Passa al contenuto principale

Autore: Valentina Trevisan

Il modello 231 per l’agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Marketing e diritto.

Il modello 231 è uno strumento importante per l’agenzia di comunicazione: consente di prevenire la commissione dei reati in materia di diritto d’autore (fotografie, software) e di evitare che l’agenzia sia responsabile in caso di illeciti commessi dai dipendenti.

Cos’è il modello 231?

Il Modello Organizzativo e di Gestione ai sensi del DLgs 231/2001 (c.d. MOG 231 o Modello 231) è un complesso di procedure e documenti che definisce la struttura aziendale ed i processi operativi per individuare e prevenire le criticità in ragione allo specifico settore.

Di fatto, accanto alla responsabilità della persona fisica (dipendente, consulente, amministratore ad esempio) che ha commesso il reato, la normativa prevede la responsabilità amministrativa dell’agenzia di comunicazione nel cui interesse o vantaggio il reato è stato commesso.

Un Modello 231 si compone di una parte generale e di una parte speciale:

  • Nella parte generale vengono fissate le regole generali di condotta e le procedure per l’intera agenzia di comunicazione. Tutti coloro che vengono in relazione con l’agenzia devono conoscerle ed osservarle.
  • Nelle parti speciali vengono individuate le aree in cui possono essere commessi i reati in ragione alle specifiche attività che riguardano l’agenzia di comunicazione (anche con riferimento articolazione degli uffici, struttura dei processi, rapporti con l’esterno). Più l’agenzia è strutturata più all’interno le persone avranno ruoli definiti e quindi diversamente esposti alla commissione di reati. Ciascun ufficio deve conoscere approfonditamente le regole e procedure che lo interessano.

Quando un dipendente di un’agenzia di comunicazione commette un reato?

Un dipendente (o un consulente anche esterno, un collaboratore, un amministratore) commette un reato quando tiene una condotta, attiva o omissiva (quindi si astiene dall’intervenire) che costituisce una fattispecie che il codice penale considera un reato (delitto o contravvenzione).

Quali sono i reati?

I reati da prevenire tramite la concreta adozione di un Modello 231 da parte di un’agenzia di comunicazione vengono determinati in ragione alle attività che concretamente vengono svolte da quest’ultima. Alcune attività possono coinvolgere tutti, altre riguardano solo singoli uffici.

L’articolazione degli uffici può rispecchiare quella generale delle aziende (amministrazione, marketing, produzione) ma può essere anche più specifica in ragione alla grandezza dell’agenzia (e quindi, area IT, area branding, area naming, area siti internet).

In generale, posso dirti che le tipologie di reato che possono presentarsi in misura più frequente per le agenzie sono:

  1. Reati in materia di violazione di diritto d’autore (art 25 novies del decreto).
    Le condotte illecite possono riguardare ad esempio, la messa a disposizione tramite reti informatiche di un’opera protetta dal diritto d’autore oppure la detenzione a scopo imprenditoriale di software pirata.
  2. Delitti informatici e in materia di trattamento dei dati (art 24 bis del decreto).
    Le condotte illecite possono riguardare, ad esempio, la distruzione, cancellazione o alterazione di informazioni, dati o programmi informatici altrui oppure ostacolo del funzionamento.

Quando l’agenzia di comunicazione è responsabile?

L’agenzia di comunicazione può essere ritenuta responsabile quando il reato è commesso a suo interesse o a suo vantaggio.

L’interesse può essere anche diretto e quindi è l’agenzia ad aver incaricato il dipendente di tenere un comportamento illecito.

Ma attenzione! Il vantaggio dell’agenzia può essere anche tradotto nel risparmio in termini economici di cui questa ha beneficiato per non aver adottato un modello 231.

Quando un’agenzia di comunicazione non è responsabile?

Quando viene commesso un reato da parte di un dipendente, consulente, collaboratore, apicale, l’agenzia di comunicazione potrà andare esente da condanna (amministrativa) dimostrando di non essere responsabile.

Ecco come:

  • Il reato non è commesso nell’interesse o a vantaggio dell’ente ma esclusivamente con riguardo alla persona che l’ha commesso. Oppure il reato è stato commesso eludendo in modo fraudolento il rispetto del modello 231. In sostanza, l’agenzia non centra niente, si tratta di una condotta che nulla ha a che vedere con la company.
  • L’agenzia ha adottato ed efficacemente attuato un modello 231 volto a prevenire concretamente la commissione dei reati di quello della specie verificatosi;
  • L’agenzia ha affidato ad un organismo ODV il compito di vigilare sul funzionamento delle attività, sulla prevenzione dei reati, sull’osservanza del modello 231. O in ogni caso non c’è stata un’omessa vigilanza.

A cosa serve il modello 231 per un’agenzia di comunicazione?

Sebbene l’adozione del modello 231 non sia obbligatoria, avrai intuito l’estrema importanza e la notevole utilità nell’efficace adozione di procedure di questo tipo.

E quindi, in via diretta, il modello 231 consente all’agenzia di comunicazione di:

  1. Evitare o comunque ridurre il rischio della commissione di reati da parte delle persone.
    Se l’agenzia di comunicazione adotta delle procedure specifiche e puntuali in ragione al tipo di attività, offre ai dipendenti un’adeguata formazione in materia, si dota della documentazione necessaria anche per sanzionare in via disciplinare determinati comportamenti, certamente riduce il rischio connesso alla commissione dei reati.
  2. Evitare che, in caso della commissione di reati, l’agenzia di comunicazione possa essere ritenuta responsabile.
    Nulla esclude infatti che, nonostante le procedure, la formazione e la documentazione, la persona si ritrovi comunque a tenere un comportamento illecito. in detti casi, l’agenzia, se dotata di un modello 231 concretamente applicato, non è automaticamente responsabile ed è quindi ammessa a provare di aver adottato tutte le procedure necessarie ad evitare.

In realtà poi, ci sono altri vantaggi, probabilmente visibili in modo più concreto dall’agenzia di comunicazione. Pensa ad esempio a questi:

  1. Essere un vantaggio competitivo per l’agenzia di comunicazione rispetto ai competitor.
    Se le altre media company non hanno compiuto scelte di questo tipo, da parte di un’azienda cliente strutturata che a sua volta ha adottato un modello 231, può costituire un fattore di preferenza.
  2. Evitare sanzioni anche di notevole entità o comunque spese processuali.
    Per la regole, prevenire è meglio di curare, è bene che l’agenzia di comunicazione metta in bilancio il costo per l’adozione ed il mantenimento di un modello 231 piuttosto che sia costretta ad intaccare le proprie riserve per dover sostenere costi improvvisi.
  3. È uno degli elementi che costituiscono requisito per l’attribuzione del rating di legalità.
    Se non sai cos’è, in estrema sintesi, si tratta di uno strumento innovativo che riconosce premialità all’azienda che opera secondo determinati principi di legalità, trasparenza ed eticità.
  4. Se l’agenzia lavora con la pubblica amministrazione, l’adozione di un modello 231 consente di conseguire una migliore reputazione nei confronti della stazione appaltante (rating d’impresa).
  5. Consente maggiore ordine nei processi aziendali, controllo delle procedure, individuazione delle aree di rischio.
    Con specifico riguardo ai dipendenti consente di prevenire condotte illecite ma anche di sanzionare in via disciplinare comportamenti riprovevoli. Ma anche di tutelare l’immagine ed il patrimonio aziendale nonché preservare la sicurezza dei prodotti e dei servizi.

Come adottare un modello 231 per un’agenzia di comunicazione?

Risk assessment

La prima attività da svolgere è un’analisi specifica e puntuale delle attività svolte dall’agenzia di comunicazione per individuare le aree di rischio, i reati, le condotte. Si parla di risk assessment come attività volta ad individuare ed analizzare i rischi per capire quali siano le priorità di intervento al fine poi di produrre azioni strategiche per contenerli o attenuarli.

E dunque, nell’ordine sarà necessaria:

  • l’identificazione del rischio (risk identification),
  • un’analisi specifica delle aree individuate (risk analysis),
  • l’individuazione delle azioni da intraprendere (risk response).

Attività successive

Le attività successive sono diverse in ragione agli esiti del risk assesment. Si tratta di attività che devono essere svolge in ragione alla specifica agenzia di comunicazione (non esistono quindi modelli, template e cose da copiare).

Ad esempio potrà essere necessario: migliorare le procedure interne, adottare documenti, svolgere attività formativa, adeguare i processi interni, riorganizzare le aree, identificare le specifiche attività dei singoli uffici.

Vogliamo approfondire?

Contattami per l’analisi del rischio

Photo by Laura Davidson on Unsplash

Business plan per agenzie di comunicazione e freelance

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Per avviare un’attività creativa di successo è fondamentale avere un’idea, il più possibile innovativa ed elaborare un business plan che ti consenta di azionare il progetto. Parliamo quindi di cos’è la pianificazione e perché è importante. 

Cos’è il business plan e come si costruisce 

Un business plan è un documento di sintesi che descrive in modo specifico un progetto imprenditoriale fondato su un’idea.

