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Tag: coworking

Coworking e data breach: come gestire i problemi di sicurezza nel trattamento dei dati?

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Privacy e data protection.

Come in tutti gli spazi condivisi, anche nei coworking i rischi per la sicurezza e la riservatezza dei dati personali è alto. Come prevenire i pericoli e risolvere i problemi?

Indubbiamente è opportuno sensibilizzare i tuoi utenti su tali rischi, al fine di renderli più consapevoli circa gli aspetti della gestione dei dati personali dei loro clienti che dovranno a propria volta prendere in esame. Questo potrebbe ad esempio essere un aspetto da disciplinare anche nel contratto di affitto dello spazio nel tuo coworking.

Come prevenire il pericolo?

Ogni coworking è a sé ed i pericoli sono diversi in ragione alle modalità di accesso (badge o libero), alle modalità di accesso (contratti duraturi o a giornata), ai tipi di accesso (libero per clienti o su registrazione), alle attività (eventi esterni o solo interni..), ai servizi (condivisione stampante, condivisione rete e backup..).

1) Verifica della documentazione e formazione ai coworkers

Premesso questo ecco da dove partire per prevenire le problematiche:

  1. Verificare la documentazione contrattuale ed eventualmente integrarla. É fondamentale informare gli utenti e i coworker. Lo puoi fare a partire dal contratto di affitto e farti un’idea già da qui.
  2. Educare e formare adeguatamente gli utenti. É fondamentale sensibilizzare e rendere maggiormente consapevoli gli utenti circa gli aspetti della gestione dei dati personali dei loro clienti che dovranno a propria volta prendere in esame. Mi occupo di formazione all’interno dei luoghi di lavoro e potrebbe essere interessante integrare l’offerta formativa anche con questi aspetti. Puoi farti un’idea qui o scrivermi direttamente.
  3. Fare un audit approfondito in merito a quali dati personali vengono trattati, chi tratta i dati, quali sono i documenti attualmente in uso. É fondamentale interrogarsi sullo stato dell’arte per partire in un progetto strutturato che ti accompagni, anche in modo continuativo, in tutti gli aspetti, da quelli più prioritari. Puoi iniziare con una serie di domande che ho fatto in questo articolo.

Svolte tutte queste attività, il rischio rimane, ovviamente. E quindi, passiamo ai punti 2 e 3.

2) Il registro dei trattamenti dei dati negli spazi di lavoro condivisi

Parti con il fare un registro dei trattamenti. Si tratta di uno strumento che il GDPR e il Codice Privacy considerano obbligatorio solo in certi casi (aziende con più di 250 utenti oppure che effettuano trattamenti di dati personali non occasionali o che includa dati particolari), ma che il Garante Privacy italiano ha invece ritenuto uno dei principali elementi di compliance dei titolari del trattamento, incentivandone l’adozione su larga scala.

Una volta individuati i trattamenti svolti, ne dovrai valutare anche i rischi per la sicurezza, riservatezza e resilienza. Così facendo ti sarà più facile capire quali misure di sicurezza fisiche e virtuali dovrai adottare.

Considera che esiste un registro di trattamenti dei dati del titolare del trattamento e un registro dei trattamenti del soggetto quale responsabile. É fondamentale, per ogni trattamento, interrogarsi sul ruolo del soggetto che lo compie. Se non sai di cosa sto parlando, puoi approfondire i ruoli privacy delle persone che trattano i dati nei coworking.

Ricorda che ciò che implementi nello spazio di coworking impatta anche sui tuoi coworkers, che potrebbero aver bisogno di dimostrare che lo spazio in cui operano è fornito delle necessarie misure di sicurezza per il trattamento dei dati personali dei loro clienti e fornitori.

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3) La procedura data breach per coworking e community di lavoro

Fatto questo, sarà fondamentale individuare una procedura per il data breach ovvero per la violazione alla sicurezza dei dati personali.

  • Il data breach consiste nella violazione di sicurezza dei dati personali che comporta accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati;
  • É fondamentale l’adozione di alcune procedure che ti permettono di sapere cosa fare in caso di violazione, in un tempo limitato;
  • É importante limitare il rischio del verificarsi delle violazioni ad esempio attraverso la gestione degli accessi alla rete wifi e alle stampanti ovvero il controllo degli accessi fisici (furto di device, storage, documenti..).
gestiamo in via preventiva del pericolo alla sicurezza dei dati

Come risolvere i danni?

La presenza di diversi utenti nella medesima rete o struttura può alzare il livello di rischio di data breach. 

