Voglio dedicare questo approfondimento al grande tema dei collaboratori, interni (dipendenti) ed esterni (fornitori) che gravitano attorno all’impresa. Sicuramente, attivare freelance assicura una grande flessibilità, ma come gestire il know how di progetto?

Vediamo quindi come strutturare in modo coerente il binomio organizzazione interna e rete di freelance, con particolare riguardo a ciò che, nella pratica, genera più problemi: qualità del servizio, responsabilità verso il cliente, proprietà intellettuale, sicurezza dei dati e delle informazioni.

Un modello “ibrido” si può?

L’attivazione di freelance risponde a varie esigenze concrete: accesso rapido a competenze specialistiche, scalabilità in caso di picchi di lavoro, riduzione notevole dei costi fissi, team specializzati.

Ad esempio, per una digital Agency, assumere stabilmente tutte le competenze specialistiche necessarie per ogni diversa commessa, è praticamente impossibile. Penso ad esempio, al motion design, all’AI engineering, all’UX writing, al character designer, ecc. Questo è giustificato da una notevole parcellizzazione delle professionalità nel mondo digitale (tu mi insegni).

Chiaramente, il modello è ibrido nella misura in cui c’è uno zoccolo duro di interni che permette sia il coordinamento di tutto il progetto (staff di tecnostruttura) sia le attività principali del progetto.

Tuttavia, proprio perchè trattasi di modello ibrido, l’organizzazione richiede metodo.

L’organizzazione interna: cosa tenere in house e perchè

Un’azienda, per funzionare bene, non può essere solo una rete, ci sono alcune funzioni che dovrebbero rimanere interne.

Di fatto, devono essere presenti delle figure stabili che assicurano, internamente, il coordinamento ed esternamente, una visione d’insieme.

Le funzioni che dovrebbero restare interne

Secondo me, le funzioni che dovrebbero rimanere al vertice strategico e alle funzioni di staff interno sono:

1. Direzione: che si occupa del coordinamento e della definizione della strategia, del posizionamento del metodo e di tutto quanto attiene alla direzione appunto dell’azienda;
2. Commerciale: in realtà in alcuni casi potrebbero esserci anche più figure, alcune interne che si occupano della contrattualistica, altri esterni che si occupano della gestione della fase di preventivazione; anche essere
3. Project management: a mio avviso, la figura dovrebbe essere necessariamente interna, per non disperdere informazioni e finire in responsabilità nei confronti del cliente finale; tuttavia, per alcuni progetti potrebbe essere una valida opzione esternalizzare;
4. Amministrazione: qui entra tutto quanto attiene alla documentazione e alla c.d. burocrazia. Gestione clienti, fornitori, collaboratori.

Il ruolo del consulente legale è affiancare sicuramente l’amministrazione e la direzione, in ragione a quelle che sono le mansioni effettive, partendo da una gestione dei flussi di lavoro e della contrattualistica di settore.

La rete di freelance: come usarla in modo intelligente i professionisti creativi

I professionisti creativi funzionano bene quando vengono utilizzati come specialisti a progetto, con attività ben definite e misurabili. Un’attività continuativa, è una contraddizione e potrebbe causare problematiche anche in relazione al corretto inquadramento.

Le attività tipicamente esternalizzazbili

Sulla base della nostra esperienza, sono sicuramente attività che possono essere gestite anche esternamente, con un importante coordianemtno dall’interno, attraverso il PM, ad esempio: la produzione creativa (illustrazioni, shooting, motion), le attività tecniche altamente specialistiche (salvo non si tratti di agenzia che si occupa proprio di quello), oppure tutta la parte di supporto editoriale (tipicamente gestito attraverso copywriter freelance).

In questo senso la governance rimane interna e l’esecuzione specialistica avviene esternamente, seppur in modo controllato.

Il controllo e una gestione corretta passa attraverso una documentazione contrattuale aggiornata e coerente.

Make or buy? Ossia, meglio assumere dipendenti o collaborare?

