Autore: Valentina Trevisan

Consegnare file aperti: obbligo o facoltà?

Scritto da Valentina Trevisan il 19/01/2023. Pubblicato in Contratti e preventivi. 1 commento su Consegnare file aperti: obbligo o facoltà?

Una domanda che mi viene rivolta spesso e che riguarda la gestione del rapporto con il cliente che tavolta, si aspetta di ricevere anche i file aperti, oppure che li pretende dopo la fine del rapporto. E quindi il dubbio è, l’agenzia di comunicazione o il freelance sono obbligati a consegnare i file aperti, se richiesti?

Cosa significa giuridicamente consegnare file aperti?

La fase di consegna di un prodotto può assumere qualificazioni giuridiche differenti in base alla situazione. Se ti occupi di corporate identity, sviluppi elementi grafici dell’azienda e ti occupi dell’elaborazione di contenuti destinati ad essere pubblicati nei social, la consegna potrebbe riguardare vari elementi:

Consegna del preventivo con una bozza di proposta grafica
Consegna di un brief destinato ad essere la struttura portante del lavoro
Consegna delle bozze grafiche
Consegna delle grafiche definitive
Consegna degli esecutivi di stampa e della declinazione di altre grafiche
Consegna dei file aperti

Queste situazioni possono essere trattate giuridicamente in modo diverso. Nel concreto può esserci, ad esempio:

Trasferimento di proprietà al momento della consegna
Messa a disposizione per presa visione con divieto di utilizzo
Licenza di utilizzo dei contenuti consegnato entro determinati limiti di spazio e tempo

Puoi già intuire quindi che, la fase di consegna dei file aperti può assumere diverse connotazioni sia dal punto di vista concreto, che giuridicamente parlando. Questo dipende in prima dagli accordi assunti tra le parti:

L’accordo aveva ad oggetto l’elaborazione di file destinati ad essere declinati direttamente dall’azienda internamente: in questo caso, la consegna di file aperti è insita all’interno dell’accordo;
L’accordo prevedeva specificamente la messa a disposizione di un numero X di grafiche destinate alla piattaforma Y con specifica indicazione del fatto che i file aperti sarebbero rimasti presso il grafico;
L’accordo non prevedeva alcunché di specifico, anzi c’era il preventivo che è stato approvato ma non identifica bene l’attività.

Ecco, nell’ultimo caso (estremo, ma non di scuola), il cliente può arrivare a pretedendere la consegna dei file aperti, sopratutto laddove il rapporto è in fase di chiusura e intende proseguire con la linea di comunicazione da te proposta ma con un’altra agenzia di comunicazione.

I file aperti sono tutelati dal diritto d’autore?

L’art 1 della Legge a protezione del diritto d’autore prevede che “Sono protette ai sensi di questa legge le opere dell’ingegno di carattere creativo che appartengono alla letteratura, alla musica, alle arti figurative, all’architettura, al teatro ed alla cinematografia, qualunque ne sia il modo o la forma di espressione“. Ciò significa quindi che se c’è un contenuto, creativo (originale, nuovo) che è stato realizzato tramite l’intelletto umano e che appartiene, ad esempio alle arti, a prescindere da come è stato sviluppato, allora è protetto dal diritto d’autore.

L’art 2 della stessa legge specifica poi, con riguardo all’oggetto della protezione (opere d’arte grafica nel nostro caso, o comunque file sorgenti realizzati attraverso software professionali) che rientrino in questa categoria: “4) le opere della scultura, della pittura, dell’arte del disegno, della incisione e delle arti figurative similari, compresa la scenografia;” “5) i disegni e le opere dell’architettura;“.

Bene: chiaramente non è specificato che l’opera grafica (in formato .jpg) o il file di stampa, sono tutelati dal diritto d’autore né che il file sorgente a livelli (.ai o .psd) è destinatario della medesima tutela.

Tuttavia, si può ritenere che i file sorgente che costituiscono il layout, la struttura grafica e che poi vengono esportati in .jpg per essere dei caroselli instagram, ad esempio, ben possono rientrare in queste categorie: non sempre c’è un notevole apporto di creatività (sopratutto quando ci sono delle stringenti linee guida imposte) ma comunque è pur sempre ravvisabile un apporto artistico.

La normativa sulla consegna dei file aperti

In questo quadro, bisogna quindi chiedersi se c’è una normativa che prevede che il trasferimento di proprietà delle grafiche e degli esecutivi di stampa, include direttamente anche i file aperti, sorgenti, a livelli.

L’agenzia di comunicazione, su richiesta o direttamente, è obbligata a consegnare i files a livelli al cliente per il quale ha realizzato le grafiche per i social o consegnato gli esecutivi di stampa?

Rispondo a questa domanda invocando una disposizione: l’art.4 della legge 22.5.2017 n. 81 (“Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” c.d. Jobs Act del lavoro autonomo”) che nell’ambito degli “Apporti originali e invenzioni del lavoratore” dispone: “Salvo il caso in cui l’attività inventiva sia prevista come oggetto del contratto di lavoro e a tale scopo compensata, i diritti di utilizzazione economica relativi ad apporti originali e a invenzioni realizzati nell’esecuzione del contratto stesso spettano al lavoratore autonomo, secondo le disposizioni di cui alla legge 22 aprile 1941, n. 633, e al codice della proprietà industriale, di cui al decreto legislativo 10 febbraio 2005, n. 30“.

Quanto detto sia con riguardo al diritto d’autore sia con riguardo al lavoro autonomo ci consentono di rispondere alle domanda in apertura

Perchè devi consegnare i file aperti?

Perchè è stato previsto nel contratto

Se il servizio che ti sei impegnato a svolgere a proprio ad oggetto lo sviluppo di file aperti, a livelli e modificabili, allora non c’è dubbio che tu debba consegnarli. Altrimenti sarai inadempiente, ovvero non avrai eseguito la prestazione.

Nulla esclude che il contratto possa essere modificato, aggiornato, oppure adattato in ragione alle specifiche richieste del cliente o alle tue esigenze. Di norma infatti, ad esempio, prevedo sempre una sorta di monitoraggio della documentazione contrattuale elaborata, decorso un termine di 3-6-9 mesi dalla consegna, proprio per consentirti, nel concreto di utilizzare il documento e renderti conto se vi sono delle cose da modificare.

Ti suggerisco sul punto di leggere l'articolo che ho dedicato proprio all'aggiornamento della documentazione contrattuale: potrebbe esserti utile per andare a migliorare (con l'aiuto di un professionista) il testo contrattuale che stai utilizzando: "Aggiornare la documentazione legale di un’agenzia di comunicazione"

Perchè il contratto non c’è

È una provocazione, ma se il preventivo è scritto in modo tale da indurre a ritenere che vi fosse la consegna, oppure negli usi con il cliente avevi consegnato i files aperti, oppure ancora, nello scambio di comunicazioni era stato detto che avresti consegnato le sorgenti, ecco allora che probabilmente, sei tenuto a consegnare i predetti file.

Tempo fa avevo dedicato proprio un articolo sulla validità legale degli accordi conclusi tramite scambio di comunicazioni elettroniche. Se ti può essere utile: "Accordo per e-mail: ha validità legale?"

Tuttavia, proprio per evitare queste situazioni di dubbio, ti suggerisco di valutare l’elaborazione di un contratto da utilizzare con i tuoi clienti che stabilisca in modo chiaro l’oggetto della prestazione (cosa ti impegni a svolgere, cosa consegni, cosa è escluso).

PREVEDIAMO L’ESCLUSIONE DAL CONTRATTO DEI FILE APERTI

Perchè hai monetizzato il trasferimento di proprietà dei file modificabili

Potrebbe accadere che, a seguito della chiusura del rapporto, il cliente ti chieda la consegna di file sorgente. In questo caso, chiaramente non sei obbligato a farlo ma puoi decidere di monetizzare il tuo lavoro e metterlo a disposizione dell’azienda dietro pagamento di una somma di denaro.

