La compliance AI della tua agenzia di comunicazione

Cosa deve fare l’agenzia di comunicazione con l’AI ACT

Dopo il 02 agosto 2026, giorno in cui ha avuto piena applicazione in Regolamento Europeo sull’intelligenza artificiale, tante agenzie e vari professionisti creativi mi hanno chiesto supporto per la gestione dei contenuti in produzione. Come ho fatto presente più volte, l’AI ACT non riguarda solo i contenuti generati o manipolati tramite sistemi di AI.

Lo scopo del Regolamento è promuovere l’innovazione e la diffusione di un’intelligenza artificiale antropocentrica ed affidabile, garantendo al contempo un livello elevato di protezione della salute, della sicurezza e dei diritti fondamentali sanciti dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea.

Questo come si traduce all’interno delle nostre aziende? Dobbiamo attivarci per rispettare gli obblighi giuridici che trovano applicazione nei nostri confronti quali destinatari della normativa, tramite una lettura ragionata delle disposizioni, tenendo conto dei valori dell’Unione e del quadro giuridico uniforme a cui l’Unione ha mirato per quanto riguarda lo sviluppo, l’immissione sul mercato, la messa in servizio e l’uso di sistemi di intelligenza artificiale.

Nel concreto, cosa possiamo e dobbiamo fare:

1. Mappare in modo completo i sistemi di intelligenza artificiale in uso
2. Adottare una Policy nell’uso dell’intelligenza artificiale
3. Aggiornare la documentazione contrattuale
4. Adottare delle linee guida per i clienti finali
5. Formazione in materia di intelligenza artificiale

In realtà tutto questo deve necessariamente essere anticipato da un audit, ossia un’analisi completa dei sistemi in uso, degli utilizzi, delle fasi di lavorazione, dei reparti che li utilizzano, delle modalità e del ruolo dell’agenzia (ora come sviluppatore ora come utilizzatore).

Per noi la prima fase di analisi è fondamentale e sottoponiamo un questionario articolato ed elaborato sulla base di quanto ci impone il legislatore europeo e della lettura sistematica del Regolamento Europeo con riguardo agli obblighi giuridici che ci riguardano.

Se la tua agenzia di comunicazione è pronta per intraprendere il percorso di compliance AI, scrivici perché è questo il punto di partenza.

1) Come fare una mappatura dei sistemi di intelligenza artificiale

Avere un registro dei sistemi di intelligenza artificiale in uso attualmente non è un obbligo giuridico. Per noi però è un elemento imprescindibile per comprendere quelli che sono i sistemi in uso, quelli che sono stati approvati, quelli in fase di test e quelli esclusi. Inoltre è fondamentale per conoscere esattamente quello che è il piano di abbonamento attivato e quelli che sono i reparti che utilizzano.

In realtà la mappatura può essere compiuta in diverse modalità in relazione alle esigenze dell’agenzia di comunicazione, ma sicuramente alcuni punti fermi e di base devono essere definiti. Ti possiamo quindi accompagnare nel definire la struttura del documento e nel fornirti la consulenza con riferimento a ciascuno dei sistemi.

Attenzione, che l’analisi dei sistemi può determinare l’esclusione nell’uso di certi sistemi oppure la possibilità di utilizzarli limitamene ad alcuni settori di mercato ovvero alcuni reparti interni.

In realtà, la mappa dei sistemi di intelligenza artificiale approvati, potrebbe essere uno dei fogli excel che compongono l‘inventario degli asset, che aiutiamo a sviluppare all’interno delle agenzie di comunicazione, spesso con il supporto del responsabile IT. Se vuoi approfondire il tema, puoi leggere l’articolo dedicato qui.

2) Cosa scrivere nella “Policy per l’uso dei sistemi di intelligenza artificiale”

Dopo aver compreso la modalità di utilizzo dei sistemi di intelligenza artificiale e aver mappato i singoli sistemi, è fondamentale informare e formare i dipendenti delle corrette modalità di utilizzo. Questo sia per diffondere gli obblighi giuridici imposti dal regolamento europeo AI ACT sia anche per condividere le regole che l’azienda, anche in modo garantista, ha deciso di adottare internamente.

È buona norma infatti che la policy si applichi a tutti i soggetti che lavorano per l’impresa, quali dipendenti a tempo determinato o indeterminato, stagisti, tirocinanti a prescindere dalla forma contrattuale.

Gli impegni di fatto costituiscono un’estrinsecazione degli obblighi ai sensi dell’art 2094 e 2104 cc.

È importante definire poi che la policy si applica a tutte le attività svolte sia internamente all’Agenzia (es:supporto alle divisioni, funzioni e progetti interni) sia nei confronti di clienti esterni (es. campagne pubblicitarie, contenuti editoriali, strategie di comunicazione, eventi e performance) e a qualsiasi sistema di IA utilizzato per finalità lavorative, sia fornito dall’Agenzia che adottato dal lavoratore previa autorizzazione.

Potrebbe essere utile declinare la Policy come allegato all’ordine di lavoro trasmesso a collaboratori e fornitori ovvero a qualsiasi soggetto che a qualsivoglia titolo fornisce prestazioni nell’interesse dell’impresa. Anche qui, potrebbe costituire specificazione dell’obbligo di fornire la prestazione a regola d’arte anche ai sensi dell’art 1176 cc (diligenza professionale).

Per approfondire il tema della Policy, ti rinvio all’articolo dedicato.

