Che ruolo è quello di un collaboratore a spot che chiami quando ti serve? Che contratto fai sottoscrivere ad un bravo collaboratore di cui ti fidi e accendi spesso? E se invece non ti piace come lavora? Parliamo di come impostare in modo chiaro e professionale i rapporti con i collaboratori.

[PER APPROFONDIRE] Lato operativo e quindi parlando di contrattualistica per agenzie di comunicazione e della documentazione contrattuale necessaria, mi ero già occupata di questo tema, trovi un focus sul contratto con i collaboratori esterni, qui.

E quindi, le situazioni possono ad esempio essere:

• Hai avviato un’agenzia di comunicazione, siete magari più soci con alcuni lavoratori dipendenti fissi che coprono tutte le attività; c’è una sopravvenuta mole di lavoro importante, dovete gestire un evento. Hai quindi bisogno di forza lavoro per un periodo limitato nel tempo.
• Hai una software house abbastanza strutturata che però non si occupa del ramo marketing e SEO, perchè di fatto non è il tuo core business. Quando c’è la richiesta vuoi comunque gestirla appoggiandoti ad un collaboratore esterno verticale su quello, di fiducia;

In questi casi:

• Qual è il ruolo del collaboratore esterno?
• Quando c’è occasionalità o continuità nel rapporto?
• Quali sono i punti più importanti e rischiosi?

Ecco quindi qualche dritta per muoverci correttamente. Considera che non si tratta di regole fisse: è fondamentale tenere in considerazione le dimensioni dell’azienda, le attività che vengono principalmente svolte, le attività accessorie, ciò di cui si occupa il collaboratore e sopratutto il rapporto che intercorre tra di voi.

E quindi:

Quali sono i collaboratori esterni di un’agenzia di comunicazione?

Fuori dal campo del lavoro subordinato, nell’area del lavoro autonomo, ci sono diverse opzioni a disposizione delle agenzie di comunicazione:

1. il lavoro autonomo abituale con liberi professionisti muniti di Partita Iva, iscritti o non iscritti ad albi professionali

1. il lavoro autonomo occasionale 

1. la collaborazione coordinata e continuativa

Sono tutti rapporti di tipo autonomo, ma ognuno ha le proprie caratteristiche, le proprie regole ed il proprio regime fiscale e previdenziale. Distinguerli, però, non è spesso facile.

Autonomia significa avere la propria organizzazione ed essere liberi di svolgere l’attività nel modo che si ritiene opportuno, senza vincoli di orario o di luogo, senza essere inseriti nella struttura di qualcun altro e senza essere soggetti a direttive o disposizioni su come deve essere svolta la propria attività. 

Anche per le collaborazioni esterne, è fondamentale inquadrare correttamente il tipo di rapporto già nel contratto iniziale ed assicurarsi che si svolga in modo conforme a quanto è stato stabilito nell’accordo. Vi spiegheremo, tra poco, il perché.

I c.d. liberi professionisti in una software house

Sono coloro che:

• svolgono per l’agenzia un’attività di tipo intellettuale
• con lavoro prevalentemente proprio
• senza vincolo di subordinazione

L’attività deve essere:

• svolta dal professionista in via abituale e non episodico / occasionale
• svolta in maniera professionale nel senso che deve rappresentare l’occupazione principale del lavoratore, nella quale ha maturato competenza e specializzazione anche attraverso il percorso di studi o di formazione 
• svolta con autonomia e personalmente

Il libero professionista può essere tenuto all’iscrizione ad un albo di appartenenza (come avvocati, medici, ingegneri, architetti, ecc.) oppure no (come fotografi, web designer, copywriter, ecc.).

Sotto il profilo economico:

• sono muniti di una Partita Iva
• il compenso viene determinato liberamente dalle parti e fatturato dal professionista
• sono tenuti versare i contributi alle proprie Casse di appartenenza o alla Gestione Separata INPS, senza obblighi per l’agenzia con cui collaborano

Operano su incarico specifico che richiede una particolare professionalità. L’incarico deve avere una durata contenuta nel tempo e non richiede particolari coordinamenti con l’agenzia.

I lavoratori occasionali in ambito marketing

Sono coloro che:

• svolgono per l’agenzia un’opera o prestano un servizio
• con lavoro prevalentemente proprio
• senza vincolo di subordinazione
• senza coordinamento con la struttura organizzativa dell’agenzia (non sono inseriti nella struttura dell’agenzia, non sono soggetti a direttive, a orari, a procedure interne, non utilizzano locali o attrezzature dell’agenzia per svolgere l’attività).

L’attività deve essere:

• occasionale ossia contenuta nelle 30 giornate l’anno
• non svolta in via prevalente dal lavoratore come propria occupazione principale
• non svolta in maniera professionale dal lavoratore

Ad esempio la creazione di un sito internet può essere compatibile con il lavoro occasionale se il lavoratore non svolge la professione di Web Business Analyst e non ha collaborazioni continuative con l’agenzia.

Sotto il profilo economico:

• il lavoratore occasionale non ha Partita Iva
• il compenso è soggetto alla sola ritenuta d’acconto
• non c’è versamento contributivo se il lavoratore occasionale realizza, nell’anno, un reddito superiore a €. 5.000,00 anche per effetto di prestazioni rese in favore di più committenti. E’ importante, nella fase iniziale del rapporto, accertarsi di questo aspetto per evitare di restare esposti a richieste da parte dell’INPS.