L’idea di base potrebbe essere quella di costruire una start up che si occupi di sviluppare un’applicazione che renda più semplice le prenotazioni ed i trasferimenti dei nomadi digitali, ad esempio. Oppure potrebbe riguardare il mondo della fotografia e quindi sviluppare un’attività creativa fondata sulla urban photography per valorizzare gli aspetti culturali di un paese con particolare riguardo ai profili architettonici, prevedendo come buyer personas non solo gli appassionati di architettura, ma anche magari gli enti che hanno in gestione detti beni culturali.  

Il documento (business plan) viene elaborato a seguito dell’acquisizione di informazioni, dello svolgimento di indagini, dell’elaborazione di schemi e progetti. Non è un’attività che può essere svolta autonomamente e per questo ho voluto scrivere questo articolo in collaborazione con una collega: avvocato e commercialista sono infatti le due figure fondamentali a cui dovresti affidarti.

Perchè fare un business plan? 

Quando lavoro con aziende, imprenditori, freelance, persone, mi piace iniziare da questo: perché fai quel che fai?

Qual è la “reason why”? Il perché che sta alla base delle azioni che svolgi per i tuoi clienti, mi consente di identificare chi sono questi potenziali clienti, comprendere i loro bisogni, identificare le tue competenze a servizio dei loro bisogni, individuare eventuali elementi da integrare, valutare i profili di debolezza e le minacce, ma anche i punti di forza del progetto. 

Considera che, in generale, gli obiettivi da raggiungere con la costituzione di un’attività possono essere diversi. E quindi:

  • finalità interne come ad esempio progettare una nuova strategia, introdurre un prodotto o servizio, presentare un nuovo progetto. Con specifico riguardo all’agenzia di comunicazione dette finalità potrebbero tradursi nella declinazione di un servizio tradizionale in modo innovativo,  nella strutturazione di una landing page che sia il veicolo per vendere il “prodotto” strategia di marketing; 
  • finalità esterne come ad esempio strutturare un documento da prestare a possibili finanziatori o investitori. Anche qui, soprattutto per le aziende in fase di avvio, è importante (o fondamentale a seconda del tipo di attività) dotarsi di un capitale iniziale. Per raggiungere i finanziatori serve che questi sappiano cosa e perché sovvenzionare un’idea, e quindi il business plan è il documento fondamentale da mettere a loro disposizione. 

Come puoi costruire un business plan? 

L’analisi, la pianificazione e l’elaborazione della documentazione non è un’attività che puoi svolgere in modo autonomo ma è importante affidarsi a professionisti. Certamente però nella prima fase che richiede l’acquisizione di informazioni, il tuo contributo sarà fondamentale.

L’attività di analisi mi consente di acquisire dati, informazioni, storia, criticità, punti di vista, valutare e prevenire gli asti interni, identificare i punti di forza, vagliare gli elementi su cui porre l’attenzione e via dicendo. Le informazioni vengono fornite da te ma anche direttamente dal mercato di riferimento, dai tuoi potenziali clienti.

Il documento sarà quindi personalizzato e fondato sull’attività svolta. La struttura deve presentare alcuni punti fermi, quali:

  • una relazione di assestment iniziale (e dunque il “dove siamo oggi”),
  • la narrazione ragionata del progetto avviato/da avviare (e dunque “cosa vogliamo fare”),
  • un’analisi economico-finanziaria,
  • l’individuazione degli obiettivi e la descrizione delle modalità per raggiungerli. 

Se non hai un business plan? 

Molto spesso, anche le grandi agenzie, nascono da una persona singola che ha iniziato lavorando autonomamente ma poi ha continuato a stringere collaborazioni durature con persone affidabili. E dunque in detti casi il business plan non viene fatto all’inizio, ma in fase di cambiamento di assetto, di strutturazione del progetto. 

Dotarsi di uno strumento di questo tipo è fondamentale per:

  • conoscere approfonditamente il mercato;
  • compiere investimenti ragionati,
  • individuare gli elementi distintivi su cui impegnarsi,
  • identificare la necessità di eventuali collaborazioni esterne e via dicendo.

Non dotarsi di un business plan può quindi farti lavorare molto ma senza raggiungere lo scopo per il quale avevi messo in campo la tua idea. 

Ti aiutiamo a pianificare 

Il mese di settembre è perfetto per “iniziare”. Colgo quindi l’occasione di questo importante argomento per annunciarti la collaborazione professionale tra Legal for Creativity e Dot Com, studio commercialista che può aiutarti ed aiutarci nelle questioni fiscali. Così non dovrai più chiederti “ma questa cosa è da commercialista o da avvocato?”

Se vuoi parlarci della tua idea, ti aiutiamo a metterla in azione e cerchiamo una soluzione ai profili critici del tuo progetto.

pianifichiamo insieme

Come avviare un’attività creativa?

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Tante persone mi scrivono chiedendomi di cosa hanno bisogno per avviare un’attività creativa in modo professionale, lecito e corretto. Ecco quindi gli aspetti più importanti da considerare sin dall’inizio e da mantenere aggiornati ad ogni cambiamento.

Perchè vuoi avviare un’attività?

Quando lavoro con aziende, imprenditori, freelance, persone, mi piace iniziare da questo: perché fai quel che fai? 

Qual è la “reason why”? Il perché che sta alla base delle azioni che svolgi per i tuoi clienti, mi consente di identificare chi sono questi potenziali clienti, comprendere i loro bisogni, identificare le tue competenze a servizio dei loro bisogni. Questa analisi, oltre ad essere utile per i profili prettamente legali che poi vado a descriverti, è importante laddove tu decida di incaricarmi all’elaborazione di un business plan.

Se vuoi approfondire quest’ultimo profilo, ti suggerisco l’articolo dedicato all’avvio dell’impresa con riguardo alla pianificazione, attività su cui posso fornirti la mia consulenza a quattro mani con uno Studio Commercialista che ti e ci può aiutare per i profili che attengono prettamente all’analisi economica e agli aspetti fiscali.

Ecco alcune delle domande che ci vengono poste e che cui sono utili per condividerti la nostra esperienza.

Gli aspetti legali più importanti per avviare un’attività imprenditoriale

Quando decidi di avviare, in modo professionale, un’impresa, individuale o collettiva, oltre a sviluppare un’idea è importante considerare molti aspetti, alcuni dei quali sin dalla progettazione, altri in corso d’opera o in fase di cambiamento. 

Sulla base della mia esperienza posso dirti che gli aspetti legali più importanti sono i seguenti.

• Analisi preliminare su cosa, perché e come lavori

L’attività di analisi preliminare è fondamentale in ogni mia consulenza legale e mi aiuta a capire bene chi sei, cosa fai e perchè lo fai. Spesso ti aiuta anche a comprendere i punti di forza e di debolezza ed intervenire nel modificare i flussi di lavoro.

L’attività può essere preliminare alla stesura di contratti, alla gestione di una posizione critica, alla compilant del tuo sito web, alla pianificazione, alla strutturazione dei tuoi servizi.

Nello specifico, di solito parto da una checklist costruita ad hoc per ogni attività.

voglio iniziare l’analisi

• Contrattualistica per creativi

Prima di avviare un’attività creativa ti suggerisco di dotarti degli strumenti indispensabili per lavorare in modo professionale. Considera che ogni attività è a se ma in generale, può esserti utile:

  • un preventivo strutturato ed ordinato,
  • un contratto che ti tuteli,
  • degli allegati che ti aiutino a gestire i dati personali,
  • taluni documenti che ti consentano di identificare bene la richiesta del cliente (brief, report, documento di sintesi..).

Di contrattualistica ho parlato in modo approfondito. Ti suggerisco di partire dai seguenti contenuti. 

Ti ho riportato tutti gli elementi fondamentali che deve avere il contratto per servizi di comunicazione all'interno dell'articolo dedicato. Ho anche identificato alcuni aspetti magari di minore rilevanza ma che possono riguardarti da vicino: "Contratto per agenzia di comunicazione" 
Se il tuo lavoro è prettamente online, ti suggerisco di leggere l'articolo dedicato alla contrattualistica online, trovi spunti interessanti che potranno esserti d'aiuto: "Lavorare online: ti serve un contratto"
Con riguardo alla documentazione "eventuale" ossia quella che deve essere ben identificata in base alla specifica attività che svolgi, sai bene qual è l'importanza di dotarsi di un brief. Ne ho parlato su questo articolo, con i miei suggerimenti: "Il brief d'agenzia ha valore legale?"

Se invece ti occupi in modo verticale di un settore in particolare, puoi utilizzare lo strumento 🔎 per gli articoli di tuo interesse (fotografia, videomaking, copywriting, seo, postproduzione..).

• Finanziamenti per l’attività creativa ed innovativa

I bandi e le sovvenzioni possono costituire la base per l’avvio dell’attività o comunque rivelarsi uno strumento utile lungo il corso della gestione caratteristica dell’impresa. Gli aiuti di norma sono fondati sul tipo di attività (codice ateco dell’impresa), di servizio o di costi sostenuti, sul progetto. È quindi utile dotarsi di un professionista che possa informare di tali occasioni.