La consegna dei file sorgente in esecuzione di un nuovo accordo tra le parti, è un'attività a cui deve essere data importanza in quanto implica la cessione del tuo know how. Sai già come prevedere la modulistica per la consegna di questo materiale? Possiamo parlarne affinché questa attività possa tutelare la tua creatività ma anche consentirti di monetizzare un prodotto che non utilizzeresti più.

PREPARIAMO LA MODULISTICA PER IL TRASFERIMENTO DEI FILE APERTI

Perchè puoi non consegnare i file sorgente?

Fuori dai casi sopra riportati non sei obbligato a consegnare i file aperti, modificabili.

In questo caso quindi, i file aperti, magari anche dotati di non particolare creatività, non sono oggetto del contratto bensì uno strumento, un tool, per fornire il servizio richiesto dal cliente, ossia la consegna di grafiche per la pubblicazione nei social o di esecutivi di stampa.

Se la creazione del files sorgente è solo un passaggio operativo per adempiere alla prestazione contrattuale di consegna dei file esecutivi, allora i file sorgenti non devono essere consegnati.
CORTE DI CASSAZIONE, ordinanza n. 19335 del 15 giugno 2022

Come gestisci la consegna dei file sorgente?

Sulla base di quanto sopra puoi farti un’idea di come impostare l’eventuale messa a disposizione di files aperti.

Come avrai intuito non è un’attività scevra di effetti giuridici ma anzi, i singoli fatti presuppongono valutazioni di carattere economico, strategico anche a tutela della tua creatività.

Lo trovo un approdo davvero interessante, che può esserci utile come punto di partenza per riprendere, insieme, le valutazioni che ti ho esposto sopra.

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La consegna delle credenziali: a cosa fare attenzione

Scritto da Valentina Trevisan il 12/01/2023. Pubblicato in Contratti e preventivi.

Consegnare le credenziali è un’attività delicata che deve essere gestita anche dal punto di vista legale. Vediamo quindi quali sono i profili a cui prestare maggiore attenzione.

Cosa significa, giuridicamente, consegnare le credenziali?

Il codice civile non ci si dice cosa significa, giuridicamente, l’attività di consegna delle credenziali: potrebbe essere un trasferimento di proprietà (ti consegno le chiavi di accesso di casa tua, ossia del tuo sito internet ), oppure potrebbe essere la consegna di qualcosa che era già tuo sin da prima (ti consegno le password per accedere al profilo instagram di cui sei titolare), oppure ancora, potrebbe essere una sorta di licenza di utilizzo o locazione (finché sei mio cliente ti consegno le credenziali per accedere alla partizione del mio sito internet in cui possiamo scambiarci files).

Questi sono solo alcuni esempi per darti l’idea di quella che può essere la qualificazione giuridica di un fatto: qualificare giuridicamente una situazione significa, in concreto, dare un nome (legale) a ciò che stiamo facendo, ossia consegnare delle password.

La qualificazione giuridica è un’attività di fondamentale importanza perchè ci permette di comprendere quali sono gli aspetti legali da tenere in considerazione. Questa attività può essere compiuta attraverso un contratto, all’interno del quale viene specificato in modo chiaro qual è la fattispecie giuridica sottesa alla consegna delle credenziali.

Ossia, ti sto consegnando le password perchè il nostro rapporto si è interrotto e hai deciso di rivolgerti ad un'altra agenzia oppure semplicemente perchè vuoi inserire autonomamente dei contenuti all'interno del sito internet che ti ho concesso in licenza d'uso finché sei mio cliente?

Ecco quindi che, come starai intuendo, l’invio delle password non è solo un’e-mail ma ha un impatto importante a livello giuridico.

Esempi concreti: quando consegni le credenziali?

Ci possono essere diverse situazioni in cui, su eventuale richiesta del cliente (o della nuova agenzia) ti ritrovi a consegnare delle password.

Ecco le situazioni più tipiche in cui può intervenire la consegna delle password:

Consegnare le credenziali di accesso al profilo instagram che hai creato per il tuo cliente;
Assegnare al cliente del ruolo di amministratore e configurarne il profilo di fatturazione su Google Ads;
Collegare il profilo Linkedin professionale alla pagina aziendale e mettere il cliente come amministratore e l’agenzia come editor;
Gestire l’account promozionale su Linkedin;
Mettere a disposizione le credenziali di accesso al back end di APP sviluppate per conto del cliente;

Chiaramente, in tutti questi casi, non c’è una materiale consegna delle password. Anzi, nella maggior parte dei casi si tratta solo di assegnare un nuovo ruolo ad un indirizzo di posta elettronica oppure far pervenire a questo indirizzo una chiave di accesso creata dalla piattaforma.

Di fatto però, giuridicamente, il fatto può essere comunque ricondotto ad alcune fattispecie giuridiche:

Trasferimento di proprietà di un sito internet;
Scioglimento di un accordo;
Esecuzione di un servizio di cui al contratto concluso tra le parti;
Modifica di un accordo precedente con aggiunta di un nuovo soggetto (rapporto trilatero o subappalto);

Ci sono altre situazioni in cui ti trovi a spedire delle chiavi di accesso? Se si potrebbero essere contesti diversi che non rientrano negli esempi che ti ho riportato sopra: potrebbero richiedere una gestione della consegna peculiare.

parliamone e capiamo insieme

Password di accesso: fai attenzione a questi punti

Attenzione a cosa consegni: individua bene se si tratta di consegna materiale in esecuzione di un contratto o di assegnazione di ruolo a seguito di scioglimento di un rapporto.
Attenzione a chi riceve: è bene prevedere un esonero da responsabilità in capo a chi consegna. è difficile verificare se il referente che prende in consegna sia effettivamente la persona deputata a farlo.
Attenzione a come consegni le password: ci sono diversi tool che ne garantiscono la riservatezza. In ogni caso è bene informare il cliente delle modalità di gestione delle credenziali (modifica immediata e successivamente trimestrale, utilizzo di password di una certa lunghezza..).

Ti suggerisco anche di fare attenzione alla fase successiva della consegna: è bene informare il cliente che, con la consegna delle password si estingue l’eventuale precedente obbligazione di custodia e che tu non puoi essere quindi responsabile per fatti successivi (smarrimento, accessi non autorizzati).

Inoltre, se hai degli accordi pendenti con riguardo alla piattaforma di cui hai consegnato le credenziali, prevedi una gestione contrattuale ad hoc. Potrebbe essere necessario intervenire a modifica del contratto in essere tra le parti.

Come gestisci tu, la consegna delle chiavi di accesso?

Quello che ti ho esposto ti avrà sicuramente dato l’occasione di riflettere su come gestisci, o prevedi di gestire, la fase di consegna delle credenziali di accesso. Non è detto che la modalità che hai improntata sia errata perchè diversa da quanto ti ho esposto. È però fondamentale, come avrai letto, fare attenzione a vari profili delicati, che ti possono evitare problematiche e fraintendimenti.

Ad esempio, la consegna delle credenziali di accesso ad un sito internet, può significare il trasferimento di proprietà del sito internet da te al tuo cliente; ma non è detto. Il trasferimento di proprietà potrebbe essere avvenuto anche in un momento precedente senza la previa consegna delle credenziali. otresti invece aver improntato l’incarico prevedendo che la

Come ti suggerisco io di gestire la consegna delle credenziali: 3 fasi

Di norma, con il cliente, prevedo di suddividere l’attività di consegna in tre fasi e nell’ambito di ciascuna delle stesse, per ogni elemento che viene consegnato, andiamo a gestire, sia a livello concreto sia con riguardo ai profili legali, l’intera attività.

Le fasi a mio avviso sono:

Fase di richiesta delle credenziali. Chi le richiede? Per quale piattaforma? Perchè?
Fase di accordo. Qual è la modulistica da far sottoscrivere? Quali sono i contenuti peculiari da prevedere?
Fase di consegna. Come avviene materialmente la messa a disposizione delle password? Come viene gestita l’attività successiva?