Se si dovesse verificare un data breach nel tuo coworking, devi essere pronto a gestirlo nel minor tempo possibile, è la stessa normativa a stabilirlo, prevedendo:

  • Il coworking che subisce un data breach, entro 72 ore dalla scoperta deve notificare la violazione al Garante per la protezione dei dati personali.
  • Se la violazione comporta un rischio elevato per i diritti dei coworkers, il coworking deve comunicare la violazione subita a tutti gli interessati;
  • Non sempre è necessaria la notifica al Garante e la comunicazione agli interessati;
  • In ogni caso lo spazio di lavoro condiviso deve documentare tutte le violazioni dei dati personali, ad esempio predisponendo un apposito registro delle violazioni. 

Non è detto quindi che tu debba sempre procedere con la notifica del data breach al Garante, ma non dimentichiamo che nel tuo spazio di coworking ci sono diversi utenti, i quali a loro volta sono titolari dei dati personali dei loro clienti e tali dati potrebbero a propria volta essere stati in qualche modo impattati dall’incidente di sicurezza che è occorso nella tua struttura. 

Cosa fare per la sicurezza dei dati nei coworking

Se hai svolto tutti gli “esercizi” sopra, sei già a buon punto. Se sei già dotato di procedure per prevenire e sai come muoverti in caso di problemi, ottimo. La partecipazione di tutti gli attori e la collaborazione tra titolare del coworking e utenti è quindi fondamentale.

Cosa possiamo fare quindi? Di sicuro, svolgere insieme tutta l’analisi, definire documenti e procedure, mantenere aggiornato tutto, così da permetterti di essere compliance alla normativa privacy e di offrire un servizio di alto livello ai tuoi coworkers.

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Questo contenuto è stato scritto dal Team Privacy di Legal for Creativity che si occupa di tutti i profili che riguardano in trattamento dei dati personali. Se vuoi approfondire questi o altri temi legati al mondo della privacy, puoi contattarci:

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Foto di Jason Dent su Unsplash

I ruoli privacy nei coworking: chi tratta i dati dei freelance, imprenditori e coworkers?

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Privacy e data protection.

Se sei il titolare di uno spazio di coworking, come in qualsiasi spazio di lavoro, è fondamentale la corretta impostazione dei ruoli delle persone che gestiscono i dati personali di coworker e freelance. Come fare?

Non serve che ti spieghi che il trattamento dei dati personali è regolato dal GDPR (Reg UE 2016/679) e dal Codice Privacy (d.lgs. 196/2003) e che questo vale anche (e soprattutto) negli spazi di coworking: qui, il rischio di perdita di dati o di erronea diffusione dei dati personali tramite gli spazi condivisi (fisici ma anche virtuali) è una questione importante. 

Se non ne sai molto e vuoi partire dagli inizi ti suggerisco:

  1. La gestione dei dati personali dei coworkers: i problemi del trattamento dei dati, le soluzioni e la modalità di strutturare un progetto privacy sicuro, adeguato e conforme. Lo trovi qui
  2. Gli aspetti contrattuali generali dei coworking: cos’è e cosa non è. Lo trovi qui
gestione dei dati personali nei coworking
aspetti contrattuali generali dei coworking

Passiamo quindi a parlare dei ruoli delle persone che girano attorno agli spazi di lavoro condivisi. Puoi comunque considerare non solo le società ma anche hub creativi, community per freelance, cooperative che mettono a disposizione luoghi per attività..

Attenzione ai ruoli privacy delle persone

È fondamentale innanzitutto prestare particolare attenzione alla corretta impostazione del tuo rapporto come titolare dello spazio di coworking con i coworkers che vi lavorano.

Partiamo da un esempio:

  • il coworker, sotto il profilo privacy, è qualificato come l’interessato al trattamento.
  • la società titolare del coworking, sotto il profilo privacy, è qualificato come titolare del trattamento;
  • il commercialista, il gestore del sito internet, il fotografo arruolato per gli eventi, sotto il profilo privacy, sono qualificati come responsabili del trattamento;
  • l’assistente virtuale o l’amministrazione dipendenti della società, sotto il profilo privacy, sono qualificati come autorizzati al trattamento;

Sembra facile, ma non lo è. Ad esempio, se:

  • Il c.d. interessato è una società, ci sono anche i dati di dipendenti e collaboratori;
  • Il coworking è uno spazio gestito come progetto da più aziende, il c.d. titolare del trattamento non è unico;
  • Gli eventi includono anche gli esterni o avviene la trasmissione in streaming, c’è la parte di tutela dei dati personali come fotografia;
  • L’utente può acquistare l’ingresso tramite APP, ci sono i termini e condizioni della piattaforma da vedere;

Qual è il ruolo del gestore dello spazio di coworking?

