Quali sono le regole principali dei coworking? Parliamo della locazione di uffici condivisi e dei contratti da sottoscrivere

Il coworking: cos’è e cosa non è

1) Il servizio di condivisione di spazi di lavoro

Il coworking è uno stile di lavoro fondato sulla condivisione di spazi. Prevede la locazione di una postazione (sedia e scrivania) in luogo di un intero ufficio ed è orientato alla creazione di network tra persone che ivi svolgono la loro attività.

Chi sceglie il coworking è di norma un lavoratore autonomo (esistono coworking per creativi e freelance ad esempio) ma può essere anche un dipendente in smart working oppure un’azienda che opta per uno spazio condiviso per policy interna.

Se sei un freelance che va nel coworking tipicamente lavorando online, ti suggerisco di leggere un articolo dedicato proprio a chi svolge dei servizi impostati in questo modo. Puoi trovarlo qui.

Se invece vorresti tanto iniziare a frequentare un coworking, perchè lavori in smart ma non sai bene quali sono le possibilità e le richieste che puoi fare al tuo datore di lavoro, puoi iniziare da questo articolo che ho dedicato proprio all'accordo di smart working.

2) Il coworking non è una locazione

Il coworking, non è una fattispecie giuridica ma è una modalità di concepire l’attività lavorativa fondata sulla condivisone. Il nostro ordinamento non regolamenta espressamente il contratto di coworking, ma esiste la possibilità di creare dei contratti c.d. atipici in cui le parti scelgono come regolare i rapporti.

Come sai una delle mie attività principali è la redazione di contratti e in generale generale la gestione legale dei rapporti commerciali. Se vuoi farti un'idea più specifica di cosa intendo puoi farti un'idea della documentazione contrattuale, approfondire gli aspetti contrattuali di base oppure vedere i servizi di consulenza legale per aziende ed agenzie.

La locazione commerciale invece è un contratto avente ad oggetto un immobile o una porzione di esso per finalità commerciali ed è regolato direttamente dalla legge (con possibilità delle parti di stabilire alcuni elementi); deve essere scritto.

Mi occupo chiaramente anche di contrattualistica tipica e mi riferisco ai contratti di appalto, di vendita o di locazione appunto. In questo sito però non troverai articoli su questi temi generali perchè preferisco darti delle informazioni specifiche sulle singole attività (usa la lente inserendo una parola del mondo del marketing).

3) Lo spazio di coworking non è un condominio

Il coworking offre svariate possibilità di condivisione di spazi (sala meeting, sala mensa, riunioni, uffici singoli), oltre che molti servizi accessori (reception, sede legale, segreteria, servizi amministrativi), in godimento. Non si creano però dei diritti reali.

Il condominio invece, si ha quando accanto alla proprietà esclusiva vi sono alcune parti comuni (area di parcheggio, muri maestri, rete idrica..).

Perchè scegliere il coworking?

Fatevi una lista di PRO (perchè dovrei scegliere di lavorare presso un coworking e perchè dovrei optare per quella struttura piuttosto che un’altra?) e dei CONTRO (perchè non continuare a lavorare a casa o presso un ufficio in locazione, perchè investire del denaro invece di risparmiare nell’ottica di compiere un investimento più importante?).

A mio avviso, potrebbero essere considerati i seguenti punti.

1) Fare network nei coworking: i contratti di collaborazione

Frequentare un luogo di lavoro abitualmente occupato da persone che hanno professionalità differenti rispetto alle nostre ci consente di avere un’opportunità in più per ampliare la nostra clientela.

Da avvocato, ti posso dire che questi rapporti possono convertirsi ad esempio in collaborazioni, anche continuative. Va da sé che è bene regolamentare sin da subito, anche con semplici accordi di collaborazione di base o linee guida.

2) Acquisire competenze: la formazione legale negli spazi condivisi

Molti coworking organizzano percorsi di formazione e consentono al lavoratore di acquisire maggiori competenze attraverso corsi o incontri.

Mi sono ritrovata svariate volte a svolgere attività di formazione in location simili e quindi se vuoi mettermi in contatto con il coworking che frequenti o se sei il titolare di un coworking, puoi farti un’idea partendo da qui.

3) Sviluppare relazioni di valore: il beneficio comune nei coworking

Oltre al network avente finalità meramente professionale, è inevitabile che trascorrere del tempo con persone consente di creare delle relazioni che possono offrire qualcosa di sicuramente positivo.

Da avvocato, penso ad esempio al tema benefit e alle attività non rivolte unicamente al profitto ma gestite per una finalità di beneficio comune.

Cosa controllare prima di firmare il contratto di servizio di spazi condivisi?