Posso aiutarti a gestire la consegna di quanto metti a disposizione del tuo cliente, andando ad individuare le diverse situazioni.

CONTATTAMI PER PARLARNE

Piccolo fatto sul tuo avvocato. Ho studiato giurisprudenza presso l'Università degli Studi di Padova che è notoriamente considerata una facoltà impegnativa nell'ambito di un complesso storico ed importante. L'impostazione che ho ricevuto, nonostante il tema sia innovativo e smart, mi ha imposto di sussumere il caso concreto a fattispecie giuridica (così si diceva) risalendo al diritto romano. Nel diritto romano, l'atto della consegna della cosa si chiama traditio. Questa attività non sempre è materiale, può essere anche fittizia, e si parla quindi di tradito ficta, distinguendola poi in traditio brevi manu e costituto possessorio. È davvero curioso tutto questo no?!

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La risoluzione di un contratto di servizi di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il 20/12/2022. Pubblicato in Contratti e preventivi. 2 commenti su La risoluzione di un contratto di servizi di comunicazione

Parliamo di mancato pagamento come uno dei motivi che determina lo scioglimento di un contratto di servizi di comunicazione. Per evitare di dover gestire profili patologici è bene regolamentare contrattualmente la situazione. Vediamo come.

L’identificazione del servizio

Prima di valutare come gestire i profili patologici è bene identificare correttamente il servizio in quanto, sulla base delle peculiarità dello stesso può imporre decisioni diverse.

Invero, i servizi resi dall’agenzia di comunicazione sono di norma ideati, sviluppati e realizzati in ragione alle specifiche esigenze del cliente e non possono quindi essere riutilizzati con altri. Questa è la differenza principale rispetto invece ad esempio ad un prodotto venduto, il cui mancato pagamento può consentire al venditore di riottenere il bene e venderlo ad altri.

Altra questione, sempre con riguardo al tipo di servizio, è valutare se questo è frazionabile o meno. Ad esempio, con riguardo allo sviluppo di una linea di comunicazione visiva il servizio inizia con l’ideazione, procede con lo sviluppo e si conclude con la consegna di contenuti ed elementi. Diverso invece è il servizio di social media management che viene suddiviso mensilmente.

La prima valutazione da compiere è quindi quella di identificare a livello operativo il servizio per poi valutare quelli che sono i profili legali da tenere in considerazione in caso di mancato pagamento.

La durata del contratto tra le parti

Il contratto può avere una durata diversa a seconda degli accordi tra le parti e del tipo di servizio:

Il tipo di servizio può essere durata, come ad esempio la gestione dei social, l’attività di digital advertising, l’aggiornamento e manutenzione continuativa di un sito web con canale e-commerce.
In alternativa, il servizio può essere istantaneo con un inizio (brief iniziale) e una fine (consegna del prodotto) prestabiliti. MI riferisco ad esempio alla realizzazione di elementi grafici, alla consegna di un impaginato, allo studio di un naming.

Compiuta questa prima scelta, sono poi le parti a poter decidere:

Se si tratta di un contratto di durata, le stesse possono prevedere l’automatico rinnovo mensile (nel caso di servizio di social media management) oppure trimestrale o annuale. Inoltre, è possibile disporre un rinnovo automatico in difetto di disdetta oppure la necessità che le parti concludano un nuovo accordo.
Se invece si tratta di un servizio reso singolarmente, non sarà previsto un rinnovo automatico in quanto l’attività è destinata a terminare con la consegna degli elementi grafici o della nuova linea di comunicazione.

Il caso di mancato pagamento

Può accadere che, per qualsiasi causa o ragione il cliente non rispetti le scadenze di pagamento, sia costantemente in ritardo, salti alcune rate qualora sia previsto un pagamento dilazionato o semplicemente non paghi alle scadenze.

Cosa stabilisce la legge

Il mancato adempimento da parte del cliente alla propria obbligazione pecuniaria costituisce un inadempimento ai sensi dell’art 1453 c.c. La disposizione consente alla parte diligente di scegliere tra:

Agire per ottenere l’adempimento. In questo caso, l’agenzia di comunicazione richiederà un decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo per il pagamento dell’importo a proprio credito, oltre ad interessi dal dì del dovuto al saldo, oltre alle spese legali. Questa attività verrà svolta a seguito del mancato pagamento sollecitato con un diffida di pagamento.
Risolvere il contratto ed richiedere il risarcimento del danno. In questo caso, l’agenzia di comunicazione richiederà il pagamento stabilendo un termine non inferiore a 15 giorni, trascorsi i quali il contratto si intenderà risolto e privo di ogni effetto.

Chiaramente, la normativa di riferimento è generale, volta quindi a trovare applicazione nei confronti di tutti i contratti. Come però anticipato il tipo di servizio può imporre valutazioni differenti anche con riguardo a quale strada intraprendere per ottenere il pagamento o liberarsi dall’accordo.

Per questo è quindi fondamentale dotarsi di un contratto che consenta all’agenzia di stabilire a priori quale percorso intraprendere a seguito di un eventuale mancato pagamento.

Cosa prevedere nel contratto

Clausola risolutiva espressa

In primo luogo, è bene prevedere una clausola risolutiva espressa che consenta all’agenzia di risolvere il contratto immediatamente (senza attenere i 15 giorni e l’eventuale contenzioso) in caso di mancato pagamento e di eventuali altre situazioni che in ragione al tipo di accordo possono costituire inadempimento.

Sospensione dell’esecuzione della prestazione

È inoltre utile specificare che, in caso di mancato e/o ritardato pagamento, l’agenzia di comunicazione sospende l’esecuzione dei servizi in essere con rischi ed oneri a carico del cliente. In questo modo l’agenzia evita di esporsi nell’esecuzione di attività di cui non rientrerà nei compensi.

Divieto di utilizzare contenuti creativi non pagati

Altra cosa importante è il fatto che, molto spesso, il cliente è già in possesso di contenuti realizzati da parte dell’agenzia. È bene porre un divieto in capo al cliente di utilizzare i contenuti sino al pagamento integrale del corrispettivo e comunque un divieto in caso di mancato e/o ritardato pagamento, con risarcimento del danno.

Il risarcimento del danno

Come anticipato, il mancato pagamento costituisce inadempimento contrattuale. Ai sensi dell’art 1218 c.c. detta situazione consente di ottenere il risarcimento del danno. La situazione in detti casi può essere gestita in due modi. Nel caso in cui il contratto non disponga nulla in merito, sarà necessaria un’ordinaria causa civile per dimostrare e quantificare il danno subito dall’agenzia di comunicazione a seguito della risoluzione del contratto. Nel caso in cui invece le parti abbiano pattuito una quantificazione, il cliente non pagante sarà tenuto al risarcimento del danno nella somma predeterminata tra le parti in sede di sottoscrizione dell’accordo. Chiaramente, la soluzione più semplice ed immediata è quest’ultima.

Altre cause di risoluzione per inadempimento

La risoluzione del contratto può essere determinata anche da altre ragioni che costituiscono inadempimento contrattuale in quanto le parti non hanno dato corretto e completo adempimento alle obbligazioni a cui si sono impegnate.

Da parte dell’agenzia, l’obbligazione principale è quella di rendere il servizio ai termini e nelle modalità convenute tra le parti. Sarà quindi improntate che l’accordo disponga in modo lineare quali sono le specificità così da evitare che le condotte dell’agenzia si prestino ad essere oggetto di eccezione da parte del cliente.

Sempre da parte del cliente invece, vi potrebbe essere anche la mancata consegna del materiale, la mancata partecipazione ai colloqui, la reiterata e non giustificata disapprovazione dei contenuti consegnati, e via dicendo in ragione del tipo di servizio.