Nel mio caso, rivolgendomi ad attività creative ed innovative, rimango costantemente aggiornata con riguardo a bandi e sovvenzioni ed informo gli interessati riguardo a detti servizi. Ad esempio, in merito al fondo imprese creative, se sei iscritto alla newsletter avrai sicuramente potuto approfondire l’argomento e comprendere se la tua idea vi rientrava.

VOGLIO RIMANERE AGGIORNATO SU BANDI E FINANZIAMENTI

• Tutela del marchio e dei contenuti dell’agenzia

La tutela preventiva dell’attività imprenditoriale è importante e ciò assume ancora più rilevanza quando si tratta di un’attività creativa che quindi, per declinazione di elementi, contenuti ed informazioni, presenta tratti soggettivi, distintivi e nuovi.

La tutela non riguarda unicamente il segno dell’impresa (marchio denominativo o figurativo) ma anche i contenuti che vengono realizzati (il naming dei servizi ad esempio), oppure i progetti che vengono proposti ai clienti. 

Ho parlato spesso di marchio d'impresa e ti lascio l'articolo da cui ti suggerisco di partire: si tratta di una checklist molto pratica "La check list per registrare il tuo marchio"

• Strumenti di lavoro

Altra cosa di cui occuparsi in fase di avvio sono i device da acquistare (hardware) ed i programmi professionali da utilizzare (software).

Con riguardo alle dotazioni fisiche, molto dipende dal tipo di progetto (se sei un fotografo avrai necessità di investimenti iniziali maggiori con riguardo ai profili hardware rispetto ad un social media manager).

Sotto il profilo legale relativo ai software, il suggerimento è quello di dotarsi di strumenti professionali con idonea ed adeguata licenza fruibile per l’attività imprenditoriale (e non ad esempio declinare per usi diversi dei software gratuiti solo per uso personale). 

La questione delle licenze è fondamentale: ne ho parlato qui con riguardo a foto, video ed audio, quando i contenuti vengono acquistati per essere inseriti nei prodotti del cliente: "Licenza d'uso per contenuti stock: foto audio video"

Con specifico riguardo poi ai tool online (gallery online per fotografi, strumenti di mail marketing) è importante approfondire l’argomento anche dal punto di vista del trattamento dei dati personali. In questo senso infatti, quando si utilizza uno strumento di terzi, caricando contenuti (foto o identificativi) di altri soggetti, si sta compiendo un trattamento dei dati personali, che deve quindi essere adeguatamente gestito così da evitare la violazione del regolamento europeo.

• Costituzione dell’attività e persone

Di norma, molte delle attività creative nascono autonome per poi trasformarsi in collaborazioni costanti e durature (e dunque con il dilemma della società di fatto) per poi costituirsi in società di capitali. Altre invece nascono come start up coinvolgendo coloro che hanno dato vita all’idea iniziale.

Su questo punto, vi sono molti aspetti da considerare:

  • la protezione dell’idea tra i partecipanti;
  • il tipo di società da costituire e la forma giuridica;
  • lo statuto, l’atto costitutivo ed eventuali patti parasociali;
  • la tutela delle idee dell’agenzia, dei progetti ma anche dell’agenzia stessa;

• Collaboratori e dipendenti dell’agenzia di comunicazione

La neonata agenzia di comunicazione potrebbe essere una SRLS che fruisce in larga misura di collaborazioni esterne o che decide di acquisire alcune competenze mancanti (magari una verticale in ambito digital advertising) da un dipendente che si occupi solo di una determinata attività.

La valutazione circa quale contratto concludere con la persona individuata, è un altro profilo importante che ha risvolti legali. Ad esempio: il lavoratore dipendente dell’agenzia che si occupa anche di fare il brand ambassador della stessa; il collaboratore esterno che presta il proprio servizio per più agenzie; la clausola di non concorrenza. 

Ho parlato del rapporto tra agenzia di comunicazione e collaboratore in un articolo dedicato evidenziando gli aspetti critici su cui ritengo importante richiamare la tua attenzione: "Rapporto tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni".

Come posso aiutarti per avviare l’attività creativa?

Che la tua impresa sia ancora un’idea o che la tua attività creativa sia già avviata, questi sono gli aspetti a mio avviso più importanti da gestire per l’avvio e la gestione legale e lecita di un’attività.

Per verificare la conformità normativa della tua attività ed avviare un progetto di gestione contrattuale della stessa, possiamo sentirci.

parliamone in call

Photo by Anthony Indraus on Unsplash

contratti agenzia comunicazione media company collaboratori termini e condizioni

Contratto per agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

I servizi dell’agenzia di comunicazione possono essere molti ed eterogenei: è importante regolarli attraverso un documento scritto, contratto o condizioni generali, a tutela dell’agenzia e dei progetti creativi.

Questo articolo è dedicato agli aspetti più importanti da valutare per dotarsi di un contratto adeguato ai propri servizi, in linea con le esigenze di protezione e tutela dell’agenzia e che tenga in considerazione la posizione del cliente e di eventuali altri soggetti che partecipano alle attività (collaboratori esterni o agenzie terze).

Cosa inserire in un contratto per agenzia di comunicazione?

Le questioni di fatto da cui partire, che poi dovranno essere tradotte in termini giuridici possono essere così sintetizzate:

• Oggetto del contratto

Ossia la descrizione specifica e puntuale dei vari servizi. Quali sono le specifiche esigenze del prospect e gli obiettivi che ci si rappresenta? Quali sono le peculiarità del servizio? Possono essere standardizzati?

• Termini

Come viene organizzato il lavoro? Tempistiche di consegna e di ricevimento del materiale, organizzazione in team di lavoro, identificazione dei reparti.

• Gestione del personale

Individuazione delle attività che vengono svolte all’interno e specifica regolamentazione dei lavori che vengono esternalizzati.

• Fasi di lavoro e scadenze

Definizione del progetto in generale, dell’iter di svolgimento delle singole attività, dell’approvazione dei singoli moduli di lavoro. Ci sono termini perentori o basta una telefonata di conferma?

• Autorizzazioni per edifici e liberatorie per persone

A seconda dei servizi che si svolgono è bene che sia il cliente ad occuparsi di acquisire tutti i diritti sul materiale che viene utilizzato dall’agenzia. Oppure, se è l’agenzia, è importante regolare contrattualmente quali sono i step (l’ottenimento dell’autorizzazione è condizione risolutiva del contratto con l’agenzia?)

• Clausole di esonero dalla responsabilità

A seconda del tipo di servizio, valutandone la ragionevolezza è bene prevedere alcune limitazioni alla responsabilità. Ad esempio, l’agenzia non è responsabile per le variazioni degli algoritmi dei motori di ricerca o dei social network nel caso in cui l’attività riguardi il digital marketing;

• Informazioni confidenziali e progetti creativi

Bisogna fare estrema attenzione al know how dell’agenzia e alla titolarità autorale dei contenuti che vengono creati. A questo proposito rinvio all’interessante articolo che ho dedicato ai sistemi di protezione degli spot pubblicitari, utile sia per il cliente che per l’agenzia di comunicazione;

Se, ad esempio, l'oggetto dell'incarico riguarda l'attività di marketing a favore dell'azienda, è importante che quest'ultima tenga anche in considerazione i profili legali del trattamento dei dati personali. Non è infatti, chiaramente, l'agenzia che deve occuparsi di questo: al più, può suggerire dei tool da implementare ma questo non deve costituire un'assunzione di responsabilità. Ho parlato dei profili legali delle attività di marketing, qui.

Altre questioni importanti nei servizi dell’agenzia di comunicazione

• Il ruolo dei collaboratori esterni

Di frequente le agenzie esternalizzano a collaboratori (ex dipendenti in ritenuta d’acconto o professionisti lavoratori autonomi titolari di partita iva) alcuni servizi specialistici di cui hanno deciso di non occuparsi internamente. È importante specificare nel contratto con il cliente la facoltà di cedere in tutto o in parte il contratto o subappaltare i singoli servizi a seconda delle valutazioni dell’agenzia. 

Quando il freelance inizia a collaborare a spot con professionisti diversi (ad esempio grafico-SMM oppure fotografo-videomaker) oppure l'agenzia per taluni lavori decide di rivolgersi all'esterno (un'agenzia di comunicazione che richiede l'intervento di un software developer), è importante porsi il problema dei profili legali di ciascuno dei servizi, per evitare di stare scoperti sotto i profili di responsabilità. Ne ho parlato, in modo oggettivo, qui. Ti spiego anche il perchè.

• La collaborazione trilatera

Può essere che l’agenzia collabori con altra agenzia nell’ambito della realizzazione di una campagna pubblicitaria complessa: in questo caso il contratto potrebbe essere plurisoggettivo e quindi coinvolgere una pluralità di soggetti (un cliente e più agenzie) oppure potrebbe optarsi per un contratto diverso per ogni agenzia. In quest’ultimo caso, gli elementi di fatto (scadenze, materiale, attività) e gli elementi di diritto (responsabilità, esoneri, limitazioni) devono necessariamente coordinarsi.

• Il trattamento dei dati personali

L’agenzia di comunicazione deve informare il cliente delle modalità di trattamento dei dati personali dei dipendenti e collaboratori del cliente stesso nonchè una convenzione di nomina ex art 28 GDPR.