Il gestore di un coworking è un titolare del trattamento.

Sotto il profilo privacy, la normativa ti inquadra innanzitutto come titolare del trattamento dei dati personali dei free-lancers a cui affitti uno spazio nel tuo coworking.

Per poter gestire il rapporto tra te ed il coworker avrai infatti bisogno dei suoi dati personali, ad esempio per permettergli l’accesso all’area di lavoro e per la fatturazione dei relativi servizi.

Il gestore di un coworking può essere un responsabile del trattamento

Potresti trovarti a trattare i dati personali di clienti e/o fornitori dei tuoi coworkers, ad esempio tramite la registrazione degli accessi dei visitatori ai desk di accoglienza.

In questo caso potresti agire come responsabile del trattamento, svolgendo di fatto un trattamento dei dati personali di tali soggetti per conto del tuo coworker.

Chi è il titolare del trattamento in un spazio coworking?

La definizione di titolare del trattamento è data dall’art 4 del GDPR: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione o degli Stati membri;“

Questo significa che chi gestisce il coworking, trattando i dati per, principalmente, offrire lo spazio condiviso, è titolare del trattamento.

E può essere:

  • una startup, che ha preso in locazione gli spazi e ne ha costruito un coworking;
  • più società che nell’ambito di un progetto condiviso hanno creato un coworking;
  • un ente di diverso tipo che, anche per attrarre clienti (finalità di marketing) ha creato uno spazio condiviso attrattivo;
  • una cooperativa o comunque un ente del terzo settore che tramite un bando porta avanti un progetto di questo tipo, unitamente ad altri;
  • un comune o comunque un ente pubblico, anche in una situazione di co-progettazione;

Chi è il responsabile del trattamento nei coworking?

La definizione di responsabile del trattamento data dall’art 4 del GDPR è “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento;“

Si tratta di tutte le persone che, su indicazione del titolare del coworking, trattano dati personali in virtù di una convenzione.

Ad esempio:

  • il gestore del sito internet del coworking;
  • l’ente che si occupa dell’organizzazione degli eventi formativi presso il coworking (allestimento degli spazi, invito degli ospiti, gestione delle presenze..);
  • software house che mette a disposizione l’APP per l’acquisto dell’ingresso;
  • tutti i consulenti dello spazio di lavoro condiviso, in ragione delle attività;

Può essere anche lo stesso titolare del coworking, in alcune situazioni. Penso ad esempio al caso in cui l’amministrazione si occupa dell’accoglienza dei clienti del coworker piuttosto che della ricezione dei pacchi dei dipendenti dell’azienda coworker.

Tutte le persone che vedono i dati personali in un coworking

Ci sono poi altri soggetti: incaricati al trattamento, destinatari dei dati personali, terzi. Si tratta di persone che devono essere debitamente individuate, incaricate, formate al trattamento dei dati personali.

L’interessato deve essere informato in modo corretto dell’esistenza di tutti i soggetti che possono venire a conoscenza dei suoi dati personali.

L’organigramma privacy degli spazi di lavoro condivisi

Da dove partire quindi, per la definizione dei ruoli privacy delle persone che lavorano all’interno di un coworking? Non è così semplice e lineare e sopratutto, si tratta di ruoli che non sono statici, dipende dal soggetto che viene individuato come interessato al trattamento.

Puoi partire però da una cosa molto semplice, ovvero rispondendo a questa domanda: chi vede i dati personali che vengono comunicati dai coworker?

Da qui, nell’ambito di un progetto serio e strutturato, si vanno a definire bene i ruoli pervenendo a costruire un organigramma privacy nell’ambito del quale tutti sono informati della propria mansione in questa materia.

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Questo contenuto è stato scritto dal Team Privacy di Legal for Creativity che si occupa di tutti i profili che riguardano in trattamento dei dati personali. Se vuoi approfondire questi o altri temi legati al mondo della privacy, puoi contattarci:

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Foto di Megan Bucknall su Unsplash

Coworking per freelance e imprenditori: le regole base

Scritto da Valentina Trevisan il . Pubblicato in Contratti e preventivi.

Quali sono le regole principali dei coworking? Parliamo della locazione di uffici condivisi e dei contratti da sottoscrivere

Il coworking: cos’è e cosa non è

1) Il servizio di condivisione di spazi di lavoro

Il coworking è uno stile di lavoro fondato sulla condivisione di spazi. Prevede la locazione di una postazione (sedia e scrivania) in luogo di un intero ufficio ed è orientato alla creazione di network tra persone che ivi svolgono la loro attività.

