Ci sono alcune strutture organizzative che funzionano, resistono ai cambi generazionali e all’avvento dell’intelligenza artificiale. Ci sono sistemi di aziende digitali che invece soffrono del turnover, che sono disorganizzate e che lavorano sul daybyday. Perché? Perchè dipende dalla forma organizzativa.

Cos’è una forma organizzativa?

È una modalità consolidata per risolvere un problema organizzativo. Quale problema? Quello di organizzarsi.

Le forme organizzative sono diverse e possono essere: semplici, gerarchico-funzionali, divisionali e a matrice, per processi, a progetto, a rete. Quale forma organizzativa scegliere per un’agenzia di comunicazione? non esiste un’unica forma, ma esiste la forma più adatta alla realtà aziendale, in base alle persone, ai ruoli, ai meccanismi decisionali, agli obiettivi.

Tutto però deve partire dall’individuazione delle 5 componenti di Mintzberg.

Durante la consulenza legale ti verranno illustrate, dal punto di vista teorico, le componenti e poi il tutto verrà calato nel concreto (potrebbero non esserci tutte e 5, oppure si, ma dipende anche dalla rilevanza, da quali persone sono composte, ecc). 

In termini pratici, bisogna definire chi fa cosa, chi decide, come circolano le informazioni e come viene gestito il lavoro, sia all’interno dei singoli team sia tra le diverse aree aziendali.

Perchè parlare di forma organizzativa?

Nel contesto delle agenzie di comunicazione e delle software house, la forma organizzativa incide sul modo in cui vengono gestiti i progetti, coordinati i professionisti, attivate le partnership e rispettate tempistiche, budget e standard qualitativi. Non si tratta quindi di un semplice schema teorico, ma di una vera e propria architettura operativa che sostiene – o ostacola – la crescita di un’impresa.

La forma organizzativa incide su vari fattori che chiaramente hanno poi rilevanza giuridica almeno con riguardo:

1. L’efficienza, ossia l’esatto adempimento alla prestazione concordata (leggasi, art 1218 e 1453 cc);
2. La qualità del servizio, ossia la diligenza professionale che viene richiesta nell’esecuzione dell’attività;
3. Le responsabilità, e quindi, eventuali vizi e difetti del prodotto (es: sito internet non funzionante) ovvero limitazioni di responsabilità (es: attività svolte in modo autonomo da parte del cliente sui profili social);
4. Alle mansioni, ai ruoli, agli obblighi delle persone, sia dipendenti sia collaboratori;

Tutto questo deve essere valutato con riguardo al contesto attuale: celerità e quantità di richieste, multidiscipliarietà dei servizi, lavoro per progetti, rapida evoluzione tecnologica.

Vediamo le principali forme organizzative e come si adattano (o meno) alle aziende che lavorano nel digitale.

Forme semplici: il brain asset dell’agenzia di comunicazione

Ci sono forme semplici, che in realtà sono adottate quasi ovunque, sopratutto nelle piccole agenzie di comunicazione o nelle software house che sono start up.

Nelle forme semplici non sono presenti tutte e 5 le componenti. Questo significa che ad esempio c’è un vertice strategico (leggasi, imprenditore o “paron”) e il nucleo operativo che è l’esecutore delle decisioni assunte dall’alto.

In realtà però, in una forma artigiana o molto meglio, in un c.d. gruppo di pari, pur non essendoci tutte e 5 le componenti, non c’è un imprenditore accentratore ma l’imprenditorialità è diffusa.

Questa forma è usata ad esempio quando c’è un forte capitale intellettuale, come asset intangibile, ossia in tutte le aziende del settore digitale. Si parla in questo caso di brain intensive. Il capitale intellettuale è capitale umano (persone con competenze), capitale relazionale, capitale strutturale.

Questo è tipico delle piccole agenzie di comunicazione in cui il nucleo operativo ha una grande professionalità ed anzi è esso stesso che costituisce l’asset di maggiore importanza (e magari l’imprenditore non ha conoscenze operative).

> Dal punto di vista legale

La struttura è semplice da governare, ma è tutto accentrato sull’imprenditore: il rapporto con il legale di fiducia diventa essenziale. E infatti, con le varie piccole agenzie di comunicazione mi interfaccio periodicamente con il titolare e insieme si decide la struttura da dare all’azienda, partendo proprio da: come costruire un preventivo?

L’agenzia di comunicazione che cresce: la struttura gerarchico funzionale

Di solito, l’agenzia di comunicazione nasce nelle forma semplice. Con la crescita di dimensioni dell’azienda e del business, si evolve e assume (dovrebbe) la forma gerarchico-funzionale.

È il modello più tradizionale: l’azienda è suddivisa in funzioni ben definite. Ad esempio, creatività, performance, marketing, IT, commerciale, amministrazione, ecc, ciascuna con un responsabile che risponde alla direzione. La denominazione dipende dalle scelte del vertice.

C’è una linea manageriale intermedia e un apparato amministrativo abbastanza strutturato che si occupa anche della parte legale (ed ecco il nostro ruolo, anche di ufficio legale esterno).

