ed i singoli step, a partire dall’acquisizione del contatto sino alla fornitura effettiva del servizio: uno degli elementi fondamentali è infatti avere un brief ordinato, schematico ed approvato dal cliente. 

Ho infatti parlato in modo specifico di come impostare, sotto il profilo legale, le fasi esecutive del lavoro di un’agenzia, dopo che questa ha ottenuto l’approvazione del preventivo e la sottoscrizione del contratto dal cliente in un articolo dedicato al valore legale del brief.

Contatti sereni

Oltre a semplificare a livello operativo, il contratto deve essere uno strumento che rassicura l’agenzia di comunicazione su tutti gli aspetti. In questo senso, quando ci sono delle situazioni spiacevoli da affrontare (mancato pagamento, cliente insoddisfatto o altro) il documento che preparo da tutte le rassicurazioni del caso. Il contratto infatti consente di regolamentare a monte gli aspetti patologici ed evitare che le parti inizino liti infinite in cui si rimane sempre insoddisfatti (anche nei casi in cui interviene il pagamento).

Singoli accordi per singoli servizi

Con riguardo poi agli aspetti strutturali, si può decidere di far sottoscrivere al proprio cliente, di volta in volta, un contratto per ogni singolo servizio. In questi casi ti rimando ai suggerimenti elaborati con riguardo alle singole attività: videomaker , SEO specialist, sviluppare siti web, social media manager, copywriter ove per ogni servizio puoi ritrovare gli aspetti più rilevanti di cui prendere nota.

…Oppure condizioni generali

Oppure, si può valutare di far sottoscrivere delle condizioni generali di servizio utili alla gestione di un rapporto continuativo con il cliente. In questo caso gli accordi vengono sottoscritti al conferimento del primo incarico e mantenuti fermi anche per i successivi rinnovi e per i nuovi servizi richiesti.

Con le agenzie di medie dimensioni è nettamente preferibile. Certo il lavoro di standardizzazione di tutti servizi è indubbiamente impegnativo (con i clienti fisso dei colloqui che tengono sempre conto delle tempistiche), ma diventa fondamentale per l’agenzia di comunicazione per lavorare in modo organizzato.

Aspetti peculiari della tua agenzia di comunicazione

L’inserimento di ogni clausola e la modalità di declinazione delle singole eccezioni, viene fatta in modo specifico e concreto: non esistono modelli pre-fatti, template o altro che possano essere universali!

È importante prendere in considerazione: il tipo di servizio, la struttura dell’agenzia, l’iter di svolgimento delle attività, le esigenze, le modalità operative, il tipo di cliente…

Cosa puoi fare tu? Parti da una check list

Di seguito uno schema generale che può esserti utile per iniziare le valutazioni in merito ai contenuti di un contratto pubblicitario o delle condizioni generali di servizio. Oppure anche, per passare in rassegna la documentazione di cui disponi così da fare un primo check autonomo.

  1. Quali sono i tuoi servizi?
  2. Come vengono gestiti i contatti con il cliente (colloqui orali, report scritti ed approvati, SAL, definizione di step da parte dei singoli reparti)?
  3. Come sono organizzati i servizi? Intendo, le singole fasi, gli step di lavoro.
  4. Quali sono gli aspetti a tuo avviso migliorabili?
  5. Quali sono le situazioni spiacevoli in cui l’agenzia si è trovata? Come sono state risolte?
  6. Vengono individuati dei referenti?
  7. Come avvengono i pagamenti?
  8. Cosa consegni al cliente? File aperti, report, documentazione, progetti esclusi..
  9. Cosa ti mette a disposizione il cliente?
  10. Come viene firmato il contratto?

Cosa possiamo fare insieme?

La check list è uno step preliminare per iniziare a comprendere le peculiarità dell’attività. Possiamo quindi fissarci un appuntamento per discutere del tema contrattuale partendo proprio dalle risposte alla checklist di cui sopra. Considera poi che, di norma dopo il conferimento dell’incarico fornisco un questionario strutturato e specifico per comprendere bene i servizi, i termini, le modalità. Si tratta di strumenti utili anche per rivedere alcuni aspetti operativi.

