I servizi dell’agenzia di comunicazione possono essere molti ed eterogenei: è importante regolarli attraverso un documento scritto, contratto o condizioni generali, a tutela dell’agenzia e dei progetti creativi.

Questo articolo è dedicato agli aspetti più importanti da valutare per dotarsi di un contratto adeguato ai propri servizi, in linea con le esigenze di protezione e tutela dell’agenzia e che tenga in considerazione la posizione del cliente e di eventuali altri soggetti che partecipano alle attività (collaboratori esterni o agenzie terze).

Cosa inserire in un contratto per agenzia di comunicazione?

Le questioni di fatto da cui partire, che poi dovranno essere tradotte in termini giuridici possono essere così sintetizzate:

• Oggetto del contratto

Ossia la descrizione specifica e puntuale dei vari servizi. Quali sono le specifiche esigenze del prospect e gli obiettivi che ci si rappresenta? Quali sono le peculiarità del servizio? Possono essere standardizzati?

• Termini

Come viene organizzato il lavoro? Tempistiche di consegna e di ricevimento del materiale, organizzazione in team di lavoro, identificazione dei reparti.

• Gestione del personale

Individuazione delle attività che vengono svolte all’interno e specifica regolamentazione dei lavori che vengono esternalizzati.

• Fasi di lavoro e scadenze

Definizione del progetto in generale, dell’iter di svolgimento delle singole attività, dell’approvazione dei singoli moduli di lavoro. Ci sono termini perentori o basta una telefonata di conferma?

• Autorizzazioni per edifici e liberatorie per persone

A seconda dei servizi che si svolgono è bene che sia il cliente ad occuparsi di acquisire tutti i diritti sul materiale che viene utilizzato dall’agenzia. Oppure, se è l’agenzia, è importante regolare contrattualmente quali sono i step (l’ottenimento dell’autorizzazione è condizione risolutiva del contratto con l’agenzia?)

• Clausole di esonero dalla responsabilità

A seconda del tipo di servizio, valutandone la ragionevolezza è bene prevedere alcune limitazioni alla responsabilità. Ad esempio, l’agenzia non è responsabile per le variazioni degli algoritmi dei motori di ricerca o dei social network nel caso in cui l’attività riguardi il digital marketing;

• Informazioni confidenziali e progetti creativi

Bisogna fare estrema attenzione al know how dell’agenzia e alla titolarità autorale dei contenuti che vengono creati. A questo proposito rinvio all’interessante articolo che ho dedicato ai sistemi di protezione degli spot pubblicitari, utile sia per il cliente che per l’agenzia di comunicazione;

Se, ad esempio, l'oggetto dell'incarico riguarda l'attività di marketing a favore dell'azienda, è importante che quest'ultima tenga anche in considerazione i profili legali del trattamento dei dati personali. Non è infatti, chiaramente, l'agenzia che deve occuparsi di questo: al più, può suggerire dei tool da implementare ma questo non deve costituire un'assunzione di responsabilità. Ho parlato dei profili legali delle attività di marketing, qui. 

Altre questioni importanti nei servizi dell’agenzia di comunicazione

• Il ruolo dei collaboratori esterni

Di frequente le agenzie esternalizzano a collaboratori (ex dipendenti in ritenuta d’acconto o professionisti lavoratori autonomi titolari di partita iva) alcuni servizi specialistici di cui hanno deciso di non occuparsi internamente. È importante specificare nel contratto con il cliente la facoltà di cedere in tutto o in parte il contratto o subappaltare i singoli servizi a seconda delle valutazioni dell’agenzia.

Quando il freelance inizia a collaborare a spot con professionisti diversi (ad esempio grafico-SMM oppure fotografo-videomaker) oppure l'agenzia per taluni lavori decide di rivolgersi all'esterno (un'agenzia di comunicazione che richiede l'intervento di un software developer), è importante porsi il problema dei profili legali di ciascuno dei servizi, per evitare di stare scoperti sotto i profili di responsabilità. Ne ho parlato, in modo oggettivo, qui. Ti spiego anche il perchè.

• La collaborazione trilatera

Può essere che l’agenzia collabori con altra agenzia nell’ambito della realizzazione di una campagna pubblicitaria complessa: in questo caso il contratto potrebbe essere plurisoggettivo e quindi coinvolgere una pluralità di soggetti (un cliente e più agenzie) oppure potrebbe optarsi per un contratto diverso per ogni agenzia. In quest’ultimo caso, gli elementi di fatto (scadenze, materiale, attività) e gli elementi di diritto (responsabilità, esoneri, limitazioni) devono necessariamente coordinarsi.

• Il trattamento dei dati personali

L’agenzia di comunicazione deve informare il cliente delle modalità di trattamento dei dati personali dei dipendenti e collaboratori del cliente stesso nonchè una convenzione di nomina ex art 28 GDPR.