Ebbene, in questo articolo ho inteso focalizzarsi esclusivamente su una delle clausole che devono essere inserite all’interno di un contratto di servizi di comunicazione. Tuttavia, gli aspetti sopra invocati devono essere presi in considerazione con riguardo alla specifica declinazione dei servizi che contraddistingue l’agenzia.

In ogni caso, qualora volessi approfondire il tema contrattualistica, trovi un articolo generale dedicato proprio al contratto di servizi di comunicazione: "Contratto per agenzia di comunicazione"

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Perchè registrare un marchio d’impresa?

Scritto da Valentina Trevisan il 16/12/2022. Pubblicato in Diritto d'autore e copyright, Marchi e Design.

Parliamo delle funzioni del segno distintivo e del perchè un’impresa, un’agenzia o un imprenditore digitale dovrebbero scegliere di registrare il proprio marchio

Le funzioni del marchio d’impresa

Le funzioni di un segno identificativo di un brand o di un prodotto sono diverse anche con riguardo al tipo di attività, al settore di mercato, al target di riferimento. Tuttavia, si possono individuare le seguenti funzioni del marchio:

Funzione DISTINTIVA DEL BRAND
Si tratta di una funzione fondamentale che consente all’imprenditore di identificarsi all’interno del mercato e fa si che il consumatore sia in grado di scegliere il suo prodotto.
Funzione PUBBLICITARIA e di INVESTIMENTO
Il marchio ha la capacità di attrarre il consumatore anche dal punto di vista promozionale e accresce il valore dell’azienda.
Funzione di GARANZIA DI QUALITÀ
Il marchio consente di associare al prodotto determinate qualità che siano all’altezza delle aspettative del consumatore

La tutela del proprio brand e dei propri prodotti

Prima di depositare un segno è fondamentale identificare cosa depositare. E quindi compiere un’analisi che riguarda, in sintesi: cosa depositare (logo, nome del prodotto, forma), per quali classi merceologiche tutelare il segno, come depositare (in quale ambito territoriale).

Puoi partire da una checklist che ho messo a disposizione all'interno di un articolo dedicato al tema. Può sicuramente esserti utile come punto di partenza: La checklist per registrare il tuo marchio

Inoltre, è bene conoscere l’eventuale esistenza di bandi e sovvenzioni attraverso le quali risparmiare sulle spese di deposito del segno. Nel corso del 2022 ad esempio, l’EUIPO consente la registrazione dei segni con un risparmio sino al 75% delle tasse base. Ne ho parlato nell’ambito di una newsletter dedicata al tema: puoi iscriverti per rimanere aggiornato.

iscriviti alla newsletter

La registrazione del marchio ti consente di acquisire un diritto di privativa industriale e quindi essere tutelati nei confronti di coloro che intendono utilizzare il nostro marchio o registrare un marchio simile / identico per prodotti o servizi identici o analoghi. In generale, è possibile proporre opposizione nei confronti di coloro che hanno depositato la domanda di registrazione di un marchio oppure instaurare un processo volto ad ottenere l’annullamento del marchio.

Più nello specifico:

il titolare del marchio ha il diritto di farne un uso esclusivo;
il titolare del marchio ha diritto di vietare a terzi, salvo il proprio consenso, di usare nell’attività economica:
a) un segno identico al marchio per prodotti o servizi identici a quelli per cui esso è stato registrato;
b) un segno identico o simile al marchio registrato, per prodotti o servizi identici o affini, se a causa dell’identità’ o somiglianza fra i segni e dell’identità o affinità fra i prodotti o servizi, possa determinarsi un rischio di confusione per il pubblico, che può consistere anche in un rischio di associazione fra i due segni;
c) un segno identico o simile al marchio registrato per prodotti o servizi anche non affini, se il marchio registrato goda nello stato di rinomanza e se l’uso del segno senza giusto motivo consente di trarre indebitamente vantaggio dal carattere distintivo o dalla rinomanza del marchio o reca pregiudizio agli stessi.

Perchè registrare un marchio d’impresa?

In realtà, il perchè registrare un segno come marchio d’impresa te l’ho già esposto parlandoti delle funzioni e dei diritti di privativa acquisiti nei confronti dei terzi.

Nel corso del 2021 l’EUIPO, nell’ambito delle proprie attività di ricerca ha pubblicato, una relazione volta a confrontare le imprese titolari di diritti di proprietà industriale con quella delle imprese che non lo sono. I risultati hanno dimostrato come le industrie ampiamente basate sulle privative industriale danno un concreto contributo alla performance economica e all’occupazionale presso l’Unione Europea.

Nello specifico, voglio segnalarti questo:

Le imprese titolari di DPI conseguono un fatturato per dipendente del 20% superiore rispetto alle imprese che non ne detengono. Correggendo i fattori pertinenti quali il settore, le dimensioni dell’impresa e il paese, l’incremento di fatturato sale al 55 % e anche oltre per le PMI.
Le imprese titolari di DPI corrispondono retribuzioni che sono in media del 19 % più elevate rispetto a quelle versate dalle imprese che ne detengono.
Circa il 60 % delle grandi imprese è titolare di DPI.
Sebbene meno del 9 % delle piccole imprese possieda DPI, le imprese che sono titolari di tali diritti ottengono il 68 % in più di entrate per dipendente rispetto alle altre.

Ecco quindi, alcune delle principali ragioni che dovrebbero condurre un’azienda ad investire in proprietà intellettuale (ivi inclusi chiaramente non solo i marchi ma anche i brevetti, i disegni ed i modelli).

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Il marchio multimediale. Cos’è con esempio

Scritto da Valentina Trevisan il 09/12/2022. Pubblicato in Diritto d'autore e copyright, Marchi e Design.

L’intro di un progetto, la sigla di una presentazione, il teaser di un prodotto, possono costituire segno distintivo per l’impresa ed essere registrati come marchi? Oggi si, con il marchio multimediale.

Dal 2017 per la registrazione in Unione Europea di un marchio, non è più necessaria la rappresentazione grafica. Rimane invece indispensabile che la rappresentazione (anche non grafica) sia chiara, precisa, autonoma, facilmente accessibile, intellegibile, durevole e obiettiva. Questa modifica normativa ha consentito l’accesso alla tutela ad altre forme di segni distintivi dell’impresa, tra cui il marchio multimediale.

Il marchio multimediale

Un marchio multimediale è un segno composto da o esteso a una combinazione di immagine e suoni. Di fatto quindi possono essere inclusi elementi grafici e figurativi, parole e in tutto o in parte suoni.

Il marchio multimediale deve essere rappresentato mediante un file audiovisivo (contenente immagine e suono) depositato in modo digitale contestualmente al deposito della domanda di registrazione del marchio.

I requisiti di base del marchio

Rimangono i requisiti di base per la registrazione di qualsiasi altro segno come marchio d’impresa. E quindi, la clip deve essere dotata di capacità distintiva, deve presentare il requisito di novità e liceità secondo quanto disposto dal Codice di proprietà industriale e dai regolamenti europei.

I requisiti del marchio multimediale

Con specifico riguardo al marchio multimediale, in merito alla rappresentazione, affinché questo sia chiaro ed accessibile, il formato accettato è in MP4 ed il peso non può essere maggiore ai 20 MB. Non può superare gli 8000 Kbps.

Il caso Netflix

Un esempio ci aiuta a chiarire di cosa stiamo parlando. Si tratta di un media utilizzato da Netflix come intro dei propri prodotti composto da suoni ed immagini.

In data 21/10/2019 Netflix INC attraverso i propri consulenti ha depositato presso l’EUIPO (Ufficio Europeo per la Proprietà Intellettuale) una domanda di registrazione contenente un file audiovisivo per la tutela come marchio multimediale per le classi n. 9, 38 e 41. A seguito dell’esame da parte dell’EUIPO, la pubblicazione e la mancanza di opposizioni, il segno è stato registrato come marchio d’impresa.

Se come agenzia di comunicazione hai elaborato un intro per il progetto o i prodotti del tuo cliente, potete valutare la tutela anche come marchio multimediale.

