Tutto cambia, lo sappiamo. Se offri un nuovo servizio, se c’è una modifica normativa sopravvenuta, se acquisisci un collaboratore nuovo, la gestione legale (e contrattuale) dell’agenzia, deve essere rivista ed eventualmente aggiornata. Vediamo come.

Perchè aggiornare la documentazione?

I fattori che possono richiedere la revisione, modifica ed aggiornamento della documentazione e delle procedure possono essere molteplici.

I fattori di cambiamento possono essere interni (individuazione di un nuovo servizio, declinazione di un prodotto innovativo, espansione verso l’estero) oppure esterni (novità normativa che impone determinati vincoli o che consente nuove opportunità).

Ad esempio:

• Se in origine l’attività creativa era svolta nella forma dell’impresa individuale e successivamente gli accordi di collaborazione diventano costanti e permanenti, potrebbe essere necessario ed utile identificare una nuova forma giuridica, quella della società e quindi strutturarsi in modo diverso.
• Se l’anno scorso i servizi erano molteplici ma quest’anno hai deciso di focalizzarti unicamente nella fotografia di prodotto, sarà bene declinare anche gli aspetti legali dell’attività a questa decisione e compiere talune valutazioni (anche con riguardo ai finanziamenti che attengono alla tua attività).
• Se ancora, a seguito dell’introduzione di una novità normativa il tuo sito non è più compilant o vi è una sopravvenuta difformità nella gestione dei dati da parte del tool in uso, è fondamentale affrontare e risolvere la questione dal punto di vista legale.

Cosa fare per aggiornare la documentazione legale?

Non ci sono modalità prestabilite. Come sempre, parto dall’analisi.

Se la necessità di aggiornamento è determinata da fattori interni (nuovo servizio, declinazione di un nuovo prodotto), sarà l’agenzia di comunicazione ad illustrarmi le modifiche intervenute ed insieme valuteremo se e come aggiornare procedure e documentazione. Non è detto vi sia la necessità di compiere delle modifiche importanti, potrebbe essere sufficiente aggiornare talune clausole di un allegato.

L’aggiornamento può essere reso necessario anche dalla costante richiesta dei potenziali clienti: se i clienti richiedono spesso delle delucidazioni in merito ad una specifica clausola oppure costantemente non l’accettano perché troppo a loro sfavore, si può valutare di ammorbidire i concetti nel format generale così da evitare lungaggini.

Immagino tu abbia ben presenti le caratteristiche che dovrebbe presentare un contratto di un'agenzia di comunicazione (chiaramente poi declinato in ragione alle peculiarità dell'attività). Se hai qualche dubbio, puoi leggere l'approfondimento dedicato: Contratto per agenzia di comunicazione.

Se invece l’aggiornamento è reso necessario da una modifica normativa (introduzione di un nuovo regolamento europeo, decreto legislativo in materia di servizi digitali) ovvero da provvedimento che ha comunque un impatto sulla specifica attività (sentenza della corte di cassazione, provvedimento del garante), potrebbe essere il professionista che ti ha curato la gestione contrattuale ad informarti.

Per mia esperienza, quando mi occupo della gestione dell’attività creativa, sia che sia all’avvio sia che sia successivamente, mi impegno anche a notificare al cliente eventuali novità legali che possono impattare sull’attività caratteristica, così poi da confrontarci insieme sulle decisioni da assumere.

Come mantenere aggiornati documenti e procedure?

Nella consulenza legale dei business (siano essi in fase di avvio o di ri-strutturazione) prevedo un monitoraggio costante a medio termine così da attestare la conformità dell’attività svolta alle concrete esigenze. In generale poi, prevedo la possibilità di fruire di una consulenza continuativa che possa accompagnare in tutte le fasi di cambiamento dell’impresa.

Puoi consultare più nello specifico i servizi al link di seguito riportato e decidere poi di contattarmi per approfondire insieme.

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