• La sospensione del servizio in caso di ritardo nei pagamenti

I servizi possono essere continuativi o a spot e si può prevedere il pagamento anticipato, dilazionato o alla consegna. A seconda del tipo di servizio, della forza contrattuale dell’agenzia nei confronti del cliente nonché dell’esperienza della stessa nella gestione di insoluti e ritardi nei pagamenti, si può prevedere che in caso di mancato rispetto delle scadenze i servizi vengano sospesi e che solo a seguito di estinzione del debito vengano ripristinati.

Contratto o condizioni generali di servizio: attenzione a questi aspetti

I servizi erogati da un’agenzia di comunicazione possono essere molti: pur avendo in comune lo scopo ultimo di fare pubblicità al proprio cliente. Nella stipula di un contratto o delle condizioni generali di servizio bisogna prestare massima attenzione su questi aspetti:

Testi completi, ma lineari

Con i miei clienti, cerco sempre di comporre un testo completo ma che permetta anche di semplificare l’attività. Mi ritrovo infatti a definire ed aiutare l’agenzia a migliorare l’organizzazione, definire le fasi ed i singoli step, a partire dall’acquisizione del contatto sino alla fornitura effettiva del servizio: uno degli elementi fondamentali è infatti avere un brief ordinato, schematico ed approvato dal cliente.

Ho infatti parlato in modo specifico di come impostare, sotto il profilo legale, le fasi esecutive del lavoro di un’agenzia, dopo che questa ha ottenuto l’approvazione del preventivo e la sottoscrizione del contratto dal cliente in un articolo dedicato al valore legale del brief.

Contatti sereni

Oltre a semplificare a livello operativo, il contratto deve essere uno strumento che rassicura l’agenzia di comunicazione su tutti gli aspetti. In questo senso, quando ci sono delle situazioni spiacevoli da affrontare (mancato pagamento, cliente insoddisfatto o altro) il documento che preparo da tutte le rassicurazioni del caso. Il contratto infatti consente di regolamentare a monte gli aspetti patologici ed evitare che le parti inizino liti infinite in cui si rimane sempre insoddisfatti (anche nei casi in cui interviene il pagamento).

Singoli accordi per singoli servizi

Con riguardo poi agli aspetti strutturali, si può decidere di far sottoscrivere al proprio cliente, di volta in volta, un contratto per ogni singolo servizio. In questi casi ti rimando ai suggerimenti elaborati con riguardo alle singole attività: videomaker , SEO specialist, sviluppare siti web, social media manager, copywriter ove per ogni servizio puoi ritrovare gli aspetti più rilevanti di cui prendere nota.

…Oppure condizioni generali

Oppure, si può valutare di far sottoscrivere delle condizioni generali di servizio utili alla gestione di un rapporto continuativo con il cliente. In questo caso gli accordi vengono sottoscritti al conferimento del primo incarico e mantenuti fermi anche per i successivi rinnovi e per i nuovi servizi richiesti.

Con le agenzie di medie dimensioni è nettamente preferibile. Certo il lavoro di standardizzazione di tutti servizi è indubbiamente impegnativo (con i clienti fisso dei colloqui che tengono sempre conto delle tempistiche), ma diventa fondamentale per l’agenzia di comunicazione per lavorare in modo organizzato.

Aspetti peculiari della tua agenzia di comunicazione

L’inserimento di ogni clausola e la modalità di declinazione delle singole eccezioni, viene fatta in modo specifico e concreto: non esistono modelli pre-fatti, template o altro che possano essere universali!

È importante prendere in considerazione: il tipo di servizio, la struttura dell’agenzia, l’iter di svolgimento delle attività, le esigenze, le modalità operative, il tipo di cliente…

Cosa puoi fare tu? Parti da una check list

Di seguito uno schema generale che può esserti utile per iniziare le valutazioni in merito ai contenuti di un contratto pubblicitario o delle condizioni generali di servizio. Oppure anche, per passare in rassegna la documentazione di cui disponi così da fare un primo check autonomo.

1. Quali sono i tuoi servizi?
2. Come vengono gestiti i contatti con il cliente (colloqui orali, report scritti ed approvati, SAL, definizione di step da parte dei singoli reparti)?
3. Come sono organizzati i servizi? Intendo, le singole fasi, gli step di lavoro.
4. Quali sono gli aspetti a tuo avviso migliorabili?
5. Quali sono le situazioni spiacevoli in cui l’agenzia si è trovata? Come sono state risolte?
6. Vengono individuati dei referenti?
7. Come avvengono i pagamenti?
8. Cosa consegni al cliente? File aperti, report, documentazione, progetti esclusi..
9. Cosa ti mette a disposizione il cliente?
10. Come viene firmato il contratto?

Cosa possiamo fare insieme?

La check list è uno step preliminare per iniziare a comprendere le peculiarità dell’attività. Possiamo quindi fissarci un appuntamento per discutere del tema contrattuale partendo proprio dalle risposte alla checklist di cui sopra. Considera poi che, di norma dopo il conferimento dell’incarico fornisco un questionario strutturato e specifico per comprendere bene i servizi, i termini, le modalità. Si tratta di strumenti utili anche per rivedere alcuni aspetti operativi.

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