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Contratto con influencer e contratto con ambassador

Scritto da Valentina Trevisan il 18/11/2022. Pubblicato in Contratti e preventivi.

La distinzione tra influencer e ambassador è abbastanza chiara, ma come si traduce a livello legale la pubblicità effettuata con queste persone? Il contratto con influencer e ambassador dev’essere la base per una collaborazione efficace e serena.

La figura dell’influencer dal punto di vista legale

L’influencer è un soggetto che viene utilizzato nell’ambito di una strategia di marketing sulla base della popolarità e del potere di influenzare i potenziali clienti.

I post, le storie e i commenti possono essere inseriti in forza di un accordo di testimonial con l’impresa (comunicazione commerciale) o possono costituire una libera manifestazione del pensiero dell’influencer.

Molto spesso noto che, con riguardo agli influencer, non viene nemmeno concluso un contratto scritto ma vengono incaricati tramite e-mail, vengono inviati i prodotti e tramite questi creano contenuti che non richiedono approvazione.

Spesso inoltre l’influencer viene incaricato da un’agenzia di comunicazione che svolge servizi di influencer marketing.

Sul punto, ti rinvio direttamente all'articolo dedicato all'influencer marketing dove puoi approfondire i profili di responsabilità di questo rapporto trilatero: qui.

L’influencer viene spesso incaricato per una campagna di comunicazione limitata nel tempo, invitato a partecipare ad uno specifico evento o a pubblicizzare a termine un prodotto. Di fatto quindi non viene instaurato un rapporto di fiducia tra azienda ed influencer ma la prima si avvale della popolarità del secondo quale veicolo per promuovere la vendita dei propri prodotti e servizi.

La figura dell’ambassador dal punto di vista legale

L’ambassador invece è un soggetto che, di norma, ha un rapporto continuativo con la singola azienda che l’ha individuato per promuovere il prodotto.

Si tratta di un rapporto di fiducia, fondato sul fatto che il primo è appassionato dei prodotti e servizi dell’azienda la quale quindi non si avvale dell’ambasssador per la promozione diretta dei propri prodotti e servizi, ma quale veicolo per trasmettere i valori aziendali.

Questo tipo di gestione determina la costituzione di un contratto di durata attraverso cui, ad esempio, l’ambassador può seguire l’azienda per un periodo di tempo non predeterminato occupandosi di creare contenuti (video o foto ad esempio) da veicolare nei propri profili (Instagram, YouTube ad esempio) mediante gli strumenti messi a disposizione dall’azienda.

Influencer vs ambassador

Dal punto di vista generale quindi possiamo ritenere che:

L’ambassador è di norma titolare di partita iva e conclude con l’azienda un contratto di durata dando vita ad un rapporto di collaborazione continuativo con la singola azienda. Egli quindi conosce profondamente l’azienda, ne sposa valori è un’esperto dei prodotti e servizi. Il focus è quindi l’interesse verso l’azienda.

L’influencer invece potrebbe non svolgere l’attività in modo professionale e dunque occasionale, viene reperito dall’agenzia di comunicazione e di norma instaura rapporti non continuativi con più aziende che lo contattato. viene quindi utilizzato per promuovere prodotti e servizi, focus della scelta assunta dall’azienda stessa.

I profili legali del contratto con influencer e ambassador

L’azienda può concludere con questi soggetti dei contratti atipici, in quanto nel nostro ordinamento non esiste il contratto per influencer o il contratto per ambassador. Sono quindi le parti a dover concordare sugli aspetti fondamentali e principali che vengono poi riportate nel documento.

In sintesi, gli elementi fondamentali che le parti devono prendere in considerazione sono:

1) Oggetto del contratto con influencer e ambassador

Cosa si impegna a fare l’influencer? Quali contenuti, con quale cadenza, con quale tone of voice.
Quale attività si impegna a svolgere l’ambassador? La realizzazione di contenuti visivi deve rispettare delle linee guida dell’azienda oppure, essendo un professionista del settore, non richiede approvazione delle opere?

2) Durata e recesso

Vi sono questioni che attengono tipicamente al ruolo dell’ambassador. Se l’accordo da vita ad un rapporto di durata, magari non predeterminata, significa che le parti devono avere la possibilità di sciogliersi dal rapporto per qualsiasi ragione (recesso). Oppure il contratto stesso può essere annuale con rinnovo automatico in difetto di disdetta entro un certo termine.

3) Pagamento: termini e modalità

Con riguardo all’influencer, anche in ragione alla popolarità dello stesso e al tipo di prodotto, egli può essere pagato tramite compenso oppure mediante il trasferimento di proprietà dei beni oggetto dell’attività promozionale.

Con riguardo invece all’ambassador, di norma, oltre al trasferimento di proprietà del prodotto (che di norma ha un valore economico maggiore) gli viene corrisposto un importo mensile o annuo o in ragione al numero di contenuti che realizza nell’interesse dell’azienda. Nulla esclude comunque invece che l’oggetto da promuovere (ad esempio una fotocamera) venga consegnata in comodato d’uso. In detto caso quindi, il contratto di ambassador conterrà anche i profili afferenti alla concessione in uso di un bene.

4) Responsabilità delle parti

Altro profilo di indubbia rilevanza pratica è la responsabilità della persona per il mancato o inesatto adempimento.

Nello specifico, l’influencer potrebbe ricevere il prodotto e non svolgere l’attività a cui si è impegnato; oppure l’ambassador potrebbe realizzare un contenuto non corrispondente alle linee guida imposte dall’aziende o idoneo a veicolare dei valori diversi o difformi rispetto ai desiderata dell’azienda.
In detti casi è bene che le parti possano a priori prevenire dette situazioni anche eventualmente pre-liquidando un risarcimento del danno.

Questi sono solo alcuni dei principali profili da tenere in considerazione nel momento in cui l’azienda decide di avvalersi di una persona esterna per la promozione del proprio brand, della propria immagine o della vendita dei propri prodotto o servizi. Ci avevi mai pensato?

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Influencer marketing: il ruolo dell’agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il 08/11/2022. Pubblicato in Marketing e diritto.

Il servizio di influencer marketing presuppone lo svolgimento dell’attività promozionale da parte di un terzo (influencer). In questo rapporto trilatero (cliente-agenzia-influencer) ci sono degli aspetti importanti da considerare. Vediamo quali.

Il servizio di influencer marketing dell’agenzia di comunicazione

Il sevizio di influencer marketing è spesso incluso in un contratto complessivo di servizi di comunicazione in cui l’agenzia si occupa di gestire la promozione dell’azienda.

Con specifico riguardo al servizio di influencer marketing, è bene specificare all’interno del contratto di cosa si tratta oltre che individuare gli elementi fondamentali che consentono di stabilire se l’influencer e l’agenzia stanno lavorando bene o male.

Un buon punto di partenza per riportare a livello contrattuale gli accordi può essere interrogarsi sui seguenti profili.

Chi rende il servizio di influencer marketing? Direttamente l’agenzia o un terzo?
Quali sono le caratteristiche che deve avere l’influencer?
Cosa deve fare l’influencer?
Il cliente può non accettare la scelta compiuta dall’agenzia? Quando può lamentarsi?
L’influencer verrà pagato con compenso oppure con la consegna del materiale da promuovere?
Sono previsti dei premi o delle percentuali a favore dell’influencer?

Cosa scrivere nel contratto tra cliente, agenzia di comunicazione e influencer?

Il contratto dovrà contenere alcuni elementi fondamentali volti a regolamentare il rapporto cliente agenzia di comunicazione in merito all’attività dell’influencer.

Chiaramente, trattandosi della stesura di un contratto, sarà fondamentale rivolgersi ad un professionista che, oltre a descrivere in linguaggio legale il contenuto dell’accordo raggiunto con il cliente, possa fornire alcuni suggerimenti utili nella corretta identificazione delle posizioni delle parti.

