Il contract management consiste nella gestione del processo contrattuale con un approccio basato sulla prevenzione del rischio e con l’obiettivo di ridefinire in modo completo ed ordinato la struttura aziendale sotto il profilo legale.

Sempre più spesso, come avvocato di agenzie di comunicazione, mi trovo ad esporre l’esigenza di definire (o ridefinire) il processo contrattuale, attività che non si traduce nella semplice costruzione d un contratto ma nello studio di tutto il processo, partendo dalla progettazione.

Perchè ti parlo di gestione del processo contrattuale di un’agenzia di comunicazione?

L’organizzazione di un processo contrattuale corretto consente di dotare la tua organizzazione degli strumenti (documenti e procedure) per lavorare in modo sereno.

Non è infatti sufficiente un flusso di lavoro efficiente, se poi gli step di approvazione non sono ben individuati a livello di contratto.

Ti ho parlato in modo approfondito del contratto per agenzie di comunicazione, puoi trovarlo qui. 

Non è bene fornire delle idee creative meravigliose se a monte non si è previsto, già dalla fase delle trattative, una tutela adeguata a tutto quanto viene scambiato.

Avere un processo contrattuale ben definito ti consente, ad esempio, di:

1. Risparmiare tempo: hai una procedura definita e ripetibile
2. Non commettere errori: hai dei documenti che utilizzi in modo standardizzato
3. Delegare: se hai fissato un processo che hai condiviso con i tuoi dipendenti, saranno autonomi nell’applicazione
4. Semplificare: magari adesso hai tanti documenti stratificati che non sai come utilizzare
5. Ottenere la fiducia del cliente, anche attraverso lo strumento contrattuale, in ottica di trasparenza;

Come gestire il processo contrattuale della tua agenzia di comunicazione

Ti anticipiamo che è necessario impegno. Non è un lavoro in cui ci limitiamo a fornirti dei format, in quanto per lavorare bene è necessario conoscere profondamente la tua realtà aziendale ed elaborare delle procedure che siano effettivamente adeguate alle tue esigenze.

Ci sarà una prima fase di audit ovvero di conoscenza e approfondimento, una seconda fase di progettazione dell’architettura contrattuale, una terza fase di effettiva elaborazione della documentazione, seguita da una quarta fase di concreta applicazione con formazione e una quinta di monitoraggio e miglioramento.

Non è la legge a stabilire questo processo, ma l’abbiamo definito noi che conosciamo profondamente le realtà con cui lavoriamo e riteniamo che il processo così definito, sia funzionante.

Abbiamo iniziato a parlare di contract management su LinkedIn, con l’obiettivo di raccontarlo per fasi, in ottica molto concreta, partendo dai casi concreti. Se vuoi seguirci, puoi partire da qui.

Come iniziare: checklist e candidatura

La prima fase è di conoscenza da parte nostra della tua realtà imprenditoriale e di consapevolezza da parte tua della necessità di adottare un processo contrattuale strutturato.

Durante il primo colloquio, partiamo da alcune domande di base:

1. Come gestisci la fase di trattativa con il cliente? Invii del materiale?
2. Utilizzi contratti firmati oppure solo preventivi accettati?
3. Quando inizi il lavoro? Sempre e solo dopo che è stato pagato il primo acconto?
4. Quali sono secondo te gli aspetti migliorabili nella gestione del cliente?
5. Hai avuto situazioni problematiche da gestire? Se si, quali?

A seguire, ti chiediamo di trasmetterci tutta la documentazione per iniziare a lavorare e ad approfondire. La fase preliminare si conclude qui, ma poi inizia la fase uno che prevede un approfondimento reale sulla realtà aziendale.

Usiamo strumenti innovativi perchè snellire i vari passaggi e mantenere sempre informato il cliente delle varie fasi di avanzamento.

Come avrai intuito, riteniamo che il processo contrattuale di un’agenzia di comunicazione vada ben studiato e strutturato in modo professionale. Per questo non possiamo accettare di lavorare su tanti progetti contemporaneamente. Puoi quindi candidarti per un colloquio conoscitivo per comprendere se e come possiamo lavorare insieme.

Foto di Jo Szczepanska su Unsplash