• La sospensione del servizio in caso di ritardo nei pagamenti

I servizi possono essere continuativi o a spot e si può prevedere il pagamento anticipato, dilazionato o alla consegna. A seconda del tipo di servizio, della forza contrattuale dell’agenzia nei confronti del cliente nonché dell’esperienza della stessa nella gestione di insoluti e ritardi nei pagamenti, si può prevedere che in caso di mancato rispetto delle scadenze i servizi vengano sospesi e che solo a seguito di estinzione del debito vengano ripristinati.

Contratto o condizioni generali di servizio: attenzione a questi aspetti

I servizi erogati da un’agenzia di comunicazione possono essere molti: pur avendo in comune lo scopo ultimo di fare pubblicità al proprio cliente. Nella stipula di un contratto o delle condizioni generali di servizio bisogna prestare massima attenzione su questi aspetti:

Testi completi, ma lineari

Con i miei clienti, cerco sempre di comporre un testo completo ma che permetta anche di semplificare l’attività. Mi ritrovo infatti a definire ed aiutare l’agenzia a migliorare l’organizzazione, definire le fasi ed i singoli step, a partire dall’acquisizione del contatto sino alla fornitura effettiva del servizio: uno degli elementi fondamentali è infatti avere un brief ordinato, schematico ed approvato dal cliente. 

Ho infatti parlato in modo specifico di come impostare, sotto il profilo legale, le fasi esecutive del lavoro di un’agenzia, dopo che questa ha ottenuto l’approvazione del preventivo e la sottoscrizione del contratto dal cliente in un articolo dedicato al valore legale del brief.

Contatti sereni

Oltre a semplificare a livello operativo, il contratto deve essere uno strumento che rassicura l’agenzia di comunicazione su tutti gli aspetti. In questo senso, quando ci sono delle situazioni spiacevoli da affrontare (mancato pagamento, cliente insoddisfatto o altro) il documento che preparo da tutte le rassicurazioni del caso. Il contratto infatti consente di regolamentare a monte gli aspetti patologici ed evitare che le parti inizino liti infinite in cui si rimane sempre insoddisfatti (anche nei casi in cui interviene il pagamento).

Singoli accordi per singoli servizi

Con riguardo poi agli aspetti strutturali, si può decidere di far sottoscrivere al proprio cliente, di volta in volta, un contratto per ogni singolo servizio. In questi casi ti rimando ai suggerimenti elaborati con riguardo alle singole attività: videomaker , SEO specialist, sviluppare siti web, social media manager, copywriter ove per ogni servizio puoi ritrovare gli aspetti più rilevanti di cui prendere nota.

…Oppure condizioni generali

Oppure, si può valutare di far sottoscrivere delle condizioni generali di servizio utili alla gestione di un rapporto continuativo con il cliente. In questo caso gli accordi vengono sottoscritti al conferimento del primo incarico e mantenuti fermi anche per i successivi rinnovi e per i nuovi servizi richiesti.

Con le agenzie di medie dimensioni è nettamente preferibile. Certo il lavoro di standardizzazione di tutti servizi è indubbiamente impegnativo (con i clienti fisso dei colloqui che tengono sempre conto delle tempistiche), ma diventa fondamentale per l’agenzia di comunicazione per lavorare in modo organizzato.

Aspetti peculiari della tua agenzia di comunicazione

L’inserimento di ogni clausola e la modalità di declinazione delle singole eccezioni, viene fatta in modo specifico e concreto: non esistono modelli pre-fatti, template o altro che possano essere universali!

È importante prendere in considerazione: il tipo di servizio, la struttura dell’agenzia, l’iter di svolgimento delle attività, le esigenze, le modalità operative, il tipo di cliente…

Cosa puoi fare tu? Parti da una check list

Di seguito uno schema generale che può esserti utile per iniziare le valutazioni in merito ai contenuti di un contratto pubblicitario o delle condizioni generali di servizio. Oppure anche, per passare in rassegna la documentazione di cui disponi così da fare un primo check autonomo.

  1. Quali sono i tuoi servizi?
  2. Come vengono gestiti i contatti con il cliente (colloqui orali, report scritti ed approvati, SAL, definizione di step da parte dei singoli reparti)?
  3. Come sono organizzati i servizi? Intendo, le singole fasi, gli step di lavoro.
  4. Quali sono gli aspetti a tuo avviso migliorabili?
  5. Quali sono le situazioni spiacevoli in cui l’agenzia si è trovata? Come sono state risolte?
  6. Vengono individuati dei referenti?
  7. Come avvengono i pagamenti?
  8. Cosa consegni al cliente? File aperti, report, documentazione, progetti esclusi..
  9. Cosa ti mette a disposizione il cliente?
  10. Come viene firmato il contratto?

Cosa possiamo fare insieme?

La check list è uno step preliminare per iniziare a comprendere le peculiarità dell’attività. Possiamo quindi fissarci un appuntamento per discutere del tema contrattuale partendo proprio dalle risposte alla checklist di cui sopra. Considera poi che, di norma dopo il conferimento dell’incarico fornisco un questionario strutturato e specifico per comprendere bene i servizi, i termini, le modalità. Si tratta di strumenti utili anche per rivedere alcuni aspetti operativi.

PARLIAMONE IN CALL

Photo by Ant Rozetsky on Unsplash

Rapporto tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Per evitare di dover affrontare situazioni spiacevoli o risolvere problemi, è importante regolamentare preventivamente i rapporti tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni.

Per un’agenzia di comunicazione è fondamentale stringere delle collaborazioni, continuative o a spot, con professionisti esterni che possano rendere, per quel specifico cliente, una prestazione specialistica. Vediamo come regolare contrattualmente i rapporti.

Lato collaboratore, ossia professionista creativo, in realtà ci sono molte soluzioni. Ti condividiamo questo schema generale che usiamo anche nella formazione per iniziare ad esporre le varie possibilità nello svolgimento dell’attività d’impresa creativa.

Il rapporto di fiducia tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni

Innanzitutto, il rapporto di lavoro tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni è basato sulla fiducia. Questo non significa che l’incarico possa essere dato oralmente ma che l’agenzia sceglie di conferire l’incarico al collaboratore perché ritiene che sia un soggetto competente, che svolga il lavoro a regola d’arte e che abbia profili di diligenza e correttezza tali da poter spendere il nome dell’agenzia agli occhi del cliente.

In primo luogo è quindi importante definire:

  • L’oggetto del servizio e le caratteristiche, in modo abbastanza specifico. Oppure, demandare a singoli ordini qualora il rapporto sia continuativo.
  • Le modalità operative di gestione della collaborazione: i contatti con il cliente finale, il referente dell’agenzia, i termini di consegna del servizio, le modalità di condivisione del materiale e delle informazioni.
  • L’inquadramento dell’attività. Si tratta di una collaborazione duratura (annuale con rinnovo in difetto di disdetta) oppure il contratto viene concluso un’unica volta? Nel primo caso, il contratto sarà denominato “condizioni generali di collaborazione” ed accompagnato da uno specifico ordine.
  • Attenzione alla qualificazione dei soggetti. Si tratta di un collaboratore, non di un dipendente. Nell’ambito del contratto d’opera (questa è la denominazione) il soggetto svolge l’attività in autonomia e non è sottoposto al potere direttivo del committente. Inoltre di norma ha l’obbligo di risultato.

Il collegamento funzionale

Di norma, l’incarico che l’agenzia ha conferito al collaboratore esterno è giustificato dall’esistenza, a monte, di un contratto tra l’agenzia ed il proprio cliente. Non è ovviamente sempre così, potrebbe essere che l’agenzia intenda giovarsi di una collaborazione per piccoli servizi che sono continuativi.

Nel primo caso tuttavia, si parla di collegamento funzionale e si può prevedere che il contratto tra l’agenzia di comunicazione ed il collaboratore sia destinato a venire meno (con tutte le tutele e gli accorgimenti i del caso) nelle situazioni in cui, per qualsiasi causa o ragione (ripensamento, risoluzione, annullamento, ad esempio), il contratto principale, tra agenzia e cliente, diventi inefficace.

Questo perchè? Perchè se il contratto principale tra agenzia di comunicazione e cliente diventa per qualsiasi ragione inefficace (e quindi non esiste più), l’agenzia non ha più interesse a ricevere da parte del collaboratore la prestazione (perchè appunto il contratto a monte non esiste più).

Si tratta di una clausola da inserire all’interno del contratto tra le parti.

La riservatezza dei dati degli utenti e dei clienti

Altra cosa fondamentale, è la gestione dei dati personali di cui viene a conoscenza il collaboratore. Quest’ultimo, potrà assumere la veste di sub-responsabile del trattamento ai sensi dell’art 28 GDPR qualora l’agenzia a sua volta sia responsabile del trattamento ai sensi dell’art 28 GDPR rispetto al cliente che è, per i dati degli utenti che navigano attraverso il sito internet dell’azienda, titolare del trattamento.