3) Da dove partire per aggiornare la documentazione contrattuale d’agenzia

Una cosa che raccomando di fare periodicamente, è l’aggiornamento della documentazione contrattuale, verso clienti, fornitori, utenti, collaboratori, in relazione al ruolo e ai servizi che vengono forniti dall’agenzia. Non è altro che un check di aggiornamento, per verificare se la documentazione contrattuale corrisponde a come si è evoluta l’agenzia di comunicazione nel frattempo.

Abbiamo dedicato un intero articolo a descrivere l’importanza di mantenere i documenti aggiornati e di come intervenire per garantire questo aspetto. Se però vuoi partire dall’inizio, ossia dal come descrivere bene i servizi per poi inserirli nelle proposte, preventivi e contratti, puoi leggere qui e qui.

Aggiungiamo però che la piena applicazione dell’AI ACT e l’adozione della Legge italiana sull’intelligenza artificiale richiede di aggiornare la documentazione. Infatti, l’articolo 13 della Legge 23 settembre 2025 , n. 132 impone al professionista di fornire le informazioni relative ai sistemi di intelligenza artificiale utilizzati dal professionista con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo.

Della modalità di integrare il contratto andando a descrivere gli obblighi giuridici nei confronti del cliente ne abbiamo parlato in un articolo dedicato, qui.

Oltre a questo obbligo giuridico, rimane comunque l’opportunità, anche in adempimento agli obblighi di diligenza professionale, di adottare una clausola specificatamente dedicata alla regolamentazione dei sistemi.

Inoltre, per le agenzie che si occupano di sviluppo di sistemi AI, modelli AI, agenti AI, digital twin (ecc) e che quindi hanno fatto dell’intelligenza artificiale un servizio nuovo a sé, non solo integrandolo nelle singole fasi di lavoro, è fondamentale definirne i termini contrattuali in modo completo e corretto. Su questo, siamo a disposizione.

4) L’importanza delle Linee Guida per il cliente finale

Ci potrai confermare che ci possono essere almeno queste tre ipotesi:

• L’agenzia di comunicazione che si interfaccia con i sistemi di AI per generare o modificare contenuti e si occupa anche della pubblicazione all’interno dei profili social del cliente per le finalità concordate a contratto
• Ma ci può essere la situazione in cui l’agenzia di comunicazione produce i contenuti che vengono consegnati e gestiti in autonomia da parte del cliente (diffusione nei social o pubblicazione all’interno del sito internet ed esempio)
• E ancora altra ipotesi, più rischiosa, è quella in cui è il cliente a consegnarci del materiale da lavorare

Ecco, tre ipotesi diverse che prevedono anche diversi gradi di responsabilità oltre che ruoli diversi. Nella terza ipotesi ad esempio è il cliente l’utilizzatore (deployer) di sistemi di intelligenza artificiale e non sappiamo quali sistemi ha utilizzato, con quali istruzioni e attraverso quali abbonamenti. Rischiamo quindi di intervenire su contenuti che potrebbero violare i diritti di proprietà altrui, ad esempio.

É quindi fondamentale condividere con il cliente, dopo l’approvazione del preventivo, delle linee guida per una corretta gestione e scambio e uso dei contenuti generati o modificati tramite sistemi d’intelligenza artificiale. Questo per scongiurare varie problematiche. Ad esempio: il cliente usa i contenuti che abbiamo generato senza l’etichetta di contenuto generato AI oppure il cliente ci consegna del materiale su cui lavoriamo che non potrebbe essere utilizzato perchè originato tramite sistema di AI che non ammette l’uso commerciale. Per dirne due esempi.

Quello che dobbiamo fare è quindi dotarci di un documento completo, corretto giuridicamente e conforme agli utilizzi che intendiamo concedere dei contenuti che generiamo per i clienti, informando il cliente stesso dei limiti d’uso.

5) Come fare formazione in materia di intelligenza artificiale

Il Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (AI ACT) parla di alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale, disciplinandolo all’articolo 4 e al considerando 20, come poi modificati dal Regolamento Europeo 1744/2026 (Digital Omnibus AI).

In inglese, AI Literacy: ossia per i deployer e i fornitori di sistemi di intelligenza artificiale la necessità di adottare misure per sostenere l’alfabetizzazione in materia di AI del percsonale e di qualsiasi altra persona che si occupa del funzionamento e dell’utilizzo di sistemi per loro conto.

La formazione in materia di AI dovrebbe prendere in considerazione le conoscenze tecniche, l’esperienza, l’istruzione e la formazione, nonché il contesto in cui sono destinati ad essere utilizzati i sistemi di AI tenendo conto delle persone.

Per evitare di sovraccaricare troppo di obblighi le piccole e medie imprese e le start up, si è previsto che non c’è un obbligo di garantire un determinato livello psichico di alfabetizzazione in materia di AI per ciascuna persona. non c’è quindi una certificazione necessaria o un esame da predisporre. E non c’è nemmeno un programma formativo che deve essere seguito pena la violazione dell’obbligo giuridico.

Per agevolare il rispetto di questi principi, il regolamento stesso come aggiornato prevede che sia la Commissione a mettere a disposizione una piattaforma unica di informazione per fornire esempi pratici di come adempiere all’obbligo.

Ecco i cinque elementi fondamentali secondo noi, per una compliance alla normativa AI ACT come introdotta dal Regolamento Europeo, approvato dal Parlamento Europeo, numero 1689 del 2024 integrata nel nostro ordinamento è stata approvata la Legge 23 settembre 2025 numero 132 e già aggiornata dal Regolamento Europeo numero 1744 del 2026 dell’08 luglio 2026.

Ti possiamo dare supporto, passo dopo passo, per integrare all’interno dell’agenzia tutti questi cinque punti, mantenendo poi aggiornati in relazione all’evoluzione normativa e operativa.

Foto di Atlantic Ambience