È una domanda che mi viene posta spesso, a prescindere dall’entità dell’agenzia di comunicazione, anche in ragione delle esigenze di velocità. Ma è va bene ragionare così?

Il preventivo per i servizi creativi per tipi di agenzie

Non mi piace generalizzare, ma preferisco che tu ti possa riconoscere in ciò che dico affinché ti possa essere realmente utile: noto che ci sono due tipi di agenzie:

• L’agenzia che usa unicamente il preventivo, dove vengono specificati i servizi e che magari non sempre viene firmato dal cliente;
• L’agenzia che in allegato al preventivo ha dei “termini e condizioni” tipicamente molto sintetici che non sempre riguardano lo specifico servizio.

Ci sarebbe anche un terzo tipo: l’agenzia di comunicazione che è già dotata di un contratto, magari molto complesso, che utilizza per tutti i tipi di clienti ma che mal si adatta per quelli più piccoli e che a volte preferisce quindi non utilizzare. E che magari non usa un preventivo perchè “mette tutto dentro al contratto“.

Il preventivo è sufficiente per regolare il lavoro creativo?

È una domanda che mi viene posta spesso e a cui rispondo: dipende. Sufficiente rispetto a cosa?

Ti posso infatti rispondere come segue:

• Il contratto è un accordo tra due o più parti per costituire modificare o estinguere un rapporto giuridico patrimoniale;
• Il contratto deve avere alcuni elementi essenziali: l’accordo tra le parti, la definizione dell’oggetto, la forma (se richiesta, non nel nostro caso), la definizione dell’oggetto (e quindi dei servizi);
• Con riguardo all’accordo tra le parti, affinché sorga un contratto è necessario l’incontro tra una proposta e l’accettazione.
• In pratica, se a fronte della tua proposta (invio del preventivo) il cliente accetta la proposta allora potrà dirsi concluso un contratto, a prescindere da un documento chiamato “contratto” o “termini e condizioni”.

Se quindi il preventivo è dotato di tutti questi elementi, nulla esclude sia sufficiente per concludere un contratto.

Ma tralascia una serie di clausole che sono fondamentali a tua tutela e nella gestione del rapporto con il cliente.

Ti invito quindi a proseguire nella lettura, perchè ci sono vari MA.

Preventivo per lavori creativi oppure contratto di servizi di comunicazione?

Il preventivo è quindi un contratto, nel momento in cui contiene tutti gli elementi essenziali (accordo, oggetto, causa) e quando la tua proposta incontra l’accettazione da parte del cliente.

È però privo di una serie di clausole che possono davvero salvarti dalle problematiche, aiutarti a risolvere in modo semplice alcune questioni e regolare in modo lineare e chiaro il rapporto con il cliente.

Ad esempio:

1. Regolamentare il meccanismo di scioglimento del contratto per recesso, ti permette di liberarti da un accordo con un cliente difficile o stabilire il fatto che il cliente debba darti un preavviso per chiudere il rapporto;
2. Stabilire cosa accade in caso di mancato pagamento ti consente di sospendere immediatamente il servizio e risolvere il contratto per inadempimento in tempi più celeri;
3. Specificare le fasi dal punto di vista operativo ti permette di evitare di ricevere richieste che non possono essere accolte o contestazioni che portano a controversie;

Questi sono solo alcuni degli esempi di clausole che potresti andare ad inserire all’interno del contratto di comunicazione. Poi, in ragione al tipo di servizio di comunicazione e a come organizzi la tua attività, potrai andare a modulare in modo specifico. Ad esempio, se sei un fotografo o un videomaker poi concentrarti sui master, se sei un social media manager sui risultati richiesti, se sei un SEO sulla specifica indicazione dell’attività che andrai a svolgere.

Il preventivo come allegato al contratto di digital marketing

La situazione a mio avviso ideale è che ci sia un preventivo che costituisce l’allegato (e alleato) numero uno del contratto:

• Il contratto va a definire in modo chiaro e puntuale diritti e doveri delle parti, tutele, responsabilità, esoneri e via dicendo con riguardo all’intera attività svolta dall’agenzia di comunicazione;
• Il preventivo, nell’ambito dell’attività svolta dall’agenzia va ad indicare i profili operativi dello specifico servizio (o pluralità di servizi) richiesti dal cliente.

Anche il preventivo quindi, al pari del contratto, necessita di un attenzione particolare nell’elaborazione. Nel momento in cui diventa l’allegato al contratto, deve essere concorde allo stesso e trovare un’adeguata regolamentazione nel documento contrattuale.

Se lavori con me infatti lo sai già. Ti avrò sicuramente chiesto di mandarmi una bozza del preventivo che sottoponi al tuo cliente. È infatti proprio da li che partiamo per andare ad elaborare un documento contrattuale ad hoc ed è li che poi torniamo per andare ad apportare tutte le revisioni al preventivo, che riteniamo utili in base al lavoro svolto.

Ti ci ritrovi in questo ragionamento?

Photo by Med Badr Chemmaoui on Unsplash