Questi assunti però, oltre a dover essere affrontati ed esaminati nel caso concreto, devono essere adeguatamente regolamentati e riportati in una serie di documenti molto importanti in ragione del rispetto della normativa a protezione dei dati personali (Regolamento Europeo 2016/679). Mi riferisco ad esempio, alla tenuta del registro dei trattamenti, all’aggiornamento delle informative ai sensi dell’art 13 e 14 GDPR, alla nomina a responsabile del trattamento, all’elenco dei subresponsabili del trattamento..

La sicurezza delle informazioni scambiate tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni

Accanto alla riservatezza dei dati delle persone fisiche, estrema importanza assumono le informazioni, ossia il materiale che viene scambiato tra cliente-agenzia o tra cliente-collaboratore o tra agenzia-collaboratore nonché tutto quanto elaborato nell’esecuzione dei contratti o comunque il know how sotteso all’esecuzione delle varie attività.

E quindi, ad esempio:

  • Gestione e archiviazione delle informazioni in device esterni;
  • Tenuta ed aggiornamento delle password di accesso a software o applicazioni in cloud;
  • Stoccaggio in archivi cartacei di contenuti che dovrebbero rimanere segreti;
  • Qualificazione di “confidenzialità” delle informazioni;
  • Collaborazione nello sviluppo di progetti destinati ad essere brevettati;

Nelle situazioni qui esemplificate, oltre a prevedere talune clausole con cui si stabiliscono misure di sicurezza ed eventualmente delle somme a risarcimento dei danni in caso di violazione della disposizione è fondamentale prendere in considerazione, in ragione del grado di segretezza che dovrebbe essere mantenuto, anche l’adozione di un accordo di segretezza (NDA).

La proprietà intellettuale sul lavoro del collaboratore dell’agenzia di comunicazione

Il quinto aspetto che voglio sottolineare è la proprietà dei contenuti realizzati da parte del collaboratore esterno in esecuzione dell’incarico conferito dall’agenzia e a favore del cliente finale. Parliamo ad esempio, delle fotografie scattate da un fotografo esterno (file raw e postprodotti), delle grafiche consegnate (file .psd o .ai ma anche jpg o png), dei testi elaborati.

Ebbene, sotto il profilo dei diritti di natura morale il collaboratore è e rimane titolare degli stessi. Tuttavia, trattandosi di attività svolta in esecuzione di un contratto e quindi di un incarico, di norma tutti i diritti di utilizzazione economica dovrebbero trasferirsi in capo al committente, ossia all’agenzia di comunicazione in questo caso, la quale, nei termini e limiti concordati con il proprio cliente, li trasferirà a quest’ultimo.

È quindi importante, per un’agenzia, diventare titolare dei diritti di utilizzazione economica sul materiale realizzato da un collaboratore per poi poter decidere se trasferire, in tutto o in parte oppure concedere in licenza, il predetto materiale al cliente.

D’altro canto è importante anche per il collaboratore, stabilire i limiti entro i quali è disponibile a trasferire i diritti sul materiale realizzato. Si tratterà quindi di inserire all’interno dell’accordo una clausola che possa consentire ad entrambi di sentirsi tutelati stabilendo in modo chiaro e linerare cosa viene trasferito, cosa viene concesso in uso e cosa invece rimane in capo al collaboratore.

Cosa deve fare l’agenzia di comunicazione?

Se hai un collaboratore esterno o comunque hai intenzione di integrare il team con persone da attivare al momento in cui necessario, ricorda che non è sufficiente (anche se fondamentale) dotarsi di un contratto con il proprio cliente. È bene infatti regolare il rapporto con il collaboratore esterno, soprattutto perché quando sorgono delle problematiche con il contratto principale che devono essere gestite e che a volte hanno dei sicuri effetti anche sul contratto di collaborazione.

Se vuoi partire dal contratto principale, possiamo discutere dell’accordo di collaborazione.

approfondiamo i rapporti agenzia-collaboratore

La check list per registrare il tuo marchio

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Diritto d'autore e copyright, Marchi e Design.

Puoi iniziare da questa utile checklist per individuare cosa, come e con quale estensione proteggere il tuo logo.

Cosa sapere prima di registrare il marchio?

La registrazione non è un’attività da svolgere in modo leggero in quanto ci sono alcuni profili che non possono essere sottovalutati.

Persona alla quale si vuole intestare il marchio

In primo luogo serve individuare il soggetto a cui si vuole intestare il marchio, persona fisica o società ad esempio. Successivamente puoi comunque cedere il marchio o concederlo in licenza (ad esempio, lo intesti a te stesso e poi lo concedi in uso alla società di cui sei legale rappresentante).

Tipo di attività presente e futura

In secondo luogo, è bene stabilire l’attività che attualmente svolgi, ma anche quella che da qui a qualche anno intendi implementare.

Puoi sempre limitare la registrazione del marchio ma non puoi estenderla: o meglio, la procedura di estensione richiede una nuova registrazione. E quindi, ad esempio, se commercializzi abbigliamento da donna ma hai idea di vendere anche accessori per bambini online, valutalo al momento della prima registrazione.

Non ti conviene però estendere la registrazione a settori che non ti riguardano. Ti presti a maggiore rischio di opposizione o comunque di decadenza del marchio per non uso. In ogni caso, registrare per prodotti che non ti riguardano, oltre ad essere inutile, può diventare oneroso. E quindi, ad esempio, se produci packaging di prodotti non ha senso che ti tuteli anche per la vendita di abbigliamento.

La checklist per registrare il logo della tua attività

Per arrivare a compiere una registrazione completa e che non si presti ad opposizioni, puoi iniziare dal considerare alcuni elementi di fatto, per poi arrivare a tradurle in valutazioni sul piano giuridico.

  1. La tua attività è solo in Italia o si estende all’estero?
  2. Se estesa all’estero, in specifici stati (ad esempio Portogallo e Brasile) oppure in un unico continente (tutta l’Europa)?
  3. Il tuo marchio è composto da una figura o solo da testo?
  4. Il tuo marchio è “definitivo” o pensi di modificare il pittogramma di qui a poco?
  5. Hai uno slogan?
  6. I colori del tuo marchio sono identificativi del tuo prodotto?
  7. Hai preso ispirazione da altri nell’ideazione del pittogramma?
  8. Qual è il tuo core business?
  9. Quali prodotti produci? Quali servizi fornisci?
  10. Da qui a 5 anni vuoi estendere la tua attività ad altri prodotti e servizi?

La check list personalizzata per registrare il marchio

La check list sopra è solo il punto di partenza per un’analisi specifica relativa alla tua attività, ai segni distintivi della tua azienda e soprattutto dei prodotti e servizi che produci e fornisci. A mio avviso è importante partire dal fatto concreto, ma è chiaramente fondamentale in questi casi tradurre in valutazioni giuridiche quanto rilevato. Per questo motivo ti sconsiglio di registrare il tuo marchio in autonomia.

Dopo una prima analisi concreta solitamente procedo ad individuare eventuali segni altrui identici o simili ai tuoi con riguardo agli stessi prodotti e servizi nonché a prodotti e servizi simili. Questa attività deve essere accompagnata anche dalla valutazione dell’eventuale rischio di associazione o confusione tra segni.

In sostanza, è importante valutare l’effettiva esistenza dei requisiti per procedere alla registrazione del marchio quali:

  • la capacità distintiva,
  • la liceità,
  • la novità.

Solo a seguito di un’analisi completa, di una relazione specifica e di un confronto effettivo, si potranno avere tutte le informazioni per valutare se e cosa registrare nonché quali sono i profili di rischio a cui ci può esporre nell’intraprendere delle scelte piuttosto che altre.

Ad esempio, registrare un segno simile ad un altro, ti espone alla possibilità di ricevere un’opposizione attraverso cui il competitor può richiedere che la tua domanda di marchio venga rigettata.

Per avere la checklist personalizzata ma sopratutto per valutare nello specifico la tua posizione, puoi contattarmi.

VORREI AVERE ALTRE INFORMAZIONI

Altro aspetto da tenere in considerazione è questo: l’EUIPO (Ufficio europeo per la proprietà intellettuale) ha istituito un Fondo «Ideas Powered for business» per le piccole e medie imprese che consente di ottenere un rimborso sulle tasse da pagare per la tutela dei diritti di proprietà intellettuale (marchi, disegni, modelli, brevetti). Nel corso di tutto il 2022 si può beneficiare di un rimborso del 75 % delle tasse relative alle domande di marchio e/o disegno o modello (e delle classi aggiuntive) sia che richiedi la tutela solo in Italia sia che vuoi l’estensione in tutta Europa.

Ne ho parlato in una delle ultime newsletter, strumento che utilizzo per comunicarti novità e cose utili da non farsi perdere. Se vuoi puoi iscriverti per rimanere aggiornato.

voglio iscrivermi alla newsletter

Photo by Markus Winkler on Unsplash

Licenza d’uso per contenuti stock (foto, audio, video)

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Quali sono le condizioni d’uso per contenuti in stock per realizzare prodotti da consegnare al cliente? Quali sono le responsabilità del freelance nel caso in cui il cliente usi i contenuti stock oltre i limiti?

Facciamo chiarezza su queste due questioni fondamentali.

