Il cliente che ti chiede una giornata di scatti aggiuntiva, la pubblicazione di più post durante le festività, l’inserimento di alcuni aggiornamenti sul sito che hai sviluppato. Tutto questo non era nel preventivo e nel contratto. Come lo gestiamo?

I problemi dei servizi aggiuntivi

All’interno del contratto li chiamo servizi aggiuntivi, ma dall’immagine di copertina puoi intuire che ho ben compreso come ti senti quanto il cliente, che magari ti paga anche molto bene ma ti chiama in velocità chiedendo attività ulteriori, in tempi rapidi mettendo in difficoltà il tuo flusso di lavoro.

E quindi esistono dei servizi ordinari, che sono quelli descritti nel preventivo, riportati nel contratto sottoscritto dal cliente e che vengono svolti dall’agenzia di comunicazione nei termini convenuti tra le parti.

Tuttavia, in corso d’opera può emergere la necessità o l’opportunità di svolgere ulteriori servizi da parte dell’agenzia di comunicazione. Si tratta quindi di attività magari uguali ma in quantità ulteriore (ad esempio, un’ulteriore giornata di shooting) oppure attività nuove (ad esempio, la gestione di una nuova pagina all’interno del social per il lancio del prodotto).

Le problematiche che possono emergere se i servizi aggiuntivi non sono regolamentati tra le parti possono essere:

1. Mancato accordo. Se non c’è un accordo sui servizi aggiuntivi il cliente può contestare il fatto di averli richiesti.
2. Contestazioni sui pagamenti. Se le parti non si sono accordate con riguardo al pagamento di tali servizi, il cliente può eccepire di aver sottoscritto un contratto per il pagamento di X mentre ora la richiesta è X+Y.
3. Revisione dei termini. Se per cause sopravvenute sono state concordate altre attività, i termini iniziali di consegna possono subire delle variazioni. Per evitare di risultare inadempiente potrebbe essere necessario modificare l’accordo iniziale sotto questo profilo.

Un nuovo preventivo per i servizi aggiuntivi

Per evitare che sorgano queste o altre problematiche (magari anche tu hai degli esempi tratti dalla tua esperienza), la prima soluzione è quella di fornire al cliente un nuovo preventivo, che dovrà essere accettato mediante sottoscrizione e dovrà essere regolamentato nelle stesse modalità del contratto principale. Si tratta di documentazione contrattuale correlata.

TI ricordo che il preventivo deve necessariamente avere degli elementi essenziali e quindi anche il secondo preventivo che sottoponi, relativo ai servizi aggiuntivi, deve essere tale.

I servizi aggiuntivi nel contratto

I servizi aggiuntivi possono però essere preventivamente inseriti nel contatto a monte, quello sottoscritto dal cliente al momento dell’accettazione del preventivo.

L’alternativa, che io propongo, sopratutto per venire incontro alle esigenze di rapidità, per evitare di aggiungere documentazione contrattuale ed essere subito pronti a far fronte alle esigenze del cliente, è infatti quella di regolare a priori i servizi aggiuntivi.

In questo senso:

• Hai formulato un preventivo con tutti gli elementi necessari (descrizione dei servizi, prezzi, tempistiche) che è stato accettato dal cliente;
• Tu e il tuo cliente avete concluso il contratto di cui al preventivo con cui vi siete impegnati a quanto ivi indicato;
• All’interno del contratto è previsto che eventuali servizi aggiuntivi saranno regolamentati direttamente dal medesimo contratto; diretatmente dal contratto
• Il cliente è quindi a conoscenza di tutte le informazioni necessarie per richiedere servizi aggiuntivi e tu sai che in caso di richiesta, l’attività è già regolamentata (in punto di prezzo, prestazione) e puoi quindi procedere all’esecuzione in tempi rapidi;

Tutto ciò richiede di costruire un contratto in modo tale da ospitare questa possibilità e che quindi sia stabilito tutto in origine: non è sufficiente indicare l’esistenza di altri servizi ma va definito l’impianto richiesta del servizio aggiuntivo – accettazione ed esecuzione del servizio.