Chiaramente, non è una questione esclusivamente legale, ma passa attraverso la continuità, i carichi di lavoro, la solidità dell’azienda, le capacità, gli obiettivi di businesss, ecc.

La soluzione può essere ottenuta attraverso questa valutazione: il team interno si occupa necessariamente di tutta la parte di gestione del cliente, controllo qualità, approvazione; la parte esterna si attiva con riguardo alle attività specialistiche operative.

Se non c’è equilibrio, potrebbero esserci delle conseguenze: ritardi nelle consegne, contestazioni, responsabilità, valutazione della qualità del lavoro e quindi dell’affidabilità.

Se ti serve una valutazione giuslavorista, possiamo certamente darti supporto. All’interno del team abbiamo un’avvocata esperta in diritto del lavoro che può rispondere ai quesiti.

I principali rischi legali nella gestione dei freelance

Ci sono dei profili di rischio nell’attivazione dei professionisti creativi, che però possono essere diminuiti in relazione ad una corretta gestione del lavoro.

1) La responsabilità verso il cliente rimane all’agenzia

In alcuni casi il cliente vieta il subappalto. L’agenzia di solito richiede una modifica alla clausola dacché è normale avere una rete di fornitori che svolgono parte del lavoro.

In ogni caso, l’azienda è il soggetto che rimane direttamente responsabile nei confronti del cliente finale. Se quindi il collaboratore esterno: consegna in ritardo, realizza in modo erroneo la prestazione, sbaglia, viola diritti di terzi, compromette dati o account, l’agenzia ne risponde comunque.

Sul punto, richiamo un approfondimento che abbiamo dedicato al tema: “L’appalto e il sub-appalto di servizi nelle agenzie di comunicazione”

2) La qualificazione giuridica del rapporto

Attenzione massima a come viene gestita la collaborazione. Se infatti si tratta di una collaborazione continuativa, mono-committente, con orari e modalità eterodirette, integrata stabilmente nei processi interni, può emergere un rischio di contestazione giuslavoristico.

Diventa quindi fondamentale avere degli incarichi scritti, chiari che sanciscono l’autonomia ma non solo in linea teorica.

3) La gestione dei diritti di copyright del freelance – proprietà intellettuale

Aspetto di portata enorme è la gestione dei diritti su quanto viene realizzato dal freelance. Mi riferisco a: codice sorgente, design, testi, contenuti, foto, format, ecc. Chi è proprietario di cosa? Come distinguere l’asset materiale dai diritti?

Anche qui, è fondamentale regolamentare in modo chiaro e trasparente tramite una lettera d’incarico, diritti, licenze, cessioni, utilizzi. Questo non solo nei rapporti freelance-agenzia ma soprattutto con riguardo al cliente finale.

4) Sicurezza di dati ed informazioni

Una delle cose più importanti da considerare è che la sensibilità per la sicurezza dei dati e delle informazioni che viene adottata dall’azienda deve essere estesa anche ai collaboratori altrimenti, vi è il rischio di porre nel nulla gli investimenti, oltre che ad essere esposti a notevoli rischi.

Infatti, il collaboratore esterno molto spesso entra in contatto con: drive e cartelle condivise, CRM, dati ed asset del cliente, ecc. È quindi fondamentale, perlomeno, richiedere l’adozione di misure di sicurezza, far sottoscrivere NDA o impegni di riservatezza, limitare gli accessi.

5) Organizzazione dei processi interni

Oltre alla contrattualistica, di base, è fondamentale una gestione operativa costituita da procedure semplici e ripetibili. Si tratta di mappare il processo di outsourcing dell’attività.

Gli strumenti di governance indispensabili in questo caso o meglio quelli che io suggerisco e do supporto per adottare sono:

• l’on boarding del freelance;
• lo sviluppo di brief standardizzati;
• la definizione di fasi e milestone di progetto;
• la formalizzazione delle revisioni ed approvazione;
• un check interno della qualità; gestione e archiviazione;

Per approfondire uno o più di questi temi, contattaci.

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