Un esempio di forma gerarchico-funzionale per un’agenzia digitale

Ad esempio, una software house strutturata può decidere di organizzarsi in una forma gerarchico-funzionale e quindi le funzioni sono:

• sviluppo backend,
• sviluppo frontend,
• QA/testing,
• project management,
• sales.

Ogni team lavora su più progetti, mantenendo standard tecnici e metodologici uniformi.

Pro e contro?

Sicuramente, c’è una chiarezza di ruoli e responsabilità. C’è una facilità di controllo e una formalizzazione. Di contro, ci potrebbe essere una rigidità, un rischio di silos tra i vari reparti.

> Dal punto di vista legale

Potrebbe essere sufficiente un supporto anche non continuativo, inizialmente a progetto, per l’organizzazione del workflow, la definizione della documentazione legale e poi periodico, di aggiornamento. C’è poi la disponibilità di intervenire in caso di necessità (ad esempio, mancato pagamento sulla base di un contratto elaborato insieme) dopo aver fornito una solida struttura.

La struttura divisionale per le agenzie multi-servizio

Nella struttura divisionale l’agenzia di comunicazione si organizza per divisioni autonome, ciascuna focalizzata su un: cliente, settore, linea di servizi.

Ne ho viste varie, sopratutto per le situazioni in cui ad esempio, un’agenzia di comunicazione e una software house decidono di fondersi oppure, un’agenzia di comunicazione creativa viene incorporata in un’azienda di performance. In questi casi, ogni divisione ha competenze molto diverse e distinte tra loro.

Un esempio di forma gerarchico-funzionale per un’agenzia di comunicazione

Ad esempio, un’agenzia di comunicazione può creare divisioni come:

• Brand & Advertising
• Digital & Performance
• Social & Content
• UX/UI & Web

Ogni divisione segue i propri clienti end-to-end. In questo caso si parla anche di business unit (BU).

Pro e contro?

Sicuramente, l’orientamento al cliente è un fattore di vantaggio, oltre che la diminuzione della complessità in quanto ogni unità è di fatto autonoma. Però, crescono i costi della organizzativi, potrebbe esserci dispersione di risorse e sopratutto, serve un grande coordinamento centrale.

> Dal punto di vista legale

Qui il ruolo di Legal for Creativity acquista importanza notevole, proprio come supporto continuativo per assicurare il coordinamento e favorire sinergie. Deve essere fatto un grande lavoro di standardizzazione per evitare disallineamenti tra le diverse divisioni e deve essere prevista, lato legale, una presenza continuativa.

La struttura a matrice è la più divertente per un’agenzia di comunicazione

Qui si parla di progetti, project manager, project management, team di progetto, responsabile di progetto, hai presente?

La forma a matrice è una struttura “ibrida” in cui le persone rispondono a due linee di autorità: il responsabile funzionale, il responsabile di progetto (temporaneamente). Le divisioni sono rappresentate in verticale mentre le funzioni in orizzontale. Di fatto la

Esempio tipico

Una digital agency o software house project-based: designer, developer e copywriter appartengono a una funzione, ma lavorano temporaneamente su più progetti/clienti.

Pro e contro?

Qui c’è massima flessibilità, tutto dipende dal progetto a cui si viene assegnati, ed è ottimale quando i progetti sono diversi e complessi. Il problema sono i meccanismi decisionali perchè di fatto una persona ha “due capi”.

> Dal punto di vista legale

Anche qui il ruolo del consulente legale è delicato. Potrebbe esserci un ufficio legale interno verticale sul settore ma che spesso ha necessità di un supporto esterno. In ogni caso qui ruoli, poteri e responsabilità devono essere ben definiti per evitare contenziosi ed inefficienze.

Qual è la struttura più adatta per agenzie di comunicazione e software house?

Non esiste una risposta unica. È necessaria un’analisi dei ruoli, dei servizi, del target, delle persone. Tuttavia, partendo dalla base, per le agenzie creative di piccole dimensioni una struttura gerarchico-funzionale potrebbe essere la scelta più semplice. Man mano che l’azienda cresce, sarà invece necessario valutare, anche in relazione alle inclinazioni organizzative, una forma divisionale o a matrice. Potrebbe essere comunque opportuno decidere per un modello ibrido, che si evolve con l’azienda.

Attenzione, quanto sopra non è esaustivo. Ci sono tantissimi fattori da considerare e altri approfondimenti che mi piacerebbe condividere con te per definire la forma da assegnare alla tua agenzia: qui l’attività di consulenza è imprescindibile e quindi non aspettarti un pacchetto chiavi in mano. Un colloquio conoscitivo può essere l’occasiona per iniziare l’indagine.

Che poi, come puoi intuire, una forma organizzativa non è solo una scelta manageriale e non può essere una cosa naturale. Ha impatti diretti, dal punto di vista legale, perlomeno su: contratti e rapporti con clienti e fornitori; gestione dei clienti e fornitori, rapporti con collaboratori e freelance, compliance e risk management, gestione della proprietà intellettuale.

Puoi approfondire i vari punti attraverso le risorse gratuite disponibili in questa sezione. Ti suggerisco di partire da comprendere cosa intendiamo per consulenza legale per agenzie di comunicazione e assistenza legale alle software house.

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