Posso “fare” un accordo scambiandomi e-mail con il mio Cliente? È una domanda che mi viene rivolta molto spesso. E trova le più svariate giustificazioni: esigenze di celerità, clienti restii nel sottoscrivere accordi scritti con numerose clausole, mancata percezione della necessità di tutela. Questioni sintetizzabili anche con un: “si è sempre fatto così”.
È necessario tenere in considerazione due aspetti:
- Il contratto si conclude nel momento in cui il preponente è posto a conoscenza dell’accettazione da parte dell’altra parte dell’accordo.
Il contratto viene ad esistenza e può dirsi concluso (ovvero stipulato), nel momento in cui chi ha avanzato la proposta sa che il cliente ha accettato la proposta. - La regola è la libertà della forma. L’ordinamento impone certe determinate forme al contratto (ad esempio la forma scritta) solo per determinati accordi.
Un esempio in generale può chiarire: una Web Agency assume la veste di preponente nel momento in cui invia un preventivo per l’elaborazione di un sito web ad un cliente. Nel momento in cui il cliente accetta il preventivo sottoscrivendolo presso gli uffici della Web Agency oppure inviando una conferma tramite email, o anche accettando verbalmente quanto proposto, il contratto può dirsi esistente.
Come evidente, salvo casi particolari, non è necessario che il contratto sia un documento che contenga le sottoscrizioni di pugno di entrambe le parti dell’accordo. Può essere invece stipulato mediante scambio di email, oppure con conferma verbale.
Posso usare l’email per concludere un contratto?
Alla luce di quanto sin ad ora esposto, nessuno vieta di concludere un accodo tramite uno scambio di corrispondenza. L’accodo può comunque considerarsi esistente, valido ed efficace. Tuttavia può non essere la situazione di maggiore tutela per entrambe le parti.
Citando solo alcuni degli esempi tratti da tale pratica può dirsi:
- Le clausole dell’accordo dovranno essere ricostruite sulla base della corrispondenza intercorsa. Ad esempio: se il cliente chiede 50 volantini di colore blu e 50 di colore rosso entro il 30 aprile, lo Studio grafico potrà riscontrare dicendo che solo i 50 di colore blu potranno essere consegnati entro il 30 di aprile, gli altri entro il 15 maggio; il Cliente potrà accettare o avanzare una diversa proposta. Il numero di volantini, il colore e i termini di consegna potranno essere individuati solo scorrendo la corrispondenza. Con conseguente perdita di tempo.
- La corrispondenza volta alla conclusione del contratto può provenire ora dall’ufficio acquisti del Cliente, ora dall’area marketing, ora dall’amministrazione. Potrebbe esservi obiettiva difficoltà nell’individuare l’email di conferma più aggiornata.
- Non tutte le aziende conservano le e-mail. E le e-mail inviate non necessariamente vengono salvate sul server perchè dipende dalle impostazioni del client di posta elettronica. Anche in questo caso può essere obiettivamente difficoltoso ricostruire la volontà contrattuale delle parti.
- Le diciture utilizzate nella corrispondenza da parte dell’amministrazione non sono le clausole contrattuali incluse in un documento con validità legale. Ad esempio, il termine di consegna entro il 30 aprile, potrebbe essere un termine essenziale pena la risoluzione dell’accordo per inadempimento oppure potrebbe essere un termine non essenziale che impone eventualmente solo il risarcimento del danno per ritardo.
Perché è importante un documento contrattuale?
Un documento contrattuale, sottoscritto da entrambe le parti e datato è sicuramente la scelta migliore:
- Il documento contiene in modo dettagliato e specifico l’attività che oggetto dell’accordo. Tutto ciò che non è indicato non rientrerà nell’attività e il cliente non può pretenderla: se nell’accordo è specificato che la Web Agency si occupa esclusivamente della strutturazione del sito, significa che non si occuperà della SEO; se nell’accordo è indicato che il fotografo consegna 50 fotografie non significa che consegnerà gli altri 300 file originali degli scatti.
- Il documento consente ad entrambe le parti di sapere con chiarezza, immediatezza e celerità, quali sono i termini e le modalità di pagamento, i tempi di consegna del lavoro, i contatti diretti e i dati aziendali di entrambi i contraenti.
- Il documento offre maggiore tutela per entrambe le parti. L’utilizzo di termini giuridici in modo corretto limita l’interpretazione e consente di ricostruire più agevolmente la volontà contrattuale nel caso di contenzioso.