E quindi, nello specifico il contratto dovrà descrivere:

Qual è l’attività svolta dall’agenzia di comunicazione nell’influencer marketing?

L’agenzia può occuparsi dell’attività di ricerca ed individuazione di un numero prestabilito di influencer nel settore di riferimento del cliente. Oppure può avere essa stessa dei dipendenti influencer che si occupano dello svolgimento di tale attività. Oltre all’individuazione potrebbe essere prevista la supervisione dei contenuti, l’approvazione delle proposte dell’influencer, l’indicazione di linee guida.

Qual è l’attività che svolgerà l’influncer?

Ad esempio: creazione di contenuti per specifici social network in un numero prestabilito. I contenuti (copy e foto) possono essere elaborati autonomamente oppure esservi delle linee guida indicate dal cliente oppure ancora essere oggetto di approvazione.

Qual è il metodo di pagamento dell’influencer?

Se è l’agenzia che incarica direttamente l’influncer sarà questa che si occuperà dei profili afferenti al corrispettivo. Potranno essere contenuti a pagamento o mediante la fornitura in omaggio dei prodotti.

Quali sono le facoltà del cliente?

Ad esempio, il cliente può voler avere la possibilità di confermare i nominativi proposti o rifiutare sulla base di determinate ragioni. In detti casi però sarà importante fissare dei termini entro i quali il cliente può rifiutare la proposta dell’agenzia; sarà anche importante individuare le caratteristiche che deve presentare l’influencer affinché le eccezioni del cliente siano ridotte.

Responsabilità dell’agenzia con riguardo alle condotte dell’influencer

L’agenzia sarà la controparte contrattuale dell’influencer la quale dovrà incaricare quest’ultimo allo svolgimento dell’attività sulla base di quanto concordato con il cliente. Di fatto quindi sarà il soggetto intermedio responsabile nei confronti del cliente per la mancata o non corretta esecuzione della prestazione da parte dell’influencer.

Responsabilità del cliente con riguardo al servizio di influencer marketing

In primo luogo, il cliente sarà responsabile laddove non consegni i prodotti che devono essere oggetto di attività promozionale. Inoltre, qualora il cliente non paghi alle scadenze stabilite (ammesso che le parti abbiano concordato un pagamento periodico all’agenzia), quest’ultima dovrà avere la possibilità di sospendere l’esecuzione del servizio così da evitare di essere esposta nei confronti dell’influencer.

Questi chiaramente sono gli aspetti più importanti su cui porre l’attenzione. In ragione poi al tipo di attività, al settore di riferimento, alle richieste del cliente, all’oggetto della prestazione, le disposizioni dovranno essere modulate in conseguenza al caso specifico.

Il rapporto trilatero: cliente agenzia di comunicazione e influencer

Ci possono essere tre situazioni:

L’agenzia si occupa unicamente di reperire il nominativo dell’influencer. In questo caso, è l’azienda a concludere autonomamente un contratto con l’influencer (ipotesi più rara, salvo grandi aziende).
L’agenzia si occupa di reperire l’influencer e lo incarica allo svolgimento dell’attività promozionale (ipotesi più frequente). In questo caso è bene che il contratto con l’azienda specifichi bene i profili che deve avere l’influencer così da evitare di essere considerati inadempienti.
L’agenzia di comunicazione è anche di influencer marketing ed ha al suo interno degli influencer lavoratori dipendenti (ipotesi meno frequente che però accade con riguardo alle agenzie verticali su uno specifico settore).

Questa scelta è fondamentale in quanto incide sui rapporti contrattuali e sul regime di responsabilità.

Ed infatti:

La prima situazione prevede che l’agenzia sia adempiente nella misura in cui indichi il nominativo (adeguato in ragione alle linee guida stabilite tra agenzia ed azienda).
Nella seconda situazione invece, l’agenzia di fatto incarica un terzo che potrà anche non dare esecuzione alla prestazione. In questo caso, l’agenzia sarà considerata responsabile nei confronti dell’azienda per non aver dato esecuzione alla prestazione e potrà poi rivalersi nei confronti dell’influencer.
Nella terza situazione invece la responsabilità dell’agenzia nei confronti del cliente è contrattuale e l’influencer ha un rapporto di lavoro dipendente (sarà quindi eventualmente soggetto a sanzione disciplinare).

Il ruolo dell’agenzia di comunicazione

L‘agenzia di comunicazione può essere direttamente responsabile contrattualmente nei confronti del cliente nel caso in cui si occupi lei stessa di incaricare l’influencer. In questi casi, l’accordo tra cliente – agenzia dovrà tutelare l’agenzia la quale di fatto rimane responsabile per un’attività compiuta da altri. Contestualmente, nel rapporto agenzia – influencer, la prima dovrà avere la possibilità di agire immediatamente in regresso per quanto l’agenzia dovesse essere condannata a risarcire a causa dell’inadempimento dell’influencer.

In alternativa, l’agenzia potrebbe essere responsabile solo con riguardo alla scelta dell’influencer e rimanere assolutamente libera per quanto afferisce all’esecuzione della prestazione in quanto è il cliente a concludere il contratto con l’influencer. In quest’ultimo caso non vi è la necessità di predisporre delle clausole di regresso, degli esoneri da responsabilità o delle limitazioni.

L’inadempimento dell’influencer

Può accadere quindi che l’influencer non svolga l’incarico assegnato oppure lo svolga in modo non corretto, inadeguato, in ritardo, in modo frammentato, non rispettando quanto previsto negli accordi.

In questi casi, laddove sia l’agenzia di comunicazione ad aver incaricato l’influencer e quindi è essa stessa responsabile in via diretta, è bene prevedere:

la responsabilità dell’influencer per mancata e/o ritardata esecuzione della prestazione (clausola di inadempimento contrattuale generale) con obbligo al risarcimento del danno (eventualmente predeterminato).
la manleva dell’agenzia per quanto questa dovesse essere ritenuta responsabile nei confronti del cliente per inadempimento dell’influencer.
e quindi, la responsabilità dell’influencer per quanto l’agenzia dovesse essere ritenuta responsabile nei confronti del cliente, senza limitazioni.
linee guida o regole che l’influencer deve seguire affinché nello svolgimento dell’attività possa considerarsi adempiente.

È facile capire ora quanto può essere fondamentale un accordo (anche semplice) con cui l’agenzia incarica l’influencer allo svolgimento di una o più attività, vero?

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Come tutelare le idee creative dell’agenzia di comunicazione nei confronti del cliente?

Scritto da Valentina Trevisan il 25/10/2022. Pubblicato in Diritto d'autore e copyright.

I progetti grafici, le idee di base, le presentazioni, le proposte dell’agenzia di comunicazione, sono indubbiamente degli atti creativi che possono essere tutelati anche nei confronti del cliente. Vediamo con quali strumenti.

Cos’è un’idea creativa?

Nel nostro ordinamento le idee non sono tutelabili. Quando invece l’idea diventa un’azione, un progetto, viene data una forma espressiva, allora possono essere tutelate in modo automatico e senza necessità di alcuna attività, dalla legge a protezione del diritto d’autore. Di fatto quindi, l’idea viene sviluppata e diventa un’opera creativa.

Ti ricordo che la creatività di un’idea non può essere esclusa perché l’opera consiste in idee e nozioni semplici, ricomprese nel patrimonio intellettuale di persone aventi esperienza nella materia. Le idee possono ad esempio essere rappresentate in maniera personale ed autonoma rispetto a quanto precedentemente noto.

A tal proposito, se vuoi approfondire il concetto di creatività, ti rimando all'articolo dedicato: che cos'è la creatività?

La situazione che voglio esaminare in questo articolo attiene alla tutela delle idee creative di un’agenzia nei confronti dei clienti. Ti indico alcune ipotesi.