Cos’è una licenza d’uso per contenuti in stock?

La licenza d’uso è documento attraverso il quale un sito web mette a disposizione i propri contenuti, come una banca dati, consentendo all’utente di usare i contenuti fissando delle regole.

Le regole, i limiti, le condizioni, vengono fissate autonomamente dal sito web. Non sono quindi tutte uguali anche se possono presentare tratti comuni, per categoria. Ad esempio, alcuni siti web mettono a disposizione le immagini a pagamento (X ogni gruppo di foto), altri un abbonamento mensile (X al mese per un numero illimitato di contenuti), altri ancora mettono a disposizione a titolo gratuito.

Ogni banca dati immagini chiama la licenza in modi diversi: licenza d’uso, termini e condizioni, termini di utilizzo, condizioni generali di servizio e così via, ma il concetto è lo stesso.

Le regole sulle licenze stock dipendono anche dal tipo di contenuto. Ad esempio: il grafico avrà necessità di contenuti visivi (immagini e caratteri tipografici); il videomaker potrebbe avere necessità di porzioni di video e di clip audio; il podcaster invece clip audio da inserire come intermezzo delle discussioni.

Perché ti parlo delle licenze d’uso?

Perché è un argomento spinoso sul quale mi vengono molto spesso poste questioni. Come dicevo infatti, ciascun sito ha una propria licenza in cui fissa regole, limiti, condizioni, individua la applicabile, stabilisce le responsabilità a carico dell’utente, prevede esonero da responsabilità a proprio favore e via dicendo.

Ovviamente, più la licenza d’uso per contenuti stock è complessa, più può rivelarsi difficile l’identificazione delle clausole e l’interpretazione del significato. Per questo quindi, è impensabile che tu possa studiare autonomamente tutte le licenze dei siti web su cui navighi, soprattutto perché quanto scritto deve essere rispettato non solo da te, ma anche dal tuo cliente. 

Ad esempio, recentemente, sono stata incaricata da una mia cliente a studiare i termini d'uso di una licenza perchè apparivano poco chiari. Lei aveva bisogno di sapere se una certa attività poteva svolgerla solo se abbonata o anche dopo i termini dell'abbonamento. Effettivamente, la poca chiarezza mi ha imposto di inviare una comunicazione formale al titolare del sito web per identificare bene cosa intendesse con certe locuzioni. Ho conservato la comunicazione in archivio.

E quindi, ti parlo di licenze proprio per questo: perché sottoscrivere una licenza significa concludere un contratto e come tutti i contratti prevede responsabilità a tuo carico. Inoltre, in questo caso, il prodotto viene realizzato per altri e quindi a maggior ragione la tua responsabilità acquista ulteriore importanza. puoi essere ritenuto responsabile per l’uso che il cliente fa del prodotto che gli hai consegnato. 

Altro esempio, tempo fa un'azienda mi ha contattata rappresentandomi gli usi che intendeva fare con le immagini acquistate per suo conto da parte dell'agenzia. L'agenzia da sempre aveva suggerito la licenza estesa per evitarsi ogni problematica. I costi però erano diventati insostenibili. Ho studiato i termini della licenza e facendo riferimento agli usi che l'azienda voleva fare, abbiamo concordato una licenza minore che le faceva risparmiare molti soldi consentendo comunque di svolgere in modo lecito l'uso delle immagini.

Perchè bisogna informare il cliente in modo adeguato dei termini della licenza, perlomeno quando, per qualsiasi causa o ragione, il cliente venga nella disponibilità del contenuto.

Come rispettare la licenza?

La prima cosa fondamentale che devi fare è leggere bene tutto il testo della licenza d’uso per contenuti stock e chiederti se l’uso che si intendi fare di quell’immagine in stock, quella clip video gratuita o quella canzone in pubblico dominio, è compreso nei termini della licenza ed è quindi lecito, oppure no.

Se il testo della licenza prevede che l’immagine in stock possa essere usata solo integrata in un unico prodotto finito, significa che se vuoi utilizzarla per più clienti dovrai sostenere il costo più volte e che in ogni caso non puoi usarla così com’è ma solo rielaborata.

Se i termini e condizioni vietano di utilizzare il contenuto dopo la fine dell’abbonamento, potrebbe significare che tutto quello che hai realizzato durante l’abbonamento è consentito, ma che successivamente le immagini in stock che hai nel tuo computer sono inutilizzabili. Non sempre è così però: bisogna vedere cosa è effettivamente scritto nel testo.

Se ti dice che puoi usare il contenuto solo se è destinato al web oppure solo per finalità personali, attenzione: devi rispettare le clausole ed eventualmente valutare una licenza più estesa. Se il sito non consente tali forme di licenze, dovrai optare per un’altra banca dati immagini oppure puoi prendere contatti con la piattaforma e richiedere la concessione di un uso più esteso dietro pagamento di un compenso.

Come far rispettare la licenza d’uso per contenuti stock?

La seconda cosa fondamentale, è far rispettare al proprio cliente la licenza d’uso per contenuti stock. Infatti, come ti ho detto sopra, sei tu a sottoscrivere il contratto e quindi sei tu responsabile dell’uso che ne fai tu dell’immagine ma anche quello che ne fa il cliente.

Il cliente potrà essere ritenuto responsabile in via diretta nei confronti della piattaforma, ma la piattaforma potrà scegliere di agire in modo più comodo nei tuoi confronti, essendo tu il titolare dell’immagine la cui licenza è stata violata.

È quindi fondamentale informare il cliente, attraverso il contratto, dei termini essenziali della licenza ed eventualmente rinviare direttamente al contenuto.

E quindi in generale, all’interno di un contratto professionale è importante prevedere:

  • Divieto di usare il contenuto originario (come messo a disposizione della piattaforma) che, per qualsiasi causa o ragione viene messo a disposizione del cliente;
  • Responsabilità a carico del cliente in caso di uso in violazione del contratto e manleva a tuo favore;
  • Divieto di modificare il prodotto finito (quello realizzato da te per capirci);
  • Divieto di estrapolare dal prodotto finito il contenuto originario (ad esempio, separare dal tuo video, l’audio che avevi acquistato);
  • Richiamare integralmente la licenza come parte integrante del contratto tra te e il tuo cliente.

In questo articolo ti ho fornito vari suggerimenti, tuttavia, come avrai intuito, è importante considerare molti aspetti. Se leggere le licenze d’uso per contenuti stock non è il tuo lavoro posso aiutarti per farti rispettare la licenza sia e per farla rispettare al tuo cliente, evitando di incorrere in spinose problematiche.

Possiamo partire da qui:

quali contenuti online e licenze usi?

Photo by Jon Tyson on Unsplash

Sei un blogger? Ecco come proteggere logo e marchio

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Marchi e Design, Web e nuove tecnologie.

Il logo diventa il tuo biglietto da visita digitale, la foto principale dei profili social, lo strumento per contraddistinguere in ogni comunicazione, online ed offline. Vediamo come proteggerti.

Cos’è il marchio per la tua attività di blogging

Il marchio è uno dei segni distintivi dell’impresa. Può essere una parola (anche il nome di una persona), un disegno, una lettera, dei suoni, una forma del prodotto, le tonalità cromatiche e le combinazioni, i suoni.

Se sei un blogger più frequentemente il tuo marchio sarà:

  • Una parola che è il nome della tua attività; o anche il tuo nome e cognome (marchio patronimico);
  • Una parola che rappresenta il nome del tuo servizio, ad esempio “Fotografo Full Time“
  • Un payoff o uno slogan che ti descrive e distingue dagli altri blogger che trattano argomenti simili;
  • Un pittogramma che utilizzi nei vari profili social, che magari esso stesso contiene degli elementi verbali. 
In questo articolo non considero i tipi di marchio che di fatto non interessano i blogger, tipo il marchio di colore o di tonalità cromatiche. Ne ho però parlato in un approfondimento dedicato: Per il logo che colore facciamo?

Perché proteggere il logo è importante per un blogger?

Sono tante le ragioni per le quali ti suggerisco di valutare di registrare il tuo marchio d’impresa. Te ne riporto alcune, condivise con i miei clienti:

  • Distinguerti dai concorrenti ed identificarti per gli utenti: i tuoi servizi, le tue caratteristiche, il modo in cui ti esprimi (e non lo fai solo a parole ma anche attraverso il marchio appunto) sono contraddistinti ed identificati da parte dell’utente, vedendo il logo.
  • Promuovere e comunicare la tua attività: al momento della costruzione, il tuo blog di cucina e viaggi avrà pochi seguaci, ma può acquisire un valore enorme, diventare il tuo core business e trasformarsi in un’azienda. Il pittogramma sulla base di come ideato, sarà uno strumento di comunicazione.
  • Fiducia e credibilità nei confronti dell’utente : se navigo all’interno di un sito, mi piace e ci ritorno, inizio a dare sempre maggiore credibilità e fiducia alla persona che scrive. Il logo aiuta l’utente a ricordare più facilmente chi sono.
  • Tutela contro copia e contraffazione: la registrazione di un marchio ti consente di acquistare i diritti di privativa industriale. Ad esempio, vietare l’uso di un marchio identico o simile per prodotti e servizi identici o simili; agire per ottenere il risarcimento del danno ed il divieto di proseguire l’attività illecita.
  • Istituzionalizzare la tua attività: quando inizi a fare le cose serie è bene considerare tutti i profili. Se ad esempio pensi di lavorare con altri, oppure di vendere la tua start up, il marchio che nel frattempo avrai registrato, costituirà un asset immateriale da tenere in considerazione al momento del trasferimento. Ed è importante valutare il valore acquisito.

