Il modello 231 è uno strumento importante per l’agenzia di comunicazione: consente di prevenire la commissione dei reati in materia di diritto d’autore (fotografie, software) e di evitare che l’agenzia sia responsabile in caso di illeciti commessi dai dipendenti.

Cos’è il modello 231?

Il Modello Organizzativo e di Gestione ai sensi del DLgs 231/2001 (c.d. MOG 231 o Modello 231) è un complesso di procedure e documenti che definisce la struttura aziendale ed i processi operativi per individuare e prevenire le criticità in ragione allo specifico settore.

Di fatto, accanto alla responsabilità della persona fisica (dipendente, consulente, amministratore ad esempio) che ha commesso il reato, la normativa prevede la responsabilità amministrativa dell’agenzia di comunicazione nel cui interesse o vantaggio il reato è stato commesso.

Un Modello 231 si compone di una parte generale e di una parte speciale:

• Nella parte generale vengono fissate le regole generali di condotta e le procedure per l’intera agenzia di comunicazione. Tutti coloro che vengono in relazione con l’agenzia devono conoscerle ed osservarle.
• Nelle parti speciali vengono individuate le aree in cui possono essere commessi i reati in ragione alle specifiche attività che riguardano l’agenzia di comunicazione (anche con riferimento articolazione degli uffici, struttura dei processi, rapporti con l’esterno). Più l’agenzia è strutturata più all’interno le persone avranno ruoli definiti e quindi diversamente esposti alla commissione di reati. Ciascun ufficio deve conoscere approfonditamente le regole e procedure che lo interessano.

Quando un dipendente di un’agenzia di comunicazione commette un reato?

Un dipendente (o un consulente anche esterno, un collaboratore, un amministratore) commette un reato quando tiene una condotta, attiva o omissiva (quindi si astiene dall’intervenire) che costituisce una fattispecie che il codice penale considera un reato (delitto o contravvenzione).

Quali sono i reati?

I reati da prevenire tramite la concreta adozione di un Modello 231 da parte di un’agenzia di comunicazione vengono determinati in ragione alle attività che concretamente vengono svolte da quest’ultima. Alcune attività possono coinvolgere tutti, altre riguardano solo singoli uffici.

L’articolazione degli uffici può rispecchiare quella generale delle aziende (amministrazione, marketing, produzione) ma può essere anche più specifica in ragione alla grandezza dell’agenzia (e quindi, area IT, area branding, area naming, area siti internet).

In generale, posso dirti che le tipologie di reato che possono presentarsi in misura più frequente per le agenzie sono:

1. Reati in materia di violazione di diritto d’autore (art 25 novies del decreto).
   Le condotte illecite possono riguardare ad esempio, la messa a disposizione tramite reti informatiche di un’opera protetta dal diritto d’autore oppure la detenzione a scopo imprenditoriale di software pirata.
2. Delitti informatici e in materia di trattamento dei dati (art 24 bis del decreto).
   Le condotte illecite possono riguardare, ad esempio, la distruzione, cancellazione o alterazione di informazioni, dati o programmi informatici altrui oppure ostacolo del funzionamento.

Quando l’agenzia di comunicazione è responsabile?

L’agenzia di comunicazione può essere ritenuta responsabile quando il reato è commesso a suo interesse o a suo vantaggio.

L’interesse può essere anche diretto e quindi è l’agenzia ad aver incaricato il dipendente di tenere un comportamento illecito.

Ma attenzione! Il vantaggio dell’agenzia può essere anche tradotto nel risparmio in termini economici di cui questa ha beneficiato per non aver adottato un modello 231.

Quando un’agenzia di comunicazione non è responsabile?

Quando viene commesso un reato da parte di un dipendente, consulente, collaboratore, apicale, l’agenzia di comunicazione potrà andare esente da condanna (amministrativa) dimostrando di non essere responsabile.

Ecco come:

• Il reato non è commesso nell’interesse o a vantaggio dell’ente ma esclusivamente con riguardo alla persona che l’ha commesso. Oppure il reato è stato commesso eludendo in modo fraudolento il rispetto del modello 231. In sostanza, l’agenzia non centra niente, si tratta di una condotta che nulla ha a che vedere con la company.
• L’agenzia ha adottato ed efficacemente attuato un modello 231 volto a prevenire concretamente la commissione dei reati di quello della specie verificatosi;
• L’agenzia ha affidato ad un organismo ODV il compito di vigilare sul funzionamento delle attività, sulla prevenzione dei reati, sull’osservanza del modello 231. O in ogni caso non c’è stata un’omessa vigilanza.

