Spesso, durante il primo colloquio per la contrattualistica dell’agenzia mi viene posta la domanda: e poi, il contratto, come lo faccio firmare?

È fondamentale identificare un momento, nel tempo e nello spazio in cui considerare il contratto sottoscritto: la firma è l’atto con il quale la parte assume la paternità del contratto e conferma le volontà contenute nel documento.

Ti ricordo che il contratto si considera concluso quando chi ha trasmesso la proposta (l’agenzia in questo caso) ha conoscenza dell’avvenuta accettazione da parte del cliente. Ho parlato ampiamente di contratto dell’agenzia di comunicazione, qui, qui, qui.

Firmare il contratto online: informazioni generali

In questo articolo voglio parlarti dei casi in cui vogliamo far sottoscrivere online il contratto, senza quindi la tradizionale: stampa del documento, sottoscrizione, scansione, invio tramite email. Qualche precisazione su questi metodi però è doverosa.

Innanzitutto, le parti in questi casi non si trovano nello stesso momento e luogo. Su questo presupposto, abbiamo diverse soluzioni che possono essere valutate in base a specifici fattori:

1. Certezza giuridica: bisogna fare in modo di essere certi che la sottoscrizione del documento appartenga effettivamente al nostro cliente.
2. Validità temporale: è importante stabilire in modo giuridicamente valido ed efficace il momento in cui è stato concluso il contratto.
3. Usabilità: fondamentale poi che il tool scelto sia effettivamente usufruibile ed accessibile.

Firmare un contratto con la penna: la firma analogica

Lo scambio di contratti firmati in cartaceo

Sì, le lettere esistono ancora. Se l’agenzia e il cliente. si scambiano lo stesso documento, con la firma, il contratto dovrà ritenersi concluso al momento del ricevimento da parte dell’agenzia, del testo.

Il momento in cui il contratto si considera concluso varia in base al contenuto del contratto e alle tempistiche delle parti. Ad esempio, se la stamperia sottoscrive due copie e le invia all’agenzia tramite raccomandata, l’agenzia ne trasmette una copia controfirmata e l’altra la trattiene in archivio.

Questa soluzione risolve le incertezze tecnologiche ma rallenta i tempi contrattuali e impone di far la fila alle poste (perchè appunto sarà opportuno usare la raccomandata con avviso di ricevimento). Sappiamo peraltro che il contratto è solo uno dei documenti che è importante avere per un’agenzia di comunicazione: trovi spiegato bene qui.

Lo scambio di copie digitali di contratti firmati in cartaceo

Un’altra soluzione per i nostalgici della carta è quella di scambiarsi il documento informatico (documento elettronico), stamparlo, apporre la sottoscrizione con la penna, scansirlo e reinviarlo tramite e-mail.

Questa soluzione fa leva sulla norma che stabilisce che la riproduzione di un contratto può essere utilizzata contro l’altra parte, se questi non ne disconosce il contenuto (art. 2712 c.c.). Ovviamente il disconoscimento dovrà avvenire in modo preciso e circostanziato.

La soluzione proposta ci avvicina di più al mondo tecnologico, ma potrebbe portare incertezza sui contenuti complessivi del contratto, dovendo pertanto adottare tutta una serie di accorgimenti contenutistici affinché si possa avere la certezza dell’effettivo contenuto contrattuale (es. indicazione numero di pagine, sottoscrizione di tutte le pagine, ecc.).

Firmare un contratto senza penna

Passiamo quindi alle soluzioni che ci interessano: l’agenzia di comunicazione vuole far sottoscrivere al proprio cliente il contratto (fondamentale da avere, ovviamente, se hai ancora dubbi clicca qui), senza la trafila tradizionale. Magari anche trovando un metodo per l’archiviazione o comunque per velocizzare il lavoro e tenere traccia di tutto.

Ti ritrovi con il ragionamento? Per semplicità ti parlo di tre tipologie di firme elettroniche, dandoti poi qualche spunto di utilizzazione. Ovviamente, presupposto necessario è che il documento da sottoscrivere sia elettronico.

Innanzitutto, le firme elettroniche sono state oggetto negli anni di diversi interventi normativi che si son succeduti nel tempo, fino ad entrare nel 2014 in un Regolamento Europeo. In Italia già dal 1997 si parlava di firme elettroniche, ma con il Regolamento UE le soluzioni tecnologiche si sono uniformate tecnologicamente e giuridicamente.

La firma elettronica semplice non è una buona soluzione

La firma elettronica cd. semplice (o debole) è il modello più elementare di firma. Consiste nell’uso di dati in formato elettronico connessi ad altri dati per associazione logica: ad esempio, PIN del Bancomat, credenziali di autenticazione, ecc..

Questo tipo di firma è quello più comunemente utilizzato nella fornitura online di prodotti o servizi.

Il problema di chi firma il contratto

La criticità di questa firma è data dall’incertezza di chi firma e dalla modalità “debole”, anche in termini di sicurezza, di poter rappresentare una prova contro una parte del contratto.

Infatti, la firma elettronica semplice in Italia, porta il documento elettronico sottoscritto ad essere soggetto al libero apprezzamento del giudice, non raggiungendo automaticamente il livello di scrittura privata (art. 2702 c.c.).

Pertanto, se in termini di usabilità risulta molto semplice quest’approccio tecnologico, dall’altro in termini di certezza giuridica, sia di fronte a possibili ribaltamenti probatori in sede di contenzioso.

La semplicità nel delivery

Tieni però presente che in genere i siti di commercio elettronico si basano proprio sull’uso della firma elettronica semplice, anche mediante l’adozione di fattori aggiuntivi.