Rimborso sulle tasse da pagare per la tutela dei diritti di proprietà intellettuale

Altro aspetto da tenere in considerazione è questo: l’EUIPO (Ufficio europeo per la proprietà intellettuale) ha istituito un Fondo «Ideas Powered for business» per le piccole e medie imprese che consente di ottenere un rimborso sulle tasse da pagare per la tutela dei diritti di proprietà intellettuale (marchi, disegni, modelli, brevetti). Nel corso di tutto il 2022 potrai beneficiare di un rimborso del 75 % delle tasse relative alle domande di marchio e/o disegno o modello (e delle classi aggiuntive) sia che richiedi la tutela solo in Italia sia che vuoi l’estensione in tutta Europa.

Vuoi tutelare il tuo blog? Fai attenzione a queste cose

Innanzitutto, ti sconsiglio di intraprendere la procedura di registrazione in modo autonomo in quanto ci sono varie cose da tenere in considerazione prima del deposito. Eccone alcune: a chi intestare il marchio, quali sono i servizi da proteggere, quale tipo di marchio tutelare, proteggerlo solo in Italia o anche in Europa..

Considera che la registrazione del marchio richiede l’indicazione di quali sono i prodotti e i servizi che si vogliono tutelare. Con riguardo alla tua attività di blogger, puoi partire non riferendoti all’attività in generale (scrittura, fornitura di informazioni) ma all’oggetto specifico (blog di viaggi, blog di cucina).

Tieni presente inoltre che il fatto che le informazioni vengano veicolate attraverso un sito web, un blog, un profilo Instagram oppure tramite newsletter, non influisce sul come tutelare il marchio. Infatti, la fornitura di informazioni relative alle cryptovalute piuttosto che la comunicazione di recensioni di libri, sia essa compiuta online (blog) o su carta, non è un fattore scrutinante (puoi quindi ampliare l’attività anche in un momento successivo).

È però importante che tu sappia l’argomento. Se oggi vuoi parlare solo di viaggi, ma domani vuoi ampliare anche ai libri (magari alle letteratura in viaggio) è bene che consideri entrambi i temi. Questo perché se la limitazione del marchio o la rinuncia alla registrazione, sono sempre ammesse, l’estensione iniziale non è possibile: dovrai fare una nuova registrazione con costi doppi.

Un esempio pratico: il blog di viaggi in camper

Sei un lavoratore dipendente di un’agenzia di comunicazione e nel corso del 2020, in pieno lockdown, hai deciso di aprire un blog: la scrittura ti piace ma non avevi mai avuto tempo. Essere costretto in casa ti ha consentito di recuperare tutte le fotografie di viaggio, di riprendere le mete che hai battuto e di declinare le doti di storyteller che di solito usi per i tuoi clienti, per il tuo progetto. Il tuo blog ha suscitato l’interesse di tanti sin da subito e nel frattempo, hai anche acquistato un camper: all’interno del sito dai suggerimenti utili a chi sta sperimentando il plein air. Probabilmente, dal 2023 ti dedicherai interamente a questa attività, che all’inizio era solo un passatempo. Ti sei dato un nome e un piccolo logo colorato che ti rappresenta e contraddistingue.

Per proteggere il marchio del tuo progetto di blog di viaggi in camper, puoi procedere in questo senso:

  1. Se scrivi in italiano, può essere sufficiente la registrazione presso l’UIBM, ossia l’ufficio per la protezione della proprietà intellettuale in Italia.
  2. Visto che scrivi di viaggi, sicuramente dovrai tutelare il tuo marchio con riguardo al servizio “fornitura di informazioni” a tema viaggi, che è la classe n. 39 della Classificazione di Nizza.
  3. Avendo però iniziato a trattare anche il tema camper, fornendo informazioni utili in materia è bene che procedi anche alla tutela del prodotto camper, caravan e veicoli ad uso ricreativo, che è la classe n. 12.
  4. Inoltre, se pensi di fare dei gadget, tipo magliette o capellini, per gli appassionati al tuo progetto, valuta la tutela anche di questi prodotti, attraverso la classe n. 25.
  5. Da ultimo, ma in realtà è la questione fondamentale è capire cosa tutelare: è più importante il nome o il logo o entrambi? Anche su questo, l’assistenza è fondamentale.

Ho voluto fornirti tante informazioni, anche specifiche, per il tuo progetto di scrittura online. Tuttavia, come avrai intuito l’assistenza legale è fondamentale. Se ti sono rimasti dei dubbi, puoi contattarmi.

sono un blogger di professione o voglio diventarlo, mi serve aiuto per registrare il marchio

Photo by Sincerely Media on Unsplash

Lavorare online: ti serve un contratto

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Lavorare online ti consente di avere clienti ovunque, di sviluppare network molto ampi e di essere in ogni parte del mondo, se lo vuoi. È fondamentale però avere un contratto per lavorare in serenità e senza timori (mancato pagamento, clienti che spariscono, divulgazione di progetti..). Parliamone.

Cosa significa lavorare online?

Il lavoro online presuppone non sia necessaria la presenza fisica delle parti del contratto, nello stesso luogo e nello stesso momento. Non c’è quindi un ufficio dove si incontrano le parti per le trattative, per la firma del preventivo e la sottoscrizione del contratto ma tutto avviene a distanza. Inoltre, anche l’esecuzione della prestazione avviene perlopiù da remoto: telefonate, scambio di email, trasmissione di documenti digitali, videocall, invio di beni digitali.

In realtà, lavorare online ha significati nettamente diversi in base al tipo di lavoro che si svolge e quindi di conseguenza anche il contratto di lavoro da remoto sarà molto diverso.

Cosa significa avere un contratto di lavoro da remoto? 3 tipologie

Il contratto di lavoro online può assumere diverse forme, in ragione alla qualifica delle parti, al tipo di attività, alle modalità organizzative del lavoro.

Ad esempio:

  • Se sei un lavoratore dipendente avrai un regolare contratto di lavoro che ti consente di lavorare da remoto, ossia nel c.d. smart working. Non hai ancora un contratto che ti consente di organizzare in questo senso la tua attività? Ti suggerisco questo articolo, per comprendere gli step da seguire.
  • Se sei un professionista, che rende una prestazione di natura intellettuale, la tua attività si “conclude” attraverso la consulenza stessa, e quindi quell’ora che acquista online. Penso ad esempio ai coach, agli psicologi online, ai digital strategist. Ti anticipo che parleremo più specificatamente dei profili legali delle attività digitali legate alla salute. Se ti interessa l’argomento, iscriviti alla newsletter per non perderlo!
  • Se invece sei un freelance creativo, come ad esempio un grafico, un fotografo, un videomarker, un copywriter allora la tua attività si svolge online ma si traduce anche nella consegna o messa a disposizione del cliente di un prodotto (un bene digitale, come può essere un’illustrazione, delle fotografie, un montaggio, un sito web).

Avere un contratto significa in generale regolamentare i rapporti tra le parti; se si tratta di un rapporto che nasce e si svolge tutto interamente online (consulenza, consegna di un bene digitale, sviluppo di un sito web) allora il contratto dovrà regolamentare questi profili.

Perchè avere un contratto se lavori online?

L’aspetto positivo di maggiore rilevanza, che mi viene confermato spesso dai clienti, è quello di lavorare in serenità.

Ti faccio alcuni esempi, tratti da casi reali che mi sono capitati, di lavoratori non sereni:

  • La paura di sbagliare. Hai un contratto che ti ha passato il collega e che hai costruito un pò autonomamente ma temi che usando un documento di questo tipo, sia peggio che averlo. Ed effettivamente te lo posso confermare: avere un contratto sbagliato ossia che invece di tutelarti ti pone in una situazione di svantaggio non è sicuramente un elemento di favore. La tua paura di sbagliare può essere quindi fondata e risolta costruendo un contratto ad hoc.
  • Il tempo nel dover ripetere sempre le stesse cose. Senza un contratto puoi trovarti ad affrontare magari sempre le stesse situazioni o situazioni simili e ogni volta spendi tempo per tutta la trafila di spiegare al cliente. Ad esempio: il limite massimo al numero di modifiche, il concetto di conferma del concept creativo, la limitazione nell’uso del materiale messo a disposizione. Se lo indichi una volta per tutte all’interno di un documento contrattuale, ti eviti di doverlo ripetere sempre.
  • Il timore di non star realmente guadagnando. Questo forse pensi di non poterlo scoprire attraverso un contratto. In parte è vero, ma perchè non conosci come si può lavorare insieme: redigere un accordo ci impone di rivedere tutto l’iter di svolgimento della tua attività. E quindi, gli step per arrivare alla sottoscrizione (n. 1 colloquio preliminare iniziale, invio di email con preventivo, conferma di preventivo..) gli step per svolgere l’attività (consegna del materiale entro 30 giorni dalla richiesta, pagamento dell’acconto entro 5 giorni dalla firma del contratto, invio di bozza grafica entro 15 giorni dal report iniziale..). L’identificazione delle singole attività e la corretta scansione delle stesse, ti fa capire le falle, il tempo speso inutilmente, la possibilità di contrarre delle comunicazioni (non servono mille call). Di fatto, puoi investire quel tempo dedicandoti ad altro. Chi ha lavorato con me mi ha ringraziata tantissimo per aver approfondito questo punto.