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Rapporto tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Per evitare di dover affrontare situazioni spiacevoli o risolvere problemi, è importante regolamentare preventivamente i rapporti tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni.

Per un’agenzia di comunicazione è fondamentale stringere delle collaborazioni, continuative o a spot, con professionisti esterni che possano rendere, per quel specifico cliente, una prestazione specialistica. Vediamo come regolare contrattualmente i rapporti.

Lato collaboratore, ossia professionista creativo, in realtà ci sono molte soluzioni. Ti condividiamo questo schema generale che usiamo anche nella formazione per iniziare ad esporre le varie possibilità nello svolgimento dell’attività d’impresa creativa.

Il rapporto di fiducia tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni

Innanzitutto, il rapporto di lavoro tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni è basato sulla fiducia. Questo non significa che l’incarico possa essere dato oralmente ma che l’agenzia sceglie di conferire l’incarico al collaboratore perché ritiene che sia un soggetto competente, che svolga il lavoro a regola d’arte e che abbia profili di diligenza e correttezza tali da poter spendere il nome dell’agenzia agli occhi del cliente.

In primo luogo è quindi importante definire:

  • L’oggetto del servizio e le caratteristiche, in modo abbastanza specifico. Oppure, demandare a singoli ordini qualora il rapporto sia continuativo.
  • Le modalità operative di gestione della collaborazione: i contatti con il cliente finale, il referente dell’agenzia, i termini di consegna del servizio, le modalità di condivisione del materiale e delle informazioni.
  • L’inquadramento dell’attività. Si tratta di una collaborazione duratura (annuale con rinnovo in difetto di disdetta) oppure il contratto viene concluso un’unica volta? Nel primo caso, il contratto sarà denominato “condizioni generali di collaborazione” ed accompagnato da uno specifico ordine.
  • Attenzione alla qualificazione dei soggetti. Si tratta di un collaboratore, non di un dipendente. Nell’ambito del contratto d’opera (questa è la denominazione) il soggetto svolge l’attività in autonomia e non è sottoposto al potere direttivo del committente. Inoltre di norma ha l’obbligo di risultato.

Il collegamento funzionale

Di norma, l’incarico che l’agenzia ha conferito al collaboratore esterno è giustificato dall’esistenza, a monte, di un contratto tra l’agenzia ed il proprio cliente. Non è ovviamente sempre così, potrebbe essere che l’agenzia intenda giovarsi di una collaborazione per piccoli servizi che sono continuativi.

Nel primo caso tuttavia, si parla di collegamento funzionale e si può prevedere che il contratto tra l’agenzia di comunicazione ed il collaboratore sia destinato a venire meno (con tutte le tutele e gli accorgimenti i del caso) nelle situazioni in cui, per qualsiasi causa o ragione (ripensamento, risoluzione, annullamento, ad esempio), il contratto principale, tra agenzia e cliente, diventi inefficace.

Questo perchè? Perchè se il contratto principale tra agenzia di comunicazione e cliente diventa per qualsiasi ragione inefficace (e quindi non esiste più), l’agenzia non ha più interesse a ricevere da parte del collaboratore la prestazione (perchè appunto il contratto a monte non esiste più).

Si tratta di una clausola da inserire all’interno del contratto tra le parti.

La riservatezza dei dati degli utenti e dei clienti

Altra cosa fondamentale, è la gestione dei dati personali di cui viene a conoscenza il collaboratore. Quest’ultimo, potrà assumere la veste di sub-responsabile del trattamento ai sensi dell’art 28 GDPR qualora l’agenzia a sua volta sia responsabile del trattamento ai sensi dell’art 28 GDPR rispetto al cliente che è, per i dati degli utenti che navigano attraverso il sito internet dell’azienda, titolare del trattamento.