A cosa serve il modello 231 per un’agenzia di comunicazione?

Sebbene l’adozione del modello 231 non sia obbligatoria, avrai intuito l’estrema importanza e la notevole utilità nell’efficace adozione di procedure di questo tipo.

E quindi, in via diretta, il modello 231 consente all’agenzia di comunicazione di:

1. Evitare o comunque ridurre il rischio della commissione di reati da parte delle persone.
   Se l’agenzia di comunicazione adotta delle procedure specifiche e puntuali in ragione al tipo di attività, offre ai dipendenti un’adeguata formazione in materia, si dota della documentazione necessaria anche per sanzionare in via disciplinare determinati comportamenti, certamente riduce il rischio connesso alla commissione dei reati.
2. Evitare che, in caso della commissione di reati, l’agenzia di comunicazione possa essere ritenuta responsabile.
   Nulla esclude infatti che, nonostante le procedure, la formazione e la documentazione, la persona si ritrovi comunque a tenere un comportamento illecito. in detti casi, l’agenzia, se dotata di un modello 231 concretamente applicato, non è automaticamente responsabile ed è quindi ammessa a provare di aver adottato tutte le procedure necessarie ad evitare.

In realtà poi, ci sono altri vantaggi, probabilmente visibili in modo più concreto dall’agenzia di comunicazione. Pensa ad esempio a questi:

1. Essere un vantaggio competitivo per l’agenzia di comunicazione rispetto ai competitor.
   Se le altre media company non hanno compiuto scelte di questo tipo, da parte di un’azienda cliente strutturata che a sua volta ha adottato un modello 231, può costituire un fattore di preferenza.
2. Evitare sanzioni anche di notevole entità o comunque spese processuali.
   Per la regole, prevenire è meglio di curare, è bene che l’agenzia di comunicazione metta in bilancio il costo per l’adozione ed il mantenimento di un modello 231 piuttosto che sia costretta ad intaccare le proprie riserve per dover sostenere costi improvvisi.
3. È uno degli elementi che costituiscono requisito per l’attribuzione del rating di legalità.
   Se non sai cos’è, in estrema sintesi, si tratta di uno strumento innovativo che riconosce premialità all’azienda che opera secondo determinati principi di legalità, trasparenza ed eticità.
4. Se l’agenzia lavora con la pubblica amministrazione, l’adozione di un modello 231 consente di conseguire una migliore reputazione nei confronti della stazione appaltante (rating d’impresa).
5. Consente maggiore ordine nei processi aziendali, controllo delle procedure, individuazione delle aree di rischio.
   Con specifico riguardo ai dipendenti consente di prevenire condotte illecite ma anche di sanzionare in via disciplinare comportamenti riprovevoli. Ma anche di tutelare l’immagine ed il patrimonio aziendale nonché preservare la sicurezza dei prodotti e dei servizi.

Come adottare un modello 231 per un’agenzia di comunicazione?

Risk assessment

La prima attività da svolgere è un’analisi specifica e puntuale delle attività svolte dall’agenzia di comunicazione per individuare le aree di rischio, i reati, le condotte. Si parla di risk assessment come attività volta ad individuare ed analizzare i rischi per capire quali siano le priorità di intervento al fine poi di produrre azioni strategiche per contenerli o attenuarli.

E dunque, nell’ordine sarà necessaria:

• l’identificazione del rischio (risk identification),
• un’analisi specifica delle aree individuate (risk analysis),
• l’individuazione delle azioni da intraprendere (risk response).

Attività successive

Le attività successive sono diverse in ragione agli esiti del risk assesment. Si tratta di attività che devono essere svolge in ragione alla specifica agenzia di comunicazione (non esistono quindi modelli, template e cose da copiare).

Ad esempio potrà essere necessario: migliorare le procedure interne, adottare documenti, svolgere attività formativa, adeguare i processi interni, riorganizzare le aree, identificare le specifiche attività dei singoli uffici.

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