Quindi sta un pò a te valutare. Ad esempio, penso anche al tuo cliente:

• stai realizzando una landing page con la possibilità di acquistare un e-book mediante download?
• o stai realizzando un e-commerce di vini in cui devi controllare l’età dell’acquirente?

La firma elettronica avanzata

La firma elettronica avanzata è uno specifico tipo di firma elettronica che richiede un flusso di “accreditamento” dell’altra parte che sottoscrive, generando un rapporto di fornitura del servizio di firma elettronica avanzata, che porta ad un vincolo giuridicamente più solido dal punto di vista contrattuale.

Se non è firma semplice, è complesso

Il documento sottoscritto con firma elettronica avanzata è considerato scrittura privata ai sensi dell’art. 2702 c.c. Il flusso però complica le cose. Infatti, oltre la fase di accreditamento, è richiesto che il fornitore del servizio di firma elettronica avanzata adotti sistemi per abbinare univocamente i dati del firmatario al documento sottoscritto (di solito mediante l’uso di sistemi crittografici – certificati) e che questo sia conservato, mediante conservazione idonea (es. quella dei sistemi di fatturazione elettronica) per 20 anni, unitamente al documento d’identità del sottoscrittore.

Un aspetto interessante di questa soluzione è che molte società legal tech si sono impegnate per fornire il servizio in modalità SaaS e pertanto riducendo i costi di implementazione e valutazione della soluzione.

La firma elettronica qualificata che per l’Italia è la firma digitale

La firma elettronica qualificata è una firma basata su certificati qualificati emessi da un soggetto specifico (provider di servizi qualificati).

Certezza di livello top

Questa soluzione è il massimo livello di certezza giuridica e a livello di usabilità, la tecnologia sta permettendo soluzioni sempre più semplici. A livello giuridico infatti, la firma elettronica qualificata può essere utilizzata per tutti gli atti giuridici (ad esempio è l’unica che può essere utilizzata per l’acquisto di una casa).
La firma elettronica qualificata, visto il processo di accreditamento fatto da un soggetto terzo abilitato centralmente, abbina in modo inconfutabile – salvo specifiche ipotesi – l’utilizzatore alla firma apposta sul documento informatico.

Il problema del tipo di strumento

Il problema maggiore di questa firma è dato dalla complessità nell’uso. Infatti, solo gli operatori professionali sono di norma in possesso della firma elettronica qualificata. Inoltre, è in voga l’uso di lasciare il proprio dispositivo o i propri codici per la firma qualificata, direttamente al professionista che tiene la contabilità e l’amministrazione. Rendendo quindi il processo di firma un atto complesso.

Ulteriore aspetto riguarda in questo caso la validità temporale. I certificati qualificati che servizo alla firma elettronica qualificata devono essere rinnovati ogni 3 anni. Ciò comporta che giuridicamente, al rinnovo, il documento firmato con firma elettronica qualificata, risulti privo di sottoscrizione. Con notevoli problemi conseguenti. Per evitare questo problema bisogna apporre una marca temporale (durata 20 anni), così da inserire un riferimento temporale e congelare la validità delle firme nel tempo.

Uno schema per ragionare: quale firma usare?

Abbiamo preparato uno schema che ti può essere utile per ragionare, dati alla mano, circa quale firma usare per far sottoscrivere i documenti al cliente.

Quali sono le soluzioni operative?

Bene tutta la parte teorica, ottimo lo schema. Ma quindi, nel concreto?

Bisogna valutare bene. Prendi nota in sintesi:

• I due sistemi di firma per contratti a distanza che riescono ad avere buoni livelli di certezza, validità e usabilità sono: la firma elettronica semplice e avanzata. Ma l’utilizzo dei due sistemi non deve però ritenersi paritetico ovvero banalmente alternativo.
• La firma elettronica semplice è sicuramente il metodo più easy ed è anche quello utilizzato maggiormente nel delivery. Ma l’incertezza del sistema è risultata sempre un aspetto critico che i fornitori si sono nel tempo adoperati per aumentarne il livello di sicurezza.
• I dispositivi che supportano la firma sono diversi e a volte complicati a discapito dell’usabilità. Ma favoriscono un flusso più certo rispetto al soggetto sottoscrittore e quindi all’attribuzione delle volontà.
• Nelle firme che richiedono l’accreditamento bisogna avere clienti che hanno dimestichezza con il prodotto, altrimenti è un notevole dipendo di tempo. Ma sempre più ci sono strumenti molto intuitivi che consentono di svolgere tutto il processo in modo autonomo.
• Se sei un’agenzia organizzata e a cui piace archiviare bene, vai sugli strumenti più seri anche a livello di certezza. Ma attenzione anche al trattamento dei dati personali e all’eventuale trasferimento fuori UE.

La check list per scegliere la firma da usare

Ti suggerisco di valutare bene i vari profili prima di adottare uno strumento piuttosto che un altro. Oltre a ciò, è fondamentale modificare il contratto (o comunque alcuni punti) affinché sia in linea con quanto richiesto dallo strumento di firma elettronica.

Puoi iniziare nel concreto in questo modo:

1. Descrivi il prodotto che vendi o il servizio che fornisci attraverso la rete: ci serve per capire il grado di certezza di cui hai bisogno
2. Prendi nota del tuo tipo di cliente: ci serve per capire la complessità per il cliente finale
3. Raccogli l’elenco degli strumenti che stai valutando: ci serve per analizzare bene le varie soluzioni

Invia tutto cliccando di seguito. Ci fissiamo un colloquio per valutare nel concreto quello che ti serve.

Questo contenuto è stato scritto in collaborazione con l’Avv. Ivan Tizzanini che collabora con Legal for Creativity per quanto attiene agli aspetti legati al diritto dell’informatica. Se vuoi approfondire questi o altri temi legati al mondo del digitale, puoi contattarci:

Foto di DocuSign su Unsplash