Cosa inserire nel contratto per lavorare online?

Premesso che, dipende dal tuo core business, in generale, gli elementi fondamentali che dovresti identificare e inserire sono:

L’oggetto del contratto

È fondamentale identificare bene qual è l’attività che ti impegni a svolgere nei confronti del tuo cliente. Potrebbe essere anche una pluralità di servizi, la consegna di un bene digitale, l’assistenza da remoto per un software, lo sviluppo di un sito web. Oltre ad identificare il “prodotto finale” è fondamentale individuare i singoli step e quindi le fasi di lavoro che necessitano l’approvazione (anche implicita) del cliente.

Gli obblighi del cliente

Altro aspetto sono gli obblighi del cliente. Il primo è quello di pagare entro i termini convenuti (che quindi dovranno essere ben identificati ed ancorati alle singole fasi di cui sopra). Gli altri, potrebbero essere, la consegna del materiale, la partecipazione attiva agli incontri, la messa a disposizione di dipendenti, la compilazione di questionari. La collaborazione del cliente per certe attività è fondamentale e l’inadempimento a tale obbligo (ammesso che sia contrattualizzato) può impedirti di svolgere l’attività e quindi consentirti di sospendere la prestazione o anche scioglierti dal contratto.

Gli esoneri da responsabilità

Ci sono alcuni aspetti che non sono governabili da te, sopratutto quando ti avvali di tool esterni o metti a disposizione del cliente dei software integrati di cui non hai il totale controllo. Ci sono altre situazioni in cui il cliente può agire autonomamente anche compromettendo il tuo servizio e quindi di fatto facendoti lavorare il doppio. Questi aspetti devono essere gestiti in punto di limitazioni di responsabilità a tuo favore.

I termini

Di norma, le scadenze all’interno di un contratto possono essere essenziali o meno. Nel primo caso significa che se l’attività non viene svolta entro quel termine il contratto si scioglie. Anche questo aspetto è importante per individuare e rispettare le scadenze.

Oltre al contratto: gli allegati al contratto per chi lavora online

Se sei arrivato qui pensando che in fin dei conti, il più è fatto, ti sbagli! In realtà, il contratto, per stare in piedi, necessità anche di qualcos’altro. Ecco perché:

Puoi pensare ad un edificio, come elemento che rappresenta il rapporto con il cliente, dalle trattative precontrattuali all’esecuzione del contratto. Il cliente interessato entra dalla porta principale (il tuo sito web, i tuoi canali social), viene accolto da un receptionist (un’email di benvenuto per i nuovi iscritti alla newsletter) e manifesta il proprio interesse (richiede un preventivo). Il piano terra è dedicato alle trattative precontrattuali dove acquisisce informazioni e dati. Prima di salire le scale, firma il contratto. Come per ogni edificio, ci sono anche le uscite di emergenza, ossia le clausole che vi consentono di sciogliervi da un contratto, mettendovi in salvo. Tutta l’esecuzione del contratto si dispiega nei vari piani, sino ad arrivare all’ultimo piano, in cui a seguito dell’esecuzione della prestazione, entrambi sono soddisfatti e ammirano il panorama.

E quindi, per consentire al cliente di vivere questa esperienza, al piano terra e dunque prima di firmare però è importante che:

  • Il cliente identifichi correttamente qual è l’attività su cui ti incarica. Può trattarsi di un report vidimato dalle parti, un brief consegnato dal cliente stesso comunque un documento che fa fede con riguardo alle attività che ti impegni a svolgere.
  • Il cliente non abbia dubbi in merito a diritti, doveri, obblighi, responsabilità. Suggerisco talvolta di fare una sorta di FAQ, ossia di spiegare in un linguaggio semplice tutte le varie situazioni, anche con esempi, rinviando poi al documento contrattuale standard, in legalese per la regolamentazione.
  • Il cliente sappia che ci tieni al trattamento dei dati dei suoi clienti, fornitori, dipendenti. Avrai sicuramente sentito parlare del regolamento europeo GDPR 2016/679, del Codice privacy, dell’informativa ex art 13 GDPR e della nomina a responsabile. Si tratta di questioni fondamentali affinché i dati delle persone fisiche possano circolare in modo libero e corretto.

E quindi, già che sei online e che sei capitato qui per saperne di più su come gestire legalmente il lavoro, cosa ti suggerisco di fare?

CONTATTAMI

Photo by Avel Chuklanov on Unsplash

Fondo a favore dell’impresa per i servizi di marketing

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Marketing e diritto.

Lo stato italiano eroga delle agevolazioni per i servizi specialistici che un’impresa può richiedere ad un’agenzia di comunicazione quali marketing, brand o design, finanziando quindi il rinnovo della corporate image dell’azienda tradizionale.

La legge 30 dicembre 2020, n. 178

Il Fondo per piccole e medie imprese creative è stato istituito dall’articolo 1, commi 109 e ss., della legge 30 dicembre 2020, n. 178 (recante “Bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2021 e bilancio pluriennale per il triennio 2021-2023”), con una dotazione di 40 milioni di euro per gli anni 2021 e 2022.

Il decreto interministeriale 19 novembre 2021 fornisce la disciplina attuativa (nello specifico, il Capo III per quanto qui attiene) e rinvia ad uno o più provvedimenti del ministero per la definizione dei termini e delle modalità per la presentazione.

Quali imprese possono partecipare?

Le imprese tradizionali (non creative, per capirci) per presentare la domanda di agevolazione devono avere i seguenti requisiti:

  • imprese di micro, piccola e media dimensione
  • con sede legale e operativa ubicata su tutto il territorio nazionale
  • costituite e iscritte al registro delle imprese da non più di cinque anni alla data di presentazione della domanda (che non hanno distribuito utili);
  • che intendono acquisire un supporto specialistico nel settore creativo ossia nel settore che comprende le attività dirette allo sviluppo, alla creazione, alla produzione, alla diffusione e alla conservazione dei beni e servizi che costituiscono espressioni culturali e artistiche. Sono comprese anche altre espressioni creative e, in particolare, quelle relative all’architettura, agli archivi, alle biblioteche, ai musei, all’artigianato artistico, all’audiovisivo, compresi il cinema, la televisione e i contenuti multimediali, al software, ai videogiochi, al patrimonio culturale materiale e immateriale, al design, ai festival, alla musica, alla letteratura, alle arti dello spettacolo, all’editoria, alla radio, alle arti visive, alla comunicazione e alla pubblicità.

Quali sono le agevolazioni per le imprese?

Le agevolazioni sono contributi a fondo perduto (voucher) e possono coprire fino all’80% delle spese per l’acquisizione dei servizi specialistici nel settore creativo con importo massimo pari a 10 mila euro.

Le spese sono quelle sostenute per l’acquisizione di servizi specialistici erogati da imprese creative di micro, piccola e media dimensione.

Quali sono i servizi specialistici coperti dal fondo

I servizi specialistici sono quelli che l’impresa creativa rende a favore dell’impresa tradizionale che presenta la domanda di erogazione del fondo.

I servizi devono essere finalizzati all’introduzione nell’impresa di innovazioni di prodotto, servizio e di processo e al supporto dei processi di ammodernamento degli assetti gestionali e di crescita organizzativa e commerciale, attraverso l’acquisizione di servizi specialistici nel settore creativo.

Nel concreto quindi, i servizi possono essere relativi a:

  1. azioni di sviluppo di marketing e sviluppo del brand;
  2. design e design industriale;
  3. incremento del valore identitario del company profile;
  4. innovazioni tecnologiche nelle aree della conservazione, fruizione e commercializzazione di prodotti di particolare valore storico, artistico e culturale.

I servizi come anticipato devono essere erogati da un’impresa creativa. Per identificare l’impresa creativa ti rinvio all’articolo dedicato alle agevolazioni previste per quest’ultima nell’ambito dello stesso decreto.

I servizi devono essere indicati in un contratto sottoscritto dopo la presentazione della domanda di agevolazione ed entro 3 mesi dalla data del provvedimento di concessione delle agevolazioni. All’interno dell’accordo devono essere specificati il contenuto e le finalità delle prestazioni specialistiche.

Le domande di agevolazione devono essere compilate esclusivamente per via elettronica, utilizzando la procedura informatica. Ora quindi non ti manca che verificare se disponi dei requisiti e comprendere bene l’iter di presentazione della richiesta.

hai bisogno di aiuto per accedere al fondo?

Photo by Kaleidico on Unsplash