Chi sceglie il coworking è di norma un lavoratore autonomo (esistono coworking per creativi e freelance ad esempio) ma può essere anche un dipendente in smart working oppure un’azienda che opta per uno spazio condiviso per policy interna. 

Se sei un freelance che va nel coworking tipicamente lavorando online, ti suggerisco di leggere un articolo dedicato proprio a chi svolge dei servizi impostati in questo modo. Puoi trovarlo qui.
Se invece vorresti tanto iniziare a frequentare un coworking, perchè lavori in smart ma non sai bene quali sono le possibilità e le richieste che puoi fare al tuo datore di lavoro, puoi iniziare da questo articolo che ho dedicato proprio all'accordo di smart working.

2) Il coworking non è una locazione

Il coworking, non è una fattispecie giuridica ma è una modalità di concepire l’attività lavorativa fondata sulla condivisone. Il nostro ordinamento non regolamenta espressamente il contratto di coworking, ma esiste la possibilità di creare dei contratti c.d. atipici in cui le parti scelgono come regolare i rapporti. 

Come sai una delle mie attività principali è la redazione di contratti e in generale generale la gestione legale dei rapporti commerciali. Se vuoi farti un'idea più specifica di cosa intendo puoi farti un'idea della documentazione contrattuale, approfondire gli aspetti contrattuali di base oppure vedere i servizi di consulenza legale per aziende ed agenzie.

La locazione commerciale invece è un contratto avente ad oggetto un immobile o una porzione di esso per finalità commerciali ed è regolato direttamente dalla legge (con possibilità delle parti di stabilire alcuni elementi); deve essere scritto.

Mi occupo chiaramente anche di contrattualistica tipica e mi riferisco ai contratti di appalto, di vendita o di locazione appunto. In questo sito però non troverai articoli su questi temi generali perchè preferisco darti delle informazioni specifiche sulle singole attività (usa la lente inserendo una parola del mondo del marketing).

3) Lo spazio di coworking non è un condominio

Il coworking offre svariate possibilità di condivisione di spazi (sala meeting, sala mensa, riunioni, uffici singoli), oltre che molti servizi accessori (reception, sede legale, segreteria, servizi amministrativi), in godimento. Non si creano però dei diritti reali.

Il condominio invece, si ha quando accanto alla proprietà esclusiva vi sono alcune parti comuni (area di parcheggio, muri maestri, rete idrica..).

Perchè scegliere il coworking?

Fatevi una lista di PRO (perchè dovrei scegliere di lavorare presso un coworking e perchè dovrei optare per quella struttura piuttosto che un’altra?) e dei CONTRO (perchè non continuare a lavorare a casa o presso un ufficio in locazione, perchè investire del denaro invece di risparmiare nell’ottica di compiere un investimento più importante?).

A mio avviso, potrebbero essere considerati i seguenti punti.

1) Fare network nei coworking: i contratti di collaborazione

Frequentare un luogo di lavoro abitualmente occupato da persone che hanno professionalità differenti rispetto alle nostre ci consente di avere un’opportunità in più per ampliare la nostra clientela.

Da avvocato, ti posso dire che questi rapporti possono convertirsi ad esempio in collaborazioni, anche continuative. Va da sé che è bene regolamentare sin da subito, anche con semplici accordi di collaborazione di base o linee guida.

2) Acquisire competenze: la formazione legale negli spazi condivisi

    Molti coworking organizzano percorsi di formazione e consentono al lavoratore di acquisire maggiori competenze attraverso corsi o incontri.

    Mi sono ritrovata svariate volte a svolgere attività di formazione in location simili e quindi se vuoi mettermi in contatto con il coworking che frequenti o se sei il titolare di un coworking, puoi farti un’idea partendo da qui.

    3) Sviluppare relazioni di valore: il beneficio comune nei coworking

    Oltre al network avente finalità meramente professionale, è inevitabile che trascorrere del tempo con persone consente di creare delle relazioni che possono offrire qualcosa di sicuramente positivo.

    Da avvocato, penso ad esempio al tema benefit e alle attività non rivolte unicamente al profitto ma gestite per una finalità di beneficio comune.

    Cosa controllare prima di firmare il contratto di servizio di spazi condivisi?

    Dipende dal tipo di coworking. Ma in generale, ti suggerisco di prestare attenzione a:

    1) Come recedere da un contratto di coworking

    I contratti di durata (come ad esempio la locazione), tipicamente consentono la possibilità di recedere dal contratto ossia di chiudere l’accordo prima della scadenza naturale o del rinnovo.