La protezione verso il potenziale cliente

Prima di arrivare al conferimento dell’incarico (e quindi nel corso delle trattative precontrattuali) il cliente potrebbe richiedere all’agenzia talune idee su cui fondare poi il lavoro (e quindi il tipo di servizio, il preventivo..).

Può accadere che l’agenzia rifiuti la consegna di materiale prima della conferma del contratto o che, a seconda del tipo di cliente, accetti di elaborare delle idee. Qualora non si pervenga, per qualsiasi ragione, alla conclusione dell’accordo, di fatto, il cliente avrà a disposizione un progetto che potrebbe rivelarsi utile in un tempo successivo.

L’agenzia può richiedere la sottoscrizione di un accordo che contenga il divieto, pena il risarcimento del danno, nel trattamento (uso, declinazione, copia, archiviazione) delle idee creative messe a disposizione in fase di trattativa. Resta inteso che, per arginare il problema la messa a disposizione può consistere nella visualizzazione a video delle idee.

In ogni caso il comportamento descritto potrebbe essere qualificato come una condotta contraria ai principi di correttezza e buona fede, ma non essendovi un accordo con cui si attesta il divieto di utilizzare le proposte, non è così lineare dimostrare che il cliente non le poteva utilizzare.

La tutela verso il cliente dell’anno scorso

Altra situazione è invece quella in cui nel corso dell’esecuzione del contratto, l’agenzia di comunicazione consegni una pluralità di proposte delle quali, una viene scelta. Nel corso degli anni successivi, il cliente non intende proseguire il contratto di durata e decide di rivolgersi ad altra agenzia per il servizio di comunicazione. I progetti di cui dispone il cliente, di chi sono? Può consegnarli ad altri che si occupino dello sviluppo?

In questo caso, è bene inserire all’interno dell’accordo una clausola relativa ai “progetti esclusi” per proteggere le idee creative scartate. Tale articolo prevedrà il divieto, imposto al cliente, di utilizzare, in futuro, i progetti che gli sono stati messi a disposizione ma che egli non ha scelto. In questo senso quindi, la titolarità di detti progetti rimane in capo all’agenzia la quale può darsi la facoltà di declinarli a favore di altri clienti magari nel medesimo settore di riferimento.

Anche in detto caso, è utile prevedere un obbligo a carico del cliente, che permane a seguito della cessazione degli effetti del contratto, sopportato da un risarcimento del danno.

La tutela verso il cliente che non paga

L’aspetto patologico che può interessare il rapporto agenzia di comunicazione – cliente, è la situazione in cui il cliente non paga alle scadenze stabilite. In questo articolo non intendo focalizzarmi sugli aspetti relativi ai termini di pagamento (fattore fondamentale da tenere in considerazione sin dalle trattative; ti rinvio all’articolo dedicato ai servizi di comunicazione “Contratto per agenzie di comunicazione“), bensì alla situazione in cui per qualsiasi causa o ragione il cliente non provveda a versare il dovuto.

Ebbene, nel momento in cui l’agenzia ha realizzato l’attività (il logo, il copy, la gestione dei social, l’elaborazione del calendario editoriale, lo shooting, il montaggio) non può essere restituita e venduta ad altri (come invece ad esempio potrebbe essere la consegna di un prodotto). Tale considerazione quindi impedisce che la soluzione al mancato pagamento sia la restituzione di quanto consegnato.

Ormai l’agenzia di comunicazione ha realizzato il servizio, che di fatto non può essere restituito per essere rivenduto ad altri.

Fermo restando che la gestione dei termini di pagamento assume particolare importanza anche con riguardo a questo punto di vista, la tutela in questo caso è successiva.

Il contratto dovrà prevedere una clausola che vieta al cliente di utilizzare i contenuti creativi consegnati in esecuzione del contratto finché la tranche di pagamento relativa a quel servizio non è stata integralmente pagata. Anche in questo caso, pena l’obbligo di risarcimento del danno per inadempimento che può essere predeterminato all’interno del contratto.

Un accordo a protezione dei progetti dell’agenzia

Tanto detto quindi, è fondamentale dotarsi di un contratto che possa tutelare i progetti creativi elaborati dall’agenzia di comunicazione nei confronti del cliente (potenziale cliente, cliente che recede, cliente che non paga..). Ti invito quindi a verificare che il contratto in uso presenti questi elementi. Se vuoi approfondire il tema puoi contattarmi.

tuteliamo la tua agenzia

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Aggiornare la documentazione legale di un’agenzia di comunicazione

Scritto da Valentina Trevisan il 18/10/2022. Pubblicato in Contratti e preventivi.

Tutto cambia, lo sappiamo. Se offri un nuovo servizio, se c’è una modifica normativa sopravvenuta, se acquisisci un collaboratore nuovo, la gestione legale (e contrattuale) dell’agenzia, deve essere rivista ed eventualmente aggiornata. Vediamo come.

Perchè aggiornare la documentazione?

I fattori che possono richiedere la revisione, modifica ed aggiornamento della documentazione e delle procedure possono essere molteplici.

I fattori di cambiamento possono essere interni (individuazione di un nuovo servizio, declinazione di un prodotto innovativo, espansione verso l’estero) oppure esterni (novità normativa che impone determinati vincoli o che consente nuove opportunità).

Ad esempio:

Se in origine l’attività creativa era svolta nella forma dell’impresa individuale e successivamente gli accordi di collaborazione diventano costanti e permanenti, potrebbe essere necessario ed utile identificare una nuova forma giuridica, quella della società e quindi strutturarsi in modo diverso.
Se l’anno scorso i servizi erano molteplici ma quest’anno hai deciso di focalizzarti unicamente nella fotografia di prodotto, sarà bene declinare anche gli aspetti legali dell’attività a questa decisione e compiere talune valutazioni (anche con riguardo ai finanziamenti che attengono alla tua attività).
Se ancora, a seguito dell’introduzione di una novità normativa il tuo sito non è più compilant o vi è una sopravvenuta difformità nella gestione dei dati da parte del tool in uso, è fondamentale affrontare e risolvere la questione dal punto di vista legale.

Cosa fare per aggiornare la documentazione legale?

Non ci sono modalità prestabilite. Come sempre, parto dall’analisi.

Se la necessità di aggiornamento è determinata da fattori interni (nuovo servizio, declinazione di un nuovo prodotto), sarà l’agenzia di comunicazione ad illustrarmi le modifiche intervenute ed insieme valuteremo se e come aggiornare procedure e documentazione. Non è detto vi sia la necessità di compiere delle modifiche importanti, potrebbe essere sufficiente aggiornare talune clausole di un allegato.

L’aggiornamento può essere reso necessario anche dalla costante richiesta dei potenziali clienti: se i clienti richiedono spesso delle delucidazioni in merito ad una specifica clausola oppure costantemente non l’accettano perché troppo a loro sfavore, si può valutare di ammorbidire i concetti nel format generale così da evitare lungaggini.

Immagino tu abbia ben presenti le caratteristiche che dovrebbe presentare un contratto di un'agenzia di comunicazione (chiaramente poi declinato in ragione alle peculiarità dell'attività). Se hai qualche dubbio, puoi leggere l'approfondimento dedicato: Contratto per agenzia di comunicazione.

Se invece l’aggiornamento è reso necessario da una modifica normativa (introduzione di un nuovo regolamento europeo, decreto legislativo in materia di servizi digitali) ovvero da provvedimento che ha comunque un impatto sulla specifica attività (sentenza della corte di cassazione, provvedimento del garante), potrebbe essere il professionista che ti ha curato la gestione contrattuale ad informarti.

Per mia esperienza, quando mi occupo della gestione dell’attività creativa, sia che sia all’avvio sia che sia successivamente, mi impegno anche a notificare al cliente eventuali novità legali che possono impattare sull’attività caratteristica, così poi da confrontarci insieme sulle decisioni da assumere.

Come mantenere aggiornati documenti e procedure?