Dal 21 dicembre 2021, i committenti hanno l’obbligo di comunicare preventivamente, all’Ispettorato del Lavoro territorialmente competente, con modalità telematiche, l’avvio dell’attività dei lavoratori autonomi occasionali. 

La violazione di questo obbligo è sanzionata.

I collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co.)

Sono coloro che:

• svolgono per l’agenzia un’opera o prestano un servizio
• con lavoro prevalentemente proprio
• senza vincolo di subordinazione
• in via continuativa e in coordinamento con l’agenzia

L’attività deve essere:

• autonoma. Il collaboratore definisce i tempi, le modalità del lavoro e come svolgere l’attività ma in funzione delle finalità e delle esigenze dell’agenzia
• coordinata. Le modalità di coordinamento tra l’agenzia e l’attività autonoma del collaboratore devono essere definite di comune accordo tra le parti, preferibilmente per iscritto. Ad esempio, si possono fornire indirizzi (non direttive), si può consentire l’accesso e l’utilizzo dei locali per svolgere l’attività o l’uso delle attrezzature. Il collaboratore non deve essere inserito nella struttura dell’agenzia (non può assumere ruoli nell’agenzia, non deve essere inserito nell’organigramma)
• continuativa. L’attività deve perdurare nel tempo con impegno costante del collaboratore per l’agenzia
• personale. L’attività deve essere svolta personalmente dal collaboratore; ci si può avvalere di altri soggetti ma la partecipazione del collaboratore deve essere preminente.

Sotto il profilo economico:

• il collaboratore co.co.co. non ha Partita Iva
• il compenso può essere determinato liberamente dalle parti ma va elaborata la busta paga
• è prevista una specifica tutela previdenziale INPS
• è prevista la copertura assicurativa INAIL

E’ un tipo di collaborazione che presenta tanti punti di contatto con il lavoro subordinato; per questo motivo ci sono obblighi di comunicazione preventiva, di informazione, di registrazione che devono essere osservati dall’agenzia.

Ci sono regole specifiche anche per la riservatezza, la non concorrenza, il cumulo di collaborazioni, il conflitto di interessi.

La check list per la software house e i collaboratori

Può accadere che, dopo la stipula del contratto, nei fatti, il lavoro autonomo si svolga secondo le modalità tipiche della subordinazione: il collaboratore è soggetto a direttive, a poteri di controllo, riceve il compenso con cadenza periodica, osserva un orario di lavoro, ha una propria postazione all’interno dell’agenzia, usa strumenti e attrezzature dell’agenzia, ecc..

Il collaboratore stesso potrebbe lamentarsene o l’agenzia potrebbe subire un controllo ispettivo.

Se la collaborazione, poi, si concreta in una prestazione prevalentemente personale, continuativa e organizzata dall’agenzia, scatta una vera e propria presunzione legale di subordinazione. 

In tutti questi casi, il rischio è che il rapporto venga riqualificato in lavoro subordinato e l’agenzia sia chiamata a pagare le differenze retributive, il TFR, i contributi, oltre alle varie sanzioni.

Ecco quindi da dove puoi partire, dal punto di vista operativo:

1. Di cosa hai bisogno? Per quanto tempo?
   Ti aiuta a comprendere se si tratta di un collaboratore o di un lavoratore dipendente. Attenzione infatti a non voler “risparmiare” in termini di retribuzione ma poi esporsi a problematiche di rapporti di lavoro dipendente fittizio;
2. Cerchi una persona da attivare al bisogno o nell’unico attuale progetto oppure qualcuno con cui instaurare un rapporto di collaborazione duraturo?
   Ti aiuta a gestire bene anche il recesso.
3. Quali sono le attività che svolge il collaboratore?
   Fondamentale sapere bene cosa andrà a fare e se ne ha le capacità, anche perchè rimarrai comunque tu il primo responsabile nei confronti del cliente finale.
4. Come vuoi gestire il rapporto agenzia – collaboratore? Ovvero, il collaboratore è già formato e lavora autonomamente o segue le tue direttive?
   Anche qui, attenzione a non travalicare in un rapporto di lavoro dipendente oppure investire su un collaboratore assolutamente autonomo senza alcun vincoli.
5. Linee guida, regole di collaborazione, diligenza e correttezza.
   Certo, non c’è un rapporto di lavoro dipendente e quindi non ci sono gli obblighi del codice ma all’interno del contratto è bene definire la modalità di gestione del rapporto ccon diritti e doveri reciproci.

Fatto questo, come al solito, ti suggeriamo di farci avere le tue risposte, in chiave operativa, per poi valutare, sotto il profilo legale, quale delle opzioni esposte sopra può essere la migliore percorribile.

Come anticipato, il tutto deve essere ben valutato in ragione alle attuali esigenze e budget, alle dimensioni dell’agenzia, alla figura del collaboratore e altro.

Legal for Creativity si occupa anche di diritto del lavoro. Se vuoi approfondire questi o altri temi legati al mondo dei rapporti con dipendenti e collaboratori, puoi contattarci:

Foto di Ferenc Horvath su Unsplash