Mi trovo spesso a fornire assistenza per agenzie di comunicazione che vogliono o devono modificare o integrare un contratto firmato con il proprio cliente finale. Come funziona? É possibile? Qual è la procedura corretta?

Il presupposto è che ci sia un contratto scritto tra le parti, o comunque un preventivo approvato e firmato o ancora della documentazione contrattuale che attesti l’attività da svolgere da parte dell’agenzia di comunicazione.

L’attività successiva riguarda la necessità (perchè percepita dall’agenzia), la richiesta (avanzata dal cliente) o l’opportunità (rilevata da entrambe le parti) di intervenire sul rapporto in essere, senza scioglierlo, risolverlo o recedere. Qui le parti non vogliono interrompere il lavoro, ma semplicemente modificare alcuni aspetti.

Cosa significa modificare o integrare un contratto?

A livello operativo, la modifica prevede un’alterazione delle clausole (che potrebbero quindi essere anche rimosse) esistenti mentre l’integrazione prevede l’aggiunta di alcuni elementi.

Giuridicamente, questa attività prevede un nuovo accordo e quindi un nuovo contratto che va ad intervenire su quello esistente.

Infatti, dice la legge, il contratto è un accordo tra due (agenzia di comunicazione e cliente) o più parti (nel caso in cui intervenga altro soggetto) per costituire, modificare o estinguere un rapporto giuridico patrimoniale.

Il contratto si usa infatti sia per costruire (quando il cliente ti approva il preventivo per l’e-commerce), sia per estinguere (quando decidete di interrompere i servizi di social media marketing) oppure, per quanto qui interessa, modificare.

Perchè è importante la modifica?

La principale ragione è adeguare alle nuove esigenze delle parti. Se infatti non si modifica il testo dell’accordo ma si modificano o integrano i servizi, non c’è un’adeguata protezione tra le parti e questo può determinare problemi.

Ovviamente, il presupposto è che ci sia l’accordo e che quindi entrambe le parti vogliano modificare il documento. Se invece, ad esempio, la tua agenzia di comunicazione si accorge che quel servizio è stato quotato con un importo troppo basso in ragione alle richieste del cliente, ecco, qui si può cercare l’accordo ma non è detto che il cliente sia disposto ad accettare di pagare di più, dopo aver confermato l’incarico.

Esempi di modifiche

Sulla base della mia esperienza, sono intervenuta in diversi casi per preparare un accordo che andasse a modificare il documento precedente.

Sicuramente, anche tu avrai degli esempi. Tra cui:

• Variazione dei servizi attuali o aggiunta di nuovi servizi. Potrebbe accadere ad esempio l’aggiunta nella gestione di un profilo social precedentemente non previsto;
• Tempistiche. È fondamentale definire le fasi di lavoro, i tempi di consegna dei materiali, i tempi di consegna del servizio. Tuttavia ci potrebbero essere delle situazioni che impongono delle variazioni (anche esterne, come ad esempio l’aggiudicazione di un bando).
• Corrispettivo: le parti anche alla luce dei servizi potrebbero concordare delle modifiche ai compensi, che andranno calmierate per le varie esigenze;

Queste le principali. Potrebbe essere ad esempio che il cliente richieda la possibilità di utilizzare il prodotto digitale anche per altre finalità non originariamente previste e quindi sia opportuno andare ad intervenire sulla clausola relativa alla gestione dei diritti di proprietà intellettuale.

L’iter per modificare un contratto

Nella pratica, la procedura per modificare o integrare un contratto prevede almeno tre fasi:

1. Fase di negoziazione: le parti devono voler modificare il contratto e devono concordare sul contenuto modificativo;
2. Fase di scrittura: elaborare le clausole a modifica, serve la forma scritta del contratto modificativo o integrativo;
3. Fase di approvazione: firmare il nuovo contratto;

Ovviamente, per tutte le fasi è importante avere un supporto professionale per evitare di commettere errori che possono poi causare delle interpretazioni sbagliate. Voglio infatti riportarti i maggiori rischi relativi a questa attività.

I principali rischi nella modifica dei contratti

Ci sono molti aspetti delicati da considerare ed è per questo che ne stiamo parlando. È infatti fondamentale gestire in modo corretto tutto l’iter ma anche sapere bene cosa si vuol modificare e/o integrare per bilanciare con tutto il resto.

Inoltre, di solito questo tipo di contratto non va a sostituire quello precedente e quindi ci saranno necessariamente due documenti che devono “parlarsi”. Questo significa, riuscire a collegare i documenti senza refusi o inesattezze.

Ancora, inserire una modifica nel concreto, non è banale, perchè va concordata con tutte le altre clausole; ad esempio, modificare il termine di consegna può incidere nel pagamento rateizzato oppure modificare un tipo di servizio può avere effetti con riguardo ai diritti acquisiti dal cliente.

Da ultimo, fare una premessa relativa all’andamento del servizio, in approvazione di tutto quanto fatto, è buona norma.

Da dove iniziare per modificare un contratto

Di solito, nelle consulenze continuative, andiamo ad elaborare un vero e proprio format che l’agenzia di comunicazione può utilizzare anche in via autonoma per modificare gli accordi. Ovvio che poi noi ci siamo.

Come intuisci è importante gestire correttamente le modifiche contrattuali per proteggere il rapporto con i propri clienti e il valore del lavoro dell’agenzia di comunicazione.

A livello operativo, sei tu che sai come e cosa modificare, ma a livello formale, il professionista ti darà supporto adeguato.

Foto di Sigmund su Unsplash