Una domanda che mi viene rivolta spesso e che riguarda la gestione del rapporto con il cliente che tavolta, si aspetta di ricevere anche i file aperti, oppure che li pretende dopo la fine del rapporto. E quindi il dubbio è, l’agenzia di comunicazione o il freelance sono obbligati a consegnare i file aperti, se richiesti?

Cosa significa giuridicamente consegnare file aperti?

La fase di consegna di un prodotto può assumere qualificazioni giuridiche differenti in base alla situazione. Se ti occupi di corporate identity, sviluppi elementi grafici dell’azienda e ti occupi dell’elaborazione di contenuti destinati ad essere pubblicati nei social, la consegna potrebbe riguardare vari elementi:

1. Consegna del preventivo con una bozza di proposta grafica
2. Consegna di un brief destinato ad essere la struttura portante del lavoro
3. Consegna delle bozze grafiche
4. Consegna delle grafiche definitive
5. Consegna degli esecutivi di stampa e della declinazione di altre grafiche
6. Consegna dei file aperti

Queste situazioni possono essere trattate giuridicamente in modo diverso. Nel concreto può esserci, ad esempio:

• Trasferimento di proprietà al momento della consegna
• Messa a disposizione per presa visione con divieto di utilizzo
• Licenza di utilizzo dei contenuti consegnato entro determinati limiti di spazio e tempo

Puoi già intuire quindi che, la fase di consegna dei file aperti può assumere diverse connotazioni sia dal punto di vista concreto, che giuridicamente parlando. Questo dipende in prima dagli accordi assunti tra le parti:

• L’accordo aveva ad oggetto l’elaborazione di file destinati ad essere declinati direttamente dall’azienda internamente: in questo caso, la consegna di file aperti è insita all’interno dell’accordo;
• L’accordo prevedeva specificamente la messa a disposizione di un numero X di grafiche destinate alla piattaforma Y con specifica indicazione del fatto che i file aperti sarebbero rimasti presso il grafico;
• L’accordo non prevedeva alcunché di specifico, anzi c’era il preventivo che è stato approvato ma non identifica bene l’attività.

Ecco, nell’ultimo caso (estremo, ma non di scuola), il cliente può arrivare a pretedendere la consegna dei file aperti, sopratutto laddove il rapporto è in fase di chiusura e intende proseguire con la linea di comunicazione da te proposta ma con un’altra agenzia di comunicazione.

I file aperti sono tutelati dal diritto d’autore?

L’art 1 della Legge a protezione del diritto d’autore prevede che “Sono protette ai sensi di questa legge le opere dell’ingegno di carattere creativo che appartengono alla letteratura, alla musica, alle arti figurative, all’architettura, al teatro ed alla cinematografia, qualunque ne sia il modo o la forma di espressione“. Ciò significa quindi che se c’è un contenuto, creativo (originale, nuovo) che è stato realizzato tramite l’intelletto umano e che appartiene, ad esempio alle arti, a prescindere da come è stato sviluppato, allora è protetto dal diritto d’autore.

L’art 2 della stessa legge specifica poi, con riguardo all’oggetto della protezione (opere d’arte grafica nel nostro caso, o comunque file sorgenti realizzati attraverso software professionali) che rientrino in questa categoria: “4) le opere della scultura, della pittura, dell’arte del disegno, della incisione e delle arti figurative similari, compresa la scenografia;” “5) i disegni e le opere dell’architettura;“.

Bene: chiaramente non è specificato che l’opera grafica (in formato .jpg) o il file di stampa, sono tutelati dal diritto d’autore né che il file sorgente a livelli (.ai o .psd) è destinatario della medesima tutela.

Tuttavia, si può ritenere che i file sorgente che costituiscono il layout, la struttura grafica e che poi vengono esportati in .jpg per essere dei caroselli instagram, ad esempio, ben possono rientrare in queste categorie: non sempre c’è un notevole apporto di creatività (sopratutto quando ci sono delle stringenti linee guida imposte) ma comunque è pur sempre ravvisabile un apporto artistico.

La normativa sulla consegna dei file aperti

In questo quadro, bisogna quindi chiedersi se c’è una normativa che prevede che il trasferimento di proprietà delle grafiche e degli esecutivi di stampa, include direttamente anche i file aperti, sorgenti, a livelli.

L’agenzia di comunicazione, su richiesta o direttamente, è obbligata a consegnare i files a livelli al cliente per il quale ha realizzato le grafiche per i social o consegnato gli esecutivi di stampa?

