Per evitare di dover affrontare situazioni spiacevoli o risolvere problemi, è importante regolamentare preventivamente i rapporti tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni.

Per un’agenzia di comunicazione è fondamentale stringere delle collaborazioni, continuative o a spot, con professionisti esterni che possano rendere, per quel specifico cliente, una prestazione specialistica. Vediamo come regolare contrattualmente i rapporti.

Lato collaboratore, ossia professionista creativo, in realtà ci sono molte soluzioni. Ti condividiamo questo schema generale che usiamo anche nella formazione per iniziare ad esporre le varie possibilità nello svolgimento dell’attività d’impresa creativa.

Il rapporto di fiducia tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni

Innanzitutto, il rapporto di lavoro tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni è basato sulla fiducia. Questo non significa che l’incarico possa essere dato oralmente ma che l’agenzia sceglie di conferire l’incarico al collaboratore perché ritiene che sia un soggetto competente, che svolga il lavoro a regola d’arte e che abbia profili di diligenza e correttezza tali da poter spendere il nome dell’agenzia agli occhi del cliente.

In primo luogo è quindi importante definire:

• L’oggetto del servizio e le caratteristiche, in modo abbastanza specifico. Oppure, demandare a singoli ordini qualora il rapporto sia continuativo.
• Le modalità operative di gestione della collaborazione: i contatti con il cliente finale, il referente dell’agenzia, i termini di consegna del servizio, le modalità di condivisione del materiale e delle informazioni.
• L’inquadramento dell’attività. Si tratta di una collaborazione duratura (annuale con rinnovo in difetto di disdetta) oppure il contratto viene concluso un’unica volta? Nel primo caso, il contratto sarà denominato “condizioni generali di collaborazione” ed accompagnato da uno specifico ordine.
• Attenzione alla qualificazione dei soggetti. Si tratta di un collaboratore, non di un dipendente. Nell’ambito del contratto d’opera (questa è la denominazione) il soggetto svolge l’attività in autonomia e non è sottoposto al potere direttivo del committente. Inoltre di norma ha l’obbligo di risultato.

Il collegamento funzionale

Di norma, l’incarico che l’agenzia ha conferito al collaboratore esterno è giustificato dall’esistenza, a monte, di un contratto tra l’agenzia ed il proprio cliente. Non è ovviamente sempre così, potrebbe essere che l’agenzia intenda giovarsi di una collaborazione per piccoli servizi che sono continuativi.

Nel primo caso tuttavia, si parla di collegamento funzionale e si può prevedere che il contratto tra l’agenzia di comunicazione ed il collaboratore sia destinato a venire meno (con tutte le tutele e gli accorgimenti i del caso) nelle situazioni in cui, per qualsiasi causa o ragione (ripensamento, risoluzione, annullamento, ad esempio), il contratto principale, tra agenzia e cliente, diventi inefficace.

Questo perchè? Perchè se il contratto principale tra agenzia di comunicazione e cliente diventa per qualsiasi ragione inefficace (e quindi non esiste più), l’agenzia non ha più interesse a ricevere da parte del collaboratore la prestazione (perchè appunto il contratto a monte non esiste più).

Si tratta di una clausola da inserire all’interno del contratto tra le parti.

La riservatezza dei dati degli utenti e dei clienti

Altra cosa fondamentale, è la gestione dei dati personali di cui viene a conoscenza il collaboratore. Quest’ultimo, potrà assumere la veste di sub-responsabile del trattamento ai sensi dell’art 28 GDPR qualora l’agenzia a sua volta sia responsabile del trattamento ai sensi dell’art 28 GDPR rispetto al cliente che è, per i dati degli utenti che navigano attraverso il sito internet dell’azienda, titolare del trattamento.

Questi assunti però, oltre a dover essere affrontati ed esaminati nel caso concreto, devono essere adeguatamente regolamentati e riportati in una serie di documenti molto importanti in ragione del rispetto della normativa a protezione dei dati personali (Regolamento Europeo 2016/679). Mi riferisco ad esempio, alla tenuta del registro dei trattamenti, all’aggiornamento delle informative ai sensi dell’art 13 e 14 GDPR, alla nomina a responsabile del trattamento, all’elenco dei subresponsabili del trattamento..

La sicurezza delle informazioni scambiate tra agenzia di comunicazione e collaboratori esterni

Accanto alla riservatezza dei dati delle persone fisiche, estrema importanza assumono le informazioni, ossia il materiale che viene scambiato tra cliente-agenzia o tra cliente-collaboratore o tra agenzia-collaboratore nonché tutto quanto elaborato nell’esecuzione dei contratti o comunque il know how sotteso all’esecuzione delle varie attività.

E quindi, ad esempio:

• Gestione e archiviazione delle informazioni in device esterni;
• Tenuta ed aggiornamento delle password di accesso a software o applicazioni in cloud;
• Stoccaggio in archivi cartacei di contenuti che dovrebbero rimanere segreti;
• Qualificazione di “confidenzialità” delle informazioni;
• Collaborazione nello sviluppo di progetti destinati ad essere brevettati;

Nelle situazioni qui esemplificate, oltre a prevedere talune clausole con cui si stabiliscono misure di sicurezza ed eventualmente delle somme a risarcimento dei danni in caso di violazione della disposizione è fondamentale prendere in considerazione, in ragione del grado di segretezza che dovrebbe essere mantenuto, anche l’adozione di un accordo di segretezza (NDA).

La proprietà intellettuale sul lavoro del collaboratore dell’agenzia di comunicazione

Il quinto aspetto che voglio sottolineare è la proprietà dei contenuti realizzati da parte del collaboratore esterno in esecuzione dell’incarico conferito dall’agenzia e a favore del cliente finale. Parliamo ad esempio, delle fotografie scattate da un fotografo esterno (file raw e postprodotti), delle grafiche consegnate (file .psd o .ai ma anche jpg o png), dei testi elaborati.

Ebbene, sotto il profilo dei diritti di natura morale il collaboratore è e rimane titolare degli stessi. Tuttavia, trattandosi di attività svolta in esecuzione di un contratto e quindi di un incarico, di norma tutti i diritti di utilizzazione economica dovrebbero trasferirsi in capo al committente, ossia all’agenzia di comunicazione in questo caso, la quale, nei termini e limiti concordati con il proprio cliente, li trasferirà a quest’ultimo.

È quindi importante, per un’agenzia, diventare titolare dei diritti di utilizzazione economica sul materiale realizzato da un collaboratore per poi poter decidere se trasferire, in tutto o in parte oppure concedere in licenza, il predetto materiale al cliente.

D’altro canto è importante anche per il collaboratore, stabilire i limiti entro i quali è disponibile a trasferire i diritti sul materiale realizzato. Si tratterà quindi di inserire all’interno dell’accordo una clausola che possa consentire ad entrambi di sentirsi tutelati stabilendo in modo chiaro e linerare cosa viene trasferito, cosa viene concesso in uso e cosa invece rimane in capo al collaboratore.

Cosa deve fare l’agenzia di comunicazione?

Se hai un collaboratore esterno o comunque hai intenzione di integrare il team con persone da attivare al momento in cui necessario, ricorda che non è sufficiente (anche se fondamentale) dotarsi di un contratto con il proprio cliente. È bene infatti regolare il rapporto con il collaboratore esterno, soprattutto perché quando sorgono delle problematiche con il contratto principale che devono essere gestite e che a volte hanno dei sicuri effetti anche sul contratto di collaborazione.

Se vuoi partire dal contratto principale, possiamo discutere dell’accordo di collaborazione.