Nella consulenza legale dei business (siano essi in fase di avvio o di ri-strutturazione) prevedo un monitoraggio costante a medio termine così da attestare la conformità dell’attività svolta alle concrete esigenze. In generale poi, prevedo la possibilità di fruire di una consulenza continuativa che possa accompagnare in tutte le fasi di cambiamento dell’impresa.

Puoi consultare più nello specifico i servizi al link di seguito riportato e decidere poi di contattarmi per approfondire insieme.

CONSULENZA LEGALE

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Perchè ti consiglio una social media policy?

Scritto da Valentina Trevisan il 11/10/2022. Pubblicato in Marchi e Design, Marketing e diritto.

Cos’è la social media policy?

La social media policy è un documento elaborato dall’azienda per la gestione della propria presenza all’interno dei social network.

Un’azienda (o anche un’agenzia di comunicazione) adottano una social media policy per raggiungere i seguenti obiettivi primari:

Promuovere l’azienda attraverso i contenuti pubblicati dai propri dipendenti (funzione interna, attiva);
Tutelare l’immagine dell’azienda, del brand e dei prodotti (funzione interna ed esterna, passiva);
Fissare delle regole e delle linee guida relative alla comunicazione e promozione online (funzione esterna, attiva).

La social media policy interna

La social media policy c.d. interna, si rivolge ai dipendenti, ma anche ai collaboratori esterni continuativi.

Si tratta di un documento che può essere consegnato al momento dell’assunzione, unitamente alla lettera d’assunzione, all’informativa per il trattamento dei dati personali e al regolamento sull’uso dei sistemi informatici.

A cosa serve?

La funzione specifica della social media policy interna può essere quella di:

fissare le regole per l’uso dei social network durante l’orario aziendale (ad esempio, divieto),
individuare delle linee guida relative alla partecipazione attiva del dipendente nei social network ove è presente l’azienda (promozione diretta, risposta a commenti, inserimento di contenuti con tag),
fissare delle buone prassi generali per l’uso dei social network così da evitare la lesione dell’immagine aziendale (ad esempio con riguardo a contenuti postati da una persona in qualità di dipendente dell’azienda Alfa).

La violazione della social media policy potrebbe comportare anche sanzioni disciplinari (chiaramente, in ragione al tipo di attività richiesta, all’inquadramento del dipendente, al CCNL, al codice etico..).

La social media policy esterna

La social media policy esterna può costituire un allegato al contratto concluso con l’agenzia di comunicazione che si occupa della promozione dell’azienda online.

Nello specifico, quando un’azienda incarica un’agenzia per lo svolgimento di servizi di comunicazione, tra gli allegati al contratto vi potranno essere:

Il preventivo che fissa in modo più operativo rispetto al contratto i servizi che verranno svolti, la durata, la quantità (se pertinente), i social ove vengono veicolati i contenuti prodotti, le peculiarità dei servizi…;
Il brief qualora le parti siano già concordi nei punti essenziali da porre a fondamento della linea da tenere nella comunicazione;
L’informativa per il trattamento dei dati personali che è il documento che le imprese si scambiano per informare i dipendenti e collaboratori dell’altra delle modalità con cui verranno trattati i dati personali;
La convenzione di nomina a responsabile del trattamento ex art 28 GDPR che è il documento con cui l’impresa nomina l’agenzia soggetto che si occupa del trattamento dei dati personali per conto dell’impresa (fissando delle regole con riguardo ad esempio alla nomina dei subresponsabili, alle misure di sicurezza e organizzative, ai termini per comunicare un data breach..);
La social media policy che è il documento con cui l’azienda può informare l’agenzia di alcune regole da osservare nella comunicazione. Penso ad esempio alla comunicazione di una banca o di un poliambulatorio: entrambi devono sottostare a normative di settore che chiaramente non possono essere conosciute dall’agenzia di comunicazione. È bene invece indicarle in un documento riassuntivo che consenta alle parti di lavorare bene evitando problematiche anche rispetto a terzi (stato, ordini di riferimento, holding, aziende collegate).

Ovviamente, se ti vuoi far un'idea di quello che dovrebbe essere il contenuto di un contratto siglato con un'agenzia di comunicazione, puoi fare riferimento a questo articolo dove ho esaminato i fatto principali da considerare: qui.

A cosa serve?

Una social media policy esterna attiene alla gestione operativa degli aspetti contrattuali del rapporto, consente di orientare l’attività dell’agenzia di comunicazione e di rispondere alle seguenti domande:

Qual è il tone of voice da tenere nella comunicazione online dell’azienda?
Ci sono delle procedure da seguire con riguardo alla pubblicazione dei contenuti (ad esempio, richiedere la conferma all’ufficio marketing dell’azienda oppure attendere il via libera da parte dell’impresa collegata)?
Quali parole o concetti non possono essere utilizzati pena la violazione di regole o normative (penso ad esempio a parole come dieta, dispositivi medici, nutrizione..)?
Ci sono dei limiti o dei vincoli nei contenuti da postare online (penso ad esempio all’uso dei marchi della holding o dell’azienda collegata)?
Come viene gestita l’attività di community management (penso ad esempio all’azienda con e-commerce e alla richieste relative al reso prodotti)?
In generale, ci sono delle normative anche di settore da rispettare (codice deontologico, regolamento europeo, testo unico..)?

Perchè è utile una social media policy?

La social media policy non è obbligatoria, ma come avrai intuito è uno strumento molto utile per prevenire o comunque risolvere problematiche.

E quindi, può rivelarsi utile sotto più profili:

Migliore gestione del rapporto contrattuale con l’agenzia di comunicazione. La violazione ella social media policy che è un allegato al contratto consente la risoluzione dello stesso per inadempimento;
Tutela dell’immagine dell’azienda anche in relazione ai dipendenti. La violazione della social media policy può comportare l’imposizione di una sanzione disciplinare.
Coordinamento delle parti. Se la presenza online è gestita dai dipendenti, dall’azienda stessa, da più agenzie di comunicazione, un unico documento consente di mantenere un’unica linea di comunicazione.
Linee guida per le varie attività che riguardano i terzi (community management, risposta a recensioni negative, tag a commenti..).

Considera poi che, se l'attività dei dipendenti implica anche l'iterazione con interessati oppure il servizio dell'agenzia include anche il community management, è importante fare attenzione alla gestione dei dati personali degli utenti. Ho parlato di privacy nelle attività di marketing, qui.

Formazione per le imprese ed agenzie

Tra il mese di giugno ed il mese di luglio nell’ambito del progetto “Digitale Indispensabile” realizzato dalla collaborazione di Unioncamere Veneto e la Camera di Commercio di Vicenza (Made in Vicenza) ho potuto partecipare in qualità di relatrice a ciascuno degli incontri, proponendo temi diversi legati all’attività di promozione e comunicazione dell’azienda online.

Ad uno degli incontri ho parlato in modo specifico di Linkedin come strumento utile per la promozione dell’impresa online. Sotto il profilo legale, ho evidenziato però alcuni punti, che qui ti riporto brevemente:

I rapporti azienda – agenzia di comunicazione: l’azienda può fissare in una social media policy i punti fondamentali della propria comunicazione che devono essere osservati dall’agenzia;
I rapporti azienda – dipendente: il dipendente è libero di avere e gestire i propri profili personali nei social network, ma questo oltre a non dover ledere l’immagine aziendale può diventare uno strumento utile per promuovere l’azienda stessa (brand ambassador).
Sempre in ambito digital, è anche importante la gestione dei sistemi informatici e quindi dotarsi di un’adeguato “Regolamento d’uso degli strumenti informatici” così da far conoscere ai dipendenti e collaboratori limiti e doveri, anche ad esempio, con riguardo all’uso del telefono cellulare aziendale.

Informare i dipendenti di ciò che possono o non possono fare online è già un primo step per valorizzare l’importanza dell’immagine aziendale anche attraverso il personale. Possiamo fissare un momento formativo.

VALUTIAMO LA FORMAZIONE E LA DOCUMENTAZIONE