Siamo d’accordo sul fatto che un’agenzia di comunicazione non deve solo sopravvivere ma anche crescere e svilupparsi. Una delle fasi più importanti e delicate da gestire è relativa ai pagamenti. Verifichiamo insieme gli aspetti principali

La clausola contrattuale: “Termini e modalità di pagamento del corrispettivo”

Una delle clausole fondamentali che deve contenere un contatto di servizi di comunicazione attiene al pagamento del corrispettivo e dunque, ai termini e modalità di versamento delle somme. Ma non solo: ci sono anche le spese anticipate, il mancato rispetto delle scadenze, le dilazioni o la sospensione della prestazione per mancato pagamento.

Per queste ragioni, nell’ambito degli accordi che redigo per conto dei miei clienti ritengo fondamentale confrontarmi sul tema, valutare i vari elementi, proporre miglioramenti, segnalare criticità e profili di rischio.

La disposizione dell’accordo avente ad oggetto il corrispettivo, dovrebbe infatti considerare ed indicare, tra gli altri:

1. L’obbligo del cliente di pagamento del corrispettivo
2. Il preciso ammontare del corrispettivo.
3. I termini di pagamento
4. Le modalità di pagamento
5. Altre specifiche aggiuntive ed integrative

Vediamo quindi nello specifico i vari aspetti.

1) L’obbligo di pagamento del corrispettivo

La prestazione principale del cliente è quella di pagamento del compenso all’agenzia di comunicazione. Non è detto sia l’unica: molto spesso nell’ambito dei contratti per servizi di comunicazione il cliente comunque deve essere attivo (spedire materiale, partecipare ai colloqui, preparare documenti).

Il mancato pagamento del corrispettivo ha poi delle conseguenze importanti (scorri in basso).

2) Il corrispettivo

È fondamentale la chiarezza e la corretta individuazione della somma totale.

Se si tratta del pagamento periodico dovrà essere indicata la somma da versare trimestralmente ad esempio. Se si tratta invece di una somma totale semplicemente dilazionata su richiesta del cliente, dovrà essere indicato.

Oppure potrebbe essere che il corrispettivo venga suddiviso in ragione all’ultimazione delle singole fasi, oppure correlato al tipo di attività (consegna della strategia, gestione social..).

3) I termini di pagamento del corrispettivo

Uno degli aspetti che mi ritrovo ad approfondire con il mio cliente, anche in ragione alle peculiarità nella gestione è il “quando ti pagano?”

Ci possono essere diverse situazioni che però, in ragione al tipo di attività, hanno delle conseguenze:

• Pagamento di un acconto iniziale. Il pagamento avviene al momento della sottoscrizione del contratto o entro 5 giorni, ad esempio? Prima del pagamento l’agenzia inizia già a svolgere qualche attività, primo colloquio ad esempio?
• Pagamento di un acconto e poi il saldo alla consegna. In che senso, la consegna? Avviene con la pubblicazione del sito internet o con la comunicazione di aver ultimato le grafiche?
• Pagamento periodico. E quindi se il cliente esercita il recesso al secondo mese, avrai ricevuto solo le prime due mensilità ma magari il grosso del lavoro l’hai già fatto. Corretto?
• Pagamento a completamento di ciascuna fase. I servizi quindi devono essere specificati bene (anche in punto di termini tecnici) per rendere edotto il cliente della fase di esecuzione del servizio.
• Pagamento ancorato a scadenze di date. Le varie date devono essere ben definite ed ancorate in ragione alla mole di attività che vengono svolte dall’agenzia.

4) Le modalità di pagamento del corrispettivo

La modalità più classica è mediante bonifico bancario a seguito dell’emissione della fattura. Tuttavia, anche qui, entro quale termine deve essere pagata la fattura?

Inoltre, con riguardo alle modalità, ci sono alternative valutabili come ad esempio la RIBA che però in caso vada insoluta provoca il pagamento di alcuni costi che dovranno essere posti a carico del cliente.

5) Le spese anticipate e i servizi aggiuntivi

Lo sai meglio di me, salvo tu non faccia unicamente consulenza strategica o accompagnamento nella gestione social e che quindi non abbia esborsi da sostenere per conto del cliente, molto spesso i servizi che rendi possono prevedere l’anticipazione di somme.

Ad esempio:

• Spese anticipate per l’acquisizione di immagini con licenza intestata al cliente;
• Compensi per servizi aggiuntivi già pattuiti a monte e attivabili in caso di necessità (es: foto in azienda);
• Rimborso budget media in caso in cui sia stato anticipato dall’agenzia;

Il problema del mancato pagamento

Ho già affrontato il problema che può sorgere con riguardo all’obbligo di versamento del corrispettivo, ossia la situazione in cui il cliente non paga o ritarda il pagamento.

Il mancato pagamento può diventare un problema da gestire, sotto il profilo della risoluzione del contratto ossia dello scioglimento dell’accordo per mancato pagamento.

Ti ho esposto anche gli step per farsi pagare una fattura rimasta insoluta, potendo intervenire, in prima battuta, in modo autonomo, prima di agire giudizialmente: in questi casi comunque ti suggerisco di avere comunque un supporto legale per evitare di commettere errori. Come ti ho detto più volte, anche le comunicazioni e-mail possono avere valore legale e quindi è bene informarsi sulle corrette modalità di comunicazione.

Un fatto di fondamentale importanza che mi sento comunque di richiamarti con riguardo al problema del pagamento (anche n via preventiva, per far conoscere al cliente come lavori) è prevedere all’interno del contratto una clausola correlata al mancato pagamento: se il cliente non provvede al versamento del corrispettivo non potrà utilizzare quanto messo a disposizione da parte dell’agenzia.

Come gestire bene la fase di pagamento

Tanto detto quindi, come puoi intuire, è bene inserire all’interno del contratto una clausola che vada a regolamentare bene la fase di pagamento del corrispettivo da parte del cliente.

Prima di questo, per cui ti sarà necessario un’assistenza professionale, puoi partire da una valutazione autonoma, magari potrebbe esserti utile per migliorare qualche elemento anche a livello operativo.

Checklist per valutare il tuo sistema di pagamento

1. Hai mai avuto clienti non paganti? Come hai gestito la situazione?
2. Hai mai subito ritardi nei pagamenti? Come hai gestito la situazione?
3. Anticipi delle spese per conto del cliente? Se si, quali?
4. Prevedi pagamenti anticipati o a consultivo periodico?
5. Accetti dilazioni, pagamenti rateizzati o personalizzati, su richiesta?

Fatto questo, possiamo sentirci per vedere come migliorare, integrare o sostituire la clausola di pagamento del corrispettivo attualmente presente all’interno del documento contrattuale che hai in uso. Se non hai un documento contrattuale, questa analisi ci sarà utilissima quando andiamo a comporre la disposizione su questo argomento (di solito, se un contratto ha 12 articoli, la clausola sul pagamento la inserisco tra la n. 4 e la n. 6 😉).