Il progetto creativo che stai sviluppando è davvero originale e ti sei impegnato molto: arriva il cliente dicendoti che “non mi convince” ed inizia a chiederti revisioni e modifiche, ti consegna materiale aggiuntivo e va a stravolgere l’idea iniziale. Questo diventa un grande problema e se ti ci ritrovi, ti racconto come lo gestisco a livello legale.

Il problema delle modifiche, sotto il profilo legale

La legge chiaramente non dice cosa si debba intendere per “modifica del progetto creativo” e nemmeno ci fornisce elementi certi per stabilire quando la modifica si traduce in uno stravolgimento del progetto creativo iniziale oppure quando può essere inclusa tra le modifiche accettate per andare incontro alle richieste del cliente.

Inoltre poi, è anche l’agenzia di comunicazione a dover compiere le proprie valutazioni e tradurre le decisioni in un documento contrattuale vincolante per il cliente. È infatti l’agenzia a dover esaminare l’attività dal punto di visa organizzativo (ad esempio, per policy quell’agenzia prevedere tre re-work mentre un’altra ammette solo lievi modifiche una tantum) ma anche soggettivo (ad esempio, per quel cliente che non ha le idee chiare si tiene un compenso alto sapendo di dover accontentare richieste successive). In questo senso è possibile definire in modo standard a livello contrattuale ammettendo poi degli adattamenti specifici a livello anche di preventivo.

Cosa stabilisce la legge

Se le parti non hanno concluso un contratto di servizi di comunicazione che vada a disciplinare le modifiche, si applica quanto stabilito dalla legge.

Il servizio reso da un’agenzia di comunicazione, può essere qualificato come una prestazione resa nell’ambito di un contratto d’appalto o prestazione d’opera. La legge individua una serie di contratti tipici, lasciando poi all’autonomia patrimoniale delle parti individuare altri accordi che siano meritevoli di tutela.

Parlare di appalto ti fa venire in mente la costruzione di un immobile e quindi ti chiedi come possa adattarsi al servizio di copywriting che rendi? Si, effettivamente, pur essendo una cosa curiosa, è così. Se non hai un contratto si fa riferimento alla legge.

Ad esempio:

• Se l’agenzia ritiene di voler compiere delle modifiche in corso d’opera (anche a livello creativo o organizzativo) allora queste devono essere autorizzate e “l’autorizzazione si deve provare per iscritto“. Peraltro, se il prezzo era fissato per l’intero, in questo caso l’agenzia non può ottenere un compenso ulteriore.
• Se servono necessariamente delle modifiche e non ci si mette d’accordo, interviene il giudice, che chiaramente non è a conoscenza dello specifico servizio che stai rendendo a favore del tuo cliente. Peraltro, se “le variazioni sono di notevole entità, il committente può recedere dal contratto ed è tenuto a corrispondere un equo indennizzo“.

La cosa più importante però è questa. Se non è stabilito diversamente all’interno del contratto e si deve fare applicazione alla normativa legislativa dell’appalto: In ogni caso, la legge stabilisce poi che il committente può sempre richiedere delle variazioni al progetto.

• Il cliente può sempre chiedere delle modifiche al progetto a prescindere dall’entità.
• Se le variazioni causano una modifica del prezzo complessivo superiore ad un sesto, allora l’agenzia di comunicazione può richiedere la variazione del prezzo.
• Se le variazioni non causano questa modifica, allora l’agenzia dovrà comunque svolgerle.

Questo è quello che stabilisce la legge nei casi in cui l’agenzia non si sia dotata di un documento contrattuale con cui si va a definire bene, in ragione del tipo di servizio, del tipo di cliente, del tipo di attività, del prezzo, andando quindi a stabilire qualcosa di diverso.

Cosa puoi prevedere in un contratto per servizi di comunicazione

Dotarsi di uno strumento contrattuale può davvero, in questo caso, fornirti la soluzione al problema della richiesta di modifiche.

Mettere nero su bianco gli obblighi e i divieti delle parti, è utile per lavorare bene sin dall’inizio e risolvere in modo lineare le questioni sopravvenute in corso d’opera.

Se non hai un contratto, ti suggerisco quindi di valutarne l’adozione: puoi partire ad alcuni suggerimenti che ho elaborato in un articolo dedicato al contratto per servizi di comunicazione. Se sei verticale su alcuni temi, ad esempio i social media, i copy, lo sviluppo di siti internet, post-produzioni fotografica, SEO, hai la possibilità di approfondire tramite le risorse informative che ti metto a disposizione.

Se il contratto ce l’hai già, puoi controllare se c’è la disciplina delle modifiche e se quindi sono presenti le clausole che ti indico sotto. Eventualmente puoi valutare un aggiornamento del documento.

Ci sono anche altri strumenti, correlati al contratto che diventano utilissimi in questi casi. Non conosco come imposti a livello organizzativo il tuo lavoro, ma avere un brief ti libera da molti pensieri.

In ogni caso all’interno dell’accordo si possono prevedere alcune clausole.

1) Definire cosa intende per progetto creativo e per modifiche.

È sempre fondamentale dare una definizione ai concetti che vengono utilizzati nel documento contrattuale. In questo modo, il cliente ne è a conoscenza sin dall’inizio e in caso di contenzioso si evitano problemi interpretativi.

2) Fornire alcuni esempi di modifiche accettate.

Se ti ritrovi molto spesso a modificare alcuni colori, allora quella potrebbe essere una modifica consentita. Se invece la richiesta di modifica della palette colori sconvolge l’impianto del lavoro, allora quella modifica non è consentita.

Sei quindi tu a poter stabilire a priori se intendi ammettere alcune richieste di modifica o se invece prevedi il divieto di alcune perchè determinano uno stravolgimento dell’impianto.

3) Stabilire i tempi per richiedere le modifiche.

Se accetti di compiere alcune modifiche, è altresì importante definire bene entro quale termine il cliente te le può richiedere. Si può anche valutare l’approvazione automatica del lavoro in difetto di richiesta di modifiche entro un termine.

4) Gestire le modifiche più importanti

Nulla esclude che tu comunque voglia ammettere anche le modifiche più importanti, che determinano lo stravolgimento del progetto iniziale. in questo caso, lo puoi stabilire, facendo le tue valutazioni in termini di flusso di lavoro, tempi, prezzi

5) Individuare un prezzo per ogni modifica

Altra cosa importante è definire se, vi è un numero di modifiche consentite ed incluse nel compenso iniziale ovvero se vi sono delle modifiche che costituiscono dei servizi aggiuntivi.

Parti da qui. La tua checklist per le modifiche

Mi piace sempre lasciarti con qualcosa che ti contente di iniziare anche in autonomia. E quindi, eccoti una checklist breve, strumento che può esserti utile a livello tecnico, per poi tradurre il tutto sotto il profilo legale.

1. Cosa intendi, nel tuo lavoro, con il concetto di modifica al lavoro creativo?
2. Ci sono delle modifiche “grandi” e delle modifiche “piccole“?
3. Quali sono le modifiche che vengono più frequentemente richieste dal tuo cliente?
4. Prevedi un numero di re-work inclusi nel preventivo oppure fai pagare ogni modifica?
5. Ti sei mai trovato a sciogliere un contratto a causa delle modifiche al progetto creativo?

Fatto questo, hai gli appunti per calare all’interno di un documento contrattuale il tuo modo di lavorare, risolvendo a priori il problema delle modifiche.

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