Rispondo a questa domanda invocando una disposizione: l’art.4 della legge 22.5.2017 n. 81 (“Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” c.d. Jobs Act del lavoro autonomo”) che nell’ambito degli “Apporti originali e invenzioni del lavoratore” dispone: “Salvo il caso in cui l’attività inventiva sia prevista come oggetto del contratto di lavoro e a tale scopo compensata, i diritti di utilizzazione economica relativi ad apporti originali e a invenzioni realizzati nell’esecuzione del contratto stesso spettano al lavoratore autonomo, secondo le disposizioni di cui alla legge 22 aprile 1941, n. 633, e al codice della proprietà industriale, di cui al decreto legislativo 10 febbraio 2005, n. 30“.

Quanto detto sia con riguardo al diritto d’autore sia con riguardo al lavoro autonomo ci consentono di rispondere alle domanda in apertura

Perchè devi consegnare i file aperti?

Perchè è stato previsto nel contratto

Se il servizio che ti sei impegnato a svolgere a proprio ad oggetto lo sviluppo di file aperti, a livelli e modificabili, allora non c’è dubbio che tu debba consegnarli. Altrimenti sarai inadempiente, ovvero non avrai eseguito la prestazione.

Nulla esclude che il contratto possa essere modificato, aggiornato, oppure adattato in ragione alle specifiche richieste del cliente o alle tue esigenze. Di norma infatti, ad esempio, prevedo sempre una sorta di monitoraggio della documentazione contrattuale elaborata, decorso un termine di 3-6-9 mesi dalla consegna, proprio per consentirti, nel concreto di utilizzare il documento e renderti conto se vi sono delle cose da modificare.

Ti suggerisco sul punto di leggere l'articolo che ho dedicato proprio all'aggiornamento della documentazione contrattuale: potrebbe esserti utile per andare a migliorare (con l'aiuto di un professionista) il testo contrattuale che stai utilizzando: "Aggiornare la documentazione legale di un’agenzia di comunicazione"

Perchè il contratto non c’è

È una provocazione, ma se il preventivo è scritto in modo tale da indurre a ritenere che vi fosse la consegna, oppure negli usi con il cliente avevi consegnato i files aperti, oppure ancora, nello scambio di comunicazioni era stato detto che avresti consegnato le sorgenti, ecco allora che probabilmente, sei tenuto a consegnare i predetti file.

Tempo fa avevo dedicato proprio un articolo sulla validità legale degli accordi conclusi tramite scambio di comunicazioni elettroniche. Se ti può essere utile: "Accordo per e-mail: ha validità legale?" 

Tuttavia, proprio per evitare queste situazioni di dubbio, ti suggerisco di valutare l’elaborazione di un contratto da utilizzare con i tuoi clienti che stabilisca in modo chiaro l’oggetto della prestazione (cosa ti impegni a svolgere, cosa consegni, cosa è escluso).

Perchè hai monetizzato il trasferimento di proprietà dei file modificabili

Potrebbe accadere che, a seguito della chiusura del rapporto, il cliente ti chieda la consegna di file sorgente. In questo caso, chiaramente non sei obbligato a farlo ma puoi decidere di monetizzare il tuo lavoro e metterlo a disposizione dell’azienda dietro pagamento di una somma di denaro.

La consegna dei file sorgente in esecuzione di un nuovo accordo tra le parti, è un'attività a cui deve essere data importanza in quanto implica la cessione del tuo know how. Sai già come prevedere la modulistica per la consegna di questo materiale? Possiamo parlarne affinché questa attività possa tutelare la tua creatività ma anche consentirti di monetizzare un prodotto che non utilizzeresti più.

Perchè puoi non consegnare i file sorgente?

Fuori dai casi sopra riportati non sei obbligato a consegnare i file aperti, modificabili.

In questo caso quindi, i file aperti, magari anche dotati di non particolare creatività, non sono oggetto del contratto bensì uno strumento, un tool, per fornire il servizio richiesto dal cliente, ossia la consegna di grafiche per la pubblicazione nei social o di esecutivi di stampa.

Come gestisci la consegna dei file sorgente?

Sulla base di quanto sopra puoi farti un’idea di come impostare l’eventuale messa a disposizione di files aperti.

Come avrai intuito non è un’attività scevra di effetti giuridici ma anzi, i singoli fatti presuppongono valutazioni di carattere economico, strategico anche a tutela della tua creatività.

Lo trovo un approdo davvero interessante, che può esserci utile come punto di partenza per riprendere, insieme, le valutazioni che ti ho esposto sopra.

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