Questi assunti però, oltre a dover essere affrontati ed esaminati nel caso concreto, devono essere adeguatamente regolamentati e riportati in una serie di documenti molto importanti in ragione del rispetto della normativa a protezione dei dati personali (Regolamento Europeo 2016/679). Mi riferisco ad esempio, alla tenuta del registro dei trattamenti, all’aggiornamento delle informative ai sensi dell’art 13 e 14 GDPR, alla nomina a responsabile del trattamento, all’elenco dei subresponsabili del trattamento..

La sicurezza delle informazioni scambiate tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni

Accanto alla riservatezza dei dati delle persone fisiche, estrema importanza assumono le informazioni, ossia il materiale che viene scambiato tra cliente-agenzia o tra cliente-collaboratore o tra agenzia-collaboratore nonché tutto quanto elaborato nell’esecuzione dei contratti o comunque il know how sotteso all’esecuzione delle varie attività.

E quindi, ad esempio:

  • Gestione e archiviazione delle informazioni in device esterni;
  • Tenuta ed aggiornamento delle password di accesso a software o applicazioni in cloud;
  • Stoccaggio in archivi cartacei di contenuti che dovrebbero rimanere segreti;
  • Qualificazione di “confidenzialità” delle informazioni;
  • Collaborazione nello sviluppo di progetti destinati ad essere brevettati;

Nelle situazioni qui esemplificate, oltre a prevedere talune clausole con cui si stabiliscono misure di sicurezza ed eventualmente delle somme a risarcimento dei danni in caso di violazione della disposizione è fondamentale prendere in considerazione, in ragione del grado di segretezza che dovrebbe essere mantenuto, anche l’adozione di un accordo di segretezza (NDA).

La proprietà intellettuale sul lavoro del collaboratore dell’agenzia di comunicazione

Il quinto aspetto che voglio sottolineare è la proprietà dei contenuti realizzati da parte del collaboratore esterno in esecuzione dell’incarico conferito dall’agenzia e a favore del cliente finale. Parliamo ad esempio, delle fotografie scattate da un fotografo esterno (file raw e postprodotti), delle grafiche consegnate (file .psd o .ai ma anche jpg o png), dei testi elaborati.

Ebbene, sotto il profilo dei diritti di natura morale il collaboratore è e rimane titolare degli stessi. Tuttavia, trattandosi di attività svolta in esecuzione di un contratto e quindi di un incarico, di norma tutti i diritti di utilizzazione economica dovrebbero trasferirsi in capo al committente, ossia all’agenzia di comunicazione in questo caso, la quale, nei termini e limiti concordati con il proprio cliente, li trasferirà a quest’ultimo.

È quindi importante, per un’agenzia, diventare titolare dei diritti di utilizzazione economica sul materiale realizzato da un collaboratore per poi poter decidere se trasferire, in tutto o in parte oppure concedere in licenza, il predetto materiale al cliente.

D’altro canto è importante anche per il collaboratore, stabilire i limiti entro i quali è disponibile a trasferire i diritti sul materiale realizzato. Si tratterà quindi di inserire all’interno dell’accordo una clausola che possa consentire ad entrambi di sentirsi tutelati stabilendo in modo chiaro e linerare cosa viene trasferito, cosa viene concesso in uso e cosa invece rimane in capo al collaboratore.

Cosa deve fare l’agenzia di comunicazione?

Se hai un collaboratore esterno o comunque hai intenzione di integrare il team con persone da attivare al momento in cui necessario, ricorda che non è sufficiente (anche se fondamentale) dotarsi di un contratto con il proprio cliente. È bene infatti regolare il rapporto con il collaboratore esterno, soprattutto perché quando sorgono delle problematiche con il contratto principale che devono essere gestite e che a volte hanno dei sicuri effetti anche sul contratto di collaborazione.

Se vuoi partire dal contratto principale, possiamo discutere dell’accordo di collaborazione.

approfondiamo i rapporti agenzia-collaboratore