I documenti legali dell’agenzia di comunicazione: proposta creativa, preventivo, contratto, allegati, privacy

Ti parlo spesso di contratto perchè è fondamentale per stabilire obblighi e divieti delle parti. Ma non è l’unica cosa da avere: ci sono altri documenti correlati strettamente necessari per lavorare bene ed in modo organizzato.

Partire con il piede giusto: la proposta creativa

Alcuni creativi prima dell’invio del preventivo trasmettono una proposta, anche molto basic, per mostrare al cliente qualche idea che l’agenzia potrebbe andare a sviluppare se il preventivo verrà confermato.

La decisione di procedere in questo senso, optare per una call conoscitiva o andare direttamente al preventivo, è una decisione operativa fondata anche sui meccanismi di vendita, che non mi riguardano.

Tuttavia, sotto il profilo legale, mi sento di segnalarti che:

1. La proposta creativa contiene la tua creatività e quindi le tue idee, espresse in un documento. Non è necessario sia qualcosa di assolutamente nuovo, bastano anche nozioni semplici, come ti dicevo qui.
2. Se tuttavia il potenziale cliente non accetta il preventivo potrebbe considerare la proposta che gli hai consegnato di “sua proprietà” e svilupparla autonomamente o tramite un altra agenzia. È quindi fondamentale prevedere un meccanismo di tutela della propria creatività.
3. Se invece, come ti auguro, il potenziale cliente accetta il preventivo si utilizzerà la proposta come base per lo sviluppo del progetto. Potrebbe in sostanza valere come brief iniziale. Attenzione quindi a farla in linea con le risorse a disposizione, per evitare poi che il cliente richieda troppe modifiche adducendo ad accordi iniziali diversi.

Il preventivo come allegato al contratto

Il contatto, per diventare un cliente, deve accettare il preventivo che andrai a sottoporre. Ti ho già indicato come costruire un preventivo, tenendo conto dei profili legali. In quell’occasione ti avevo condiviso anche un documento molto semplice che però puoi usare come base per fare una veste grafica carina.

Il preventivo, come da titolo, non dovrebbe essere esso stesso il contratto, in quanto sarebbe privo di una serie di elementi fondamentali a tua tutela. Come infatti ti ho già indicato, il preventivo è utilissimo per descrivere i servizi specifici a livello operativo, ma costituirà l’allegato al contratto.

Oppure, a seguito della conferma del preventivo, quanto indicato all’interno dello stesso potrà essere da tre riversato nel documento finale che dovrà essere sottoscritto da entrambe le parti.

Il contratto di servizi pubblicitari

Arriviamo quindi al documento più importante per la tua agenzia di comunicazione, che va a disciplinare il core business e regolamentare i rapporti con tutti i tuoi clienti.

Il contratto dell’agenzia di comunicazione deve essere scritto in ragione ad una serie di elementi, caratterizzanti e peculiari della singola attività: ad esempio, il tipo di servizio, la struttura dell’agenzia, i profili organizzativi, le modalità operative, il target di clienti. Ogni clausola deve essere valutata e declinata considerando questi profili. Non esistono infatti modelli pre-fatti o template.

Quello che puoi fare tu però, è iniziare a valutare quelli che sono gli elementi che reputi fondamentali da inserire poi all’interno del contratto.

In ogni caso poi, laddove tu voglia implementare un nuovo servizio, aggiornare uno schema esistente o esternalizzare parte delle opere, potrebbe esserti utile rivedere la documentazione contrattuale adottata o regolamentare le attività in collaborazione.

Gli atti relativi alla privacy nei servizi dell’agenzia di comunicazione

Nell’ambito della gestione del rapporto con il cliente, è fondamentale prendere in considerazione anche i profili relativi al trattamento dei dati personali.

I dati personali che interessano il rapporto agenzia di comunicazione – cliente, possono essere vari, ad esempio:

• Dati del cliente (ad esempio anagrafica dell’azienda, dati bancari, dati correlati)
• Dati del referente e dei dipendenti del cliente che si interfacciano con l’agenzia (tipicamente dati anagrafici, indirizzi email);
• Dati di lead, prospect, utenti, clienti del cliente (tipicamente, se si parla di attività online, dati anagrafici, indirizzi email di iscrizione, ma anche molto altro);
• Dati di fornitori del cliente (qualora l’attività svolta dall’agenzia si rivolga anche a loro);
• Dati di altri soggetti che intervengono nell’accordo: influencer, tipografia, freelance, collaboratori esterni;

E quindi, sotto il profilo documentale questo si traduce in generale, nell’informativa ai sensi dell’art 13 e 14 GDPR e nella convenzione di nomina a responsabile ai sensi dell’art 28 GDPR. Ho dedicato un articolo al tema privacy nel marketing, all’interno del quale poi ti ho condiviso una checklist da cui puoi partire.

Gli altri allegati al contratto di servizi pubblicitari

Il contratto può essere correlato poi da altri allegati, che ne costituiscono parte integrante ed essenziale.

Ti faccio però alcuni esempi:

• Elenco dei soggetti collaboratori esterni dell’agenzia che presteranno l’attività a supporto (se espressamente richiesto);
• Modulo per la consegna del materiale da parte del cliente all’agenzia di comunicazione;
• Modulo per la nomina del referente del cliente;
• Schedule delle tempistiche a livello organizzativo;
• Modulo RID nel caso in cui venga optato per questo tipo di pagamento;
• Modulo con l’indicazione dei siti internet presso cui verranno svolte le attività dell’agenzia;
• Eventuali linee guida adottate dall’agenzia o dal cliente che vengono accettate da entrambi: ad esempio, social media policy esterna;

Ovviamente, quali e quanti allegati dipende chiaramente sempre da una serie di elementi che non sto qui a ripeterti (tipo di servizio, tipo di cliente, tipo di attività..). A mio avviso però, definire bene, una volta per tutte, i vari profili anche molto operativi, è sicuramente utile per svolgere l’attività in modo sereno andando a prevenire malintesi.

Nel frattempo, puoi anche farti un self assessment, ossia un questionario per verificare in modo autonomo il tuo grado di consapevolezza contrattuale così da valutare poi come intervenire per migliorare la gestione legale della tua agenzia di comunicazione. È gratuito, sono 5 semplici domande, con tempo di compilazione 3 minuti.

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