Dipende dal tipo di coworking. Ma in generale, ti suggerisco di prestare attenzione a:

1) Come recedere da un contratto di coworking

I contratti di durata (come ad esempio la locazione), tipicamente consentono la possibilità di recedere dal contratto ossia di chiudere l’accordo prima della scadenza naturale o del rinnovo.

É bene quindi controllare:

• Qual è il termine entro cui devi dare preavviso per esercitare il recesso?
• Il contratto si rinnova in modo automatico salvo disdetta?
• Ci sono degli adempimenti da svolgere per comunicare il recesso?

Ho parlato in modo abbastanza approfondito di recesso, che è un termine giuridico ma che ho spiega a livello concreto, con esempi. Puoi leggerlo qui.

2) I servizi accessori negli spazi di lavoro condivisi

Fondamentale sapere qual è l’oggetto della prestazione ossia cosa ricevi, oltre alla fruizione della postazione, in cambio del canone mensile (o settimanale).

E quindi:

• Quali servizi accessori sono previsti?
• Se i servizi accessori vengono meno (ad esempio, la sala relax diventa inaccessibile per due mesi oppure il numero di persone incrementa in misura tale da impedirti di fatto di usare la cucina), cosa prevede il contratto?

Se stai leggendo questo articolo come titolare di un coworking, puoi approfondire il tema dei "servizi accessori" o dei "servizi aggiuntivi" anche tramite un articolo che ho dedicato. Eccolo qui.

3) La protezione della rete wifi nei coworking

È opportuno informarsi se esistono delle modalità che assicurano la protezione da ingressi non autorizzati, la distinzione tra rete guest e rete ordinaria, la responsabilità e gestione di malware attraverso i canali internet..

E quindi:

• C’è un modulo di consegna delle credenziali di accesso?
• Come vengono gestiti gli esterni?
• C’è una policy o regolamento dei sistemi?

4) Il pagamento del canone di una postazione in coworking

È importante prestare attenzione alle modalità e ai termini di pagamento, nonchè agli effetti del mancato pagamento entro i termini indicati nell’accordo.

E quindi:

• Cosa è previsto in caso di ritardo nel pagamento?
• Cosa è previsto in caso di prenotazione della sala riunioni oltre il monte ore stabilito?
• Come vengono gestite le scoutistiche?

5) Il trattamento dei dati personali nei coworking

Non è immediato che a seguito dell’iscrizione al coworking o comunque della sottoscrizione dell’accordo, le persone siano automaticamente iscritte alle newsletter degli uffici, ricevano comunicazioni relative agli eventi interni e/o esterni e pubblicità di altro tipo. Attenzione quindi alle modalità con cui vengono trattati i propri dati personali.

E quindi:

• Hai ricevuto (o consegnato) un’informativa corretta?
• Dove vengono salvati i dati personali dei coworker?
• Qual è la finalità per la quale vengono conservati i dati?

Se sei dalla parte del coworking, sicuramente hai a cuore questo tema. L’ho approfondito in modo verticale su alcuni articoli partendo dal trattamento dati dei coworker, ai ruoli privacy nel coworking e affrontando la violazione della sicurezza dati e data breach negli spazi condivisi.

Ovviamente, se hai bisogno di consulenza legale per i rapporti di lavoro negli spazi condivisi, puoi scrivermi in via diretta.

I coworking per agenzie di comunicazione

Ovviamente, il coworking non è solo per lavoratori autonomi.

Un’agenzia di comunicazione può essa stessa sviluppare un progetto di coworking, mettendo a disposizione degli uffici, organizzando gli spazi e offrendo al potenziale cliente un complesso di servizi che possono rivelarsi molto utili.

Come evidenziato assume quindi notevole rilevanza l’organizzazione delle aree, la gestione degli accessi, l’identificazione dei fruitori della struttura e la conclusione di accordi che consentano lo sviluppo dell’attività, ma che tengano a che conto dei profili di tutela per entrambi i contraenti.

Supporto legale per chi usa o crea un coworking

Puoi quindi aver intuito alcune delle questioni di maggiore importanza quando si inizia a valutare gli aspetti contrattuali e legali di un sistema di questo tipo.

E quindi:

• se stai valutando di fruire di un servizio di coworking ma non hai ancora firmato il contratto
• se sei in team con altre persone e vorresti, magari partecipando a qualche bando, allestire uno spazio di coworking
• se sei un’agenzia di comunicazione e vorresti sviluppare un ramo della tua azienda orientato a queste attività

Legal for Creativity, come sai, supporta i business in fase di avvio occupandosi della gestione contrattuale, sin dall’origine, partendo dalla pianificazione, all’organizzazione, agli aspetti contabili, amministrativi, fiscali e chiaramente legali, anche grazie al supporto dei dottori commercialisti parte del team.