    É bene quindi controllare:

    • Qual è il termine entro cui devi dare preavviso per esercitare il recesso?
    • Il contratto si rinnova in modo automatico salvo disdetta?
    • Ci sono degli adempimenti da svolgere per comunicare il recesso?
    Ho parlato in modo abbastanza approfondito di recesso, che è un termine giuridico ma che ho spiega a livello concreto, con esempi. Puoi leggerlo qui.

    2) I servizi accessori negli spazi di lavoro condivisi

    Fondamentale sapere qual è l’oggetto della prestazione ossia cosa ricevi, oltre alla fruizione della postazione, in cambio del canone mensile (o settimanale).

    E quindi:

    • Quali servizi accessori sono previsti?
    • Se i servizi accessori vengono meno (ad esempio, la sala relax diventa inaccessibile per due mesi oppure il numero di persone incrementa in misura tale da impedirti di fatto di usare la cucina), cosa prevede il contratto? 
    Se stai leggendo questo articolo come titolare di un coworking, puoi approfondire il tema dei "servizi accessori" o dei "servizi aggiuntivi" anche tramite un articolo che ho dedicato. Eccolo qui.

    3) La protezione della rete wifi nei coworking

    È opportuno informarsi se esistono delle modalità che assicurano la protezione da ingressi non autorizzati, la distinzione tra rete guest e rete ordinaria, la responsabilità e gestione di malware attraverso i canali internet..

    E quindi:

    • C’è un modulo di consegna delle credenziali di accesso?
    • Come vengono gestiti gli esterni?
    • C’è una policy o regolamento dei sistemi?

    4) Il pagamento del canone di una postazione in coworking

    È importante prestare attenzione alle modalità e ai termini di pagamento, nonchè agli effetti del mancato pagamento entro i termini indicati nell’accordo.

    E quindi:

    • Cosa è previsto in caso di ritardo nel pagamento?
    • Cosa è previsto in caso di prenotazione della sala riunioni oltre il monte ore stabilito?
    • Come vengono gestite le scoutistiche?

    5) Il trattamento dei dati personali nei coworking

    Non è immediato che a seguito dell’iscrizione al coworking o comunque della sottoscrizione dell’accordo, le persone siano automaticamente iscritte alle newsletter degli uffici, ricevano comunicazioni relative agli eventi interni e/o esterni e pubblicità di altro tipo. Attenzione quindi alle modalità con cui vengono trattati i propri dati personali.

    E quindi:

    • Hai ricevuto (o consegnato) un’informativa corretta?
    • Dove vengono salvati i dati personali dei coworker?
    • Qual è la finalità per la quale vengono conservati i dati?

    Se sei dalla parte del coworking, sicuramente hai a cuore questo tema. L’ho approfondito in modo verticale su alcuni articoli partendo dal trattamento dati dei coworker, ai ruoli privacy nel coworking e affrontando la violazione della sicurezza dati e data breach negli spazi condivisi.

    Ovviamente, se hai bisogno di consulenza legale per i rapporti di lavoro negli spazi condivisi, puoi scrivermi in via diretta.

    ASSISTENZA legale PER COWORKING

    I coworking per agenzie di comunicazione

    Ovviamente, il coworking non è solo per lavoratori autonomi.

    Un’agenzia di comunicazione può essa stessa sviluppare un progetto di coworking, mettendo a disposizione degli uffici, organizzando gli spazi e offrendo al potenziale cliente un complesso di servizi che possono rivelarsi molto utili.

    Come evidenziato assume quindi notevole rilevanza l’organizzazione delle aree, la gestione degli accessi, l’identificazione dei fruitori della struttura e la conclusione di accordi che consentano lo sviluppo dell’attività, ma che tengano a che conto dei profili di tutela per entrambi i contraenti.

    Supporto legale per chi usa o crea un coworking

    Puoi quindi aver intuito alcune delle questioni di maggiore importanza quando si inizia a valutare gli aspetti contrattuali e legali di un sistema di questo tipo.

    E quindi:

    • se stai valutando di fruire di un servizio di coworking ma non hai ancora firmato il contratto
    • se sei in team con altre persone e vorresti, magari partecipando a qualche bando, allestire uno spazio di coworking
    • se sei un’agenzia di comunicazione e vorresti sviluppare un ramo della tua azienda orientato a queste attività

    Legal for Creativity, come sai, supporta i business in fase di avvio occupandosi della gestione contrattuale, sin dall’origine, partendo dalla pianificazione, all’organizzazione, agli aspetti contabili, amministrativi, fiscali e chiaramente legali, anche grazie al supporto dei dottori commercialisti parte del team.

    SUPPORTO AL COWORKING E/O AL COWORKER